Richtlinie distance working - Verwaltung Arbeit an unterschiedlichen Arbeitsstätten

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1 Richtlinie distance working - Verwaltung Arbeit an unterschiedlichen Arbeitsstätten 1. Zweck und Geltungsbereich 1.1. Zweck Die Richtlinie zu distance working soll die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und die persönliche Lebensführung der MitarbeiterInnen, wie auch im Audit hochschuleundfamilie angestrebt, unterstützen und verbessern. Mit der Richtlinie wird ein Modell der flexiblen Arbeitsstätten angeboten um allen Beschäftigten, die an den unterschiedlichen Standorten tätig sind, ein Zeitmanagement zu ermöglichen, das den privaten Betreuungspflichten und den Freizeit- und Erholungsbedürfnissen gerecht wird bzw. diese erleichtert. Die FH Kärnten verfolgt damit das Ziel, die weitere Flexibilisierung der Arbeit, sowohl im Interesse der Hochschule als auch der Beschäftigten, sinnvoll zu gestalten und transparente Rahmenbedingungen für alle Funktionsgruppen zu schaffen. Die zeitliche und räumliche Flexibilisierung der Arbeitsorganisation soll die Verbesserung der Arbeitsqualität, die Produktivität und die Selbstverantwortung fördern und unterstützen Geltungsbereich Diese Richtlinie gilt für alle hauptberuflichen ArbeitnehmerInnen der Fachhochschule Kärnten, gemeinnützige Privatstiftung, die mit administrativen Tätigkeiten in den Service-, Studien- und Laborbereichen eingesetzt sind und für die die BV über gleitende Arbeitszeit für das Verwaltungspersonal gilt. Lehrlinge, studentische Hilfskräfte, Volontäre und PraktikantInnen sind von distance working ausgenommen. 2. Begriffserklärung Distance working bedeutet fallweises Arbeiten an anderen FH Standorten oder im häuslichen Bereich. 3. Voraussetzungen für distance working 3.1. Freiwilligkeit Das Angebot ist sowohl für den/die MitarbeiterIn als auch für die Fachhochschule Kärnten freiwillig. Es besteht kein Rechtsanspruch auf den Abschluss einer distance working Vereinbarung. Eine Genehmigung setzt voraus, dass die organisatorischen Rahmenbedingungen eine studien- und servicekonforme Aufgabenerledigung zulassen. Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 1

2 3.2. Modelle Bei Inanspruchnahme eines distance working Modells müssen folgende Voraussetzungen sicher gestellt sein: Variante 1: work at second place regelmäßige Arbeitstage an einem anderen Standort Für den geplanten Arbeitstag muss jedenfalls ein geeigneter Arbeitsplatz inkl. PC/Firmenlaptop und Telefonverbindung am gewählten Standort gesichert zur Verfügung stehen. Die Erreichbarkeit per und Telefon während distance working muss für alle MitarbeiterInnen und für alle Kundengruppen gesichert sein. Variante 2: work at home regelmäßige häusliche Arbeit Der/die MitarbeiterIn hat in diesem Fall für das Vorhandensein einer geeigneten privaten Arbeitsstätte (privates Büro/privater Arbeitsraum) selbst zu sorgen. Ebenso muss die gewählte private Arbeitsstätte eine geeignete Ausstattung aufweisen - wie Arbeitstisch, Sessel und einen funktionierenden Internetanschluss. Die Erreichbarkeit per und Telefon muss für alle Kundengruppen (Vorgesetzte, MitarbeiterInnen etc.) gesichert sein. Wenn der/die MitarbeiterIn über kein Firmentelefon verfügt, ist eine private Telefonnummer bekanntzugeben Schriftliche Vereinbarung Die konkrete Ausgestaltung von distance working ist zwischen dem/der MitarbeiterIn und der Fachhochschule Kärnten in einer schriftlichen Vereinbarung festzulegen. Die Vereinbarung über distance working wird auch dem Betriebsrat zur Kenntnisnahme übermittelt Rechtsstellung des/der MitarbeiterIn Die Rechtsstellung des/der MitarbeiterIn bleibt unberührt. Die arbeitsrechtlichen Bestimmungen finden weiterhin Anwendung und sind über distance working lediglich modifiziert. 4. Antrag 4.1. Begründeter Antrag Besteht in der jeweiligen Organisationseinheit die Möglichkeit von distance working, so kann jeder/jede MitarbeiterIn einen Antrag an den zuständigen Vorgesetzten stellen. Der Antrag ist zu begründen Freigabe Über den Antrag entscheidet die Geschäftsführung nach Abstimmung mit dem/der Vorgesetzten Kündigung Eine Genehmigung für distance working kann von der Geschäftsführung unter Einhaltung einer Vorlaufzeit von 2 Monaten zum Letzten eines Kalendermonats schriftlich aufgekündigt werden. Der Antrag kann von dem Dienstnehmer/der Dienstnehmerin jederzeit zurückgezogen werden. Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 2

3 5. Arbeitszeit 5.1. Arbeitszeiten Die zu erledigenden Tätigkeiten sind auch bei distance working im Rahmen der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit auf Basis der geltenden Betriebsvereinbarungen zum Thema Arbeitszeit zu erbringen. Die Arbeitszeitgrenzen, die Ruhezeiten und Pausen sind einzuhalten Festlegung des Ausmaßes der Arbeitszeiten Im Rahmen der schriftlichen Vereinbarung über distance working ist das geplante Ausmaß festzulegen. Distance Working kann in einem Ausmaß von höchstens 20% der wöchentlichen Arbeitszeit gewährt werden. Die konkrete Ausgestaltung der Verteilung der Arbeitszeit zwischen dem gewöhnlichen, betrieblichen Arbeitsplatz und dem gewählten distance working Arbeitsplatz ist zwischen dem/der Vorgesetzten und dem/der MitarbeiterIn konkret festzulegen und hat geblockt zu erfolgen. Bei der Festlegung einer Vereinbarung für distance working ist auf die Sicherstellung der Erreichbarkeit, die organisatorischen und studienbetrieblichen Erfordernisse sowie auf für distance working geeignete Arbeitsaufgaben zu achten. Die fixen Arbeitszeiten werden von der Personalabteilung gebucht. Veränderungen oder Verlegungen in Ausnahmefällen sind der Personalabteilung zu melden keine Mehrarbeitsleistungen Der Rahmen von distance working ist mit der Normalarbeitszeit begrenzt. Es dürfen keine Mehrarbeitsstunden geleistet werden. Mehrarbeitsleistungen am distance working Arbeitsplatz werden ausschließlich dann anerkannt und vergütet, wenn sie vom Arbeitgeber ausdrücklich schriftlich angeordnet wurden und eindeutig nachgewiesen sind Wegzeiten Wegzeiten zwischen dem gewählten distance working Arbeitsplatz und dem gewöhnlichen, betrieblichen Arbeitsplatz an der FH Kärnten gelten weder als Arbeitszeit noch als Dienstreise Systemstörungen Im Falle von Systemstörungen im Bereich des distance working Arbeitsplatzes, welche über einen längeren Zeitraum keine Arbeitsleistung möglich machen, ist die Arbeitsleistung am gewöhnlichen, betrieblichen Arbeitsplatz zu erbringen. 6. Bereitstellung der Arbeitsmittel für distance working 6.1. Arbeitsmittel Die FH Kärnten stellt folgende Arbeitsmittel zu Verfügung: zukünftig: Headset für VoIP-Telefonie (Voraussetzung: neue Telefonanlage) Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 3

4 an anderem Standort: mindestens zwei Arbeitsplätze für distance working pro Standort in den NBL Büros. Wenn erforderlich, kann hier zukünftig ein Vorabbuchungssystem implementiert werden privat genutzte Arbeitsmittel Es wird darauf hingewiesen, dass die FH Kärnten keine zusätzlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt. Wenn ein/eine MitarbeiterIn über keinen Firmenlaptop bzw. Firmentelefon verfügt, sind beim häuslichen Arbeiten geeignete private Arbeitsmittel zu nutzen. 7. Kostentragung 7.1. Betriebskosten Die Betriebskosten eines häuslichen Arbeitsplatzes (Strom, Heizung, Providergebühren etc.) wie auch die allgemeinen Wartungskosten privat genutzter Arbeitsmittel gehen zu Lasten des/der MitarbeiterIn keine Wartung privater Arbeitsmittel Die FH Kärnten übernimmt keine Services- und Wartungsdienste sowie keine Haftung für Schäden an privaten Arbeitsmitteln. Für die Versicherung des Arbeitsplatzes sowie des freiwillig von dem/der Mitarbeiterin zur Verfügung gestellten Materials ist diese/dieser selbst verantwortlich. 8. Haftung bei häuslicher Arbeit 8.1. Haftung Die FH Kärnten haftet nicht für Schäden an Personen und Sachen, die unmittelbar oder mittelbar durch die von der FH Kärnten bereitgestellten Arbeitsmittel am häuslichen Arbeitsplatz verursacht wurden. Ebenso ist eine Haftung für Folgeschäden sowie entgangenen Gewinn ausgeschlossen Schäden Für Schäden, die der/die MitarbeiterIn und die mit ihm/ihr im gemeinsamen Haushalt lebenden Personen der FH Kärnten während distance working in häuslicher Arbeit zufügen, haftet der/die MitarbeiterIn nach den Bestimmungen des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes Unfallversicherungsschutz Unfallversicherungsschutz im häuslichen Bereich für Arbeitsunfälle nach 175 ASVG ist nur in einem wesentlichen betrieblichen Zwecken dienenden Teil gegeben. 9. Datenschutz und -sicherheit 9.1. Datenschutzgesetz Die gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzgesetzes sowie die internen Regelungen und Betriebsvereinbarungen zur Umsetzung des Datenschutzes und der Datensicherheit gelten auch an den häuslichen Arbeitsplätzen. Der/Die MitarbeiterIn wird darüber entsprechend Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 4

5 informiert und ist verpflichtet, diese an jedem gewählten Arbeitsort zu beachten und einzuhalten vertrauliche Informationen Der/die MitarbeiterIn ist verpflichtet sicherzustellen, dass Dritte personenbezogene Daten und vertrauliche Informationen sowie Passwörter weder einsehen können noch darauf Zugriff haben. Der/die MitarbeiterIn haften für allfällige Schäden aus Verletzung dieser Pflicht. 10. Inkrafttreten und Geltungsdauer Inkrafttreten Diese Richtlinie gilt mit Wirkung vom bis zum Änderungen Allfällige Änderungen und Ergänzungen einer Genehmigung bedürfen des Einvernehmens zwischen den Vertragsparteien sowie der Schriftform Antragsmuster Für den individuellen Antrag und die Zusatzvereinbarung ist das Muster im Anhang zu verwenden. 11. Anhang Anhang 1: Musterantrag distance working - Verwaltung Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 5

6 ANTRAG DISTANCE WORKING - Verwaltung Hiermit stelle ich einen Antrag im Sinne der Richtlinie distance working Verwaltung: Arbeitnehmer/in: Studiengang/Abteilung: Begründung: o Variante 1 - work at second place: Standort: Arbeitsplatz: Erreichbar unter der Telefonnummer: An folgendem Arbeitstag möchte ich distance working in Anspruch nehmen: Wochentag: Die Arbeitszeiterfassung erfolgt mit den üblichen Zeiterfassungsmethoden der FH Kärnten im Rahmen der BV Flexible Arbeitszeiten. o Variante 2 - work at home: An folgendem Arbeitstag möchte ich distance working in Anspruch nehmen: Wochentag: Arbeitszeit: (möglich sind max. 8h im Rahmen der fiktiven Normalarbeitszeit, die Arbeitszeiten werden bei MitarbeiterInnen mit Zeiterfassung im V8 Web automatisch gebucht.) Erreichbar unter der Telefonnummer: Eingesetzte Arbeitsmittel: Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 6

7 Ich versichere durch meine Unterschrift, dass ich zu Hause einen vollständig eingerichteten Büroarbeitsplatz besitze, an dem ich ungestört arbeiten kann (unerlässliche Voraussetzung). dass ich die Unterweisung zum Thema Bildschirmarbeitsplatz 1 gelesen und die Ergonomie meines heimischen Arbeitsplatzes überprüft habe. Mein Arbeitsplatz entspricht den Voraussetzungen. dass ich über rechtlich einwandfreie Nutzerlizenzen für meine EDV- Programme verfüge. dass ich die Richtlinie distance working Verwaltung gelesen habe. Ort/Datum: Dienstnehmer/in Vorgesetzte/r Genehmigung Geschäftsführung: 1 Richtlinie distance working Abstimmung GF, BR, PL Seite 7