HS-ProKoKon Projektkosten-Kontrolle Version 1.0 Benutzerhandbuch

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1 Ingenieurbuero Samoticha für Verfahrenstechnik HS-ProKoKon Projektkosten-Kontrolle Version 1.0 Benutzerhandbuch Seite 1 von 14

2 1 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis Allgemeines Beschreibung der Arbeitsoberfläche Das Menü Menü Datei Beenden Menü Anzeige Stunden-Editor Übersicht Projekte Mitarbeiter Aktualität Menü Einstellungen Mitarbeiter Projekte/Aufträge Password ändern Backup Installation des Programms Installation Demo-Version Lizenz Allgemeines Das Programm erfasst die Arbeitsstunden, die die Mitarbeiter für die verschiedenen Projekte und Aufträge aufwenden. Statt Excel-Blätter zu generieren, geben sie in das Programm diese Daten ein. Sie können dann die Arbeitsübersichten auch drucken und sie in Papierform abgeben. Für den Projektverantwortlichen hat es einen zusätzlichen Nutzen, weil die erfassten Arbeitsstunden sofort, also quasi online als Statistiken angezeigt werden können. So kann eine Übersicht über alle Projekte angezeigt werden, sowie Aufwand für die Bereiche wie Stahlbau, Verfahrenstechnik, EMSR-Technik usw. Man kann auch die von einzelnen Mitarbeitern verbrauchten Stunden anzeigen. Es muss nicht immer SAP sein. Und die Daten sind aktueller. Seite 2 von 14

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4 3 Beschreibung der Arbeitsoberfläche Das Programm erfordert am Anfang einen Login, damit es weiß mit Daten welchen Mitarbeiters es arbeiten soll. Danach kann das Programm in verschiedene Modi geschaltet werden. Je nach Rechten der Mitarbeiter sind nicht alle Modi zugänglich. Für alle ist der Modus Arbeitsstunden eingeben zugänglich. Hier geben Die Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden ein. Abbildung 1 Die Arbeitsoberfläche des Programms Unter der Menüleiste befindet sich ein Bereich zur Einstellung des Monats (der aktuelle ist am Anfang ausgewählt). Mit den Pfeil-Buttons wird durch die Monate gescrollt. Am linken Rand ist eine Taste zum Drucken der Monatsübersicht platziert. Unter der Leiste befindet sich die Stundentabelle. Die einzelnen Tage sind farblich abgegrenzt. Am unteren Rand befindet sich eine Leiste mit Reitern mit denen die verschiedenen Anzeigen aufgerufen werden können. Benutzer mit den niedrigen Rechten können sie nicht benutzen, so das nur der Modus Stunden eingeben aktiviert werden kann. Seite 4 von 14

5 4 Das Menü Die Funktionen des Programms sind über ein Pulldown-Menü aufrufbar. Die Menüleiste ist in die Themen "Datei", "Anzeige", "Einstellungen" und "?" unterteilt. 4.1 Menü Datei Das Menü enthält nur einen Befehl zum Beenden des Programms Beenden Beendet das Programm. 4.2 Menü Anzeige Das Menü steuert die Anzeigemodi des Programms. Alternativ können diese Modi mit Hilfe der Reiterleiste am unteren Fensterrand umgeschaltet werden. Benutzern mit den niedrigsten Rechten stehen nicht alle Optionen zur Verfügung Stunden-Editor Auf dem Bildschirm erscheint die in Abbildung 1 dargestellte Tabelle. Um die Tage zu editieren, wird ein Doppelklick auf die Tabelle im Bereich des zu editierenden Tages ausgeführt. Dann öffnet sich ein Dialog: Seite 5 von 14

6 Abbildung 2 Dialog zur Eingabe der Stunden eines Tages Zuerst werden die Kommen und Gehen -Zeiten eingegeben sowie die Pausenzeit. Solange diese Eingaben fehlen oder nicht komplett sind, ist das Feld zu disponieren grau. Sobald alle Zeiten eingegeben wurden wechselt die Farbe zu gelb. Werden alle Stunden richtig disponiert, wird das durch grüne Farbe dieses Feldes angezeigt. Wurden mehr Stunden vergeben, als tatsächlich gearbeitet wurde, ist die Farbe rot. Die Verteilung der Stunden auf die einzelnen Projekte und Bereiche erfolgt in bis zu 5 Rekorden pro Tag. Nicht alle Rekorde müssen ausgefüllt werden. In ein Rekord gehören die folgenden Eingaben: Projekt (wird aus einer Liste ausgewählt) Bereich in diesem Projekt (wird aus einer Liste ausgewählt) Stunden im Dezimalformat Beschreibung der Tätigkeiten Sind die Stunden restlos auf die Projekte verteilt, wird der OK -Button aktiviert. Mit dem Button beendet man die Eingabe. Seite 6 von 14

7 4.2.2 Übersicht Hier wird die Übersicht über den Zustand aller Projekte angezeigt. Abbildung 3 Übersicht über alle Projekte Dieser Bildschirm zeigt den Zustand aller Projekte an. Die Zahlen zeigen die verbrauchten und die vorgesehenen Stunden. Will man die Stunden in einem anderen Zeitraum erfahren, stellt man das Datum für von und bis entsprechend ein. Damit die Grafik erstellt wird, wird der Button Refresh benutzt. Durch Doppelklick auf eine Zeile des Projektes gelangt man zu den Daten dieses Projektes Projekte Abbildung 4 Übersicht über Bereiche seines Projektes Anzeige der Stundenauslastung der einzelnen Projekte unterteilt entweder auf die Bereiche oder die beteiligten Mitarbeiter. Zuerst wird das Projekt aus der Liste ausgewählt. An der rechten Seite der Liste befinden sich noch 2 Schaltflächen, mit denen ausgewählt werden kann, ob die Unterteilung nach Bereichen oder nach Mitarbeitern erfolgen soll. Die Zahlen in der Ansicht nach Bereichen zeigen, wie viel Stunden in diesem Projekt für die Bereiche Seite 7 von 14

8 verbraucht und wie viel vorgesehen sind. In der Ansicht nach Mitarbeitern werden die von den beteiligten Mitarbeitern für dieses Projekt geleisteten Stunden angegeben Mitarbeiter Diese Anzeige informiert darüber, an welchen Projekten der jeweilige Mitarbeiter arbeitet und wie viele Stunden er dafür aufgewendet hat Aktualität Abbildung 5 Übersicht über Projekte eines Mitarbeiters Die Aktualität der Daten hängt davon ab, wie oft die Mitarbeiter ihre Leistungsnachweise aktualisieren. Das Programm zeigt die Aktualität an. Abbildung 6 Anzeige der Aktualität der Daten Es wird angezeigt, wie viele Tage von der letzten Aktualisierung der Daten der einzelnen Mitarbeiter vergangen sind. Seite 8 von 14

9 4.3 Menü Einstellungen Das Menü beinhaltet die Möglichkeiten zur Definition der Projekte/Aufträge, zum Erfassen der Mitarbeiter, und die Möglichkeit das eigene Password zu ändern. Außerdem (normalerweise nicht sichtbar) kann die Lizenz um ein Jahr verlängert werden, wenn die Gültigkeit der Lizenz bald endet Mitarbeiter Ein mit den vollen Rechten ausgestatteter Mitarbeiter kann die Mitarbeiter erfassen. Dazu dient das Dialogfenster: Abbildung 7 Liste der Mitarbeiter erstellen Dieses Fenster dient nur der Auswahl des Mitarbeiters zur weiteren Edition oder dem Anlagen eines neuen. Die eigentlichen Dateneingabe geschieht in einem weiteren Dialog. Das Löschen der Mitarbeiter ist nicht vorgesehen. Wird ein Name des Mitarbeiters in der linken Liste markiert wird der Button Ändern aktiv, wodurch man seine Daten ändern kann. Seite 9 von 14

10 Abbildung 8 Dialog zur Eingabe der Daten eines Mitarbeiters Folgende Daten des Mitarbeiters sind einzugeben: Name, Vorname am besten in dieser Reihenfolge Password Erstes Password, das der Mitarbeiter nachträglich ändern soll. Beim Editieren der Daten einer bestehenden Person, soll dieses Fenster leer gelassen werden, damit ihm sein Password nicht geändert wird. Rechte Mindestens 2 Personen sollen mit den vollen Rechten ausgestattet werden. Damit soll verhindert werden, dass man den Zugang zu den Einstellungsfunktionen verliert, wenn eine Person das Password vergisst oder gerade nicht erreichbar ist. Der Schalter Aktualität der Daten prüfen wurde für Mitarbeiter vorgesehen, die nicht mehr aktiv bei den Projekten sind. Damit wird ein solcher Mitarbeiter nicht immer wieder in der Liste der Aktualität auftauchen, wenn der Schalter deaktiviert wird. Achtung: Das Programm identifiziert den Mitarbeiter nicht über seinen Namen. Die Änderung des Namens ist nicht dafür geeignet um einen Mitarbeiter durch einem neuen zu ersetzen. Die Verbindung zu seinen Daten bleibt trotz neuen Namens bestehen Projekte/Aufträge Ein mit den vollen Rechten ausgestatteter Mitarbeiter kann die Projekte/Aufträge erfassen und ändern. Dazu dient das Dialogfenster: Seite 10 von 14

11 Abbildung 9 Liste der Projekte/Aufträge erstellen Hier werden die Projekte/Aufträge verwaltet. Um ein neues Projekt hinzuzufügen klicken Sie auf den Button Neu.... Zum Editieren eines bestehenden Projektes markieren sie es in der Liste und klicken sie den Button Ändern.... Erscheint das folgende Fenster: Abbildung 10 Dialog zur Eingabe der Daten eines Projektes Seite 11 von 14

12 Geben Sie den Namen und die Nummer des Projektes ein. Wählen Sie das Startdatum des Projektes. Als nächstes werden die Bereiche/Unteraufträge definiert. Dazu dient die Liste der verfügbaren Bereiche an der linken Seite. Ist ein Bereich nicht im Projekt enthalten und steht auch in der Liste nicht zur Verfügung, sollte er definiert werden. Benutzen Sie dazu den Button Hinzufügen.... Dann erscheint ein weiteres Dialogfenster: Abbildung 11 Definieren eines neuen Bereichs Geben Sie hier einfach die Bezeichnung des Bereiches ein. Kontrollieren Sie den Text, weil er nachträglich nicht änderbar ist. Mit Klick auf OK beenden Sie die Eingabe. Der neue Bereich wird in die Liste an der linken Seite aufgenommen. Markieren Sie den Bereich, den Sie dem Projekt hinzufügen wollen und Klicken Sie auf den Button >. Für diesen Bereich werden folgende Daten benötigt: Abbildung 12 Definieren des Bereichs im Projekt Erscheint der Name des Bereiches. Geben Sie die Stunden ein, die für diesen Bereich im Projekt vorgesehen sind. Markieren Sie, ob Buchungen für diesen Bereich erlaubt sind. Wenn der Schalter ausgeschaltet ist, können Mitarbeiter nicht weitere Stunden darauf buchen. Alle Tage in denen bereits darauf gebucht wurde werden eingefroren. Seite 12 von 14

13 Noch einige Worte zum Thema Budget. Wenn Sie das Programm einführen während bereits Projekte begonnen wurden, sollte es auch korrekte Ergebnisse liefern. Dazu ist es notwendig, dass die Stunden, die bereits aufgelaufen sind auch erfasst werden. Die historischen Daten (Stunden) sollen eingegeben sein. Alternativ können hier nur noch die im Budget verbleibenden Stunden eingegeben werden Password ändern Der Administrator (eine Person mit den höchsten Rechten) erfasst die Mietarbeiter und vergibt am Anfang das Password. Damit wirklich nur der Mitarbeiter Zugang zum Ändern eigener Stunden hat, soll er das anfängliche Password nach eigenen Vorstellungen ändern. Dazu dient dieser Menüpunkt. Soll ein Mitarbeiter das eigene Password vergessen haben, kann ihm der Administrator ein neues vergeben. Siehe dazu Kapitel. Danach soll er wieder das Password durch das eigene ersetzen Backup Es wird dringend empfohlen regelmäßig Backups der Daten zu erstellen. Dafür ist der Menüpunkt Backup vorgesehen, der nur für die Administratoren zugänglich ist. Nach Aktivierung dieser Funktion wird ein Dialog zur Auswahl des Ziel-Verzeichnissen angezeigt. Wählen Sie ein Verzeichnis, in das die Daten hineinkopiert werden sollen. Alle Dateien (außer des Programms selbst) werden dort kopiert, und wenn sie bereits vorhanden waren, werden die älteren Versionen überschrieben. Falls notwendig, sollen die Daten folgendermaßen wiederhergestellt werden: Es gibt keine automatische Funktion dafür. Leeren Sie das Programmverzeichnis. Behalten Sie nur die Datei ProKoKon.exe. Kopieren Sie dann alle Backup-Dateien hinein. 5 Installation des Programms Installation Das Programm ist im Internet unter verfügbar. Die Programmdatei ist nicht ein Installationsprogramm, sondern HS-ProKoKon selbst. Deswegen sollen Sie beim Download die Datei speichern und nicht ausführen. Damit alle Mitarbeiter es benutzen können, soll HS-ProKoKon in ein für alle zugängliches Netzwerkverzeichnis kopiert werden. Alle Benutzer sollen Lese- und Schreibrechte zu diesem Verzeichnis besitzen. Erstellen Sie ein solches Verzeichnis und kopieren Sie ProKoKon.exe dort hinein. Zur einfachen Benutzung (die ja oft geschieht) ist es ratsam, das sich die Mitarbeiter eine Verknüpfung auf dem Desktop einrichten. Die erste Benutzung des Programms ruft ein Bestellformular hervor. Durch Ausfüllen und Abschicken dieser Daten erfolgt eine verbindliche Bestellung der Lizenz zum Mieten für 365 Tage. Die Lizenz wird gleich auf dem Computer gespeichert. Es reicht eine Lizenz für alle Mitarbeiter, die das Programm von dem Directory mit dem Programm (und der Lizenz) starten. Verfügt das Programm noch über keine Daten, werden zuerst die Mitarbeiter erfasst. Mindestens 2 Mitarbeiter sollen definiert werden. Dann soll noch mindestens ein Projekt/Auftrag definiert werden. Dann funktioniert das Programm. Seite 13 von 14

14 5.1.2 Demo-Version Das Programm hat keine explizite Demo-Version. Sie können das Programm kennenlernen und wenn Sie innerhalb von 7 Tagen ab der Registrierung, den Mietvertrag kündigen, wird die Lizenz gelöscht und Sie erhalten keine Rechnung. Um den Mietvertrag zu kündigen, schicken Sie uns eine an die Adresse: Technik@Samoticha.de und geben dort die Lizenznummer ein. Die Lizenznummer erfahren Sie aus dem Info-Fenster des Programms (Menü? ). 6 Lizenz Das Programm ist nur zum Mieten verfügbar. Die Mietdauer beträgt 365 Tage und ist fest. Die Lizenz holt sich das Programm von unserem Internetserver, dafür ist eine Internetverbindung für alle Mitarbeiter notwendig. Die Mietzeit verlängert sich NICHT automatisch. Vierzehn Tage vor Ablauf der Lizenz wird das Programm den Administrator daran erinnern. Die Verlängerung der Lizenz (um weitere 365 Tage) kann dann durch Aufruf des Menüpunktes Lizenz verlängern im Menü Einstellungen erfolgen. Ist die Lizenz abgelaufen, so kann der Administrator die neue Bestellung abschicken und neue Lizenz erwerben. Mitarbeiter mit niedrigeren rechten haben diese Möglichkeit nicht. Die Lizenz ist mit einem Verzeichnis verbunden, und zwar mit dem, in dem die Programmdatei ProKoKon.exe liegt. Eine Verlegung des Programms in ein anderes Verzeichnis hat den Verlust der Lizenz zur Folge. Es ist möglich mehrere Lizenzen innerhalb einer Firma zu betreiben (z.b. um den Bereich Brückenbau und Industriebau datenmäßig zu trennen. Dann soll das Programm in 2 Verzeichnissen installiert werden. Die Daten, die zu einer Lizenz gehören liegen jeweils in entsprechenden Verzeichnis. Seite 14 von 14