Politik zur Meldung von Missständen

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1 Politik zur Meldung von Missständen 1. Was ist Meldung von Missständen? In dieser Politik bezeichnet "Meldung von Misständen" die Meldung von mutmaßlichem Fehlverhalten, gesetzeswidrigen Handlungen oder Untätigkeit innerhalb der HGF durch die Mitarbeiter. Das Ziel dieser Politik besteht darin, Mitarbeiter und andere, die ernste Bedenken in Bezug auf jeden Aspekt der Arbeit von HGF haben, zu ermutigen, diese Anliegen vorzubringen. Diese Politik gilt für die HGF Limited, die HGF Law LLP, die HGF BV, die HGF GmbH und alle Unternehmen der HGF-Gruppe (im Folgenden "HGF", "wir", "uns", "unser"). Die Mitarbeiter sind oft die Ersten, die erkennen, dass im HGF etwas ernsthaft schiefläuft. "Meldung von Misständen" wird von der HGF als positiver Akt angesehen, der einen wertvollen Beitrag zur Effizienz und zum langfristigen Erfolg der HGF leisten kann. Es ist nicht unloyal zu Kollegen oder HGF zu sprechen. HGF ist bestrebt, in all seinen Praktiken den höchstmöglichen Standard an Service und die höchstmöglichen ethischen Standards zu erreichen. Um diese Standards zu erreichen, wird die Redefreiheit gefördert. Wenn Sie in Erwägung ziehen, Bedenken zu äußern, sollten Sie diese Politik zuerst lesen. Sie erklärt: die Art der Probleme, die ausgelöst werden können wie die Person, die ein Anliegen vorbringt, vor Viktimisierung und Belästigung geschützt wird? wie man ein Bedenken äußert, und was HGF tun wird Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie diese Politik befolgen möchten oder zu irgendeinem Zeitpunkt unabhängige Beratung wünschen, können Sie sich an die unabhängige gemeinnützige Organisation Public Concern at Work unter wenden. Ihre Berater können Ihnen unentgeltlich vertraulichen Rat geben, wie Sie sich über schwerwiegende Fehlverhalten bei der Arbeit äußern können. 2. Was ist das Ziel dieser Politik und wann gilt sie? a. Ziele der Politik Die Politik soll sicherstellen, dass Sie Ihre Bedenken bezüglich Fehlverhalten oder Fehlverhalten innerhalb der HGF äußern können, ohne Angst vor Viktimisierung, späterer Diskriminierung, Benachteiligung oder Entlassung zu haben. Es soll Ihnen auch helfen, ernsthafte Bedenken innerhalb der HGF zu äußern, anstatt ein Problem zu ignorieren oder nach außen zu melden. Diese Politik zielt darauf ab: sie zu ermutigen, bei der frühesten Gelegenheit ernsthafte Bedenken zu äußern und auf Bedenken über die Praxis zu hinterfragen und zu handeln ihnen Möglichkeiten zu bieten, diese Bedenken zu äußern, und Feedback zu allen getroffenen Maßnahmen zu erhalten.

2 sicherzustellen, dass Sie eine Antwort auf Ihre Bedenken erhalten und dass Sie wissen, wie Sie sie verfolgen können, wenn Sie nicht zufrieden sind Ihnen zu versichern, dass Sie vor möglichen Repressalien oder Viktimisierungen geschützt sind, wenn Sie eine Offenlegung in gutem Glauben vorgenommen haben. b. Umfang dieser Politik Diese Politik soll es denjenigen ermöglichen, die sich des Fehlverhaltens von HGF gegenüber einer anderen Person oder Dienstleistung bewusst sind, ihre Bedenken so früh wie möglich zu melden, damit sie ordnungsgemäß untersucht werden können. Die Politik zur Meldung von Missständen soll die bestehenden Verfahren nicht ersetzen: Wenn sich Ihre Bedenken auf Ihre eigene Behandlung als Arbeitnehmer beziehen, sollten Sie diese im Rahmen der bestehenden Beschwerde- oder Belästigungsverfahren zur Sprache bringen Wenn ein Kunde Bedenken hinsichtlich der ihm zur Verfügung gestellten Dienste hat, sollte er Beschwerde erheben und gemäß unserer Beschwerdepolitik behandelt werden c. Wer kann unter dieser Politik Bedenken äußern? Die Politik gilt für alle: Mitarbeiter von HGF Mitarbeiter von Auftragnehmern, die für HGF arbeiten, zum Beispiel Agenturmitarbeiter und Berater Mitarbeiter von Lieferanten d. Was sollte gemeldet werden? Alle ernsthaften Bedenken, die Sie hinsichtlich der Erbringung von Dienstleistungen oder des Verhaltens von Mitarbeitern von HGF oder anderen im Namen von HGF handelnden Personen haben, die: Sie in Bezug auf bekannte Standards unwohl fühlen lassen nicht den HGF-Richtlinien entsprechen (zb Bestechung und moderne Sklaverei) gegen geltende Verhaltensregeln unserer Regulierungsbehörden, IPREG, der SRA oder epi verstoßen unter die festgelegten Standards der Praxis fallen; oder unangemessenes Verhalten sind. Diese könnten sich beziehen auf: Verhalten, das eine Straftat oder einen Gesetzesverstoß darstellt (eine Straftat wurde begangen) oder eine andere gesetzliche Verpflichtung nicht erfüllt) Offenlegungen in Bezug auf Justizirrtümer rassistische, sexuelle, Behinderung oder andere Diskriminierung Gesundheit und Sicherheit der Öffentlichkeit und / oder anderer Arbeitnehmer Schaden für die Umwelt unautorisierte Nutzung von HGF-Mitteln oder anderen Vermögenswerten

3 möglicher Betrug und Korruption Vernachlässigung oder Missbrauch von Kunden, oder anderes unethisches Verhalten. Diese Liste ist nicht erschöpfend. 3. Schutz des Hinweisgebers a. Ihre legitimen Rechte Diese Politik wurde unter Berücksichtigung des Gesetzes zur Offenlegung zum Schutz des öffentlichen Interesses 1998 des Vereinigten Königreichs verfasst, das Arbeitnehmer schützt, die über bestimmte Angelegenheiten berichten, die Grund zur Sorge bereiten, wenn diese Offenlegungen in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Gesetzes und im öffentlichen Interesse vorgenommen werden. Das Gesetz verbietet es der HGF, jemanden zu entlassen oder ihm zu erlauben, Opfer zu werden, weil er eine angemessene rechtmäßige Offenlegung gemäß dem Gesetz vorgenommen hat. In seltenen Fällen könnte ein Fall eintreten, in dem der Arbeitnehmer an der Maßnahme beteiligt ist, die Anlass zur Besorgnis gibt. In einem solchen Fall liegt es im Interesse des Arbeitnehmers, so bald wie möglich in die Öffentlichkeit zu kommen. HGF kann nicht versprechen, nicht gegen einen solchen Mitarbeiter vorzugehen, aber die Tatsache, dass sie sich gemeldet haben, kann berücksichtigt werden. b. Belästigung oder Viktimisierung HGF verpflichtet sich zu guter Praxis und hohen Standards und Sie als Mitarbeiter zu unterstützen. Die HGF erkennt an, dass die Entscheidung, ein Anliegen zu melden, schwierig sein kann. Wenn Sie ehrlich und vernünftig glauben, dass das, was Sie sagen, wahr ist, sollten Sie nichts zu befürchten haben, weil Sie Ihre Pflicht gegenüber Ihrem Arbeitgeber, Ihren Kollegen und denjenigen, für die Sie eine Dienstleistung erbringen, tun werden. Die HGF toleriert keine Belästigung oder Viktimisierung eines Hinweisgebers (einschließlich informellen Drucks) und ergreift geeignete Maßnahmen, um Sie zu schützen, wenn Sie in gutem Glauben Bedenken äußern und dies als schwerwiegende Disziplinarstraftat behandeln, die im Rahmen der Disziplinarvorschriften und Verfahren behandelt wird. c. Unterstützung für Sie Während dieses gesamten Prozesses: Sie werden von der Geschäftsleitung umfassend unterstützt Ihre Sorgen werden ernst genommen, und HGF wird alles tun, um Ihnen während der Recherche zu helfen Gegebenenfalls erwägt HGF, Sie vorübergehend für den Zeitraum der Recherche wieder einzusetzen. Für diejenigen, die keine HGF-Mitarbeiter sind, wird sich die HGF bemühen, angemessene Ratschläge und Unterstützung zu geben, wo immer dies möglich ist.

4 d. Vertraulichkeit Alle Anliegen werden vertraulich behandelt und es wird jede Anstrengung unternommen, Ihre Identität nicht preiszugeben, wenn dies Ihr Wunsch ist. Wenn disziplinarische oder andere Verfahren der Untersuchung folgen, ist es möglicherweise nicht möglich, aufgrund Ihrer Offenlegung ohne Ihre Hilfe Maßnahmen zu ergreifen, so dass Sie gebeten werden können, sich als Zeuge zu melden. Wenn Sie dem zustimmen, erhalten Sie Beratung und Unterstützung. e. Anonyme Vorwürfe Diese Politik ermutigt Sie, wenn immer möglich, Ihren Namen zu erwähnen. Wenn Sie uns nicht sagen, wer Sie sind, wird es für uns viel schwieriger sein, Ihre Position zu schützen oder Ihnen ein Feedback zu geben. Diese Politik eignet sich nicht ideal für anonym geäußerte Bedenken. Bedenken, die anonym ausgedrückt werden, sind viel weniger stark, können aber nach freiem Ermessen der HGF untersucht werden. Bei der Ausübung dieses Ermessens müssten folgende Faktoren berücksichtigt werden: die Ernsthaftigkeit des ausgesprochenen Problems die Glaubwürdigkeit des Bedenkens, und die Wahrscheinlichkeit, die Behauptung aus anderen Quellen zu bestätigen f. Unwahre Behauptungen Wenn Sie eine Anschuldigung in gutem Glauben machen und vernünftigerweise glauben, dass sie der Wahrheit entspricht, aber sie wird durch die Untersuchung nicht bestätigt, wird HGF Ihre Sorge erkennen und Sie haben nichts zu fürchten. Wenn Sie jedoch eine Anschuldigung leichtsinnig, böswillig oder aus persönlichem Interesse machen, können geeignete Maßnahmen getroffen werden, die disziplinarische Maßnahmen beinhalten könnten. 4. Ein Bedenken äußern a. Mit wem sollten Sie ihre Bedenken äußern? Dies hängt von der Ernsthaftigkeit und Sensibilität der damit verbundenen Probleme ab und von wem das Fehlverhalten vermutet wird. Sie sollten normalerweise Bedenken äußern mit: Ihren Linienmanager Den HR-Direktor Den Compliance-Manager welcher der Direktor für berufliche Praxis ist. Den Geschäftsführer Wenn es sich um den Geschäftsführer von HGF handelt, sollten Sie sich mit dem Senior Partner von HGF in Verbindung setzen, der entscheidet, wie die Untersuchung weitergeht. Dies kann externe Untersuchungen einschließen. Wenn Sie nicht sicher sind, mit wem Sie in Kontakt treten sollen, können Sie die unabhängige gemeinnützige Organisation Public Concern at Work anrufen für Beratung.

5 b. Wie man Bedenken äußert Sie können Ihre Bedenken telefonisch, persönlich oder schriftlich zur Sprache bringen. Je früher Sie Ihre Bedenken äußern, desto leichter ist es, Maßnahmen zu ergreifen. Sie müssen die folgenden Informationen bereitstellen: die Art Ihrer Sorge und warum Sie glauben, dass es wahr ist den Hintergrund und die Geschichte des Bedenkens (Angabe der relevanten Daten) Obwohl von Ihnen nicht erwartet wird, dass Sie zweifelsfrei die Richtigkeit Ihres Verdachts nachweisen, müssen Sie gegenüber der kontaktierten Person nachweisen, dass Sie eine echte Besorgnis in Bezug auf mutmaßliches Fehlverhalten oder Verfehlung innerhalb der HGF haben und begründete Bedenken bestehen. Vielleicht möchten Sie Ihre Bedenken zuerst mit einem Kollegen besprechen, und Sie werden es möglicherweise leichter finden, die Angelegenheit anzusprechen, wenn zwei (oder mehr) von Ihnen die gleichen Erfahrungen oder Bedenken haben Sie können einen Freund oder Kollegen oder einen anderen Berater einladen, bei Besprechungen oder Interviews im Zusammenhang mit den von Ihnen geäußerten Bedenken anwesend zu sein. 5. Was HGF tun wird HGF wird so schnell wie möglich auf Ihre Bedenken reagieren. Vergessen Sie nicht, dass das Untersuchen Ihrer Bedenken nicht dasselbe ist, wie diese zu akzeptieren oder abzulehnen. Das oberste Prinzip für HGF wird das öffentliche Interesse sein. Um fair zu sein für alle Mitarbeiter, einschließlich derer, die fälschlicherweise oder irrtümlicherweise beschuldigt werden, werden erste Ermittlungen durchgeführt, um zu entscheiden, ob eine Untersuchung angemessen ist und, wenn ja, in welcher Form. Die Untersuchung muss unter Umständen streng vertraulich durchgeführt werden, d. h. indem die Person gegen die die Beschwerde gerichtet ist nicht informiert wird, bis (oder falls) dies notwendig wird. In bestimmten Fällen, beispielsweise bei Vorwürfen über die Misshandlung anderer, muss die Unterbrechung der Arbeit jedoch sofort in Erwägung gezogen werden. Der Schutz anderer ist in allen Fällen von größter Bedeutung. Gegenbefalls können die aufgeworfenen Fragen: durch das Management, die interne Revision oder den Disziplinar- / Beschwerdeprozess untersucht werden der Polizei angezeigt werden den Aufsichtsbehörden angezeigt werden Die Person, die Ihre Bedenken untersucht, wird Ihnen schreiben: ob ihre Beschwerde eingegangen ist wird sie darauf hinweisen wie HGF beabsichtigt mit dieser Sache umzugehen wird ihnen Informationen zu den Unterstützungsmechanismen der Mitarbeiter bereitstellen

6 Ihnen sagen, ob weitere Untersuchungen stattfinden werden und wenn nicht, warum nicht. Der Umfang des Kontakts zwischen Ihnen und den Amtsträgern, die diebedenken prüfen, hängt von der Art der aufgeworfenen Fragen, den möglichen Schwierigkeiten und der Klarheit Ihrer Informationen ab. Es ist wahrscheinlich, dass Sie interviewt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Offenlegung vollständig verstanden wird. Jedes Meeting kann auf Wunsch von Ihrem Arbeitsplatz aus organisiert werden und ein Kollege oder ein Freund kann Sie zur Unterstützung begleiten. HGF wird tun, was sie kann, um Schwierigkeiten zu minimieren, die Sie erfahren könnten als Ergebnis der Äußerung eines Bedenkens. Zum Beispiel, wenn Sie aufgefordert werden, in Straf- oder Disziplinarverfahren zu beweisen, wird HGF dafür sorgen, dass Sie angemessene Beratung und Unterstützung erhalten. Sie müssen sicher sein, dass Ihre Offenlegung ordnungsgemäß behandelt wurde. Sofern dies aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, werden Sie über den Verlauf und das Ergebnis einer Untersuchung auf dem Laufenden gehalten. 6. Das zuständige Vorstandsmitglied Der Compliance-Manager trägt die Gesamtverantwortung für die Wahrung und Umsetzung dieser Politik. 7. Wie wird das Verfahren weitergehen Diese Politik soll Ihnen einen Weg innerhalb der HGF bieten, um Bedenken zu äußern. HGF hofft, dass Sie mit allen Maßnahmen zufrieden sein werden. Wenn Sie es nicht sind, und Sie glauben, es ist richtig, die Angelegenheit außerhalb HGF zu nehmen, folgen die von HGF vorgeschriebenen Kontakte: die Polizei IPReg, CIPA, ITMA, SRA und andere relevante Stellen - HGFs Compliance Manager oder Public Concern at Work - können Ihnen mitteilen, mit wem Sie in Kontakt treten können Wenn Sie Bedenken außerhalb von HGF äußern, sollten Sie sicherstellen, dass es sich um einen dieser vorgeschriebenen Kontakte handelt. Eine öffentliche Bekanntgabe an andere Personen könnte Sie außerhalb des Schutzes des Public Interest Disclosure Act und dieser Politik führen. Sie sollten keine vertraulichen Informationen an HGF oder an Dritte weitergeben, z. B. an einen Kunden oder Auftragnehmer von HGF, außer an diejenigen, die in der Liste der vorgeschriebenen Kontakte enthalten sind. Diese Politik hindert Sie nicht daran, Ihren eigenen Rechtsrat einzuholen. 8. Unternehmensregistrierung und -verfolgung. Der Compliance-Manager wird ein Register führen, das alle Bedenken enthält, die ihm zur Kenntnis gebracht wurden. Alle Mitarbeiter, die für die Untersuchung eines Bedenkens zuständig sind, müssen sicherstellen, dass der Compliance-Manager über ausreichende Details für das Register verfügt.

7 Der Compliance-Manager wird dem Vorstand regelmäßig Bericht erstatten, indem er eine Zusammenfassung aller erhobenen Bedenken, den Punkt auf den sich die Bedenken beziehen (falls nicht vertraulich), und aller erlernten Lektionen bereitstellt. Der Bericht enthält keine Namen von Mitarbeitern. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die HGF aus Fehlern lernt und sie nicht wiederholt, und die Bedenken konsequent behandelt wird. HGF Vorstand 31 Oktober 2016