WinOrder-FAQ: Tourenbuchung per Scanner

Transkript

1 WinOrder-FAQ: Tourenbuchung per Scanner

2 Inhalt Erste Schritte... 3 Vorbereitungen... 4 Teil 1: Für das Auswählen von Mitarbeitern per Handscanner... 4 Teil 2: Für das Zuordnen von Rechnungen per Handscanner... 6 Praxis Teil 3: Mitarbeiterauswahl und Tourenzuordnung per Handscanner Teil 4: Tourenzuordnung mit dem Handscanner durch einen am Programm angemeldetem Mitarbeiter Teil 5: Tourenzuordnung mit dem Handscanner auf einen anderen als den am Programm angemeldetem Mitarbeiter... 13

3 Erste Schritte Schließen Sie Ihren neuen Handscanner an Ihren Computer an. Die von uns vertriebenen Geräte sollten unter Windows automatisch erkannt werden und sofort einsatzbereit sein. Hinweis: Da die Mitarbeiter- und Tourenerkennung per Handscanner nur von der Programmseite Buchung erfolgen kann und der normale Betrieb in Ihrem Geschäft gestört werden könnte, empfehlen wir den Anschluss des Scanners an einem Zweitrechner (Client). Voraussetzung dafür ist eine WinOrder Professional-Lizenz. Falls Sie den Handscanner an einem Zweitrechner betreiben, empfiehlt sich die Einrichtung des passenden Programmpunktes als Startseite. Aktivieren Sie dafür unter Optionen - Einstellungen - Sonstiges - Startoptionen - Ansicht bei Programmstart den Wert Buchungsliste :

4 Teil 1: Vorbereitungen für das Auswählen von Mitarbeitern per Handscanner Hinweis: Falls Mitarbeiter sich am Programm anmelden mit Kennwort, Kellnerschlüssel oder Chipkarte und daher nur die Tourenzuordnung mit dem Handscanner erfolgen soll, fahren Sie bitte fort bei Teil Importieren Sie die Berichtdatei Mitarbeiterliste-fuer-Scanner.rav. Diese enthält angepasste Mitarbeiter-Barcodes für die Telefonliste und den Bericht Mitarbeiterdaten. Sofern Sie diese Berichtdatei noch nicht per von uns erhalten haben, senden Sie uns bitte eine Anfrage unter Um die Vorlagen zu importieren, öffnen Sie das Menü Berichte - Berichte anpassen - Berichte importieren :

5 1.2. Wählen Sie anschließend die Berichtdatei Mitarbeiterliste-fuer-Scanner.rav aus: 1.3. Nach Import der angepassten Berichtdatei enthält die Telefonliste für jeden Mitarbeiter einen Barcode. Sie können diese über das Menü Mitarbeiter unter Telefonliste ausdrucken:

6 Teil 2: Vorbereitungen für das Zuordnen von Rechnungen per Handscanner 2.1. Zunächst muss die Option Rechnungsnummern als Barcode ausgeben aktiviert werden. Sie finden diese unter Optionen Einstellungen Druckoptionen Rechnungen : 2.2. Für das Scannen von Rechnungen muss die Berichtdatei Rechnungsvorlagen-fuer- Scanner.rav importiert werden. Sofern Sie diese Berichtdatei noch nicht per von uns erhalten haben, senden Sie uns bitte eine Anfrage unter support@winorder.de. Achtung: Wenn Sie bereits Anpassungen Ihrer Rechnungsvorlagen mit dem Berichtdesigner vorgenommen haben, werden diese mit dem Import überschrieben. Wenn Sie dies nicht wünschen, fahren Sie stattdessen fort bei Punkt 2.5.!

7 2.3. Um die Vorlagen zu importieren, öffnen Sie das Menü Berichte - Berichte anpassen - Berichte importieren : 2.4. Wählen Sie für den Import die Berichtdatei Rechnungsvorlagen-fuer-Scanner aus:

8 2.5. Optional - Wenn Sie die Rechnungsvorlagen für den Scanner nicht importiert haben: Rechnungsvorlagen manuell für das Scannen anpassen Öffnen Sie unter Berichte Berichte anpassen den Berichtdesigner:

9 2.6. Öffnen Sie rechts in der Reportbibliothek mit einem Doppelklick die von Ihnen verwendete Rechnungsvorlage - z. B. ReportBillBon8cm für Rechnungen auf einem Bondrucker - und markieren Sie auf der Vorlage den Barcode. Klicken Sie dann links in das Feld DataField : 2.7. Folgender Wert muss im Feld DataField eingegeben werden (inklusive aller Sonder- und Leerzeichen!): '.RE' + OrderNo + '.'

10 2.8. Wenn es so aussieht wie im folgenden Bild, ist alles korrekt: 2.9. Schließen Sie dann den Berichtdesigner und wählen im nachfolgenden Bestätigungsdialog Ja. Die Änderungen sind nun aktiv.

11 Teil 3: Mitarbeiterauswahl UND Tourenzuordnung per Handscanner ACHTUNG: Falls Ihre Mitarbeiter sich am Programm mit Kennwort, Kellnerschlüssel oder Chipkarte anmelden, fahren Sie bitte fort bei Teil Für die Tourenbuchung muss zunächst der Mitarbeiter ausgewählt werden, dem Touren zugeordnet werden sollen. Wenn Sie unserer Empfehlung folgend die Einstellung Ansicht bei Programmstart = Buchungsliste verwenden, sollten Sie eine Auflistung der über Arbeitsbeginn angemeldeten Mitarbeiter sehen (wenn nicht, rufen Sie auf der WinOrder-Startseite zunächst die Funktion Buchung [F7] auf). Scannen Sie nun den Barcode des Mitarbeiters, der die Bestellung liefern bzw. kassieren soll. Der Fahrer oder Kellner wird über den Scan seines Barcodes automatisch ausgewählt und WinOrder wechselt automatisch in die Ansicht Bestellung buchen, wo Sie alle offenen Touren/Bestellungen sehen können: 3.2. Scannen Sie dann die Barcodes aller Rechnungen, die von diesem Mitarbeiter ausgeliefert werden sollen. Diese werden nun automatisch zugeordnet und erscheinen bei Arbeitsende auf dessen Mitarbeiterabrechnung Um die Buchung für diesen Mitarbeiter abzuschließen, scannen Sie einfach den Barcode des nächsten Mitarbeiters, für den eine Zuordnung/Buchung erfolgen soll oder wechseln Sie über die Schaltfläche Zurück [F2] wieder in die Mitarbeiterauswahl oder über Startseite in einen anderen Bereich.

12 Teil 4: Optional Tourenzuordnung mit dem Handscanner durch einen am Programm angemeldetem Mitarbeiter 4.1. Melden Sie sich zunächst mit Kennwort, Kellnerschlüssel oder Chipkarte an das Programm an. ACHTUNG: Wenn Touren auf einen anderen Mitarbeiter (also nicht auf den aktuell angemeldeten) gebucht werden sollen (z. B. wenn nicht der Fahrer selbst seine Bestellungen zuordnet, sondern der Tagesmanager dies für alle Fahrer übernimmt), lesen Sie bei Teil 5 weiter Wenn Sie unserer Empfehlung folgend die Einstellung Ansicht bei Programmstart = Buchungsliste verwenden, sollten Sie eine Auflistung aller offenen Bestellungen sehen (wenn nicht, rufen Sie auf der WinOrder-Startseite zunächst die Funktion Buchung [F7] auf): 4.3. Scannen Sie dann die Barcodes aller Rechnungen, die von Ihnen ausgeliefert werden sollen. Diese werden nun automatisch zugeordnet und erscheinen bei Arbeitsende auf Ihrer Mitarbeiterabrechnung.

13 Teil 5: Optional Tourenzuordnung mit dem Handscanner auf einen anderen als den am Programm angemeldetem Mitarbeiter 5.1. Melden Sie sich zunächst mit Kennwort, Kellnerschlüssel oder Chipkarte an das Programm an Wenn Sie unserer Empfehlung folgend die Einstellung Ansicht bei Programmstart = Buchungsliste verwenden, sollten Sie eine Auflistung aller offenen Bestellungen sehen (wenn nicht, rufen Sie auf der WinOrder-Startseite zunächst die Funktion Buchung [F7] auf). Um jetzt einen anderen Mitarbeiter für die Zuordnung auszuwählen, betätigen Sie die Schaltfläche Zurück [F2] : 5.3. Es wird die Auflistung der eingecheckten Mitarbeiter angezeigt:

14 5.4. Wählen Sie nun den Mitarbeiter aus, dem Sie Bestellungen zuordnen wollen. Dies können Sie per Maus- oder Tastatureingabe oder aber durch Scannen des entsprechenden Mitarbeiter-Barcodes (siehe Teil 1). Es erscheint folgende Meldung, die Sie mit Ignorieren quittieren müssen: 5.5. Im folgenden Fenster werden alle offenen Bestellungen angezeigt: 5.6. Scannen Sie jetzt die Barcodes aller Rechnungen, die vom vorher ausgewählten Mitarbeiter ausgeliefert werden sollen. Diese werden nun zugeordnet und erscheinen bei Arbeitsende auf dessen Mitarbeiterabrechnung.