Richtlinie zur Erstattung von Finanzen beim AStA der Universität Osnabrück

Transkript

1 Richtlinie zur Erstattung von Finanzen beim AStA der Universität Osnabrück Beschlossen durch das StuPa auf seiner Sitzung vom geändert durch das StuPa auf seiner Sitzung vom geändert durch das StuPa auf seiner Sitzung vom

2 Vorwort Jedes Semester zahlen die Studentinnen und Studenten der Universität Osnabrück einen Betrag in Höhe von momentan 10,23 für die Finanzierung der Aufgaben der verfassten Studierendenschaft. Diese sind unter anderem die Wahrnehmung der Belange der Studentinnen und Studenten in Hochschule und Gesellschaft und die Verwirklichung und Weiterentwicklung der Ziele und Förderung der Aufgaben der Hochschule. Über einen Rahmen der Verwendung dieser Gelder entscheidet das StuPa, indem es den vom Finanzreferenten erarbeiteten Haushaltsplan verabschiedet, in dem Initiativen, Projekten, den AStA-Referaten, unabhängigen Referaten und Fachschaften Gelder bereit gestellt werden. Dem Finanzreferent des AStA obliegt die Verantwortung für die Einhaltung dieses Haushaltsplanes sowie für eine detaillierte, übersichtliche und transparente doppelte Buchführung. Zweck dieser Richtlinie, die als Anlage zur bereits bestehenden Finanzordnung der verfassten Studierendenschaft (FO) gilt, ist die Zusammenstellung der in den vergangenen Jahren gefassten Beschlüsse des Studierendenparlaments sowie einiger zusätzlicher Bestimmungen, die sich in jahrelanger Praxis bewährt haben. Sie soll insbesondere den Finanzverantwortlichen der Fachschaften, Initiativen und autonomen Referaten dazu dienen, Kenntnis über die Erstattungspraxis zu erlangen. Außerdem soll im Rahmen der Transparenz offengelegt werden, anhand welcher Kriterien die Entscheidung gefällt wird, ob Ausgaben erstattet werden oder nicht. Die vom StuPa gewählten Kassenprüfer prüfen jährlich Buchungsvorgänge und kontrollieren die verantwortungsbewusste Verwendung der studentischen Gelder. Zudem führt der Landesrechnungshof in bestimmten Zeitabschnitten eine Kontrolle durch. Damit es bei diesen Prüfungen keine Beanstandungen gibt, sind alle Finanzverantwortlichen der Fachschaften, Initiativen und unabhängigen Referate angehalten, die unten aufgeführten Bestimmungen auch im Sinne einer sparsamen, wirtschaftlichen und nachhaltigen Geldausgabe zu befolgen und so zu einem transparenten Finanzgebaren beizutragen.

3 1 Belege und Rechnungen (1) Es werden ausschließlich Ausgaben erstattet, für die ein Originalbeleg vorliegt. (2) Handelt es sich um Warenlieferungen, ist, sofern möglich, der Rechnungsvermerk Ware erhalten aufzuführen. (3) Rechnungen müssen um den gesetzlichen Bestimmungen zu genügen folgende Angaben enthalten 1 : a. Name und Anschrift des Rechnungsstellers b. Ausstellungsdatum c. fortlaufende Rechnungsnummer d. hinreichend bestimmte, handelsübliche Bezeichnung der Ware/Dienstleistung e. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer f. Liefer- oder Leistungszeitpunkt g. Angabe der Liefermenge oder Leistungsumfang h. soweit Steuer ausgewiesen ist: Steuersatz, Steuerbetrag, Nettobetrag i. soweit keine Steuer ausgewiesen ist: Hinweis auf die Steuerbefreiung (4) Belege und Rechnungen sind von den Finanzverantwortlichen der Fachschaften oder Initiativen einzureichen. Auf Verlangen der Buchhaltung oder des Finanzreferenten sind die Ausgaben zu erläutern, gegebenenfalls schriftlich. (5) Rechnungen, bei denen ein Skonto-Abzug gewährt wird, sind entweder so zeitnah zuzuleiten, dass sie vom AStA unter Einhaltung der Frist beglichen werden können, oder vom Antragssteller selber zu begleichen. Fallen unter Missachtung dieser Regelung höhere Kosten an, so werden diese vom AStA nicht erstattet. (6) Bei Rechnungen für Drucksachen (Flyer, Plakate, Zeitschriften, Informationsmaterial, Stickern oder sonstige Werbung) ist jeweils ein Belegexemplar mit einzureichen. 2 Fristen zur Einreichung (1) Das Haushaltsjahr beginnt am 1. April und endet am 31. März des folgenden Jahres. Nicht in Anspruch genommene Geldsummen werden nicht auf das kommende Haushaltsjahr übertragen und verfallen. (2) Rechnungen sind innerhalb von 4-8 Wochen einzureichen, damit eine saubere und chronologische Buchführung möglich ist. (3) Für das laufende Haushaltsjahr müssen Rechnungen, die noch in diesem Haushaltsjahr gebucht werden sollen, bis Mitte März des laufenden Haushaltsjahres eingereicht 1 Musterrechnung siehe Anlage 1

4 werden, damit sie noch bis zum Jahresabschluss gebucht werden können. Der Finanzreferent gibt hierfür einen genauen Termin bekannt. Verspätet eingereichte Rechnungen können frühestens im nächsten Haushaltsjahr berücksichtigt werden. 3 Fachschaften (1) Den Fachschaften wird je Haushaltsjahr ein Sockelbetrag i.h.v zur Verfügung gestellt. Hinzu kommt ein Betrag i.h.v. 1,65 je Studierendem, der zur StuPa-Wahl berechtigt ist. Die berechneten Beträge sind dem aktuellen Haushaltsplan zu entnehmen. (2) Zu Beginn eines neuen Haushaltsjahres ( 2 Abs. 1) ist dem Finanzreferenten ein durch Beschluss des Fachschaftsrats beschlossener Haushaltsplan vorzulegen, in dem die geplanten Ausgaben des Haushaltsjahres hinreichend bestimmt aufgeführt werden. 2 Liegt kein Haushaltsplan vor, so werden keine Buchungen aus dem Fachschaftsetat vorgenommen. (3) Erstattungsfähig sind: a. Verbrauch, Büromaterial und Geschäftsbedarf (Druckpapier, Stifte, Toner etc.) b. Periodika (Abonnements und eigene Zeitschriften) c. Erstifrühstück d. Neuanschaffungen, Instandsetzung und haltung von Inventar (PCs, Drucker, EDV-Zubehör, Softwareprogramme, Einrichtungsgegenstände, Kaffeemaschinen, Kühlschränke, Mikrowellen, Wasserkocher) e. Kostenerstattung aus Fahrten und Tagungen (Fachschaftsfahrten, Bundes- oder Landesfachschaftentagungen) (4) Nicht erstattungsfähig sind: a. Verpflegungskosten, die nicht von den o.g. Ausnahmen erfasst werden (Kaffee, Zucker, Milch, Kekse etc.) b. Alkoholische Getränke, auch wenn sie für die o.g. Veranstaltungen gekauft werden c. Andere als die o.g. Haushaltsgeräte, sofern nicht ein begründeter Ausnahmebedarf dargelegt wird d. Flyer oder Werbematerial für Partys, bei denen die Fachschaften durch den Verkauf von Getränken o.ä. Einnahmen erzielen (5) Bei der Kostenerstattung von Druckerzeugnissen (eigene Zeitschriften, Flyer) sind entsprechende Belegexemplare einzureichen. 2 Muster siehe Anlage 2

5 (6) Werden durch Anzeigenschaltung in eigenen Zeitschriften Einnahmen zur Refinanzierung der Druckkosten erzielt, ist ein Beleg für die Einnahmen einzureichen. Die Einnahme wird dem Erstattungsbetrag für die Druckkosten abgezogen. (7) Für Fachschaftsfahrten dürfen maximal 30% des Gesamtetats der Fachschaft ( 4 Abs. 1) aufgewendet werden. Die maximale Förderung beträgt 20 pro mitreisender Person. Zur Abrechnung bedarf es neben Rechnungen in entsprechender Höhe einer Kopie der Tagesordnung sowie einer Teilnehmerliste, die folgende Angaben enthalten muss: a. Name b. Vorname c. Anschrift d. Matrikelnummer e. Unterschrift (8) Die in Abs. 7 S. 1 genannte Quote gilt nicht für Fahrten zu Bundes- oder Landesfachschaftentagungen, die Höhe der erstattungsfähigen Ausgaben ist jedoch mit dem Finanzreferenten im Voraus abzusprechen. (9) Für Bezuschussungen für die Ausrichtung von Bundes- oder Landesfachschaftentagungen ist ein StuPa-Beschluss erforderlich. 4 Initiativen (1) Für Initiativen gilt 3 Abs. 3 lit. a, b, d, 4, 5 und Abs. 6 entsprechend. (2) Maßgeblich für die sachliche Entscheidung sind hier die Anträge an den Initiativenausschuss sowie der Beschluss des StuPa. 5 Reisen (1) Reisekosten von AStA-Referenten können auf Antrag erstattet werden, wenn die Reise der Wahrnehmung der Aufgaben des entsprechenden Referenten dient. (2) In der Regel ist die günstigste Reisemöglichkeit zu wählen, die in Kombination mit dem studentischen Semesterticket möglich ist, darüber hinausgehende Kosten hat der Referent selbst zu tragen. (3) In begründeten Ausnahmefällen kann der Finanzreferent nach vorheriger Absprache mit dem Referenten hiervon abweichen. (4) Für die Abrechnung sind die entsprechenden Belege einzureichen, 2 Abs. 1 und 3 gelten entsprechend.

6 (5) Die Maximalsumme ist im Haushaltsplan der Studentinnen- und Studentenschaft (Titel ) begrenzt. 6 Anschaffung von Inventar (1) Werden Anschaffungen zur Inventarergänzung getätigt, so ist hierfür vor dem Kauf Rücksprache mit dem Finanzreferenten zu halten, wenn der Betrag von 100 überschritten wird. (2) Dies gilt nicht für Ausgaben a. der Fachschaften, sofern diese bereits hinreichend in dem beim Finanzreferenten eingereichten Haushaltsplan konkretisiert wurden b. der Initiativen im Rahmen der vom Initiativenausschuss vorgeschlagenen und vom StuPa genehmigten Initiativenförderungsplan c. der autonomen Referate d. die auf Beschluss des StuPa oder des AStA erfolgen sollen. (3) Das Vetorecht des Finanzreferenten bleibt hiervon unberührt. (4) Mit Übereignung der erworbenen Sache wird Eigentum der Studentinnen- und Studentenschaft der Universität Osnabrück begründet. 7 Vorträge (1) Initiativen sowie AStA- und unabhängige Referate können im Rahmen ihres Tätigkeitsfeldes Vorträge veranstalten und bekommen die dafür entstehenden Kosten erstattet. (2) Auf Veranstaltungseinladungen ist der AStA bzw. die Studierendenschaft der Universität Osnabrück als Veranstalter auszuweisen. Bei den autonomen Referaten sind diese als Veranstalter zu nennen. (3) Zur Abrechnung sind entsprechende Kostennachweise (Belege für Fahrtkosten, Unterkunft, Werbung) zusammen mit einer Veranstaltungseinladung und einem vom Vortragenden unterzeichneten Vertrag vorzulegen. 8 Darlehen (1) Studierende in Notsituationen können beim AStA zinsloses Notdarlehen i.h.v. maximal 500 beantragen. (2) Die Vergabe der Darlehen obliegt dem Finanzreferenten, er führt mit der oder dem Studierenden ein vertrauliches Gespräch im Beisein eines weiteren AStA-Referenten. In

7 diesem legt die oder der Studierende seine Notsituation dar und wird vom Finanzreferenten über die Modalitäten des Darlehensvertrages aufgeklärt. (3) Die Rückzahlung des Darlehens erfolgt in der Regel in monatlichen Raten á 50, in besonderen Ausnahmefällen kann eine geringere Rate gesenkt werden. Die monatliche Mindestrate beträgt 25. (4) Die Gesamtsumme für an Studierende auszuzahlende Darlehen ist im Haushaltstitel gedeckelt. 9 Hochschulgruppen (1) Den im StuPa vertretenen Hochschulgruppen steht ein Sockelbetrag i.h.v. 200 zzgl. einem Betrag i.h.v. 20 je Sitz im StuPa zu. (2) Das Geld kann abgerufen werden, indem entsprechende Rechnungen und Belege für Bürobedarf, Flyer und Plakate oder Wahlwerbung eingereicht werden. 3 Abs. 3 lit a, b, 4, 5 und 6 gilt entsprechend. 10 Entschädigungen (1) Die Tätigkeit eines vom StuPa gewählten Referenten des AStA wird mit einer monatlichen Aufwandsentschädigung in Höhe von 165 vergütet. (2) Das Präsidium des StuPa wird für Vorbereitung und Abhaltung einer Sitzung des StuPa mit einer Summe von 75 je Sitzung entschädigt. Die Aufwandsentschädigung wird der Präsidentin oder dem Präsidenten des StuPa nach der jeweiligen Sitzung auf Antrag erstattet. Über die Aufteilung trifft das Präsidium interne Absprachen. (3) Die Wahlleiterin oder der Wahlleiter für die Wahl des AStA wird mit einer einmaligen Aufwandsentschädigung in Höhe von 75 je Legislaturperiode entschädigt. Die Aufwandsentschädigung wird der Wahlleiterin oder dem Wahlleiter nach der AStA- Wahl auf Antrag erstattet. Über die Aufteilung der Aufwandsentschädigung treffen die Wahlleiterin oder der Wahlleiter zusammen mit dem Wahlausschuss interne Absprachen. (4) Die Wahlleiterin oder der Wahlleiter für die Wahl des StuPa wird mit einer einmaligen Aufwandsentschädigung in Höhe von 150 je Legislaturperiode entschädigt. Die Aufwandsentschädigung wird der Wahlleiterin oder dem Wahlleiter nach der StuPa- Wahl auf Antrag erstattet. Über die Aufteilung der Aufwandsentschädigung treffen die Wahlleiterin oder der Wahlleiter zusammen mit dem Wahlausschuss interne Absprachen.

8 (5) Die Gesamtsumme der Referentenentschädigungen für das autonome Referat für Ausländerinnen und Ausländer beträgt monatlich 210. (6) Die Gesamtsumme der Referentenentschädigungen für das autonome Referat für Lesben und andere Frauen und für das autonome Referat für Schwule beträgt 218 pro Monat und Referat.

9 ANLAGE 1 Rechnungssteller AStA der Universität Osnabrück Max Mustermann Finanzreferat Musterfirma Alte Münze 12 Musterstraße Musterdorf Osnabrück Rechnungsnummer: 10 Datum: Sehr geehrte Damen und Herren, Rechnung für die nachfolgend aufgeführte/n Position/en bitte ich um Begleichung der Rechnung. Menge Artikel / Bezeichnung / Leistung Einzelpreis Nettopreis Netto / EUR MwSt. / % MwSt. / EUR Brutto /EUR Rechnungsbetrag Der Rechnungsbetrag ist ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt zahlbar. Bitte geben Sie bei der Überweisung die Rechnungsnummer 10 an. Mit freundlichen Grüßen Mustermann Steuer-Nr.: 12 / 345 / 6789 USt.-ID/VAT-No.: DE

10 ANLAGE 2 Haushaltsplan Fachschaft Musterwesen (FB 00) Einnahmen: Titel: Ansatz: Ist: 535?? *1?? *2 (Zuweisung aus dem 0,00 0,00 Haushalt der Studentinnen- und Studentenschaft) 535?? *1?? *2 (Überschüsse aus den 0,00 0,00 Einnahmen aus Kopierkosten) Gesamt: 0,00 0,00 Ausgaben: Titel: Ansatz: Ist: 535?? *1?? *2 (Büromaterial)) 0,00 0,00 535?? *1?? *2 (Büroausstattung) 0,00 0,00 535?? *1?? *2 (Bindungskosten) 0,00 0,00 535?? *1?? *2 (Fachschaftsfahrt) 0,00 0,00 Gesamt: 0,00 0,00 Beraten und mit 7:0:0 Stimmen einstimmig beschlossen vom Fachschaftsrat Musterwesen am xx.yy.zzzz. Gez. Max Mustermann, Finanzverantwortlicher der Fachschaft Musterwesen * 1: Die gekennzeichneten Stellen sind mit der Nummer des entsprechenden Fachbereichs auszufüllen. * 2: Fortlaufende Nummer, beginnend mit 01.