RICHTLINIE ZUR FESTLEGUNG DER AUDITDAUER UND DER VERGÜTUNG (ISO ISO 22000)

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1 1.0. ZWECK Die Richtlinie legt unter Berücksichtigung der Auditarten und Unternehmensstruktur die für die Audits benötigte Anzahl der Personen-Tage und deren Vergütung fest UMFANG Die Zertifizierung umfasst die Übernachtung, Re-Zertifizierung, Überwachung und Sonderaudits VERANTWORTLICHKEITEN Für die Anwendung dieser Richtlinie sind der Planungsverantwortliche, die Hauptauditoren, die Auditbeauftragten und der Zertifizierungsleiter verantwortlich ANWENDUNG 4.1. Die Zertifizierung nach ISO 9001:2008 ISO 22000:2005 erfolgt in 2 Phasen. 1. Auditphase: Der Zweck und die Details der 1. Auditphase sind in den betreffenden Artikeln der "Audit- und Zertifizierungsprozedur" erklärt. Die 1. Auditphase der Firmen der höchsten Risikogruppe Klasse 1 und der hohen Risikogruppe Klasse 2 erfolgt für ISO 9001:2008 vor Ort. Die 1. Auditphase der Firmen der Risikogruppen Klasse 3 und 4 findet unter Berücksichtigung der unten stehenden Kriterien nach der Bewertung durch den vom Zertifizierungsleiter ernannten Hauptauditor mit Zustimmung des Kunden in Form eines Vor-Ort-Audits/einer Dokumentenprüfung im Büro statt. a) Komplexe Prozessstruktur. b) Anzahl der zu kontrollierenden Filialen/Baustellen. c) Firmenorganisationsstruktur (die Befugnisse und Verantwortlichkeiten, die für die 2. Auditphase festgelegt werden müssen, müssen verständlich sein). d) Komplexität der Dokumentationsstruktur. e) Zulänglichkeit der Dokumentationsstruktur, damit die 2. Auditphase durchgeführt werden kann. f) Standort und Umgebung der Firma. g) Firmengröße. h) Unklarheiten in Bezug auf die Konformität mit der Gesetzgebung und den Produktbedingungen. TL-02 Seite: 1/5

2 4.2 Zweite Auditphase: Der Zweck und die Details der 2. Auditphase sind in den betreffenden Artikeln der "Audit- und Zertifizierungsprozedur" erklärt. 4.3 Die Zeit, die für das Audit aufgewendet wird, hängt von folgenden Faktoren ab: a) Bedingungen des betreffenden Managementsystemstandards, b) Größe, Komplexität, Schichtanzahl c) Technologie- und Gesetzgebungskontext, d) Jede externe Aktivität, die zum Managementsystemumfang gehört, e) Ergebnisse früherer Audits, f) Anzahl der Standorte und Umstände hinsichtlich mehrerer Standorte. g) Produkte, Prozesse oder Risiken bezüglich der Tätigkeiten des Unternehmens, h) Kombinierte, gemeinsame und integrierte Audits. Bei der Festlegung der Auditdauer werden spezifische Leitfäden berücksichtigt, z.b. ISO/TS Damit das Audit in der 1. Auditphase nicht in die Kategorie der Beratung fällt, wurde die Dauer der 1. Auditphase für das Qualitätsmanagementsystem (QMS) begrenzt. Die 1. Auditphase für das QMS wird so geplant, dass sie 30 % der Gesamtauditdauer nicht übersteigt. Die Zeit, die für das Audit aufgewendet wird, wird auf der Grundlage der Tabelle in IAF MD 5 festgesetzt. Tabelle 1 - Richtlinie zur Festlegung der Auditdauer für die ersten Zertifizierungsaudits nach ISO 9001:2008 Mitarbeiterzahl Auditdauer 1. Phase + 2. Phase (Tage) Mitarbeiterzahl , Auditdauer > , 1. Phase + 2. Phase (Tage). TL-02 Seite: 2/5

3 4.4 Die Zeit, die für das Audit benötigt wird, wird ausgehend von der Mitarbeiterzahl in dem Unternehmen berechnet. Nachdem die Planungsverantwortlichen die Anzahl der Audittage und der Auditoren entsprechend der Mitarbeiterzahl des Unternehmens festgelegt haben, stellen die Hauptauditoren anhand der Unternehmensinformationen fest, ob Faktoren vorhanden sind, die die Anzahl der Audittage reduzieren oder erhöhen können. Bei der Festlegung der Mitarbeiterzahl des Unternehmens kann die Mitarbeiterzahl unter Berücksichtigung von Kriterien, wie Arbeitszeiten (Schichtsystem) und Teilzeitmitarbeiterzahl, reduziert werden. Die Anzahl der Audittage kann unter Bestimmung einer Zahl berechnet werden, die den Vollzeitmitarbeitern entspricht. Die Zeit, die ein Teammitglied, das kein Auditor ist (d.h. technische Experten, Übersetzer, Dolmetscher, Kontrolleure und Personen, die zum Auditor ausgebildet werden), aufwendet, zählt nicht als Auditdauer. Der Einsatz von Übersetzern und Dolmetschern kann eine zusätzliche Auditdauer erforderlich machen. Die Informationen zur Auditdauer und den Gründen werden im Interface der Software Filemaker gespeichert. 4.5 Die Faktoren, die eine längere oder kürzere Auditdauer erfordern, sind unten zusammengefasst. 4.5.a Fälle, die eine längere Auditdauer erfordern: Dokumentationsstruktur des Unternehmens, Organisationsstruktur und - kompetenz Komplizierte Niederlassungen, mehrere Gebäude, Anlagen, getrennte Bereiche, etc. Situationen, die einen Übersetzer erfordern, Die Arbeitsstätte ist im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl zu groß, Sektoren mit komplexer Gesetzgebung (Weltraum, Atomkraft, etc.) Sehr komplexe Prozesse innerhalb des Systems, Hardware, Software, Vermischung von Prozessen und Services innerhalb der Prozesse, Besuch von zahlreichen Projekten/Baustellen/vorübergehenden Orten, um den Umfang des Unternehmens zu verifizieren. 4.5.b Fälle, die eine kürzere Auditdauer erfordern: Fehlende Designverantwortung oder, wenn im Umfang einige der anderen Elemente des Standards fehlen, Eine weniger risikoreiche Produkt-/Prozessgruppe, Die Arbeitsstätte ist im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl zu klein, Reifegrad des Managementsystems, Durchführung eines integrierten Systemaudits, Vorhandensein von Vorinformationen über das Unternehmen (frühere Zertifizierung nach einem anderen Standard, etc.), Auditinformation des Kunden (Zertifizierung im Rahmen des Programms einer anderen 3. Partei), Einfache/allgemeine Prozesse (nur im Dienstleistungssektor tätig, Feststellung bei vorherigen Audits, dass alle Schichten die gleiche Arbeit mit der gleichen Leistung ausführen, der Großteil der Mitarbeiter führt einfache und ähnliche Aufgaben aus, etc.) Personal, das außerhalb des Büros arbeitet (Verkaufsteam, Chauffeure, etc.) TL-02 Seite: 3/5

4 Die Prozesse mit niedriger Komplexität werden für Umweltmanagementsystemaudits in IAF MD 5:2013 Tabelle ems 1 behandelt. Die Zusatzfaktoren, die bei der Berechnung der Auditdauer für das integrierte Managementsystem berücksichtigt werden müssen, sind in IAF MD-11:2013 detailliert aufgeführt. 4.6 Selbst wenn die Faktoren, die die Auditdauer verkürzen, aufeinandertreffen, darf die für das Zertifizierungsaudit festgelegte Dauer unter dem Einfluss dieser Faktoren nicht mehr als um insgesamt 20 % verkürzt werden. Die Verkürzungsfaktoren und Verkürzungsprozente werden im Programm Filemaker gespeichert. 4.7 Innerhalb der für das Audit eingeplanten Gesamtzeit darf die Planung und Berichterstattung nicht mehr als 20 % der festgelegten Gesamtzeit einnehmen. Mit anderen Worten die Zeit des Vor-Ort-Audits darf nicht weniger als 80 % des Gesamtaudits betragen. Davon darf höchstens 1/3 für die 1. Phase aufgewendet werden. Für ISO 22000:2005 darf in der Mann/Tag-Zeit nicht die Zeit für die Berichterstellung eingeschlossen werden. 4.8 Für Kontrollaudits muss ca. 1/3 der für das Zertifizierungsaudit eingeplanten Zeit und für Re- Zertifizierungsaudits 2/3 aufgewendet werden. Wenn es bei der zu prüfenden Firma im Vergleich zu den Vorjahren Veränderungen gibt, kann die Auditdauer unter Berücksichtigung der Eigenschaft dieser Veränderungen erhöht werden. Dieser Umstand wird vom Systemzertifizierungsleiter beurteilt. Bei Re-Zertifizierungsaudits ist die Zeit, in der die Systemleistung des Kunden untersucht wird, kein Teil der Gesamtauditdauer. Umfangerweiterungen, Überwachungsaudits und Vor-Audits werden mit 1 Mann/Tag berechnet. Umfangerweiterungsaudits können jedoch in das Kontrollaudit integriert durchgeführt werden (vorausgesetzt, die Zeit Mann/Tag wird erhöht). 4.9 KOMBINIERTE AUDITS: Für kombinierte Audits gelten die Bestimmungen in IAF MD 11 Bei integrierten Audits müssen unter Verwendung des MD-1 Leitfadens die Orte ausgewählt werden, die als Stichproben dienen, bevor der MD-5 Leitfaden für jeden ausgewählten Ort angewendet wird Für 9001 und Audits: Die Zertifizierungsauditgebühr für 1,2 Mann/Tag beträgt mindestens x. Die Kontrollauditgebühr für 1 Mann/Tag beträgt mindestens x. Als Auditgebühr für jeden Mann/Tag, der 1,2 Mann/Tag übersteigt, ist in den Verträgen als Mindestaudittagesgebühr x /Tag festgelegt. 2. Wenn die Zertifizierung zu einem zusätzlichen Standard erfolgt, beträgt die Vergütung 75 % des ersten Standards. 3. Ist mehr als nur 1 Mann/Tag nötig, wird für jeden weiteren Auditor x für jeden Standard berechnet. 4. Für Umfangerweiterungen, Kontrollaudits und Vor-Audits wird die Gebühr der 1. Auditphase des betreffenden Standards verlangt. 5. In diesen Gebühren ist die Steuer nicht enthalten. Die Fahrt- und Übernachtungskosten für den Auditor und die technischen Experten trägt der Kunde. QA Technic besitzt das Recht, den Betrag (ohne Steuern) aus bestimmten Gründen um 20 % zu reduzieren oder zu erhöhen. TL-02 Seite: 4/5

5 5.0 BETREFFENDE DOKUMENTE PR-17 ISO 22000:2005 Zertifizierungsprozedur PR-09 Audit- und Zertifizierungsprozedur IAF MD 5 :2013 Duration of QMS and EMS Audits IAF MD 11:2013 Application of ISO/IEC for Audits of Integrated Management Systems (IMS) 6.0 REVISIONSSTAND Revisionsdatum Revision Revidierter Artikel Erläuterung snr ERSTVERÖFFENTLICHUNG b EA 7/05 wurde gelöscht, auf IAF MD 1, MD 11:2013, MD 5:2013 wurde verwiesen Wir haben unser firmenlogo geändert TL-02 Seite: 5/5