Outlook Express Anleitung

Transkript

1 Mit dem Programm versenden. Outlook Express können Sie s empfangen und 1. Adressen Um andere Personen via erreichen zu können, benötigen Sie - wie auf dem regulären Postweg - eine Adresse. Elektronische Adressen im Internet haben folgende Struktur: Name@Firmenname.topdomain. Das wird wie das Englische Wort at ausgesprochen. Im Deutschen als Klammeraffe bezeichnet. Eine Adresse könnte also folgendermaßen aussehen: Max.Mustermann@tele2.ch. Es ist nicht immer notwendig 2 Namen vor bzw. 2 Domain-Namen nach dem anzuführen. Eine Adresse kann auch so aussehen: Max@tele2.ch. Der letzte Teil der Adresse ch bezeichnet das Land der Hauptdomäne. Generell steht ch für die Schweiz, de für Deutschland, at für Österreich usw. Es gibt aber auch internationale Hauptdomänen wie z. B. Com. 2. mit Outlook Express Wie bereits erwähnt, können Sie mit Outlook Express s empfangen und versenden. Nachdem Sie Outlook Express installiert haben, kann das Programm auf verschiedene Arten gestartet werden. Am Schnellsten starten Sie Outlook Express mit einem Doppelklick des Outlook-Symbols auf Ihrem Desktop. Sie können aber auch den Start-Button drücken und das Programm Outlook Express auswählen. 1

2 Wenn Sie Outlook Express zum ersten Mal starten, wird folgendes Fenster auf Ihrem Bildschirm erscheinen: Im Fenster finden Sie eine Menüleiste, eine Werkzeugleiste und 3 kleinere Fenster. Mit der Maus können Sie durch Ziehen der horizontalen oder vertikalen Balken, die das Fenster unterteilen, die einzelnen kleineren Fenster vergrößern oder verkleinern. Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste mit Ordnern, in denen sie Ihre Mails speichern. Im Fenster rechts oben sehen Sie die s, die Sie erhalten haben. Und im selben Fenster darunter sehen Sie den Inhalt der ausgewählten Nachricht. Um eine Nachricht zu lesen, müssen Sie diese mit der Maus auswählen. Sollten Sie die Nachricht mit einem Doppelklick öffnen, so erscheint diese in einem eigenen Fenster. Nachdem Sie Outlook Express das erste Mal gestartet haben, sehen Sie eine Muster-Nachricht von Microsoft. 2

3 3. Einstellungen für Ihr Konto Um die Einstellungen Ihres Kontos zu konfigurieren, wählen Sie in der Menüleiste den Punkt EXTRAS, dann KONTEN. Es erscheint ein Dialogfenster in dem Sie die Option wählen. Wenn Sie Ihren Namen oder Ihren Konto-Namen ändern wollen, wählen Sie Ihr Konto aus, klicken Sie auf den Button Einstellungen und dann auf die Option ALLGEMEIN. 3

4 Wenn Sie Ihren Konto-Namen, Ihr Passwort oder einen der Server ändern wollen, wählen Sie die Option SERVER. 4

5 4. Nachrichten senden So senden Sie s: Klicken Sie auf den Button Neue Nachricht in der Werkzeugleiste. Ein neues Fenster wird geöffnet. Um zu überprüfen, ob alles einwandfrei funktioniert, empfehlen wir, eine Testnachricht zu senden. Im Feld AN müssen Sie die Adresse des Empfängers eingeben. Nachdem Ihr erstes Mail nur ein Testmail ist, geben Sie die Adresse: oder Ihre eigene Adresse ein. Im Feld BETREFF geben Sie den Betreff der Nachricht ein, z. B. Testmail. Schreiben Sie im großen Feld darunter einen kurzen Nachrichtentext und klicken Sie auf SENDEN um Ihre Nachricht abzuschicken. Falls Sie noch nicht online sind, stellt Outlook Express automatisch eine Verbindung mit dem Internet her und versendet Ihre Nachricht. Um zu überprüfen, ob Sie neue Nachrichten erhalten haben, klicken Sie auf SENDEN/EMPFANGEN in der Menüleiste. 5

6 Wenn Sie eine Nachricht erhalten haben, wird diese im großen Fenster angezeigt. Klicken Sie einfach auf die neue Nachricht. Und schon können Sie die neue Nachricht lesen. Neue, ungelesene Nachrichten werden in fetter Schrift dargestellt. Ein kleines Symbol auf der rechten Seite der Werkzeugleiste zeigt Ihnen ebenfalls den Empfang neuer s an. So antworten Sie auf eine Nachricht: Wählen Sie die Nachricht aus, auf die Sie antworten möchten. Klicken Sie dann auf den Button ANTWORTEN in der Werkzeugleiste. Schreiben Sie Ihre Antwortnachricht und klicken Sie auf Senden. 6

7 5. Adressen hinzufügen Es ist mühsam, bei jeder neuen Nachricht die Adresse des Empfängers manuell einzugeben. Auch besteht die Gefahr, dass Sie sich vertippen. Mit der Zeit werden Sie immer mehr Adressen haben, die Sie sich merken müssen. Um dies zu vermeiden, können Sie alle Adressen im Adressbuch speichern. So speichern Sie Adressen: 1. Öffnen Sie das Adressbuch, indem Sie auf den Button ADRESSEN in der Werkzeugleiste klicken. 2. Klicken Sie auf Neu, Neuer Kontakt, um ein neues Dialogfenster zu öffnen. 7

8 3. Beachten Sie, dass die Option Name ausgewählt ist. In den Feldern VORNAME und wenn nötig NACHNAME geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person oder den Firmennamen ein. Der Name, den Sie hier eingeben, wird später in der Liste der Adressen angezeigt. Im Feld ADRESSEN müssen Sie nun die Adresse eingeben. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN um die Adresse im Adressbuch zu speichern. Bestätigen Sie mit OK um weitere Adressen einzugeben. 4. Schließen Sie das Adressbuch, sobald Sie alle Adressen eingegeben haben. Wenn Sie jetzt ein verschicken wollen, können Sie die Empfängeradresse ganz einfach im Adressbuch auswählen: 1. Klicken Sie auf NEUE E_MAIL um eine neue Nachricht zu erstellen. 2. Klicken Sie auf das Symbol AN / ADRESSBUCH. 8

9 3. Klicken Sie auf den entsprechenden Namen aus der Liste. Anschließend klicken Sie auf den Button AN und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. 6. Verwenden der Kontakte Sie können auch den Ordner KONTAKTE verwenden, um eine Nachricht an einen bestimmten Empfänger zu verschicken oder eine neue Adresse zu speichern. Sie finden diesen Ordner im linken unteren Teil des Outlook Fensters. Im Ordner KONTAKTE sehen Sie eine Liste aller von Ihnen gespeicherten Namen. 9

10 Wenn Sie dieses Fenster nicht sehen, wählen Sie in der Menüleiste die Option ANSICHT, dann LAYOUT. Überprüfen Sie, ob die Option KONTAKTE ausgewählt ist. Um direkt im Ordner KONTAKTE eine neue Adresse zu speichern, klicken Sie auf KONTAKTE und wählen Sie NEUER KONTAKT. Ein neues Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie nun die neue Adresse eingeben können. Sie können auch direkt über den Ordner KONTAKTE ein versenden. Wählen Sie den gewünschten Empfänger aus. Mit einem Doppelklick wird automatisch eine neue Nachricht geöffnet, die bereits an den gewählten Empfänger adressiert ist. 7. Adressen aus empfangenen Nachrichten speichern Um eine Adresse aus einer erhaltenen Nachricht zu speichern, müssen Sie die Nachricht öffnen. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Empfängers und wählen Sie die Option ZUM ADRESSBUCH HINZUFÜGEN. Die Adresse des Absenders wird automatisch in Ihr Adressbuch gespeichert. 10

11 8. Adressen automatisch ergänzen Outlook Express ergänzt automatisch die Adressen, die Sie in die Adresszeile eingeben. Das heißt, sobald Sie einen Namen in das Adressfeld AN eingeben, schlägt Outlook Express die nächst passende Adresse aus Ihrem Adressbuch vor. 9. Nachrichten löschen Wenn Sie eine Nachricht löschen wollen, wählen Sie die entsprechende Nachricht aus, und drücken Sie auf LÖSCHEN. Wenn Sie mehrere nacheinander gelistete Nachrichten löschen wollen, wählen Sie die erste Nachricht aus, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie dann auf die letzte zu löschende Nachricht. Abschließend drücken Sie LÖSCHEN. Um mehrere, verteilte Nachrichten gleichzeitig zu löschen, halten Sie die STRG- TASTE gedrückt, während Sie die einzelnen Nachrichten auswählen. Drücken Sie dann auf LÖSCHEN. Wollen Sie alle Nachrichten in einem Ordner löschen, wählen Sie im Menü BEARBEITEN die Option ALLES MARKIEREN. Dann drücken Sie LÖSCHEN. Nachdem Sie LÖSCHEN gedrückt haben, werden die gelöschten Nachrichten in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE verschoben. Wenn Sie also irrtümlich eine Nachricht gelöscht haben, finden Sie diese im Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE. Von Zeit zu Zeit sollten Sie den Inhalt des Ordners GELÖSCHTE OBJEKTE entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE um den Inhalt anzuzeigen. 2. Wählen Sie alle Nachrichten aus und drücken Sie LÖSCHEN um die Nachrichten zu entfernen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe in der erscheinenden Dialogbox mit JA. 11

12 10. Neue Ordner anlegen Outlook Express ist in 5 Hauptordner unterteilt: Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte, Gelöschte Objekte und Entwürfe. Sie können aber jederzeit zusätzliche Ordner anlegen: Wählen Sie im Menü DATEI die Option ORDNER und danach NEU. Jetzt geben Sie im Dialogfenster einfach den gewünschten Namen des Ordners ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Wenn Sie eine Nachricht in einen anderen Ordner verschieben wollen, wählen Sie zuerst die Nachricht aus und ziehen Sie diese in den entsprechenden Ordner. Um eine Nachricht in einen anderen Ordner zu kopieren, halten Sie die STRG- TASTE gedrückt, während Sie die Nachricht in den gewünschten Ordner ziehen. Um einen Ordner zu löschen, wählen Sie den gewünschten Ordner aus und drücken Sie LÖSCHEN. 12

13 11. Erstellen von Gruppen Wenn Sie regelmäßig an mehrere Personen gleichzeitig Nachrichten versenden, sollten Sie im Adressbuch Gruppen erstellen. Ihre Nachricht wird dann automatisch an alle Mitglieder dieser Gruppe verschickt. So erstellen Sie eine Gruppe: 1. Öffnen Sie das Adressbuch. 2. Wählen Sie die Option NEU, danach NEUE GRUPPE. Es erscheint das folgende Dialogfenster: 13

14 3. Geben Sie den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf MITGLIEDER AUSWÄHLEN. Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie die Namen der Gruppenmitglieder hinzufügen können. Die Namen der Mitglieder fügen Sie nach dem gleichen Prinzip hinzu, wie Sie es bei einer neuen Nachricht machen. Bestätigen Sie mit OK, sobald Sie einen Namen hinzugefügt haben. Indem Sie nochmals mit OK bestätigen, speichern Sie die Gruppe. Die Gruppe, die Sie nun erstellt haben, wird automatisch in Ihrem Adressbuch gespeichert. Um eine Nachricht an eine Gruppe zu senden, wählen Sie einfach den Namen der Gruppe aus dem Adressbuch. Gruppen im Adressbuch sind durch das Gruppensymbol gekennzeichnet und in der Adressliste fett hervorgehoben. 14

15 12. Dateien versenden Outlook Express bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihrer Nachricht verschiedene Dateien hinzuzufügen. So versenden Sie Nachrichten mit Dateien: 1. Erstellen Sie eine neue Nachricht. Wählen Sie die Empfängeradresse aus und schreiben Sie Ihren Nachrichtentext. 2. Wählen Sie dann die Option EINFÜGEN, DATEIANLAGE oder klicken Sie auf den Button EINFÜGEN der als Büroklammer in der Werkzeugleiste dargestellt ist. Es erscheint das Dialogfenster ANLAGE EINFÜGEN. 3. Wählen Sie die Datei, die Sie hinzufügen möchten und drücken Sie auf den Button EINFÜGEN. 4. Im Fenster Ihrer Nachricht erscheint der Name der ausgewählten Datei. 5. Drücken Sie auf SENDEN um die Nachricht zu verschicken. 15

16 13. Empfangen von s mit Anhang (Dateien) Wenn Sie eine Nachricht mit einer angefügten Datei erhalten, so sehen Sie im Posteingangsordner von Outlook Express links neben dem Namen des Absenders das Büroklammer-Symbol. Wenn Sie die beigefügte Datei speichern wollen, wählen Sie aus dem Menü DATEI die Option ANLAGEN SPEICHERN. 14. Internet-Adressen einfügen Sie haben 2 Möglichkeiten eine Internet-Adresse in Ihre Nachricht einzufügen: 1. Gehen Sie auf Ihre gewünschte Internetseite und wählen Sie dann den E- MAIL BUTTON im Internet Explorer. Danach wählen Sie die Option LINK SENDEN : 16

17 Die Internet Adresse der Seite wird automatisch in eine Nachricht von Outlook Express übernommen. 2. Sie können die Adresse der Internetseite auch aus dem Internet Explorer kopieren und diese in eine Nachricht einfügen. Des weiteren haben Sie auch die Möglichkeit, die ganze Internet-Seite zu verschicken. Drücken Sie dazu im Internet Explorer den BUTTON und wählen Sie danach die Option SEITE SENDEN. 17

18 15. Empfangen von s mit einer Internet-Adresse Wenn Sie ein mit einer angefügten Internetadresse erhalten, wird diese als Link in der Nachricht dargestellt. Sie gelangen direkt auf die Homepage der Adresse, indem Sie einfach auf diesen Link klicken. 16. Verwenden von Signaturen (Unterschriften In der Regel werden Sie Ihre s mit einem Standard-Text wie einer Grußformel beenden. Sie haben die Möglichkeit dies zu automatisieren, indem Sie eine Unterschrift gestalten. 1. Wählen Sie dazu aus den OPTIONEN das Menü SIGNATUREN. 2. Klicken Sie auf den Button NEU und geben Sie Ihre Unterschrift im Feld SIGNATUR BEARBEITEN ein. 3. Sobald Sie damit fertig sind, klicken Sie auf ALLEN AUSGEHENDEN NACHRICHTEN SIGNATUREN HINZUFÜGEN (siehe unten). 4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. 18

19 17. offline nutzen Sie können mit Outlook Express und mit dem Internet Explorer auch offline arbeiten. Wählen Sie einfach im Menü DATEI die Option OFFLINE ARBEITEN. Wenn Sie offline arbeiten, können Sie in Ruhe Ihre Nachrichten verfassen. Sobald Sie auf SENDEN/ EMPFANGEN drücken, werden Sie gefragt, ob Sie eine Verbindung mit dem Internet herstellen wollen. Ihre Nachrichten werden solange im Ordner POSTAUSGANG gespeichert, bis Sie wieder online sind. 18. HTML Nachrichten Mit Outlook Express können Sie Nachrichten im HTML- oder im Rich-Text- Format erstellen. Diese Formate ermöglichen Ihnen, die Größe, Schrift und Farbe Ihres Nachrichten-Textes individuell zu gestalten und auch Bilder usw. einzufügen. 19

20 Das Internet macht nicht nur Spaß, sondern ist auch sehr praktisch. Wenn Sie z. B. im Internet surfen, können Sie ganz einfach Bilder, Links etc. aus dem Internet Explorer kopieren und in Ihre Nachricht einfügen. Bitte beachten Sie, dass nicht alle -Programme das HTML-Format unterstützen. Wenn Sie eine Nachricht im HTML-Format an jemanden schicken, dessen E- Mail Programm dieses Format nicht unterstützt, erhält der Empfänger viele unleserliche Zeichen. In diesem Fall sieht die Nachricht in etwa wie folgt aus: Diese Textinhalte sind für den Empfänger verwirrend. 20

21 Die HTML-Funktion kann einfach deaktiviert werden. Dazu wählen Sie aus dem Menü EXTRAS die Option OPTIONEN und die Karte SENDEN. Klicken Sie auf FORMAT FÜR NACHRICHT SENDEN. Wählen Sie hier NUR- TEXT aus und alle Ihre Nachrichten werden als einfache Textnachrichten verschickt. Wenn Sie NUR- TEXT als Standardformat für Ihre s verwenden, und auch HTML- Nachrichten verschicken wollen, dann wählen Sie einfach im Menü FORMAT die Option RICH- TEXT (HTML). So stellen Sie sicher, dass HTML als Format nur für spezielle Nachrichten verwendet wird. Sie können auch HTML als Standardformat verwenden, und die Adressen der Empfänger deren Programme HTML nicht unterstützen im Adressbuch markieren. Dazu öffnen Sie das Adressbuch und wählen einen Eintrag aus. Danach wählen Sie die Option EIGENSCHAFTEN.. Auf der Adresskarte wählen Sie den Reiter Namen. Aktivieren Sie die Option E- MAIL ALS NUR- TEXT SENDEN. Markieren Sie in der gleichen Weise alle Empfänger, deren Programm HTML nicht unterstützt. 21

22 19. Verwenden von Vorlagen Verschicken Sie Ihre Nachrichten im HTML-Format, können Sie die Vorlagen von Outlook Express verwenden. Die Vorlagen rufen Sie ab, indem Sie den Button Pfeil rechts neben dem Button für neue Nachricht anklicken. Eine Liste zeigt Ihnen die gängigsten Vorlagen. Noch mehr Vorlagen sehen Sie, wenn Sie die Option BRIEFPAPIER AUSWÄHLEN wählen. Im Anschluss sehen Sie als Beispiel die Vorlage für eine Party-Einladung. 22

23 20. Adressen suchen Wenn Sie eine Adresse suchen, können Sie dafür einen Katalog im Internet verwenden. Wie bei einem Telefonbuch muss die Empfängeradresse in diesem Katalog eingetragen sein. Es gibt viele Kataloge wie z. B. Four 11, WhoWhere, Yahoo und Bigfoot. Die einfachste Suchmethode: Wählen Sie im Menü BEARBEITEN die Option SUCHEN gefolgt von PERSONEN. Wählen Sie einen der angegebenen Kataloge in der Liste SUCHEN IN. Geben Sie den Namen der zu suchenden Person am unteren Ende des Dialogfensters ein. Wenn Sie z. B. die Adresse von Peter Madison suchen, schreiben Sie den Namen in das dafür vorgesehene Feld und klicken Sie auf SUCHE STARTEN. 23

24 21. Nützliche Einstellungen Wenn Sie Outlook Express starten, wird die Standardansicht angezeigt. Wenn Sie Outlook Express vorwiegend zum Versenden und Empfangen von s verwenden, ist es sinnvoll, den Ordner POSTEINGANG als Standardansicht zu definieren. Diese Einstellungen können Sie im Menü EXTRAS, OPTIONEN durch Auswählen der Karte ALLGEMEIN und mit einem Klick auf BEIM START DIREKT ZUM ORDNER POSTEINGANG WECHSELN verändern. 22. Nachrichten automatisch empfangen Outlook Express überprüft regelmäßig, ob Sie neue Nachrichten erhalten haben, oder ob Ihre Nachrichten verschickt wurden. Diese Überprüfung können Sie selbst genau festlegen: Wählen Sie im Menü EXTRAS, OPTIONEN die Karte ALLGEMEIN. Damit Sie Ihre Nachrichten automatisch abrufen können, wählen Sie die Option NACHRICHTENEINGANG ALLE XX MINUTE(N) PRÜFEN aus und stellen Sie eine für Sie passende Zeit ein. Die Standardeinstellung liegt bei 5 Minuten. 24

25 23. Nachrichten als gelesen markieren Wenn Sie eine Nachricht erhalten und gelesen haben, wird sie nicht sofort als ungelesen angezeigt. Außer Sie öffnen die Nachricht in einem eigenen Fenster. Diese Einstellung können Sie ganz einfach ändern: Wählen Sie im Menü EXTRAS den Punkt OPTIONEN und dann die Karte LESEN. Tragen Sie im Feld NACHRICHT NACH XX SEKUNDE(N) ALS GELESEN MARKIEREN 0 Sekunden ein (oder eine andere von Ihnen gewünschte Zeit) Wenn Sie eine Nachricht als ungelesen markieren wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie die Option ALS UNGELESEN MARKIEREN aus dem Kontext Menü. 24. Verschiedene Profile Wenn Sie verschiedene Konten oder Adressen haben, können Sie mit Outlook Express unterschiedliche Profile oder Konten einrichten. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie aus dem Menü DATEI die Option IDENTITÄTEN, gefolgt von NEUE IDENTITÄT HINZUFÜGEN. Es wird eine Anleitung gestartet, die Sie durch die Konfiguration des neuen Kontos/Profils führt. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen von Tele2 parat haben. 2. Um weitere Profile/ Konten anzulegen, gehen Sie exakt wie unter 1. beschrieben vor. 3. Sobald Sie damit fertig sind, wählen Sie aus dem Menü DATEI die Option IDENTITÄTEN und danach IDENTITÄTEN VERWALTEN 25

26 4. Im Dialogfenster werden verschiedene Profile angezeigt. Wählen Sie ein Profil, klicken Sie auf EIGENSCHAFTEN um die Einstellungen zu ändern. Wählen Sie die Option BEIM START EINES PROGRAMMS DIESE IDENTITÄT BENUTZEN um das gewählte Profil als Standard zu definieren. Wenn Sie zwischen den Profilen wechseln wollen, während Sie mit Outlook Express arbeiten, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie aus dem Menü DATEI die Option IDENTITÄT WECHSELN : Wählen Sie das gewünschte Profil aus und bestätigen Sie mit OK. 26