Erasmus+ Mobilität zwischen Programmländern (KA103)

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1 Seite 1 von 14 Erasmus+ Mobilität zwischen Programmländern (KA103) Projekt 2017 Anleitung zur Erstellung des Zwischenberichts zur Studierenden- und Personalmobilität Einsendeschluss: 01. März 2018

2 Seite 2 von 14 Zwischenbericht für das Projekt 2017 zur Erasmus+ Studierendenmobilität (SMS, SMP) sowie der Personalmobilität (STA, STT) Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Bestandteile des Zwischenberichts Ausführungen zum Zwischenbericht Bedarfsermittlung Auswertung des Zwischenberichts durch die NA DAAD Abschluss der Berichtsprüfung Das Excel-Formular zum Zwischenbericht Übersicht Mobilitätsangaben... 7 Bewilligt (aktuelle Finanzhilfevereinbarung)... 7 Bereits realisiert/ausgewählt... 7 Noch geplant (N.N.-Nennungen)... 8 Transfer zwischen Aktionen... 8 Hinweise Beispiele zur Veranschaulichung Mobilitätsangaben im Mobility Tool Formular zum 70 %-Nachweis Fertigstellung des Zwischenberichts... 14

3 Seite 3 von Einführung Diese Anleitung gibt Hinweise und leistet Hilfestellung zur Erstellung des Zwischenberichts Programmspezifische Regularien entnehmen Sie bitte o o o dem Programme Guide der Europäischen Kommission, der Finanzhilfevereinbarung für das Projekt 2017 im Rahmen von Erasmus+ sowie dem Erasmus+ Leitfaden der NA DAAD für die Durchführung von Mobilitätsmaßnahmen durch Hochschulen und Mobilitätskonsortien in der Leitaktion 1 für Projekte 2017 Mit der Finanzhilfevereinbarung verpflichten Sie sich, der NA DAAD bis zum 01. März 2018 einen Zwischenbericht über die zum Stand Ende Januar 2018 erfolgte und die bis zum Ende des Förderzeitraums vorgesehene Verwendung der Erasmus+ Mittel vorzulegen (vgl. Erasmus+ Leitfaden Kapitel 7). Vertraglich sind Sie verpflichtet, Ihre Mobilitätsdaten im Mobility Tool+ einzupflegen und diese mindestens einmal pro Monat zu aktualisieren. Gemäß Erasmus+ Leitfaden müssen die Daten der bis zum Zeitpunkt des Zwischenberichts bereits Geförderten mit den zu diesem Zeitpunkt im Mobility Tool+ vorhandenen Daten übereinstimmen (siehe Punkt 13.1 im Erasmus+ Leitfaden). Der Zwischenbericht für das Projekt 2017 speist sich aus Daten, welche Sie dem Mobility Tool+ oder Ihren eigenen Datenbanken entnehmen können. Der Zwischenbericht ist erforderlich, um die Verwendung der deutschen zur Verfügung stehenden Erasmus+ Mittel zu optimieren. Bitte beachten Sie, dass es auf Grund der Angaben in Ihrem Zwischenbericht zu einer Reduzierung Ihrer Mittel oder zu keiner Änderung zur ursprünglichen Finanzhilfevereinbarung kommen kann oder Sie einen Mehrantrag stellen können (siehe Punkt 2.1 und 2.2 dieser Anleitung) Bestandteile des Zwischenberichts Der Zwischenbericht wird mit Hilfe eines zweiseitigen Excel-Formulars (ZB_Erasmus+KA103_2017.xls) erstellt: 1. Blatt Übersicht : Angaben zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung sowie Zusammenfassung Ihres Zwischenberichts 2. Blatt Mobilitätsangaben : Angaben zu Ihrem bewilligten Budget bzw. den bewilligten, realisierten und geplanten Mobilitäten (SMS, SMP, STA und STT) sowie Transfers Hinweis: Im Blatt Mobilitätsangaben erhalten Sie Hinweise, wenn Ihre Angaben nicht den Regeln entsprechen. Es erfolgt allerdings keine generelle automatische Überprüfung der Plausibilität Ihrer Eingaben! Die Unterschrift der/des Erasmus+ Hochschulkoordinators/in auf der ersten Seite ( Übersicht ) bestätigt die Richtigkeit der Angaben. Darüber hinaus können folgende Dokumente zusätzlich eingereicht werden: o 70 %-Nachweis für die Auszahlung weiterer Mittel (siehe Blatt 70 %-Nachweis im Excel- Formular) o Antrag auf Sonderförderung (siehe Formulare im Downloadcenter)

4 Seite 4 von Ausführungen zum Zwischenbericht Der Zwischenbericht bildet die Basis für eine Berechnung der zweiten Rate in Höhe von bis zu 20 % der ursprünglichen Finanzhilfe. Damit die restliche Finanzhilfe von bis zu maximal 20 % ausgezahlt werden kann, ist ein gültiger 70 %- Nachweis zu erbringen, mit dem Sie bestätigen, dass Sie bereits 70 % oder mehr der ersten Rate (80 % der Vertragssumme) verausgabt haben. Bitte reichen Sie zusätzlich zum Zwischenbericht wenn möglich den 70 %-Nachweis ein (siehe Anleitung). Dieser kann jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb des Vertragszeitraums eingereicht werden Bedarfsermittlung Die Überprüfung der Verwendung der in der Finanzhilfevereinbarung bewilligten Summe erfolgt anhand der von Ihnen berichteten Daten zu bereits realisierten/ausgewählten und geplanten Mobilitäten je beantragter Aktion. Detaillierte Ausführungen zu den von Ihnen zu leistenden Angaben im Zwischenbericht finden Sie unter Punkt 3. dieser Anleitung. Für die Studierendenmobilität sowie die Personalmobilität geben Sie Ihren Mittelbedarf an, indem Sie die Anzahl der bereits realisierten/ausgewählten Personen, die Gesamtfördermonate (inklusive Zero Grant-Zeiträume) und die Gesamtfördersumme angeben. Diese Angaben können dem Mobility Tool+ oder Ihrer eigenen Datenbank entnommen werden (siehe 3.4.). Zusätzlich werden Ihre noch geplanten Mobilitäten (N.N.-Nennungen) und die dafür veranschlagte Fördersumme abgefragt. Unter Berücksichtigung der ggf. bereits getätigten bzw. geplanten Transfers (Spalten Transfer zwischen Aktionen ) wird der Bedarf ermittelt. In den hinteren beiden Spalten des Tabellenblatts Mobilitätsangaben werden der so ermittelte Bedarf (Mehrbedarf, Rückzahlung oder keine Änderung) sowie Ihr Budget zum Zwischenbericht aufgeführt. Der Bedarf der Mittel für die Organisation der Mobilität (OS) errechnet sich aus der Summe der von Ihnen angegebenen förderfähigen Mobilitätsmaßnahmen SMS, SMP, STA und STT (inklusive der Zero Grant-Mobilitäten). Die endgültige Zuschusssumme für die OS-Mittel wird erst zum Zeitpunkt des Abschlussberichtes berechnet (siehe Punkt des Erasmus+ Leitfadens). Aufgrund dessen erfolgt keine Abfrage der eventuell geplanten Transfers von den OS-Mitteln zu anderen Aktionen zum Zwischenbericht Auswertung des Zwischenberichts durch die NA DAAD Der auf Basis realisierter und geplanter Mobilitäten errechnete Bedarf wird mit der Bewilligung je Aktion verglichen. Wenn der berechnete Bedarf (unter Berücksichtigung der angegebenen Transfers) die bewilligte Summe der jeweiligen Aktion übersteigt, können Sie mit Einreichen des Zwischenberichts einen Antrag auf zusätzliche Mittel stellen. Der Antrag auf Mehrbedarf muss von Ihnen im Blatt Übersicht je Aktion bestätigt werden. Die endgültige Bewilligung erfolgt nach Auswertung aller Zwischenberichte sowie Verfügbarkeit der Mittel; das heißt ein Antrag auf zusätzliche Mobilitätsmittel kann ggf. reduziert oder nicht berücksichtigt werden. Ist der ermittelte Bedarf niedriger als die bewilligte Summe, so erfolgt eine verbindliche Reduzierung der Finanzhilfevereinbarung mittels einer Änderungsvereinbarung durch die NA DAAD. Die frei werdenden Mittel werden an andere Projektträger umverteilt.

5 Seite 5 von Abschluss der Berichtsprüfung Als Ergebnis der Prüfung des Zwischenberichts erhalten Sie ein Feedbackschreiben, in dem die Berechnungen und das weitere Vorgehen erläutert werden. Ihnen wird die Möglichkeit zum Einspruch gegen das Ergebnis eingeräumt. Die Einspruchsfrist entnehmen Sie bitte dem Feedbackschreiben. Zusätzlich enthält es detaillierte Informationen zur Auswertung des Zwischenberichts auf Ebene der Aktionen. Die Angaben zu der vertraglichen Restsumme werden durch das Auswertungsergebnis (berechnete Restsumme, Einbehalt bzw. Rückforderung) ergänzt. Über alle Aktionen hinweg ergibt sich daraus eine Auszahlung oder eine Rückforderung. Eine Auszahlung kann nur unmittelbar erfolgen, wenn Sie mit dem Zwischenbericht einen gültigen 70 %-Nachweis eingereicht haben. Sollte es zu einer Änderung der ursprünglichen Finanzhilfevereinbarung gekommen sein, erhalten Sie zusätzlich eine aktualisierte Anlage II zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung. Diese Änderungsvereinbarung erhalten nur Projektträger, deren Erasmus+ Mittel nach Auswertung des Zwischenberichts zu reduzieren sind. Nach Prüfung der Anträge auf zusätzliche Mobilitätsmittel erhalten Sie hierzu gesondert Nachricht. 3. Das Excel-Formular zum Zwischenbericht Das Excel-Formular zum Zwischenbericht besteht aus zwei Arbeitsblättern ( Übersicht und Mobilitätsangaben ), die verpflichtend auszufüllen sind. Das Arbeitsblatt 70 %-Nachweis muss lediglich zum Zeitpunkt des Zwischenberichts eingereicht werden, wenn bereits 70 % oder mehr der Erstzuweisung an Endbegünstigte verausgabt wurden. Alle blau hinterlegten Felder müssen von Ihnen ausgefüllt werden. Grau hinterlegte Felder werden automatisch errechnet bzw. eingetragen Übersicht Auf der Übersichtsseite finden sich die Grundinformationen zu Ihrer Hochschule/Ihrem Mobilitätskonsortium. Bitte wählen Sie Ihren Erasmus-Code/Konsortialcode aus der Dropdown-Liste aus. Dadurch werden der Name des Projektträgers sowie die Projektnummer automatisch eingetragen. Der Name der/des Erasmus+ Hochschulkoordinators/-koordinatorin sowie die Laufzeit der Finanzhilfevereinbarung (Dropdown-Menü), die mit der Finanzhilfevereinbarung (1. Juni 2017) vereinbart wurde, sind einzutragen. Sie erhalten zum Zeitpunkt des Zwischenberichts bereits die Möglichkeit, die Umwandlung einer bisher 16-monatigen Vertragslaufzeit in eine 24-monatige zu beantragen. Hierzu ist es ausreichend, die entsprechende Option (Dropdown-Menü) im Formular auszuwählen. Die notwendige Änderung der Finanzhilfevereinbarung erhalten Sie mit dem Feedbackschreiben zum Zwischenbericht. Der Block Bewilligtes Budget befüllt sich nach Auswahl Ihres Erasmus-Codes automatisch mit dem Ihnen mit der Finanzhilfevereinbarung bewilligten Budget. Der Block Budget zum Zwischenbericht

6 Seite 6 von 14 befüllt sich automatisch mit den Angaben, die Sie im Excel-Blatt Mobilitätsangaben getätigt haben (siehe 3.2. Mobilitätsangaben). Aus den von Ihnen getätigten Angaben kann sich folgendes ergeben: Keine Änderung zur ursprünglichen Finanzhilfevereinbarung eine Mittelrückmeldung oder ein Antrag auf zusätzliche Mobilitätsmittel. Dieser muss von Ihnen durch Auswahl des Dropdown-Menüs bestätigt ( Antrag bestätigen ) oder abgelehnt werden ( Auf Antrag verzichten ). Hinweis: Das Drop-Down-Menü öffnet sich erst, nachdem Sie das Feld durch Klicken aktiviert haben. Mit der Unterschrift bestätigt der Hochschulkoordinator/ die Hochschulkoordinatorin die im Zwischenbericht getätigten Angaben und den gegebenenfalls gestellten Antrag auf zusätzliche Mobilitätsmittel.

7 Seite 7 von Mobilitätsangaben Unter Mobilitätsangaben finden Sie für alle Aktionen Ihr bewilligtes Budget. Zusätzlich müssen Sie Angaben zu den bereits realisierten/ausgewählten und geplanten Mobilitäten machen. Bitte tragen Sie die entsprechenden Werte in die blau hinterlegten Felder ein. Grau hinterlegte Felder werden automatisch ausgefüllt bzw. errechnet. In allen Eingabefeldern werden nur ganze Zahlen akzeptiert. Sollten Sie versehentlich Zahlen mit Nachkommastellen eingeben, werden Sie durch folgenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht. Die Eingabe der Zahl ist zu wiederholen. Im Folgenden finden Sie Hinweise, wie die Felder im Blatt Mobilitätsangaben ausgefüllt werden. Bewilligt (aktuelle Finanzhilfevereinbarung) Budget je Aktion Anzahl Personen Monate/Tage gesamt Aufenthaltskosten (und Fahrtkosten) Bewilligt (aktuelle Finanzhilfevereinbarung) Anzahl der bewilligten Personen Summe der insgesamt bewilligten Monate (für SMS und SMP) bzw. Tage (für STA und STT) Die bewilligte Fördersumme für Aufenthaltskosten ( ) (für Studierendenmobilität) sowie Aufenthaltskosten und Fahrtkosten ( ) für Personalmobilität Bereits realisiert/ausgewählt Die unter bereits realisiert/ausgewählt einzutragenden Summen können Sie dem Mobility Tool+ und/oder Ihrer eigenen Datenbank entnehmen. Budget je Aktion Anzahl Personen Bereits realisiert/ausgewählt (inkl. Zero Grant-Mobilitäten) Anzahl der bereits realisierten sowie ausgewählten (namentlich bekannten) Personen (auch diejenigen, die nach dem gefördert werden sollen). Bitte geben Sie hier auch komplette Zero Grant-Mobilitäten an. Diese Zahl

8 Seite 8 von 14 Monate/Tage gesamt Aufenthaltskosten (und Fahrtkosten) können Sie Ihrer eigenen Datenbank oder dem Mobility Tool+ entnehmen (siehe 3.4.). Gesamtsumme der Monate (für SMS und SMP) bzw. Tage (für STA und STT) der bereits realisierten sowie ausgewählten Mobilitäten. Die Gesamtdauer umfasst sowohl die finanziell geförderten als auch nicht-finanziell geförderten Monate/Tage (Zero Grant-Zeiträume). Diese Zahl können Sie Ihrer eigenen Datenbank oder dem Mobility Tool+ entnehmen. Die Gesamtfördersumme für Aufenthaltskosten ( ) für die bereits realisierten/ausgewählten Mobilitäten (für ST inklusive Fahrtkosten). Bitte nennen Sie hier auch die gesamten vorgesehenen Aufenthaltskosten für Geförderte, die bereits ausgewählt bzw. namentlich bekannt sind, deren Mobilität aber noch nicht begonnen hat (auch wenn diese noch keine Förderung erhalten haben). Diese Summe können Sie Ihrer eigenen Datenbank oder dem Mobility Tool+ entnehmen. Noch geplant (N.N.-Nennungen) Zusätzlich können für alle Aktionen Angaben zu geplanten Mobilitäten, noch nicht-namentlich bekannten Personen (N.N.), geplanten Monaten und dem geplanten Budget erfasst werden. Budget je Aktion Noch geplant (N.N.-Nennungen) Die Anzahl der geplanten Mobilitätsmaßnahmen bzw. nicht-namentlichen Nennungen (N.N.) kann für die Studierendenmobilität Studium (SMS) nur bis zu 25 % der im Bericht aufgeführten bereits realisierten/ausgewählten Mobilitäten betragen. Sollten die 25 % weniger als drei Personen ergeben, können trotzdem bis zu drei Personen als Anzahl geplanter Mobilitätsmaßnahmen angegeben werden. Für die Studierendenmobilität Praktikum (SMP) und die Personalmobilität (STA und STT) kann die Anzahl der geplanten Mobilitäten/N.N.-Nennungen bis zu 40 % der bereits realisierten/ausgewählten Mobilitäten betragen. Sollten die 40 % weniger als drei Personen ergeben, können trotzdem bis zu drei Personen als Anzahl geplanter Mobilitäten angegeben werden. Die Angabe von geplanten Monaten und Aufenthaltskosten (und Fahrtkosten) wird zusätzlich plausibilisiert (siehe Hinweise unten). Ergibt sich aus der Gesamtsumme von bereits realisiert/ausgewählt und noch geplant (N.N.- Nennungen) eine höhere Summe als das bewilligte Budget laut Finanzhilfevereinbarung, können Sie einen Antrag auf zusätzliche Mobilitätsmittel stellen. Ergibt sich aus der Gesamtsumme von bereits realisiert/ausgewählt und noch geplant (N.N.- Nennungen) eine niedrigere Summe als das bewilligte Budget laut Finanzhilfevereinbarung, kommt es zu einer Mittelrückmeldung und Ihre Finanzhilfevereinbarung wird reduziert. Anzahl Personen Monate/Tage gesamt Aufenthaltskosten (und Fahrtkosten) Anzahl der geplanten Mobilitäten von Personen die noch nicht namentlich bekannt sind (N.N.), die bis zum Ende der Projektlaufzeit durchgeführt werden sollen Gesamtsumme der Monate (für SMS und SMP) bzw. Tage (für STA und STT) der geplanten Mobilitäten Die Gesamtfördersumme für die Aufenthaltskosten ( ) (inklusive Fahrtkosten für ST) für die geplanten Mobilitäten Transfer zwischen Aktionen Um Ihr Budget auszugleichen, können Sie unter Transfer zwischen Aktionen Transfers zwischen den verschiedenen Aktionen in den blau hinterlegten Feldern eintragen. Die Eintragung geplanter Transfers erfolgt unter derjenigen Aktion, von der Sie Mittel transferieren. Der zu transferierende Betrag wird

9 Seite 9 von 14 im gewünschten Feld eingetragen (bspw. Transfer von SMS auf SMP, einzutragen in der Zeile SMS im Feld nach SMP ). Die Transfers werden bei der Ermittlung des endgültigen Bedarfs berücksichtigt. Bitte beachten Sie die Transferregeln (Kapitel 12.4 des Erasmus+ Leitfadens). Transfers können flexibel während des Projekts getätigt werden. Die beiden letzten Spalten im Formular Mobilitätsangaben dienen der Veranschaulichung und Übersicht der von Ihnen getätigten Angaben. Je nachdem, welche Angaben Sie in den auszufüllenden Feldern eingetragen haben (realisiert und geplant, sowie Transfers), ergibt sich für Sie daraus je Aktion ein Mehrbedarf (dieser kann über einen Antrag auf zusätzliche Mittel bestätigt werden), eine Rückzahlung oder keine Änderung der Finanzhilfevereinbarung. Der letzten Spalte entnehmen Sie Ihre Angaben zum ggf. neu beantragten Budget zum Zwischenbericht. Hinweise Unterhalb Ihrer Mobilitätsangaben erscheinen Hinweise, die Ihre Angaben unter noch geplant (N.N.- Nennungen) sowie Ihre Transfers plausibilisieren. Die Hinweise beziehen sich je Zeile auf die jeweilige Aktion. Die Hinweise sind folgendermaßen zu lesen und Ihre Angaben zu korrigieren: Noch geplant (N.N.-Nennungen): Sie haben für SMS/SMP/STA/STT die Schwelle für N.N.-Nennungen überschritten. o Bitte überprüfen Sie die Anzahl der N.N.-Nennungen und passen diese gemäß den erlaubten Regeln für N.N.-Nennungen an (höchstens 3 Personen bzw. 25 % für SMS und 40 % für SMP, STA und STT). Die durchschnittliche errechnete Mobilitätsdauer liegt bei x Monaten/Tagen, muss aber zwischen y und z Monaten/Tagen liegen. o Bitte überprüfen Sie die Anzahl der geplanten Personen und Monate/Tage. SMS: erlaubte durchschnittliche Mobilitätsdauer zwischen 3 und 8 Monaten SMP: erlaubte durchschnittliche Mobilitätsdauer zwischen 2 und 8 Monaten

10 Seite 10 von 14 STA und STT: erlaubte durchschnittliche Mobilitätsdauer zwischen 2 und 60 Tagen Ihre errechnete Monatsrate beträgt x Euro; muss aber zwischen y und z Euro liegen. o Bitte überprüfen Sie die Anzahl der geplanten Monate bzw. der geplanten Fördersumme. SMS: erlaubte durchschnittliche Monatsrate zwischen 150 und 500 Euro SMP: erlaubte durchschnittliche Monatsrate zwischen 250 und 700 Euro Transfers: Bitte transferieren Sie von x auf y. o Sie haben in einer Aktion einen Mehrbedarf generiert und in einer anderen Aktion eine Mittelrückmeldung. Sie müssen daher wie im Hinweis angegeben transferieren, um zwischen den Aktionen auszugleichen. Erst, wenn keine Hinweise mehr erscheinen, sind Ihre Angaben plausibel und werden von der NA DAAD ohne weitere Korrektur für die Auswertung des Zwischenberichts verwendet Beispiele zur Veranschaulichung Beispiel 1: Mehrantrag SMS Gemäß Finanzhilfevereinbarung steht Ihnen für 20 Personen ein Betrag in Höhe von Euro Aufenthaltskosten für Mobilitäten à 5 Monate (insgesamt 100 Monate) zur Verfügung. Sie haben bereits 20 Mobilitäten à 5 Monate realisiert bzw. ausgewählt und veranschlagen dafür bereits eine Gesamtfördersumme von Euro. Sie planen noch weitere 5 Personen zu fördern und möchten für diese einen Mehrantrag stellen. Tragen Sie hierfür unter Noch geplant (N.N.-Nennungen) 5 Personen à 5 Monate mit Euro Aufenthaltskosten ein. Daraus ergibt sich ein Mehrantrag an die NA DAAD von Euro, den Sie im Blatt Übersicht über das Dropdown-Menü bestätigen ( Antrag bestätigen ), um ihn zu beantragen oder auf den Mehrbedarf verzichten können ( Auf Antrag verzichten ). Beispiel 2: Mittelrückmeldung STA und Transfer Gemäß Finanzhilfevereinbarung stehen Ihnen für 10 Mobilitäten à 5 Tage Euro Fahrt- und Aufenthaltskosten zur Verfügung. Sie haben bislang erst zwei Mobilitäten à 5 Tage realisiert bzw. ausgewählt und veranschlagen dafür Euro Fahrt- und Aufenthaltskosten. Sie planen noch 3 weitere Personen à 5 Tage zu fördern (insgesamt Euro Fahrt- und Aufenthaltskosten). Dies bedeutet, dass Sie ihr bewilligtes Budget nicht komplett verausgaben werden und somit eine Rückzahlung an die NA DAAD in Höhe von Euro Fahrt- und Aufenthaltskosten leisten müssen.

11 Seite 11 von 14 Hinweis: Ergibt sich gleichzeitig auch ein Mehrantrag für Mobilitätsmittel in STT, SMS oder SMP, können Sie Ihre STA-Mittel transferieren. Tragen Sie hierfür die zur Verfügung stehenden Mittel (4.000 Euro) in die gewünschte Zelle ein. Stellen Sie beispielweise einen Mehrantrag in SMS von Euro, können Sie die zur Verfügung stehenden Mittel aus STA nach SMS transferieren. Damit gleicht sich die Rückzahlung von STA aus, und der Mehrbedarf in SMS reduziert sich auf Euro Mobilitätsangaben im Mobility Tool+ Um die Mobilitätsangaben unter Bereits realisiert/ausgewählt (inkl. Zero Grant) auszufüllen, können Sie die Angaben des Mobility Tool+ heranziehen. Möchten Sie Ihre Mobilitätsangaben aus dem Mobility Tool+ entnehmen, können Sie dies aus der Ansicht Budget sowie der Ansicht Individual Support in Ihrem Abschlussbericht entnehmen ( Reports ). In der Ansicht Budget wird Ihnen Ihr aktuell bewilligtes Budget gemäß Finanzhilfevereinbarung ( Approved Budget (by National Agency) ) sowie Ihr bis zu diesem Zeitpunkt eingetragenes Budget ( Bereits realisiert/ausgewählt ) angezeigt. Dieses wird je Aktion als Fahrtkosten ( EU Travel Grant ), Aufenthaltskosten ( EU Individual Support ) sowie Sonderförderung ( EU Special Needs Support ) aufgeführt. Achtung: Die Ansicht Budget führt nur die Fördersummen für alle vollständigen ( Complete ) Mobilitäten auf (vgl. Handbuch zum Mobility Tool+). Die Draft-Mobilitäten sind hierbei nicht berücksichtigt.

12 Seite 12 von 14 Beispiel STA: Bewilligt (aktuelle Finanzhilfevereinbarung) Bereits realisiert/ ausgewählt 4. Formular zum 70 %-Nachweis Entsprechend der Dokumentation der Geförderten im Zwischenbericht haben Sie als Projektträger in der Regel Anspruch auf eine zweite Rate. Um Ihren Anspruch geltend zu machen, müssen Sie den Nachweis erbringen, dass von der Erstzuweisung bereits mindestens 70 % der Finanzhilfe an Erasmus+ Geförderte ausgezahlt bzw. für OS-Mittel verwendet wurden. Diese Festlegung können Sie auch dem Erasmus+ Leitfaden entnehmen. Unter Erstzuwendung ist die bereits ausgezahlte 1. Rate in Höhe von 80 % der Finanzhilfe zu verstehen. Der 70 %-Nachweis ist kein fester Bestandteil des Zwischenberichts und wird daher zum Zeitpunkt des Zwischenberichts nicht verbindlich von der NA DAAD angefordert. Es ist ein vom Projektträger zu erbringender Nachweis und kann jederzeit innerhalb der Vertragslaufzeit eingereicht werden. Im Idealfall erfolgt der Nachweis jedoch gleichzeitig mit dem Zwischenbericht, um die zweite Rate (und ggf. bereits geschlossene Änderungsvereinbarungen z. B. aufgrund von bereits beantragten Sonderförderungen) unmittelbar nach Auswertung des Zwischenberichts zu erhalten. Die NA DAAD benötigt diesen Nachweis jedoch erst, wenn tatsächlich 70 % der Erstzuweisung verausgabt wurden. Erst dann kann die Auszahlung der zweiten Rate erfolgen. Sofern Sie noch nicht nachweisen können, dass Sie mindestens 70 % der Erstzuweisung verausgabt haben, ist der Nachweis nicht mit dem Zwischenbericht einzureichen. Die Verausgabung der mit dem 70 %-Nachweis angegebenen Mittel ist durch einen Prüfvermerk der amtlichen Prüfstelle Ihrer Hochschule/Ihres Mobilitätskonsortiums zu bestätigen.

13 Seite 13 von 14 Das integrierte Formular zur Erstellung des 70 %-Nachweises ermöglicht Ihnen eine einfache Eingabe der angeforderten Daten. Nach Auswahl des Erasmus-Codes im Blatt Übersicht füllt sich die Summe der Finanzhilfevereinbarung sowie die bisher von der NA DAAD gezahlten Mittel (1. Rate) automatisch aus. Die Eingabefelder sind blau hinterlegt. Damit Sie errechnen können, ob Ihre Hochschule/ Ihr Mobilitätskonsortium bereits 70 % der erhaltenen 1. Rate verausgabt hat, müssen Sie die von Ihnen an die Endbegünstigten (Studierende, Personal) ausgezahlten sowie die für OS verausgabten/verwendeten Mittel eintragen. Tragen Sie bei den Auszahlungen/Ausgaben (Zeile III.1 Bereits an Endbegünstigte gezahlt und Zeile III.2. Bereits aus OS verausgabt/verwendet ) nur die tatsächlich ausgezahlten/verwendeten Beträge ein. Für III.1 hat dies den Kontobewegungen zu entsprechen. I. Finanzhilfevereinbarung 1. Summe laut Finanzhilfevereinbarung ( ) II. Bisher von der NA DAAD erhaltene Mittel 1. Erste Rate der Finanzhilfevereinbarung erhalten (Überweisung) Die in der Finanzhilfevereinbarung genannte 100 %- Summe Von der NA DAAD ausgezahlte Vertragssumme (80 % der Finanzhilfevereinbarung) 2. Zurückgezahlt an die NA DAAD Bereits an die NA DAAD zurückgezahlte Mittel III. Auszahlungen/Ausgaben des Projektträgers 1. Bereits an Endbegünstigte gezahlt Gesamtsumme (aller Mobilitätslinien) der bereits an die Endbegünstigten ausgezahlten Mittel (muss den Kontobewegungen entsprechen) 2. Bereits aus OS verausgabt/verwendet Mittel, die zur Organisation der Mobilität (OS) bereits verausgabt/verwendet wurden Ausgezahlter Anteil (III.1 und III.2) an der Gesamtzuwendung (II) Hier errechnet sich, ob Sie bereits 70 % Ihrer erhaltenen 1. Rate verausgabt haben

14 Seite 14 von 14 Nach der Fertigstellung des 70 %-Nachweises gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Drucken Sie den 70 %-Nachweis aus. 2. Der/Die Erasmus+ Hochschulkoordinator/in bzw. Projekt-Koordinator/in unterschreibt und stempelt auf der Finanzübersicht. 3. Die amtliche Prüfstelle bescheinigt mit Unterschrift auf der Finanzübersicht die Zahlungen an die Endbegünstigten bzw. die verausgabten OS-Mittel. 4. Scannen Sie den unterschriebenen 70 %-Nachweis und senden diesen zusammen mit dem Zwischenbericht per an (siehe Fertigstellung des Zwischenberichts). 5. Fertigstellung des Zwischenberichts Nach der Fertigstellung des Zwischenberichts gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Speichern Sie das Excel-Formular mit Ihrem Erasmus-Code als Dateinamen ab (bspw. D TESTHAUSEN01 ) und drucken Sie das Blatt Übersicht aus. 2. Der/die Erasmus+ Hochschulkoordinator/in unterschreibt auf der ersten Seite ( Übersicht ) des Zwischenberichts und bestätigt hiermit die Richtigkeit der Angaben des Gesamtberichts. 3. Scannen Sie die unterschriebene Übersicht und senden diese zusammen mit dem Excel-Formular ausschließlich per an erasmus-mobilitaet@daad.de. Bitte nennen Sie im Betreff der Ihren Erasmus-Code (bspw. D TESTHAUSEN01 ). Einsendefrist ist der 1. März Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die für Ihr Projekt zuständigen Ansprechpartner/innen: Hochschulstandort Aachen Esslingen Flensburg - Heidelberg Heidenheim - Landshut Vertragsmanagement 0228/882- Francine Toé-Bender - 753, toe@daad.de Irène Fandio -415, fandio@daad.de Danuta Zielezny -718, zielezny@daad.de Leipzig - Mannheim Stefanie Fleischer -397, s.fleischer@daad.de Marburg Zwickau Christina Roll -414, roll@daad.de