UNIVERSITÄT HOHENHEIM

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1 UNIVERSITÄT HOHENHEIM ZENTRALE VERWALTUNG Personalabteilung Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, auf den folgenden Internetseiten finden Sie die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zur Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Sekretariaten und der Personalabteilung der Universität Hohenheim. Die Untersuchung wurde im Rahmen einer Diplomarbeit von einer FH-Absolventin (Diplom- Finanzwirtin) mit Unterstützung der Personalabteilung im letzten Jahr (2003) ausgearbeitet und durchgeführt, um Verbesserungshinweise in Bezug auf die Zusammenarbeit mit allen Einrichtungen der Universität Hohenheim zu erhalten. Auf diesem Wege wollen wir uns auch vor allem bei Denjenigen bedanken, die sich die Mühe gemacht haben, den Fragebogen vollständig zu beantworten. Wie Sie vielleicht schon im internen Fortbildungsprogramm der Universität Hohenheim und auf der Homepage der Personalabteilung bemerkt haben, wurden und werden immer neue Schulungen und Informationen hinzugefügt. Dies ist mit auch Ihr Verdienst! Hier können Sie die Ergebnisse nun im pdf-format einsehen. Unabhängig von dieser Untersuchung ist die Personalabteilung natürlich bemüht, ihren Service für alle Einrichtungen der Universität Hohenheim zu verbessern und bedarfsgerecht abzustimmen. Hierfür können Sie auf unserer Homepage über den Link Kritik und Anregungen an die Personalabteilung eine an uns senden. Mit freundlichen Grüßen Ihre Personalabteilung

2 Einführende Angaben Die Vorbereitung der Untersuchung, die Datenerhebung und die Auswertung wurde in der Zeit vom Juli 2003 bis Dezember 2003 durchgeführt. Insgesamt wurde der Fragebogen an 143 SekretariatsmitarbeiterInnen versandt. Davon wurden 46 Fragebögen beantwortet und zurückgeschickt. Das entspricht einer Rücklaufquote von 32 %. Für die Auswertung wurden das arithmetischen Mittel (Durchschnitt) oder die Häufigkeiten berechnet. Für die im Fragebogen möglichen Antworten nein, eher nein, eher ja und ja wurden nach der Befragung Punkte von 1 ( nein ) bis 4 ( ja ) vergeben. Zum besseren Verständnis werden teilweise die Begriffe unzufrieden und zufrieden verwendet, anstatt nein und ja. Auf den Folgeseiten finden Sie den Fragebogen, die jeweiligen Diagramme mit einer kurzen Beschreibung und die Anmerkungen und Vorschläge der Befragten.

3 Fragebogen zur Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Sekretariaten und der Personalabteilung der Universität Hohenheim Bitte beantworten Sie die nachfolgenden Fragen. Äußern Sie dabei bitte Ihre ganz persönliche Meinung. Beispiel: Jemand findet die Mitarbeiter der Personalabteilung freundlich, langsam aber nicht verständnisvoll. Deshalb streicht er - wie das unten geschehen ist- bei freundlich ja, bei langsam eher ja und bei verständnisvoll eher nein an. Beispiel: die Mitarbeiter sind freundlich ja eher ja eher nein nein die Mitarbeiter arbeiten langsam ja eher ja eher nein nein die Mitarbeiter sind verständnisvoll ja eher ja eher nein nein Es ist klar, dass es bei jeder Arbeit gute und schlechte Seiten gibt. Sie sollten so antworten, wie Sie im Großen und Ganzen darüber denken. Überlegen Sie nicht lange die erste Reaktion ist meist die Beste. Lassen Sie bitte keine Zeile aus und klicken Sie in jeder Zeile eine der Möglichkeiten an. 1.) Kommunikation 1.1 Ist die Zusammenarbeit allgemein gut zwischen Ihnen und den Mitarbeitern der Personalabteilung? ja eher ja eher nein nein anderen Sekretariaten? ja eher ja eher nein nein 1.2 Ist die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und den Mitarbeitern der folgenden Bereiche der Personalabteilung gut? im Bereich Personalangelegenheiten (z. B. Einstellungs- ja eher ja eher nein nein fragen, Fragen zur Vergütung usw.) im Bereich Reisekosten ja eher ja eher nein nein im Bereich Personalhaushalt (z. B. Wiederbesetzung von ja eher ja eher nein nein Stellen, Stellenfreigabe usw.) 1.3 Wie stehen Sie mit den Mitarbeitern der Personalabteilung in Kontakt (IST) und wie wünschen Sie sich den Kontakt (SOLL)? IST persönlich ja eher ja eher nein nein telefonisch ja eher ja eher nein nein schriftlich per ja eher ja eher nein nein in Papierform ja eher ja eher nein nein Ggf. Begründung SOLL Ggf. Begründung persönlich ja eher ja eher nein nein telefonisch ja eher ja eher nein nein schriftlich per ja eher ja eher nein nein in Papierform ja eher ja eher nein nein Ggf. weitere Begründung

4 1.4 Welche Erfahrungen haben Sie mit den Mitarbeitern der Personalabteilung bzw. mit deren Arbeit gemacht? Ich finde die Mitarbeiter bürokratisch. ja eher ja eher nein nein Man informiert mich umfangreich und weist mich ja eher ja eher nein nein auch auf Dinge hin, die ich nicht direkt gefragt habe. Ich erhalte häufig keine kompetente Antwort. ja eher ja eher nein nein Ich werde freundlich/zuvorkommend behandelt. ja eher ja eher nein nein Die Mitarbeiter wirken überfordert. ja eher ja eher nein nein Ich treffe mit meinen Problemen/Anliegen immer ja eher ja eher nein nein auf Verständnis. Die Mitarbeiter arbeiten langsam. ja eher ja eher nein nein Sind Sie insgesamt zufrieden mit der Arbeit der Personalabteilung? ja eher ja eher nein nein 1.5 Wie haben Sie zu Anfang Ihrer Beschäftigung bei der Universität Hohenheim Informationen erhalten? Ich wurde von meiner Vorgängerin eingelernt ja eher ja eher nein nein Ich habe mich an andere Sekretärinnen gewandt ja eher ja eher nein nein Ich habe mich an den direkten Vorgesetzten gewandt ja eher ja eher nein nein Ich habe mich an die Personalabteilung gewandt ja eher ja eher nein nein Ich las im Handbuch der Verwaltung nach ja eher ja eher nein nein Durch sonstige Quellen ja eher ja eher nein nein Ich war so ziemlich allein gelassen ja eher ja eher nein nein 2.) EDV Bei den folgenden Fragen geht es nicht darum, die EDV-Ausstattung zu ändern. Es soll primär festgestellt werden, mit welchen Programmen/Systemen die Übermittlung von Informationen durch die Personalabteilung am sinnvollsten ist. 2.1 Mit welchen Programmen/Systemen arbeiten Sie täglich bzw. oft? Hohenheim intern im Internet ja eher ja eher nein nein Sonstiges Internet ja eher ja eher nein nein Word ja eher ja eher nein nein Excel ja eher ja eher nein nein Access ja eher ja eher nein nein -Programm ja eher ja eher nein nein andere (bitte benennen!) 2.2 Haben Sie Schwierigkeiten im Umgang mit der EDV? (durch persönliche Gründe, z. B. fehlende Schulung oder dienstliche Gründe, z. B. alte Version/EDV-Ausstattung) Hohenheim intern im Internet ja eher ja eher nein nein Sonstiges Internet ja eher ja eher nein nein Word ja eher ja eher nein nein Excel ja eher ja eher nein nein Access ja eher ja eher nein nein -Programm ja eher ja eher nein nein andere (bitte benennen!)

5 2.3 Bestehen die Schwierigkeiten im Umgang mit der EDV wegen fehlender Einweisung/Schulung? ja eher ja eher nein nein unterschiedlicher EDV-Ausstattung der Einrichtungen? ja eher ja eher nein nein fehlender Übung (wird zu selten benutzt)? ja eher ja eher nein nein fehlender Infos über Inhalte in Hohenheim intern? ja eher ja eher nein nein Bevorzugung der Arbeit in Papierform? ja eher ja eher nein nein andere (bitte benennen!) 2.4 Könnten Sie sich vorstellen, dass bessere EDV-Kenntnisse Ihre Arbeit erleichtern würde? ja eher ja eher nein nein 3.) Schulungen/Einführungslehrgänge Welche Themen/Bereiche sollten angesprochen werden, wenn die Personalabteilung Schulungen/Einführungslehrgänge für neue Mitarbeiter durchführt? Hohenheim intern (Vordrucke, Vergütungstabelle usw.) ja eher ja eher nein nein Einführung in Benutzung Fax und Kopierer ja eher ja eher nein nein Campus-Führung ja eher ja eher nein nein Erklärung des Universitätsaufbaus (z. B. Zuständigkeiten ja eher ja eher nein nein des Kanzlers, Dekans usw.) Einstellungsverfahren Angestellte/Arbeiter ja eher ja eher nein nein Reisekostenabrechnung ja eher ja eher nein nein Vorstellung der Mitarbeiter der Personalabteilung ja eher ja eher nein nein Sekretärinnen vorstellen, die sich als Patinnen ja eher ja eher nein nein zur Verfügung stellen weitere Themen/Bereiche (bitte benennen!) Ich bitte Sie abschließend noch um einige persönliche Daten, um eine bessere Auswertung vornehmen zu können. Hierbei kann ich Ihnen nochmals versichern, dass alle Angaben vertraulich behandelt werden und nur ich persönlich die Fragebögen auswerte. Nachdem ich die Daten in Excel ausgewertet und in meine Diplomarbeit übernommen habe, werde ich sie umgehend löschen. 4.) Persönliche Angaben Alter bis 30 J. 31 J. 40 J. 41 J. 50 J. 51 J. 60 J. über 60 J. Universitätszugehörigkeit < 1 Jahr 1 5 Jahre 6 10 Jahre Jahre > 15 Jahre Arbeitszeit Teilzeit Vollzeit Vielen Dank für Ihre Mitarbeit!

6 Soziodemographische Variablen Prozentuale Verteilung der Befragten in Altersgruppen Altersstruktur über 60 Jahre 11% bis 30 Jahre 2% Jahre 24% Jahre 36% Jahre 27% Prozentuale Verteilung der Befragten nach Universitätszugehörigkeit über 15 Jahre 27% weniger 1 Jahr 9% 1-5 Jahre 20% Jahre 31% 6-10 Jahre 13% Allein 31 % der Befragten sind zwischen 11 und 15 Jahre dort beschäftigt und 27 % sogar schon länger als 15 Jahre. Ließen sich diese Angaben auf alle Instituts- und Fachgebietssekretärinnen übertragen, wäre das ein Indiz für eine geringe Fluktuation.

7 Prozentuale Verteilung des Beschäftigungsumfanges Beschäftigungsumfang Vollzeit 48% Teilzeit 52%

8 Kommunikation 1.1 Zufriedenheit mit der Personalabteilung (insgesamt) Anzahl der befragten Sekretärinnen unzufrieden eher unzufrieden eher zufrieden zufrieden eher ja * ja 56 % = 26 Personen 32 % = 15 Personen Zufriedenheit insgesamt 1-4* 3,24 Der gesamte Mittelwert von 3,24 spiegelt somit eine hohe Zufriedenheit wider. *Für die im Fragebogen möglichen Antworten nein, eher nein, eher ja und ja wurden nach der Befragung Punkte von 1 ( nein ) bis 4 ( ja ) vergeben. Zum besseren Verständnis werden teilweise die Begriffe unzufrieden und zufrieden verwendet, anstatt nein und ja.

9 1.2 Zusammenarbeit mit der Personalabteilung Das Diagramm soll zeigen, inwieweit sich die Zufriedenheit der Sekretärinnen bei der Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und den einzelnen Bereichen Personalangelegenheiten, Reisekostenabrechnung und Personalhaushalt unterscheidet. Pers. angelegenheiten 3,67 Reisekosten 3,36 Personalhaushalt 3,19 2,9 * 3 3,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,7 3,8 * Anmerkung: 1 = unzufrieden / 2 = eher unzufrieden, 3 = eher zufrieden / 4 = zufrieden Zufrieden mit den Personalangelegenheiten: (Angestellte/Arbeiter/Azubi) Zufrieden mit Abt. Reisekosten: Zufrieden mit Personalhaushalt: 69 % = 32 Personen 52 % = 24 Personen 37 % = 17 Personen *Für die im Fragebogen möglichen Antworten nein, eher nein, eher ja und ja wurden nach der Befragung Punkte von 1 ( nein ) bis 4 ( ja ) vergeben. Zum besseren Verständnis werden teilweise die Begriffe unzufrieden und zufrieden verwendet, anstatt nein und ja.

10 1.3 Kontakt zur Personalabteilung (Soll/Ist Vergleich) Dieses Diagramm stellt in Bezug auf den Kontakt zur Personalabteilung einen Soll/Ist-Vergleich dar. Durch diesen Vergleich kann leichter erkannt werden, wie der derzeitige Kontakt (IST) zu den Mitarbeitern der Personalabteilung ist und wie er gewünscht wird (SOLL). 4 3,76 3,83 3,23 3,23 3 2,90 2,75 2,51 2,17 IST SOLL 2 * 1 persönlich telefonisch per in Papierform * Anmerkung: 1 = nein / 2 = eher nein / 3 = eher ja / 4 = ja Die Werte des Items schriftlich per fallen auf, da sie sehr voneinander abweichen. Während momentan nur relativ wenig Kontakt per (2,17) besteht, wünschen sich die Sekretärinnen hier viel mehr -Kontakt (3,23). Aufgrund der Werte sollte berücksichtigt werden, dass mehr persönlicher Kontakt und mehr Kontakt per gewünscht wird. Gleichzeitig besteht aber auch der Wunsch nach weniger Kontakt in Papierform.

11 1.4 Erfahrungen mit den Mitarbeitern der Personalabteilung freundlich/zuvorkommend 3,46 verständnisvoll 3,22 bürokratisch 2,85 informieren umfangreich 2,63 langsam 1,98 keine kompetenten Antworten 1,89 überfordert 1,78 * Negative Begriffe bzw. Beschreibungen, wie die Item bürokratisch, langsam, keine kompetenten Antworten und überfordert treffen umso weniger zu, wenn der Mittelwert hier klein ist. Es fällt jedoch auf, dass bei dem Item bürokratisch der Mittelwert (2,85) relativ hoch ist. Dies drückt eher Unzufriedenheit aus. Die prozentuale Umrechnung auf die Befragten ergibt folgende Beurteilung: bürokratisch: eher ja 45 % = 21 Personen ja 24 % = 11 Personen

12 1.5 Informationen/Einarbeitung zu Anfang der Beschäftigung In diesem Säulendiagramm wird dargestellt, wie die Sekretärinnen zu Anfang ihrer Beschäftigung Informationen erhalten haben bzw. wie Sie eingearbeitet wurden. Vergleicht man die Antworten von Sekretärinnen, die längstens 5 Jahre bei der Universität arbeiten mit den Antworten der Sekretärinnen, die bereits länger als 15 Jahre dort beschäftigt sind, so lassen sich deutliche Unterschiede erkennen ,4 3,1 2,6 2,3 2,3 1,9 2,9 2,8 2,3 1,8 1,9 2,5 bis 5 Jahre > 15 Jahre 1,4 1,2 1* von Vorgängerin von anderen Sekretärinnen vom direkten Vorgesetzen von der Personalabteilung im Handbuch gelesen Sonstiges war allein gelassen * Anmerkung: 1 = nein / 2 = eher nein / 3 = eher ja / 4 = ja Es ist zu erkennen, dass sich bei jedem Item Unterschiede im Hinblick auf die Zeit der Universitätszugehörigkeit ergeben. In den letzten 5 Jahren haben sich die Sekretärinnen vermehrt an andere Sekretärinnen (3,1) und den direkten Vorgesetzten (2,6) gewandt, um Informationen zu bekommen. Dagegen haben sich die Sekretärinnen, deren Beschäftigungsverhältnis vor über 15 Jahren bei der Universität begonnen hat, damals mehr an die Personalabteilung gewandt (2,9) und im Handbuch der Verwaltung nachgelesen (2,8).

13 2.1 Programme, mit denen täglich bzw. oft gearbeitet wird Anmerkung: 1 = "nein", 2 = "eher nein", 3 = "eher ja", 4 = "ja" Sehr häufig wurden bei Frage 2.1 weitere Computerprogramme genannt, mit denen viel gearbeitet wird: Power Point, Word Perfect, Outlook, Lotus Notes, Acrobat Reader/Writer, WinZip, End Note, i3v, Scan-Programme, HTML-Editor, VWAL-Programm, Grafik-Programme Nutzung folgender Programme/Systeme 4 3,67 3,98 3,89 3,5 3 3,40 3,16 2,5 2 1,74 1,5 Hohenheim Intern im Internet sonstiges Internet Word Excel Access -Programm

14 2.2 Schwierigkeiten im Umgang mit der EDV Anmerkung: 1 = "nein", 2 = "eher nein", 3 = "eher ja", 4 = "ja" Schwierigkeiten im Umgang mit der EDV 2,5 2 1,91 1,5 1,48 1,40 1,22 1,38 1 0,5 0 Hohenheim intern im Internet sonstiges Internet Word Excel -Programm Die größten Probleme bereiten laut Umfrage der Umgang mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel und die Internetseite der Universität (es gibt zwar sehr viele Möglichkeiten, aber das Auffinden von Informationen ist sehr aufwändig und unübersichtlich an vielen Stellen verteilt).

15 2.3 Gründe für Schwierigkeiten mit der EDV Anmerkung: 1 = "nein", 2 = "eher nein", 3 = "eher ja", 4 = "ja" Gründe für Schwierigkeiten mit der EDV 2,5 2,3 2,33 2,24 2,1 1,9 1,93 1,88 1,7 1,64 1,5 fehlende Einweisung/Schulung unterschiedliche EDV-Ausstattung fehlende Übung fehlende Infos über Hohenheim... Bevorzugung von Papierform Es fällt auf, dass vor allem fehlende Schulung und fehlende Übung als eher zutreffende Gründe angegeben wurden. Dies wurde u. a. dem großen Zeitdruck zugeschrieben, dem die Sekretärinnen ausgesetzt sind (lt. Anmerkungen auf den Fragebögen). Da die Schulungen während der Arbeitszeit stattfinden, bleibt in dieser Zeit die Arbeit liegen. Das könnten zwei Gründe sein, weshalb die Mittelwerte bei den Items fehlende Schulung (2,33) und fehlende Übung (2,24) relativ hoch sind.

16 3. Erwünschte Schulungen/Einführungslehrgänge Einführungsschulung 3,6 3,4 3,32 3,27 3,38 3,36 3,2 3 2,8 2,6 2,70 2,84 2,84 2,4 2,2 2,20 2 Hohenheim intern Einstellungsverfahren Reisekostenabrechnung Mitarbeiter der PA vorstellen Patinnen vorstellen Schulungsthemen Anmerkung: 1 = nein / 2 = eher nein / 3 = eher ja / 4 = ja Vergleicht man die Werte kann man erkennen, dass die Hälfte der Mittelwerte bei einem Wert von über 3,2 liegen. Diese Mittelwerte, die sich in der Antwortskala zwischen den Werten 3 ( eher ja ) und 4 ( ja ) befinden, sind relativ groß. Daraus kann man sehen, dass die Sekretärinnen folgende Themen bei Schulungen und Einführungslehrgängen für wichtig halten: Hohenheim intern Zuständigkeiten (Erklärung des Universitätsaufbaus) Einstellungsverfahren Reisekostenabrechnung

17 Anmerkungen und Vorschläge der Befragten Ungefähr die Hälfte der Befragten nutzte die Möglichkeit und versah die Fragebögen mit weiteren Anregungen und Vorschlägen. Im Folgenden sollen einige Anregungen der Befragten widergegeben werden: Telefonischer Kontakt und -Kontakt wird gewünscht (aus Zeitgründen) Persönlicher Kontakt ist wichtig (Probleme lassen sich leichter lösen) Einheitliche EDV-Ausstattung für die gesamte Universität wird gewünscht (wenn nicht möglich, dann wenigsten einheitlich für die einzelnen Institute) Übungen am PC und Schulungen sind nicht möglich (hoher Zeitdruck) Probleme bei der EDV-Nutzung durch veraltete Versionen (wenn PC relativ alt sind, lassen sie keine neuen Versionen zu) Ausgefüllte Vordrucke sollten sich speichern lassen updates sollten mitgeteilt werden Das Programm zur Reisekostenabrechnung sollte jedem Sekretariat zur Verfügung stehen Probleme bei Auszahlungsanordnungen (Einfügen von Fälligkeitsdatum bereitet Schwierigkeiten, weshalb viel Zeit benötigt wird) Zum Thema Schulungen/Einführungslehrgänge wurden weitere Vorschläge gemacht: Benimmseminar (Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten und Anrufern) Einstellungsverfahren (HiWi & Ausländer) Meldung von Krankheit und Urlaub Kassenangelegenheiten Benutzung -Programm