Leitfaden fürdas jährliche FördeF und Beratungsgespräch

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1 Leitfaden fürdas jährliche FördeF und Beratungsgespräch Liebe l'rilalbeitennnen, lebe Mitarbeler, in Gesp.ächen holen wlr tägtich Infomatoief e n, beraten, veftändeln, irlorm e.en, lrefen Anod-.ungen elc D r ubliche Tägesablauf tässr ledoch oit nur wenig zet und Rälm fttr Gespfttche, die über akuelle Aufgäben hinausgbhen die äbertrr '-ngserb enequte und etrekuve Zusammena.beit und Lets- nqu-g unerlbehnic5 si-d lretc Lnd Erqeon\se de. a,oert. r der a-f9abenqed,.- ve. bjnde-e Problere. Fraqe- de. Tusarnerrrbei oder Etuänurge. ä. df Vo,gehens@rse so*ie Fräsen zlr,wlileen b ruflichen Enirickrung bteiben oi unbespo;he. Hinzu ko;mt, dasses häutis n c leicht fällt, über d e persontche Se e def Zlsammenarbeit zu sprechen W. noclel d ese Lücke scnlejen urd Volgeselael ur Mira,oeJe,n1.. u-d M a,oe t..n o e Mö.![ h\e(eröffntr{enrß gäu.hubergrurdsärt(-ef gelo.rzusaanerä.o.tzusp.echcn vit de1 jahdc!e. Fd de- Jno Be ärltsqeso ch sote. insbesonde,e d. totge-den i"te ve.fo 9l, r_ der Vergange"hs. {o6chte Le,s.Jnge- u-d däs Ausnaß oe. ZEtele c^urg oospechen ; d e ArbeileLnr ede.he r eftöh.n t die Zusammenaöelt und Kommunikal on unte ina.der veöessem, AneÄen-u-g u-d SeSeFe'tiges Feedbäc. m Frb cl alfzete,,-lfung Aöert.ve.harten u.d, zukünfrisea begschweeunkre panen, Zete vereinbaen und )' di Fördetung und Welterbitdung von Mitäö iter nnen und Milalbeitein ermöglichen Das Fördef und aerätungsgespdch efetztdabe insbesondere nicht t dasbeudeilunqsgespdch I de egelt3ßigä DJft h h -ng von Besp."crunge n-"r.abde. organ.sationsenhetr - das än.s6bezosene Gesoräch und ; die sländigeab.tmmung derautgab ned!luna. Der logenoe Le[icder einsch'eß l h seneradäq.. ene(hlcn den Belet&len de Durchtü unovon örde urd aeeu-qssesp.ächen sowedeen Vor und Nä.nbe,errnd Beiged'nneler f0r Personal und

2 Der Gesprächsleitfaden: 1. Gesprächspartner/innen 1.1 Das Förder- und Beratungsgespräch ist grundsätzlich ein Vieraugengespräch zwischen dem/der direkten Vorgesetzten und dem/der Mitarbeiter/in. Der/die Vorgesetzte lädt hierzu ein. 1.2 Die Gespräche werden grundsätzlich mit allen Beschäftigten geführt (Ausnahmen: Auszubildende, Anwärter/innen, ABM-Kräfte, Honorarkräfte, Praktikanten/-innen und Zivildienstleistende u.ä.). 2. Gesprächsvorbereitung 2.1 Die Gesprächspartner/innen vereinbaren den Gesprächstermin so, dass sie mindestens eine Woche Zeit zur Vorbereitung haben. 2.2 Für das Gespräch soll genügend ungestörte Zeit reserviert werden. 2.3 Damit Überraschungsmomente ausgeschaltet werden, kennen Vorgesetzte und Mitarbeiter/innen diesen Leitfaden und bereiten sich anhand dessen auf das Gespräch vor. 3. Gesprächsdurchführung 3.1 Ein erfolgreiches Förder- und Beratungsgespräch hängt davon ab, ob es gelingt, ein von Vertrauen und Offenheit geprägtes Gesprächsklima zu schaffen. Das Gespräch verzichtet nicht auf konstruktive Kritik. Es zielt auch auf die beiderseitige Fähigkeit zur Selbstkritik, um Verbesserungen einzuleiten. 3.2 Falls erforderlich kann das Gespräch unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. 4. Gesprächsinhalt Das Gespräch bezieht sich jeweils auf den Zeitraum ab dem letzten Förder- und Beratungsgespräch. Der Gesprächsablauf sollte nach den folgenden Themen strukturiert werden: 4.1 Arbeitsleistung, Arbeitsverhalten, Arbeitsschwerpunkte 4.2 Rahmenbedingungen 4.3 Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und anderen (z.b. Bürger/innen, Kollegen/-innen, interne und externe Kunden/-innen) 4.4 Planung und Vereinbarung für kommende Arbeitsperioden (Zielsetzung) 4.5 Führungsverhalten aus Sicht der/des Vorgesetzten 4.6 Persönliche Entwicklungspotenziale. Die nachfolgenden Fragestellungen sollen für den Gesprächsablauf und den Gesprächsinhalt Anregungen geben. Wichtig ist, dass das Gespräch flexibel den Besonderheiten der jeweiligen Arbeitssituation angepasst wird. Die Fragen sollen sowohl aus der Sicht der bzw. des Vorgesetzten als auch aus der Sicht der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters besprochen werden.

3 4.1 Arbeitsleistung, Arbeitsverhalten, Arbeitsschwerpunkte Beschreiben Sie die Hauptaufgaben des vergangenen Jahres. Worin bestanden die Prioritäten? Was ist Ihnen an Ihrer Arbeit wichtig? Wie sind die Aufgaben erledigt worden? Was ist gut, was ist weniger gut erledigt worden? Was könnte wie verbessert werden? Wie kann die Arbeit zum Beispiel mit weniger Aufwand, leichter und besser bewältigt werden? Ist Ihr Aufgabenbereich ausreichend festgelegt? Fühlen Sie sich ausreichend informiert, um Ihre Aufgaben wahrnehmen zu können? 4.2 Rahmenbedingungen Wie fühlen Sie sich über übergeordnete Zusammenhänge informiert? Wie zufrieden sind Sie mit der Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes/-umfeldes? Wie schätzen Sie die sonstigen Rahmenbedingungen Ihres Arbeitsplatzes ein (z.b. Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Öffnungszeiten und dgl.)? 4.3 Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und anderen (z.b. Bürger/innen, Kollegen/innen, interne und externe Kunden/-innen) Wie arbeiten wir zusammen? Welche Erwartungen haben Sie an Ihre/n Vorgesetzte/n (z.b. in Bezug auf Feedback und Anerkennung, Förderung, Unterstützung bei der Aufgabenerfüllung) und wie werden diese erfüllt? Wie fühlen Sie sich in Entscheidungen einbezogen? Wie könnte unsere Zusammenarbeit verbessert werden? Inwieweit wurden die vereinbarten Unterstützungen und Hilfestellungen vom letzten Förderund Beratungsgespräch von der/dem Vorgesetzten eingehalten? Sehen Sie Störungen in der Zusammenarbeit mit Kollegen/-innen, Kunden/-innen, anderen Stellen etc.? Falls ja: Wie können diese behoben werden? 4.4 Planung und Vereinbarung für kommende Arbeitsperioden (Zielsetzung) Welche neuen Ziele und Aufgaben kommen auf uns zu? Haben Sie Vorschläge zur Umsetzung? Welche Anforderungen werden dadurch in Zukunft wichtiger und welche Fähigkeiten müssen Sie künftig verstärkt einsetzen? Welchen Unterstützungsbedarf sehen Sie in Bezug auf die aktuellen und künftigen Anforderungen? 4.5 Bei Gesprächen zwischen Führungskräften: Führungsverhalten aus Sicht der/des Vorgesetzten (vgl. Inhalte des Führungsleitbildes der Stadt Bielefeld) Wie werden Sie Ihrer Vorbildfunktion gerecht? Inwieweit praktizieren Sie einen partnerschaftlichen Führungsstil? Wie fördern Sie Information und Kommunikation in Ihrem Bereich? Wie üben Sie Ihre Personalverantwortung aus? Für den Fall, dass ausgebildet wird: Wie fördern Sie die Qualität von Ausbildung in Ihrem Bereich? Welche Entscheidungen treffen Sie selbst und inwieweit übertragen Sie Aufgaben und Verantwortung auf Ihre Mitarbeiter/innen? In welcher Form nehmen Sie Ihre Dienst- und Fachaufsicht wahr?

4 4.6 Persönliche Entwicklungspotenziale Welche beruflichen Ziele haben Sie kurz- und langfristig? Wo liegen Ihre (persönlichen) Stärken und wo Ihre Schwächen? Können Sie Ihre Fähigkeiten (z.b. auch außerdienstlich erworbene Kenntnisse und Befähigungen) an Ihrem Arbeitsplatz umfassend einbringen? Welche Möglichkeiten der persönlichen Weiterentwicklung sehen Sie? Welche können Sie in Eigeninitiative in die Hand nehmen? Für welche benötigen Sie die Unterstützung durch die/den Vorgesetzte/n? Waren die bisher vereinbarten Unterstützungsmaßnahmen erfolgreich? Sind Sie bereit, übergreifende Aufgaben (z.b. Sonderaufgaben, Projekte) wahrzunehmen? Trauen Sie sich die erfolgreiche Bewältigung einer höherwertigen Position zu? Sind Sie bereit, mehr Verantwortung zu übernehmen? 5. Gesprächsergebnisse 5.1 Die Gesprächsergebnisse (hierzu gehören auch unterschiedliche Auffassungen) sind schriftlich festzuhalten und von den Gesprächspartnern/-innen innerhalb einer Woche zu unterschreiben. Hierzu sollten die als Anlage 1 und Anlage 2 beigefügten Vordrucke verwendet werden. 5.2 Der Amts- bzw. Werkleitung ist jährlich zu bestätigen, dass die Förder- und Beratungsgespräche durchgeführt wurden (siehe Anlage 3). 5.3 Die Aufzeichnungen aus den Gesprächen sind vertraulich zu behandeln und verbleiben bei den Gesprächspartnern/-innen. Eine Einsichtnahme durch Dritte oder eine Weitergabe an Dritte ist nur in beiderseitigem Einvernehmen möglich. 5.4 Die Gesprächspartner/innen tragen gleichermaßen die Verantwortung für die Einhaltung der vereinbarten Maßnahmen und Ziele. 6. Ergänzende Hinweise 6.1 Das Förder- und Beratungsgespräch soll grundsätzlich geführt, kann aber nicht erzwungen werden. Möchte ein/e Mitarbeiter/in kein Gespräch führen, versucht die Führungskraft in einem Vorgespräch zu klären, welche Gründe für die Ablehnung vorliegen und wie diese abgebaut werden können. 6.2 Bei Bedarf kann jeweils eine weitere Person hinzugezogen werden. Der/die andere Gesprächspartner/in ist hierüber rechtzeitig zu informieren. 6.3 Es können bei Bedarf zusätzliche Gespräche geführt werden (z.b. bei Versetzungen, Vorgesetztenwechsel oder organisatorischen Veränderungen).

5 Anlage 1 des Gesprächsleitfadens zum Förder- und Beratungsgespräch Hinweis: Dieses Exemplar verbleibt bei den Gesprächspartnern/innen! Förder- und Beratungsgespräch Gesprächsergebnisse Organisationseinheit Gesprächspartner/innen Name, Vorname: Name, Vorname: Funktion: Funktion: Gesprächszeitraum Datum des Gesprächs

6 Ergebnisse des Förder- und Beratungsgesprächs Arbeitsleistung, Arbeitsverhalten, Arbeitsschwerpunkte Gesprächsthemen, Fragestellungen Gesprächsergebnisse

7 Rahmenbedingungen Gesprächsthemen, Fragestellungen Gesprächsergebnisse

8 Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und anderen (z.b. Bürger/innen, Kollegen/-innen, interne und externe Kunden/-innen) Gesprächsthemen, Fragestellungen Gesprächsergebnisse

9 Planung und Vereinbarung für kommende Arbeitsperioden (Zielsetzung) Gesprächsthemen, Fragestellungen Gesprächsergebnisse

10 Führungsverhalten aus Sicht der/des Vorgesetzten Gesprächsthemen, Fragestellungen Gesprächsergebnisse

11 Persönliche Entwicklungspotenziale Gesprächsthemen, Fragestellungen Gesprächsergebnisse

12 Bemerkungen Datum Unterschrift Datum Unterschrift

13 Hinweis: Dieses Exempar verbleibt bei den Gesprächspartnern/innen! Förder- und Beratungsgespräch Anlage 2 des Gesprächsleitfadens zum Förder- und Beratungsgespräch Vereinbarung zur Weitergabe von Informationen an Dritte (z.b. in Bezug auf Entwicklungsmaßnahmen, Arbeitsplatzausstattung u.ä.) Name, Vorname: Organisationseinheit: Funktion: Datum des Gesprächs: Welche Informationen sollen weitergegeben werden? An wen? Bis wann? Von wem? Datum Unterschrift Datum Unterschrift Zur Weitergabe der Informationen sind ggf. vorhandene Vordrucke zu verwenden (z.b. bei Anmeldungen zu fachübergreifenden Seminaren).

14 Anlage 3 des Gesprächsleitfadens zum Förder- und Beratungsgespräch Förder- und Beratungsgespräch Mitteilung an die Amts- bzw. Werkleitung Abteilung/Geschäftsbereich: Team/Abschnitt: Gespräche wurden geführt von: Zeitraum der geführten Gespräche: Name, Vorname: Datum des Gesprächs: Datum/Unterschrift: