KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK

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1 WARTUNGS- VERWALTUNGS- UND ABRECHNUNGSSYSTEME Modul: Kleiderkammer KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK URL:

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Programmstart 2.0 Mainmenü 3.0 Bestandsverwaltung 4.0 Erfassung von Kleidungsarten und Lieferanten 5.0 Erfassung von Ausgaben und Zugängen der Kleiderkammer 6.0 Bestellungen 7.0 Listenmenü 2

3 1.0 Programmstart Nachdem das Programm gestartet wurde, gelangt der Anwender in das Formular für die Benutzeranmeldung: Abb. 1 Eröffnungsmaske Sobald die Felder für den Benutzernamen und das Passwort richtig ausgefüllt worden sind, erhält der Benutzer nach dem Klicken auf das Kombinationsfeld Anwendung eine Auswahl für Ihn zugelassener Arbeitsbereiche (roter Pfeil Abb. 2). Wird der Arbeitsbereich ausgewählt, öffnet sich das entsprechende Formular. 3

4 Abb.2 Eröffnungsmaske / Auswahl der Anwendung Möchte ein Benutzer sein Passwort ändern, so muss er sich zuerst mit seinem "alten" Passwort einloggen. Danach kann in die Schriftfelder Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen das "neue" Passwort eingegeben werden. (blaue Pfeile) 4

5 2.0 Mainmenü Von hier aus wird das Formular angewählt, in dem man arbeiten möchten. Durch einfaches Klicken auf die Befehlsschaltflächen öffnen sich die Formulare. Abb.3 Mainmenü 5

6 3.0 Bestandsverwaltung In dem Formular Bestandsverwaltung werden die aktuellen Lagerbestände aller Kleidungsgegenstände angezeigt. Abb.4 Bestandsübersicht aller Kleidungsgegenstände Dieses Formular dient eigentlich nur der Information. Es besteht allerdings die Möglichkeit alle dargestellten Daten zu verändern. Dazu wird mit der Maus in das gewünschte Feld geklickt und die vorhandenen Eingaben einfach überschrieben. 6

7 4.0 Erfassung von Kleidungsarten und Lieferanten In dem Formular Erfassung von Kleidungsarten und Lieferanten werden die personenbezogenen Ausrüstungsgegenstände und die Lieferanten verwaltet. Des weiteren besteht die Möglichkeit Kleidungsgegenstände einem Lieferanten zuzuordnen. Abb.5 Verwaltung von persönlichen Ausrüstungsgegenständen und Kleidungsgegenständen Über das Kombifeld Bezeichnung können vorhandene Ausrüstungsgegenstände aufgerufen werden. Dazu wird der Gegenstand ausgewählt und mit einem Doppelklick in das Feld Bezeichnung werden die artikelspezifischen Daten aktualisiert. Wurde zu einem Ausrüstungsgegenstand einer oder mehrere Lieferanten erfasst, so wird/werden diese unter Artikel-Lieferanten aufgeführt. 7

8 Abb.6 Aufnahme von Ausrüstungsgegenständen Zur Neuaufnahme eines Ausrüstungsgegenstandes sind die Felder entsprechend zu füllen. So muss unter Ausrüstungsart unterschieden werden, ob Bekleidungs-, Ausrüstungsstücke, Sonderbekleidung oder sonstige Gegenstände (blaue Pfeile) aufgenommen werden sollen. Als nächstes ist wiederum anhand der Auflistung (rote Pfeile) eine Artikel-Nr. in das gleichnamige Feld einzutragen. Alsdann wird die Bezeichnung des Gegenstandes eingetragen und ein sinnvolles Kürzel vergeben. Soll der Ausrüstungsgegenstand Bestandteil des Punktewertungssystems sein, so ist in das Feld Werten ein Haken einzutragen. Danach müssen die Felder Anzahl/Jahr, Punkte, Punktgruppe und Bereich noch entsprechend gefüllt werden. Mit der Schaltfläche Artikel Neu/Ändern wird der Datensatz, den Sie aufnehmen möchten, gespeichert. Wollen Sie einen Datensatz löschen, wählen Sie ihn wie beschrieben aus und betätigen die Artikel Löschen-Schaltfläche. Über die obere linke Schaltfläche (Türsymbol) gelangen Sie zum Hauptmenü zurück. 8

9 Abb.7 Lieferanten einem Ausrüstungsgegenstand zuordnen Für den eingelesen Ausrüstungsgegenstand kann hier ein Lieferant verknüpft werden. Dazu wird aus dem Kombifeld Lieferant der entsprechende Lieferant ausgewählt und mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Artikel dem Lieferanten zuweisen (Abb. 8 roter Pfeil) gespeichert. Die Verbindung von Gegenständen und Lieferanten kann durch Betätigen der Schaltfläche Artikelzuweisung vom Lieferanten entfernen (Abb. 8 blauer Pfeil) aufgelöst werden. 9

10 Abb.8 Lieferanten einem Ausrüstungsgegenstand zuordnen oder entfernen 10

11 Wird der Aktenreiter Lieferantenverwaltung aufgerufen, erscheint folgendes Formular: Abb.9 Lieferantenverwaltung Zum Aufrufen eines Lieferanten wird im Kombifeld Firma die gewünschte Lieferfirma ausgewählt. Mit einem Doppelklick in das Feld Firma werden die Daten aktualisiert. Gegebenenfalls können nun Änderungen vorgenommen werden, die danach mit der Schaltfläche Lieferanten Neu/Ändern übernommen werden. Lieferanten können, nach dem sie wie beschrieben aufgerufen worden sind, aus der Auflistung mit klicken auf die Schaltfläche Lieferanten löschen entfernt werden. Zur Neuaufnahme eines Lieferanten wird in das Feld Lieferant-Nr. doppeltgeklickt. Es wird automatisch eine fortlaufende Nummer erzeugt. Alle weiteren Felder werden der Beschriftung nach gefüllt und danach mit der Schaltfläche Lieferanten Neu/Ändern aufgenommen (Abb. 9). 11

12 5.0 Erfassung von Ausgaben und Zugängen der Kleiderkammer Aus dem Menüformular gelangt man durch Betätigen der Schaltfläche Erfassen von Ausgaben und Zugängen (Abb. 3) in das abgebildete Formular. Abb.10 Erfassung der Ausgaben und Zugänge der Kleiderkammer Anhand des Kombifeldes Name (Abb. 10 blauer Pfeil) unter der Rubrik Entnehmer wird die Person aufgerufen, deren Ausrüstungsgegenstände bearbeitet werden sollen. In dem Browser Entnehmer Bestand werden die aktuellen Gegenstände angezeigt. Zum Entnehmen von Ausrüstungsgegenständen aus der Kleiderkammer wird ein Ausrüstungsstück aus dem Kombifeld Ausrüstung (Abb. 10 roter Pfeil) ausgewählt. Danach wechselt die Anzeige automatisch zum Kleiderkammerbestand des ausgewählten Artikels. Es werden alle vorrätigen Größen mit der entsprechenden Anzahl angezeigt. Wenn der passende Artikel im Lager vorhanden ist, werden die zu entnehmende Anzahl und die Größe unter den Artikeldaten eingetragen. Danach ist die Schaltfläche Entnahme zu betätigen. Der entnommene Artikel wird nun der ausgewählten Person zugeordnet und aus der Kleiderkammer abgezogen. 12

13 Abb.11 Entnahme und Rückgabe von Ausrüstungsgegenständen Zur Rückgabe von Ausrüstungsgegenständen an die Kleiderkammer muss die Person aus dem Browser Name, wie oben beschrieben, ausgewählt werden. Danach kann auf den Datensatzmarkierer (Abb. 11 blauer Pfeil) im Unterformular Entnehmer Bestand geklickt werden. Der ausgewählte Artikel wird in die Artikeldaten übertragen. Durch Betätigen der Rückgabe-Schaltfläche wird der Ausrüstungsgegenstand von der Person abgezogen/entfernt und in der Kleiderkammer hinzugefügt. Des weiteren besteht die Möglichkeit, alle Ausrüstungsgegenstände auf einmal an die Kleiderkammer zurückzugeben. Dies ist zum Beispiel sehr sinnvoll, wenn eine Person aus dem Feuerwehrdienst ausscheidet. Dazu wird, wie unter Rückgabe beschrieben, die Person ausgewählt und danach die Schaltfläche Rückgabe aller Ausrüstungsgegenstände an die KL betätigen. Zur Aufnahme von Ausrüstungsgegenständen in die Kleiderkammer werden die artikelspezifischen Daten eingegeben oder aus dem Browser Ausrüstung ausgewählt. Die Anzahl und Größe des Lieferumfanges werden eingetragen und danach mit der Schaltfläche Artikeleingang speichern aufgenommen. 13

14 Zum Löschen eines Artikels wird dieser, wie oben beschrieben, über den Browser Ausrüstung und danach im Unterformular Kleiderkammer/Bestand ausgewählt. Klickt man nun mit dem Mauszeiger auf die Schaltfläche Artikeleingang löschen, wird der Artikel mit dem Gesamtbestand aus der Kleiderkammer gelöscht. Zum Abschreiben eines Artikels oder nur einer Teilmenge des Artikels, wird dieser wie schon mehrfach beschrieben, ausgewählt. Die Anzahl der abzuschreibenden Gegenstände ist im Feld Anzahl einzutragen. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Artikel abschreiben, werden diese aus dem Lagerbestand entfernt. Der Aktenreiter Ausrüstung mit Eigentümernamen ermöglicht die Suche nach der Person, die z.b. einen Ausrüstungsgegenstand verloren hat. Wenn ein gefundener Ausrüstungsgegenstand erkannt werden soll, so ist zuerst unter dem Browser Ausrüstung der entsprechende Artikel anzuwählen. Abb.12 Ausrüstung nach Eigentümer 14

15 In dem abgebildeten Unterformular werden alle Personen aufgelistet, die den angewählten Ausrüstungsgegenstand besitzen. Aufgrund der Kennung des Ausrüstungsgegenstandes ist die Zuordnung zum Besitzer überhaupt kein Problem. 15

16 6.0 Bestellungen Durch Klicken der Schaltfläche Bestellungen im Mainmenü (Abb. 3) gelangen Sie in das dargestellte Formular. Abb.13 Bestellungen Anhand des Kombifeldes Name wird die gewünschte Person ausgewählt. Wurden bei der ausgewählten Person schon Bestellungen vorgenommen, so werden diese im dargestellten Unterformular aufgelistet. Um weitere Bestellungen aufzunehmen, wird mittels des Kombifeldes Artikel der gewünschte Ausrüstungsgegenstand ausgewählt. Alle Felder haben sich entsprechend der Betitelung gefüllt. Lediglich die Größe des Artikels ist noch einzutragen. Ist dies ebenfalls geschehen, kann der Artikel der Bestellung, durch einen Mausklick auf die Speichern Schaltfläche, hinzugefügt werden. 16

17 Ebenso besteht natürlich auch die Möglichkeit, Artikel aus einer Bestellung zu entfernen. Dazu muss auf den Datensatzmarkierer des zu löschenden Artikels mit der Maus geklickt werden. Die Daten werden in die Felder des Formulars übernommen. Durch einen Mausklick auf die Löschen Schaltfläche wird der Artikel aus der Bestellung entfernt. Punktesystem: Benutzt die Feuerwehr das Punktesystem, so muss jeder Artikel eine Punktewertung beinhalten. So hat z.b. das Paar Sicherheitsstiefel = 230 Punkte und das Polo Shirt, blau = 105 Punkte. Jede Person hat ein Punktekonto. Bei den Bestellungen wird nun immer wieder verglichen, ob der Punktestand der Bestellung kleiner ist als der Gesamtpunktestand der ausgewählten Person. Soll der Bestellung ein Artikel hinzugefügt werden, der den Punktestand über den erlaubten Höchststand bringt, wird der Bearbeiter durch folgende Meldung an der Ausführung gehindert. Abb.14 Punktekonto überzogen 17

18 In diesem Formular ist die Möglichkeit geschaffen, eine Bestellübersicht anzuschauen und auszudrucken. Es kann zwischen zwei Ausgaben gewählt werden. Zum einen kann eine Gesamtübersicht für die Feuerwehr erstellt werden und zum anderen kann nach Personen getrennt ausgegeben werden. Abb.15 Ausgabemöglichkeit der Bestellungen 18

19 Abb.16 Gesamtübersicht der Bestellungen 19

20 7.0 Exportfunktion Durch Klicken der Schaltfläche Listenmenü (Abb. 3) im Mainmenü gelangen Sie in das hier abgebildete Formular. Abb.17 Listenmenü Entsprechend der Schaltflächenbezeichnung werden Ausgaben generiert. 20

21 Beim Klicken auf die Schaltfläche Abfragegenerator/Datenexport (Abb. 17) erhält der Anwender die Möglichkeit aus den links aufgelisteten Tabellen (Abb. 18 blauer Pfeil) nach seinen eigenen Wünschen Daten zu selektieren. Abb.18 Daten selektieren und Exportieren. Als erstes muss eine Tabelle aus dem linken Feld Datensätze in Abfragen und Tabellen suchen (Abb. 18 blauer Pfeil ) ausgewählt werden. Die Auswahl erfolgt durch einfaches Klicken mit der Maus auf den Tabellen-/Abfragenamen. Danach springt der Cursor automatisch in das Feld Selektionsfelder. Wird dieses Kombinationsfeld nun geöffnet (Abb. 18 roter Pfeil), werden alle in der Tabelle/Abfrage vorkommenden Felder (in diesem Beispiel hat die Tabelle die Felder Bemerkung, Ortsname, Ortsteil und PLZ ) angezeigt. In unserem Beispiel haben wir den Ortsnamen als Selektion ausgewählt. Als nächstes kann eine Bedingung (Abb. 18 grüner Pfeil ) eingegeben werden. In unserem Beispiel lautet die Bedingung "Leverkusen", in dem Feld Ergebnis der Suche erscheint das Resultat. Zum Vergleich in der nachfolgenden Abbildung das Ergebnis ohne Bedingung. 21

22 Abb.19 Ergebnis der Suche ohne Bedingung. 22

23 Ebenfalls besteht die Möglichkeit mehrere Felder einer Tabelle/Abfrage UND oder ODER zu verknüpfen ( blauer Pfeil in der nächsten Abbildung ). Abb.20 Daten selektieren und exportieren. Für geübte SQL-Spezialisten besteht sogar die Möglichkeit selbst in der SQL-Zeile hand anzulegen. Dazu wird ein Häkchen in das Feld Bearbeiten SQL-Text (Abb. 20 grüner Pfeil ) gemacht und schon startet die Datenselektion. 23

24 Sind die Daten wunschgemäß selektiert, werden sie über die Schaltfläche Abfrage anzeigen ausgegeben. Abb.21 Ausgabe der selektierten Daten Ist das Ergebnis noch nicht zufriedenstellend kann jetzt mit der eingeblendeten Menüleiste noch der letzte Feinschliff vorgenommen werden. Über die Druckerschaltfläche wird das Ergebnis schließlich ausgedruckt. Alle hier beschriebenen Verfahrensarten von FLORIAN II und MERLIN unterliegen dem Copyright der Firma KUNERT BRANDSCHUTZDATENTECHNIK und sind deren Eigentum. Nachdruck, aus Auszugweise, bedarf der schriftlichen Genehmigung. Änderungen / Erweiterungen vorbehalten. Für die Richtigkeit der Beschreibung wird keine Gewähr übernommen. MS-Office, Excel, Access, Powerpoint, Word, Outlook und Windows sind Warenzeichen der Microsoft Corp. 24