Anlage 7: Richtlinie für den Einsatz von Blackberrry -Diensten

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1 Anlage 7: Richtlinie für den Einsatz von Blackberrry -Diensten 1. Regelungsgegenstand Mit dem Einsatz von mobilen Informations- und Kommunikationstechnologien in der Verwaltung der Universität zu Köln soll der standortunabhängige Informationsaustausch unterstützt werden. Dabei sollen insbesondere Techniken eingesetzt werden, die über Funk- und Festnetze eine Datenkommunikation mit dem Verwaltungsnetzwerk aufbauen können. Hierzu gehören auch Techniken, die von der Abteilung 53 (Elektro- und Nachrichtentechnik) über die Telekommunikationsdienstleister in Anspruch genommen werden (derzeit wird die Blackberry-Technologie von RIM eingesetzt *). Diese Richtlinie regelt den Einsatz von Blackberry-Diensten für die MitarbeiterInnen der Hochschulverwaltung. Diese Anlage legt die Handlungsanweisungen für den sicheren Einsatz von mobilen Informations- und Kommunikationstechnologien verbindlich fest und regelt das Verfahren als solches. 2. Nutzung mobiler Informations- und Kommunikationstechnologie (RIM Blackberry) und Antragstellung a) Die dienstliche Nutzung von Blackberry ist schriftlich zu beantragen. Der Antrag ist fachlich und inhaltlich zu begründen sowie die dienstliche Notwendigkeit angemessen darzulegen. b) Der Antrag ist an den Vorgesetzten zu stellen. Dieser prüft die dienstliche Notwendigkeit und lässt durch die Abteilung 53 die entstehenden Kosten ermitteln. Die Gesamtkosten beinhalten: Gerätekosten, Kosten für den Blackberrydienst, Gebühren für Telefonie und Datenverkehr (Web). Der Vorgesetzte klärt in Abstimmung mit Abteilung 61 deren Finanzierung. Hierfür stellt er entweder Mittel aus dem eigenen Budget zur Verfügung oder soweit die Einrichtung über kein eigenes Budget verfügt - beantragt die Übernahme der Kosten durch die Abteilung 61. Wird die Finanzierung von dort zugesichert, leitet der Vorgesetzte den Antrag versehen mit der Finanzierungszusage an die Abteilung 53 ggf. über das Dezernat - weiter. Abteilung 53 prüft die technische Umsetzbarkeit und beauftragt die Bereitstellung. Über die Entscheidung wird die/der AntragstellerIn informiert. (Vgl. 8.). Die Abt. 32 erhält eine Information mit der Bitte um Vorbereitung der Initialisierung des Gerätes. Über eine Ablehnung wird der Antragsteller ebenfalls benachrichtigt. c) Die Auswahl der Geräte u. die Auswahl der Blackberry-Funktionen erfolgt ausschließlich durch die Abteilung 53. (Stand: :59) 1/5

2 d) Bei der Übergabe des Blackberry-Gerätes an den/die Nutzerin ist auf diese Richtlinie (Anlage 7 der RDV-IT, verfügbar im Intranet) hinzuweisen. 3. Dauer der Nutzung - a) Die Nutzung wird zunächst unbefristet ausgesprochen. Sollte ein Wechsel des Anbieters der Telekommunikationsdienstleistung erfolgen, so bleibt es der Abteilung 53 vorbehalten das Angebot einzustellen. Damit verbunden ist die Verpflichtung für die Nutzer, die ihnen ausgehändigten Geräte zurückzugeben. b) Bei Diebstahl oder Verlust des Endgerätes ist unverzüglich die Dienststelle zu informieren (Siehe Punkt 7). c) Grundsätzlich ist eine Nutzung des Blackberry-Gerätes auch außerhalb der Dienstzeiten zulässig. d) Die Nutzung des Blackberry-Dienstes bei Auslandsaufenthalten ist nur nach schriftlicher Beantragung und Genehmigung zulässig ( siehe Punkt 2). Ansonsten muss der/der NutzerIn bei Auslandsaufenthalten den Blackberry-Dienst deaktiveren lassen (Formlos per an vwadmin unter Angebe des Zeitraums). Das Telefonieren mit dem Handy ist jedoch im Ausland bei abgeschalteten Blackberry-Dienst weiterhin möglich. 4. Dienste a) Es dürfen ausschließlich die von der Dienststelle zur Verfügung gestellten Geräte genutzt werden. Die Nutzung ist beschränkt auf dienstliche Anlässe. b) Es dürfen nur die Funktionen genutzt werden, die auf dem jeweiligen Gerät durch die Dienststelle bereitgestellt werden. Die Veränderung der Konfiguration oder die Installation von Funktionen u./o. Software ist nicht zulässig. c) Die Nutzung von für die Dienststelle kostenpflichtigen Blackberry-Diensten mit Ausnahme der im Vertrag mit dem Provider vereinbarten Dienste ist nicht gestattet. 5. Speicherung von Nutzerdaten Administrative Eingriffe a) Die Interaktionen der Blackberry-Anwender und die zur Administration der Blackberry-Endgeräte notwendigen Informationen werden zentral gespeichert. b) Es besteht durch die Betreuer des Blackberry-Dienstes (Abteilung 32, Notes-Administratoren) administrativer Zugriff auf die Blackberry-Dienste und die im Einsatz befindlichen Endgeräte. 2/5

3 c) Auf Veranlassung der Dienststelle wird administrativer Zugriff veranlasst, - um Dienste zu konfigurieren u. Updates einzuspielen - Software zu installieren, zu löschen o. zu aktualisieren, - das Gerät bei Verlust, Diebstahl o. missbräuchlicher Nutzung zu deaktivieren. 6. Nutzung von Multimediafunktionen und Schnittstellen a) Es wird den Nutzern zugestanden, Datenträger mit Multimediadateien in die vorgesehenen Schnittstellen einzuschieben und diese abzuspielen. Unzulässig ist jede Form der Speicherung auf dem lokalen Datenträger des Blackberry sowie der Transfer dieser Dateien über Blackberry in das Netzwerk der Verwaltung (LOVERNET) sowie an andere Speicherorte. b) Nicht zulässig ist die Verbindung des Blackberry-Endgerätes mit anderen Kommunikationssystemen (z.b. Skype, private Messenger) und die Synchronisierung (z.b. über Bluetooth, USB) mit privaten oder dienstlichen PC-Systemen. 7. Support a) Es obliegt dem Nutzer, sich die Funktionsweise des Blackberrygerätes selbst anzueignen und die dazu einschlägigen Medien zu nutzen (z.b. Bedienungsanleitung und Anleitungen des Herstellers im Internet ( First-Level-Support wird durch die Dienststelle nicht geleistet. b) Bei Störungen, Verlust, Diebstahl des Blackberrydienstes informieren Sie: Abteilung 53 Elektro- u. Nachrichtentechnik Fernmeldewerkstatt Telefon: Fernmeldewerkstatt@verw.uni-koeln.de c) Die Bearbeitung durch die Fernmeldewerkstatt erfolgt ausschließlich während der Dienstzeiten. 8. Nutzerkreis für Blackberry-Dienste Nachfolgender Personenkreis kann die Nutzung von Blackberry beantragen, bzw. wird mit einem Gerät ohne gesonderten Antrag ausgestattet. a) MitarbeiterInnen der Verwaltung mit Leitungsfunktionen auf begründeten Antrag (siehe 2.), b) MitarbeiterInnen der Rufbereitschaft u. Blackberry-Administratoren, 3/5

4 c) in Einzelfällen MitarbeiterInnen der Hochschulverwaltung auf gesondert begündeten Antrag. d) Der Kanzler u. die Vertreterin des Kanzlers, der/die Persönliche Referentin des Kanzlers, Der Rektor, die Prorektoren (sofern diese der RDV-IT beigetreten sind und das Verwaltungsnetzwerk nutzen), der/die Leiter/in der Pressestelle nutzen Blackberry ohne gesonderten Antrag. e) Ausnahme- und Übergangsregelung für Einzelfälle: MitarbeiterInnen der Hochschulverwaltung, welche bisher Smartphones (u. Notes-Abgleich) nutzen, können auf Antrag den Austausch dieser Geräte gegen Blackberry-Geräte beantragen. (Den Antragstellung erfolgt wie in 2b beschrieben). Der Austausch erfolgt auf Grundlage der Verträge mit dem Telekommunikationsdienstleister innerhalb der vertraglichen Fristen (bis zu 24 Monate). 9. Erreichbarkeit / Verfügbarkeit der Blackberry-Anwender Blackberry-Nutzer sind nicht verpflichtet, auch außerhalb der Dienstzeit (oder bei Abwesenheit, Urlaub usw.) eingehenden Nachrichten (wie , Kalendereinträge, Mailbox-Nachrichten, SMS) abzurufen, zu bearbeiten oder zu beantworten. Für Teilzeitkräfte gilt dies im übertragenden Sinne. Für Kommunikationspartner gilt daher, dass die Dienststelle nur während der gültigen Rahmenzeit erreichbar ist. Es wird den Nutzern der Blackberry- Dienste empfohlen, auf diesen Umstand entsprechend hinzuweisen. Dazu können entsprechende Dienste genutzt werden, wie z.b. eine automatische Abwesenheitsnachricht (Lotus Notes) oder eine Ansage auf der Mailbox (Telefon/Handy). 10. Verstoß gegen Nutzungsbestimmungen Verstößt ein Nutzer gegen Regelungen dieser Richtlinie, muss das Blackberrygerät der Dienststelle (hier: Abt. 53) zurückgegeben werden. Die Rückgabe wird quittiert. 11. Schlußbestimmungen Diese Richtlinie ist als Anlage 7 Bestandteil der Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz der informationstechnischen Einrichtungen in der Verwaltung der Universität zu Köln (RDV-IT) vom 6. November 2006 und ergänzt die darin getroffenen Vereinbarungen zwischen Dienststelle und Personalrat. Diese Richtlinie tritt in Kraft am: /5

5 Erläuterungen u Glossar: RIM Blackberry Name der Firma Research in Motion Telekommunikationsdienstleister und Markeninhaber für Blackberry -Dienste schwarze Beere. Name des Kommunikationsdienstes von RIM: Weiterleitung von (u.a.: Kalendereinträge, Daten) aus dem Firmennetz (in der Regel über Mail-Systeme wie Exchange oder Domino) auf das Blackberry-Handy des Anwenders. Dienst ist kostenpflichtig. Der Dienst ist verschlüsselt, aber nicht transparent. 5/5