Rahmendienstvereinbarung. Universität zu Köln

Transkript

1 Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz der informationstechnischen Einrichtungen in der Verwaltung der Universität zu Köln (RDV-IT) Anlage 9 Richtlinie für den Einsatz der Terminalserverdienste Universität zu Köln

2 Herausgeber: Programmgestaltung und Redaktion: UNIVERSITÄT ZU KÖLN DER KANZLER Abteilung Informationstechnologie Herr Münzel der Behördliche Datenschutzbeauftragte der Universität Herr May Adresse: Universitätsstr Köln Telefon: 0221/ Druck: Zentrale Hausdruckerei der Universität zu Köln Stand: Januar 2011 Seite 2

3 Anlage 9: Richtlinie für den Einsatz der Terminalserverdienste 1. Regelungsgegenstand Mit dem Einsatz von Terminalserverdiensten in der Verwaltung der Universität zu Köln soll die standortunabhängige Nutzung von Anwendungen für die der Rahmendienstvereinbarungen beigetretenen Einrichtungen gefördert werden. Die Nutzung von Terminalserverdiensten von den Dienstarbeitsplätzen des LOVERNET ist grundsätzlich im Sinne der Anlage 2 der RDV-IT möglich. Die Nutzung der Terminalserverdienste ist jederzeit möglich. Verfügbarkeit und Support werden innerhalb der Servicezeiten der Abteilung Informationstechnologie sichergestellt: Montag, Dienstag, Donnerstag: Uhr., Mittwoch: Uhr, Freitag: 9.00 bis Uhr Diese Anlage regelt ausdrücklich nicht den Betrieb von Heimarbeitsplätzen und ersetzt auch nicht eine Rahmendienstvereinbarung zu Heimarbeitsplätzen. 2. Nutzerkreis a) Die Terminalserverdienste können grundsätzlich von allen MitarbieterInnen der Universitätsverwaltung und den der RDV-IT beigetretenen Einrichtungen genutzt werden. b) In Einzelfällen können für einen Test- u. Evaluationsbetrieb auch Dritte für die Nutzung einzelner Anwendungen zugelassen werden (Dritte: Hochschulmitarbeiter, externe Firmen). Über die Zulassung wird auf dem Dienstweg informiert (PRnw, K). c) Es ist davon auszugehen, dass in Zukunft Angehörige der Hochschule, die nicht zum Nutzerkreis der RDV-IT zugehörig sind, Anwendungen, bzw. Subsysteme nutzen, die einen Terminalserver-Zugang voraussetzen (z.b. Nutzung POS, SAP- Client, CAFM, Notes). Für diese Fälle soll grundsätzlich eine Nebenabrede zur RDV-IT möglich sein. Zu informieren sind in diesem Falle: (Vorschlag): nach Bedarf: vk/k, Rektor // PRnw, PRw // bdsb, D3/32 Diese Nebenabreden werden behandelt analog zur Handhabung einer Anlage zur RDV-IT) und schriftlich fixiert. Die Prüfungsämter der Hochschule können das Prüfungsverwaltungssystem (HIS POS) auf Terminalservern der Hochschulverwaltung nutzen. Die Einhaltung der Nutzungsrichtlinie ausgegeben von der Abteilung Informationstechnologie - durch (Stand: ) 3/1

4 die Mitarbeiter in den Prüfungsämtern ist Voraussetzung für Nutzung von POS GX. Diese Nutzungsrichtlinie ist abgestimmt u. befürwortet durch den Personalrat für das wissenschaftliche Personal. Die Nutzung der Terminalserverdienste geschieht eigen- und selbstverantwortlich im Sinne der der RDV-IT, Anlage 2. Für den Erwerb entsprechender Kenntnisse bzw. den Besuch von Weiterbildungsangeboten sind die Anwender bzw. die Fachvorgesetzen verantwortlich. Anleitungen, Dokumentationen und häufig gestellt Fragen stellt die Abteilung Informationstechnologie auf ihren Webseiten zur Verfügung. 3. Nutzung der Terminalservierdienste a) Die Nutzung der Terminalserver wird entsprechend den technischen Rahmendbedingungen ermöglicht. Grundsätzlich werden neben Standardprogrammen (Office, Acrobat Reader) die Programme SAP, Conject FM, und Lotus Notes angeboten. Diese Programmsysteme werden in Absprache mit den Fachabteilungen durch die Abteilung Informationstechnologie zur Verfügung gestellt. b) Sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind, können weitere Programme bzw. Anwendungen über Terminalserverdienste zur Verfügung gestellt werden. c) Die Nutzung der Terminalserverdienste und die dort bereitgestellten Programme können auf Antrag auch von außerhalb des Verwaltungsnetzwerkes genutzt werdne (z.b. aus dem UKLAN oder dem World Wide Web). Die Nutzung der Terminalserverdienste ist in diesem Fall aus Sicherheitsgründen mit einer sogenannten zweifach Authentifizierung verbunden. Der Antrag auf Nutzung kann auf dem Dienstweg an die VertreterIn des Kanzler gestellt werden. Der Antrag ist zu begründen und die dienstliche Notewendigkeit muss gegeben sein. Außerdem ist anzugeben: Dauer der Nutzung, Art der Nutzung,. Umfang der Nutzung. 5. Dauer der Nutzung - Befristungsgründe Aus Sicherheitsgründen ist die Dauer der Nutzung zu befristen. Befristungsgründe können sein: Dienstlich begründete Abwesenheiten wie z. B. Dienstreisen oder Fortbildungen. Auslagerung von Verwaltungseinheiten z.b. wg. Baumaßnahmen. Wechsel der Arbeitsorte mit fehlendem Zugang zum Verwaltungsnetzwerk (z.b. wg. Mitarbeit in verwaltungsübergreifenden Projekten und Arbeitsgruppen). (Stand: ) 4/2

5 Temporäre Abwesenheit vom Arbeitsplatz (z.b. wg. Betreuung von Angehörigen) und Nutzung des häuslichen PCs zur Kommunikation mit der Dienststelle, insbesondere für den Austausch schutzwürdiger Informationen. 6. Pflichten der Nutzer Bei der Nutzung der Terminalserverdienste bleiben alle Vereinbarungen der Rahmendienstvereinbarung bestehen, insbesondere die der Anlage 2 (Nutzerrechte und pflichten). Für die Nutzung der Termialserverdienste gelten nachfolgende Regeln, sofern der Zugriff von außerhalb des Verwaltungsnetzwerkes erfolgt: Der Zugriff über privat genutzte PCs oder entsprechende mobile Endgeräte aus einem Heimnetzwerk ist zulässig, sofern das System auf dem aktuellen Patchlevel und ein aktueller Virenscanner installiert ist. Der genutzte Browser ist ebenfalls auf den aktuellen Stand zu bringen. - Bei einen Zugriff mit einem dienstlich bereitgestellten mobilen Endgeräten aus einem Heimnetzwerk oder einem öffentlichen Netzwerk (z.b. Hotel oder Weiterbildungseinrichtung) dürfen keine Veränderungen an den Netzwerkeinstellungen vorgenommen werden und die Weisungen der IT sind zu befolgen. Sofern diese Voraussetzungen erfüllt werden, ist der Zugriff zulässig. Der Zugriff von unsicheren Systemen ist zu unterlassen. Dazu zählen insbesondere Internetcafes im In- und Ausland, öffentliche oder halböffentliche Surfstationen z.b. in Hotels und Bahnhöfen. - Die Weitergabe der Zugangsinformationen an Dritte ist verboten. Bei Zuwiderhandlungen werden ggfs. personalrechtliche Maßnahmen eingeleitet. Es ist sicherzustellen, dass folgende Informationen und Dritten nicht bekannt werden: Anmeldename, Benutzerkennwort. Die Hardware für die 2fach-Authentifizierung ist an sicherer Stelle aufzubewahren. Werden die Zugangsdaten Dritten bekannt, oder Gerät die Hardware in Verlust, ist die Dienststelle unverzüglich zu informieren. 7. Support / Verfügbarkeit Support wird innerhalb der Servicezeiten der Abteilung Informationstechnologie sichergestellt: Montag, Dienstag, Donnerstag: Uhr., Mittwoch: Uhr, Freitag: 9.00 bis Uhr. Anfragen an: Benutzerberatung oder telefonisch ( ) Innerhalb der Servicezeiten wird die Verfügbarkeit sichergestellt. Außerhalb der Servicezeiten kann die Verfügbarkeit nicht sichergestellt werden. Sofern keine unvorhersebaren Störungen auftreten oder geplante Wartungsfenster den Betrieb (Stand: ) 5/3

6 unterbrechen, kann davon ausgegangen werden, dass die Dienste 24/24h verfügbar sind. 8. Verstoß gegen Nutzungsbestimmungen Verstößt ein Nutzer gegen Regelungen dieser Richtlinie, wird der Zugang gesperrt und die Hardware für die 2fach-Authentifizierung muss der Dienststelle (hier: Abt. 32) zurückgegeben werden. Die Rückgabe wird quittiert. 11. Schlussbestimmungen Diese Richtlinie ist als Anlage 9 Bestandteil der Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz der informationstechnischen Einrichtungen in der Verwaltung der Universität zu Köln (RDV-IT) vom 6. November 2006 und ergänzt die darin getroffenen Vereinbarungen zwischen Dienststelle und Personalrat. Diese Richtlinie tritt in Kraft am: xx.xx.2011 Überarbeitung ab: Stand: Dienstag, 22. März 2011 (Stand: ) 6/4