NBMB Vereinsverwaltung

Transkript

1 NBMB Vereinsverwaltung Bezirksversammlung NBMB Mittelfranken 25. April 2015, Neustadt/Aisch Moderator: Rainer Endreß, Kreisvorsitzender des NBMB Kreis Neustadt/Aisch Bad Windsheim 1

2 Agenda Einführung Die Benutzeroberfläche Administration Inventar Allgemeine Funktionen Datenübernahme Hilfe (Support) Fragen und Antworten 2

3 NBMB Vereinsverwaltung Einführung 3

4 Einführung Geschichte 2002 Homepage Seit??? ComMusic PC-Programm Meldung über Austauschdatei Vereinsverwaltung 4

5 Einführung Geschichte 2002 Homepage ComMusic 2011 Verbandsverwaltung/ Mitgliederverwaltung Vereinsverwaltung Vereinsverwaltung verein.nbmb-verwaltung.de 5

6 Einführung Geschichte 2002 Homepage ComMusic 2011 Verbandsverwaltung/ Mitgliederverwaltung Vereinsprofil Vereinsverwaltung verein.nbmb-verwaltung.de 6

7 Einführung Was ist also was? Mitgliederverwaltung: Vereinsverwaltung: Exklusiv!!! (entweder/oder) Vereinsprofil (früher: Vereinsverwaltung) 7

8 Einführung Und wie komm ich ran? Aktuell noch kein direkter Link zu verein.nbmb-verwaltung.de auf nbmb-online.de verfügbar In Zukunft 1 Menüpunkt Mitglieder/Vereinsverwaltung, der automatisch auf Mitglieder- oder Vereinsverwaltung weiterführt 8

9 Einführung Eckpunkte Entworfen von der Geschäftsstelle Umgesetzt von der Firma TIGONA GmbH, Würzburg Kosten: 40 pro Jahr (werden ab 2015 im Rahmen der jährlichen Beitragsrechnung erhoben) Kostenloser Testzugang für 3 Monate Freischaltung: Formlose an geschaeftsstelle@nbmb-online.de 9

10 Einführung Eckpunkte Rein Internet-basiert (keine Installation) Beinhaltet: Vereinsverwaltung Mitgliederverwaltung mit Infos zu Orchester, Ausbildungen, Bankverbindungen etc. SEPA-Einzug der Beiträge etc. Inventarverwaltung (Vereinsinstrumente, Trachten etc.) Jahresmeldung Anmeldung für D-Lehrgänge Verschiedene Zugänge für verschiedene Personen 10

11 Einführung Eckpunkte Zukünftig: Notenverwaltung Terminverwaltung??? 11

12 NBMB Vereinsverwaltung Die Benutzeroberfläche 12

13 Benutzeroberfläche Aufruf Benötigt werden ein Internetzugang, ein Browser und die Zugangsdaten. Derzeit noch bevorzugter Browser: Mozilla Als Eingabegeräte können PCs und Laptops genauso verwendet werden wie Tablets oder Smartphones. Aufruf über: 13

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17 Home = Startseite

18 Passwort ändern

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20 Abmelden

21 Menüliste

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23 Mitglieder verwalten

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25 NBMB Vereinsverwaltung Administration Wichtige Grundeinstellungen 25

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27 Bankverbindungen (Vereinskonten) werden verwendet unter Ausbildungsangebote und Vereinsbeiträge. Bankverbindungen

28 Drucken

29 Hinzufügen

30 IBAN: Siehe Informationen auf Gläubiger-ID: Siehe Informationen auf

31 Details anzeigen

32 Löschen

33 Pfad auf der Website

34 Vereinsbeiträge

35 Achtung: Für Ausbildungsbeiträge gibt es einen eigenen Menüpunkt! (Nicht als Vereinsbeitrag behandeln.)

36 Orchester

37 Ausbildungsangebote NICHT als Vereinsbeiträge behandeln! Falls Zahlungsverkehr direkt zwischen Eltern Lehrer: 0 eintragen Alternative: Tatsächlichen Betrag angeben und Rabatt von 100% unter Musikunterricht / Ausbildung Ausbildungsangebote

38 Benutzerkonten

39 Nur ganz grob: Administrator: Vollzugriff Superuser: Alles außer Benutzerkonten User: Kein Zugriff auf Orchester, Abrechnung etc. SEPA-User: Wie User, aber mit Abrechnung Gast: Nur Lesezugriff Notenverwalter: Nur Zugriff auf Notenverwaltung

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41 NBMB Vereinsverwaltung Inventar 41

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43 Vereinsinstrumente Vereinsinstrumente können Mitgliedern zugewiesen werden. Ist das Instrument nicht ausgeliehen, kann unter Standort vermerkt werden, wo das Instrument aufbewahrt wird.

44 Es werden nur Trachtenarten verwaltet. Eine Verwaltung einzelner Stücke (z. B. Weste Nr. 26 ) ist NICHT vorgesehen. Vereinstrachten können Mitgliedern zugewiesen werden. Vereinstrachten

45 Eine Zuordnung zu Mitgliedern ist nicht möglich. Sonstiges Inventar

46 NBMB Vereinsverwaltung Allgemeine Funktionen 46

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48 Verein verwalten

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50 Veranstaltungen

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52 Teilnehmerliste lässt sich über Mitglieder verwalten erstellen (nach Veranstaltung filter).

53 NBMB-Lehrgänge

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61 Mitglieder verwalten Details anzeigen

62 Der Mitgliedsstatus ist hier nicht änderbar (siehe Mitgliedschaft/Beiträge ). Mitglieder können nicht gelöscht werden.

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64 Nach Datenübernahme: Der Status wird aus der Mitgliederverwaltung übernommen. Status ehemalig aus Mitgliederverwaltung gibt es nicht mehr: Stattdessen gibt es aktiv oder passiv mit bis- Datum Beitrag steht auf beitragsfrei.

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69 Wichtig: Verwenden Sie für Datumsangaben IMMER das Format tt.mm.jjjj (also z. B statt ).

70 Zeiträume mit Aktiv und Passiv dürfen sich nicht überschneiden! Fördernd kann sich hingegen mit Aktiv - und Passiv - sowie weiteren Fördernd -Zeiträumen überschneiden. Fördernd kann z. B. für Instrumentenleihgebühren etc. genutzt werden. Liegt für alle Einträge das bis-datum in der Vergangenheit, so ist das Mitglied in der Mitgliederliste als ehemalig gekennzeichnet. Historische Daten gehen damit nicht verloren. aktiv und passiv sticht fördernd

71 Der Mitgliederstatus Vereinsbeiträge Sponsoring fördernd Instrument fördernd Passives Mitglied passiv Aktives Mitglied aktiv aktiv aktiv passiv aktiv Zeit 71

72 Der Mitgliederstatus Vereinsbeiträge Sponsoring fördernd Instrument fördernd Passives Mitglied Aktives Mitglied aktiv aktiv aktiv ehemalig aktiv fördernd Zeit 72

73 Hier ist der Beitrag aus Vereinsbeiträgen auszuwählen

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75 Die Ausbildungsangebote werden später wie die Vereinsbeiträge in der SEPA-Abrechnung berücksichtigt.

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80 Ausgiebige Filtermöglichkeiten sind vorhanden

81 Ausgiebige Filtermöglichkeiten sind vorhanden

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83 Abrechnungen

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85 Erstellen berücksichtigt alle Beiträge, die mindestens 1 Tag aktiv waren. Bsp.: Monatlicher Vereinsbeitrag Instrument war vom März 2015 aktiv. In diesem Fall wird Beitrag in März-Abrechnung berücksichtigt.

86 Wichtig: Es wird eine Expresslastschrift erstellt (Cor1-Lastschrift; gilt derzeit nur innerhalb Deutschlands). Vorlegungsfrist ist hier 1 Tag. In der SEPA-Datei wird als Fälligkeitsdatum der zweite Tag ab dem aktuellen Datum angesetzt. Falls Frist verstrichen ist, kann die SEPA-Datei jederzeit neu erstellt werden (mit neuem Fälligkeitsdatum). Falls es bei Ihrer Bank Probleme mit den Fristen geben sollte: Bitte umgehend an geschaeftsstelle@nbmb-online.de melden.

87 Nach Abschluss des Erstellvorgangs erscheint Speichern -Knopf, mit dem die SEPA-Datei als ZIP- Datei gespeichert werden kann

88 Die SEPA-Datei Die SEPA-Datei ist ein ZIP-Archiv mit 1 CSV-Datei (kann mit Texteditor oder Excel geöffnet werden) und Jeweils 1 XML-Datei pro Vereinskonto mit jeweils allen Einzügen für das Konto (Name: IBAN.xml). 88

89 Die SEPA-Datei Ein Blick in die CSV-Datei: Typ des Eintrags (SEPA, BAR, RECHNUNG) 89

90 Die SEPA-Datei Ein Blick in die CSV-Datei: Datum 90

91 Die SEPA-Datei Ein Blick in die CSV-Datei: Referenz-Nummer zu Eintrag in XML-Datei 91

92 Die SEPA-Datei Ein Blick in die CSV-Datei: XML-Datei Online-System Ihrer Bank Bitte mit Ihrer Bank sprechen! 92

93 Jahresmeldung

94 Vereinsstatistiken

95 NBMB Vereinsverwaltung Datenübernahme 95

96 Datenübernahme Daten werden direkt aus Mitgliederverwaltung übernommen. => Datenübernahme kein Thema, wenn dort schon alle Mitglieder eingetragen sind. Problem ComMusic: ComMusic-Meldedatei enthält nur aktive Musiker/innen Somit nach Import nur aktive Mitglieder in Mitgliederverwaltung Passive Mitglieder müssen manuell nachgetragen werden 96

97 Übernahme v. ComMusic Workaround: Sicherungskopie der ComMusic-Datenbank erstellen Alle Mitglieder in ComMusic auf aktiv setzen Meldedatei erstellen und an Geschäftsstelle senden Sicherungskopie zurückspielen Geschäftsstelle importiert Daten Nun Mitglieder in Vereinsverwaltung wieder auf passiv setzen 97

98 Übernahme v. ComMusic Workaround: Sicherungskopie der ComMusic-Datenbank erstellen Alle Mitglieder in ComMusic auf aktiv setzen Meldedatei erstellen und an Geschäftsstelle senden Nach dem Zurückspielen der Sicherungskopie kann ComMusic wieder genutzt werden, um die passiven Mitglieder zu ermitteln Geschäftsstelle importiert Daten Sicherungskopie zurückspielen Nun Mitglieder in Vereinsverwaltung wieder auf passiv setzen 98

99 NBMB Vereinsverwaltung Hilfe (Support) 99

100 Hilfe (Support) Bei Fragen einfach eine senden an: An diese Adresse können auch Verbesserungsvorschläge und Ergänzungen gesendet werden! 100

101 Hilfe (Support) Informationen werden außerdem im Großen Ratgeber auf nbmb-online.de zu finden sein: nbmb-online.de/direkt/vereinsverwaltung (noch nicht online!) 101

102 NBMB Vereinsverwaltung Fragen und Antworten 102

103 DANKESCHÖN! und viel Spaß mit der neuen NBMB-Vereinsverwaltung! 103