Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte

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1 Einleitung Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte Sozialdatenschutz Dr. Axel Gutenkunst Datenschutzbeauftragter für die Evangelische Landeskirche Württemberg und das Diakonische Werk Württemberg 29. Juni 2011 Strg-Taste + L-Taste (gleichzeitig!) wechselt in den Vollbildmodus, dann mit den Pfeil-nach-oben-Tasten/Pfeil-nach-unten-Tasten weiterschalten; die ESC-Taste beendet den Vollbildmodus. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

2 Was sind Sozialdaten? Daten, die von einem im Sozialgesetzbuch genannten Leistungsträger erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, sind Sozialdaten. Daten von Empfängern von Sozialleistungen sind Sozialdaten. Daten der Sozialversicherten sind Sozialdaten, aber auch die Daten von deren Familienangehörigen, von Arbeitgebern, von Ärzten oder von anderen Leistungserbringern. Der Sozialdatenschutz ist die Abwägung zwischen dem Persönlichkeitsrecht des Einzelnen und den Informationen, die ein Leistungsträger braucht, um seiner Verpflichtungen nachzukommen, diesem die ihm zustehenden Leistungen zukommen zu lassen, und einen Mißbrauch des sozialen Netzes zu verhindern. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

3 Beispiel Krankenkasse: Die Art der Kasse (gesetzliche OrtsKK, gesetzliche BetriebsKK, Ersatzkasse) spielt keine Rolle. Alle Daten, die eine solche Kasse vom Mitglied, dessen Angehörigen oder anderen Personen im Zusammenhang mit Versicherungsleistungen erhoben hat sind Sozialdaten. Dazu gehören Name und Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, aber auch Einkommen, familiäre Verhältnisse, Gesundheitsdaten u.v.m. Leistungen (Zweckbestimmung!) wie Kindergeld, Sozialhilfe, Rente usw. sind mit Nutzung personenbezogener Daten durch Leistungsträger (Stelle!) wie das Arbeitsamt, das Sozialamt, die Rentenversicherungsanstalt oder die Berufsgenossenschaft verbunden. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

4 Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Beispiel: Das Betriebs- und Geschäftsgeheimnis steht den Sozialdaten gleich. Unternehmen Anspruch darauf, dass ihre Betriebsgeheimnisse von den Sozialleistungsträgern nicht unbefugt weiter gegeben werden. Die Angaben müssen Geheimnischarakter haben! Dazu gehören u.a. Daten über Umsätze, Gewinn, Zahl der Beschäftigten, (bevorstehende!) Kurzarbeit, Entlassungen, Krankenstand. Nicht dazu gehören z.b. Name, Sitz, Branche der Firma. Auskünfte zu einer Betriebsnummer (Identifikationsnummer von Arbeitgebern aller Art) durch die Arbeitsagentur oder die Krankenkasse werden nicht gegeben, wenn keine Vollmacht des Betriebs oder eine einschlägige Übermittlungsbefugnis nach 67d ff Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) vorliegt. Es gibt hier keinen Ermessensspielraum. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

5 Rechtlicher Rahmen Die Leistungsträger der Sozialhilfe und die Leistungskataloge sind im SGB I genannt. Auf Sozialleistungen besteht ein Rechtsanspruch. Die Leistungsträger haben darauf hinzuwirken, dass Sozialleistungen den Berechtigten umfassend und schnell zukommen, soziale Dienste und Einrichtungen rechtzeitig und ausreichend zur Verfügung stehen, der Zugang zu den Sozialleistungen möglichst einfach gestaltet wird, z.b. durch verständliche Formulare Die Aufgaben sind auf zahlreiche Behörden, Körperschaften und Anstalten des Bundes, der Länder und der Gemeinden verteilt. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

6 Anwendungsbereich Die Vorschriften des Sozialgesetzbuches sindauf alle Leistungsträger und diesen gleichgestellten Stellen anzuwenden, auch wenn handelt. es sich dabei um Behörden oder sonstige öffentliche Stellen eines Landes oder einer Gemeinde oder um privatrechtlich organisierte Verbände von Leistungsträgern und ähnliche Stellen Ziel: Es soll ein einheitlicher Schutz der Sozialdaten gewährleistet werden, gleich ob diese in Dateien oder Akten stehen. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

7 Freie Träger Freie Träger im Bereich der Wohlfahrtsverbände und Kirchen sind keine! Leistungsträger i.s.v. 35 Abs. 1 SGB I. Insbesondere gelten Befugnisse zur Datenerhebung nach dem SGB für diese nicht! Es gelten zunächst nur die staatlichen bzw. kirchlichen Datenschutzgesetze. Vereinbarungen mit den freien Trägern ( 61 Abs. 4 SGB) führen zu einer faktischen Gleichbehandlung des Sozialdatenschutzes bei freien und öffentlichen Trägern. Die Bestimmungen nach 78 Abs. 2 SGB X verlängern die Zweckbindung und die Geheimhaltungspflichten auf die freien Empfänger von Daten der Leistungsträger. Bei freien Trägern beschäftigte Personen sind auf die Einhaltung der Sozialdatenschutzverpflichtung hinzuweisen. Bei den freien Trägern gelten ferner die gesetzlichen, tariflichen und individualrechtlichen arbeits- und dienstrechtlichen Geheimhaltungsvorschriften. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

8 Freie Träger Handlungsmaxime: Im Ergebnis müssen die freien Träger die Bestimmungen des Sozialdatenschutzes so einhalten, als ob auch sie Leistungsträger wären. Jede Abweichung von dieser Vorschrift bedarf einer genauen Begründung. Verstöße (auch Schadensersatzforderungen) können aber eine andere rechtliche Würdigung erfahren. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

9 Vorrang der Erhebung beim Betroffenen Soweit wie möglich sollen die Daten beim Betroffenen erhoben werden ( 67 a Abs. 2 Satz 1 SGB X). Transparenz: Der Vorrang der Selbstauskunft und Beschaffung von Nachweisen durch den Betroffenen bewirkt auch, dass dieser erfährt, welche Stelle zu welchem Zweck welche Daten zu ihm und seiner Familie gespeichert hat. Aber: Der Vorrang der Ersterhebung beim Betroffenen selbst gilt nicht uneingeschränkt. Wenn Sozialleistungsträger Angaben vom Betroffenen nicht oder nur mit einem unzumutbaren Mehraufwand als von anderen Stellen erhalten können, können sie um eine Ermittlung durch Dritte ersuchen ( 67 a Abs. 2 Satz 2 SGB X, Anhang 2). Grundsätzlich gilt aber das Erforderlichkeitsprinzip. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

10 Fallgruppen bei der Datenerhebung 1 Es besteht eine gesetzliche Auskunftspflicht. Hier kann die Antwort u.u. sogar mit einem Bußgeld erzwungen werden. 2 Die Beantwortung kann nicht erzwungen werden, die Nichtbeantwortung verstößt aber gegen die Mitwirkungspflicht. Dies kann dann dazu führen, dass ein Antrag auf eine Leistung abgelehnt wird. 3 Die Beantwortung ist freiwillig. Aber: Betroffene empfinden das Einholen der Auskünfte bei ihnen selbst oft als lästig. Auch Leistungserbringer neigen gerne dazu, Daten anderweitig zu beschaffen oder sich Generalvollmachten geben zu lassen. Funktionstrennungen innerhalb einer Stelle können zur Mehrfacherhebung beim Betroffenen führen. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

11 Fallgruppen bei der Datenerhebung - Auskunftspflichten Antragsteller oder Leistungsbezieher können nicht wissen, ob sie zu einer Auskunft verpflichtet sind oder nicht. Wenn ein Leistungsträger Angaben zu persönlichen und sachlichen Verhältnissen haben will, muss er den Zweck benennen, für dessen Erfüllung diese Angaben gedacht sind, auf die Pflicht zur Auskunft oder auf die Freiwilligkeit hinweisen, die zugrundeliegende Rechtsvorschrift benennen (wenn Pflicht), auf die Folgen einer Auskunftsverweigerung hinweisen. Es gibt spezielle Auskunftspflichten (z.b. Mitteilung des Eintritts eines Bezugs einer Rente an die Krankenkasse) und generelle Auskunftspflichten, d.h. alle im Rahmen eines bestimmten Leistungsbezugs erforderlichen Angaben müssen (ggf. von sich aus) gegenüber dem Leistungsträger gemacht werden. Ein Verstoß gegen die Mitteilungspflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann Schadensersatzforderungen des Leistungsträgers auslösen. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

12 Fallgruppen bei der Datenerhebung - Mitwirkungspflichten Wer Sozialleistungen beantragt oder erhält, hat alle Fakten anzugeben, die für die Entscheidung über die Gewährung der Leistung und den Erhalt der Leistung erforderlich sind, ggf. muss er einer Erteilung von Auskünften durch Dritte zustimmen. Weitere Mitwirkungspflichten sind persönliches Erscheinen, teilnahme an Untersuchungen usw. Die Pflicht zur Mitwirkung gilt aber nicht, wenn sie angesichts der betreffenden Sozialleistung unangemessen erscheint, aus wichtigem Grund nicht zumutbar ist, sich der Leistungsträger die Informationen mit geringerem Aufwand selbst beschaffen kann, wenn sie nicht sehr unwahrscheinliche Risiken für Leben und Gesundheit bergen, einen erheblichen Eingriff in die körperliche Unversehrheit bedeuten. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

13 Falldiskussion zur Auflockerung Lesen Sie den Zeitungsartikel aus der Waiblinger Kreiszeitung (Artikel Waiblinger Kreiszeitung pdf) und analysieren Sie den Sachverhalt. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

14 Fallgruppen bei der Datenerhebung - Einwilligungserklärungen Texte von Einwilligungserklärungen müssen so abgefasst sein, dass klar erkennbar ist, welche Daten, zur Erfüllung welcher gesetzlicher Aufgaben, bei wem, von welcher Stelle erhoben werden sollen. Inhalte von Unterlagen, die bei Dritten (z.b. Ärzte) erhoben werden sollen, sind genauso konkret zu bezeichnen wie die Dritten selbst. Die Einwilligung bedarf i.d.r. der Schriftform. Sie muss im äußeren Erscheinungsbild hervorgehoben sein. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

15 Fallgruppen bei der Datenerhebung - Einwilligungserklärungen Aufklärungserfordernis Betroffene müssen über die Tragweite ihrer Einwilligung vorher! aufgeklärt werden. Dazu gehört z.b. eine Erläuterung des Zwecks der Erhebung und Verarbeitung der Daten. Es kann auch für die Behörden selbst schwierig sein, den Sachverhalt verständlich zu erläutern. Deshalb darf und sollte nachgefragt werden, bevor man einwilligt (oder auch nicht und ggf. die damit verbundenen Nachteile, u.u. auch für Familienangehörige), in Kauf nimmt. Diskussion einer harten Einwilligungserklärung Besprechung des Vordrucks Anlage zum Rentenantrag zur Feststellung der Erwerbsminderung (Einwilligungserklärung Rentenantrag zur Feststellung der Erwerbsminderung.pdf). c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

16 Übermittlung von Sozialdaten - Beispiele Beispiel 1 Das Arbeitsamt darf sich nicht direkt an den früheren Arbeitgeber wenden, um die Höhe des letzten Gehalts zu erfahren, sondern muss zuerst den Betroffenen fragen. Dieser muss dem Arbeitsamt entweder Kopien entsprechender Belege zustellen oder die Zustimmung dazu abgeben, dass dieses direkt beim früheren Arbeitgeber nachfragt. Beispiel 2 Beim Antritt einer Arbeitsstelle ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine ganze Reihe von Daten (Familienstand, Zahl der Kinder, Berufstätigkeit, Arbeitgeberanschrift,...) an die Krankenkasse zu melden. Es gibt eine Vielzahl von Fällen, wo es zur Übermittlung von Sozialdaten zwischen verschiedenen Stellen kommt. Die Zusammenarbeit der Leistungsträger ist in einer ganzen Anzahl von Einzelvorschriften im SGB X geregelt. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

17 Übermittlung von Sozialdaten - Befugnisse Sozialbehörden Sozialbehörden sind grundsätzlich verpflichtet, den Sachverhalt von Amts wegen zu ermitteln ( 20, 21 Abs. 1 SGB X). Zu diesem Zweck können Sozialbehörden Auskünfte jeder Art einholen (Anm.: Grundsätzlich ist es nicht verboten, zu fragen!), Beteiligte, Zeugen und Sachverständige hören Urkunden und Akten anderer Behörden beiziehen, soweit dies zur Ermittlung des Sachverhalts erforderlich ist und datenschutzrechtliche Vorschriften oder besondere Geheimhaltungsvorschriften (z.b. 203 StGB) nicht entgegenstehen. c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

18 Übermittlung von Sozialdaten - Befugnisse Finanzbehörden Finanzämter müssen Leistungsträgern Auskunft über die ihnen bekannten Einkommens- und Vermögensverhältnisse der Antragstellers bzw. Leistungsempfängers und ggf. auch der Angehörigen geben ( 21 Abs. 4 SGB X). Sie können bei Banken nicht nur Konten des Antragstellers erfragen, sondern auch Konten anderer, wo der Antragsteller eine Kontovollmacht hat. Arbeitsagenturen Arbeitsagenturen dürfen, um festzustellen, ob die Voraussetzungen zum Bezug einer Leistung gegeben sind, Ermittlungen anstellen. Im Rahmen dieser Ermittlungen sind Arbeitgeber, Angehörige, Unterhaltspflichtige, Ärzte usw. bei sehr vielen Sachverhalten verpflichtet (ggf. dann auch befugt), Angaben zu machen. Es gelten nicht nur die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches ( a SGB X), sondern auch des Arbeitsförderungsgesetzes (AFG). c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

19 Persönliche Geheimhaltungspflichten Nach 203 StGB Abs. 1 sind Sozialarbeiter, -pädagogen, Diplom-Psychologen verpflichtet, Geheimnisse, die ihnen anvertraut oder sonst bekannt geworden sind, nicht unbefugt zu offenbaren. Geheimnisse sind Tatsachen, die nur einem begrenzten Personenkreis bekannt (geworden) sind und an deren Geheimhaltung der Betroffene aus seiner Sicht ein sachlich begründetes Interesse hat. Vor Gericht darf ein Mitarbeiter eines öffentlichen Sozialleistungsträgers nur mit Genehmigung des Dienstherrn aussagen. Dieser darf die Genehmigung nur erteilen, wenn eine Offenbarungsbefugnis besteht. Ein strafprozessrechtliches Zeugnisverweigerungsrecht nach 53 StPO besteht nicht! In Zivilprozessen besteht ein Zeugnisverweigungsrecht gemäß 383 Abs. 1 Nr. 6 ZPO c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

20 Löschung und Auskunft Unzulässig gespeicherte Daten sind sofort zu löschen. Nicht mehr erforderliche Daten sind zu löschen, wenn dem keine schutzwürdigen Interessen des Betroffenen entgegenstehen. Beispiel: Daten im System coarb werden 10 Monate nach Erledigung des Vorgangs gelöscht. Der Nachweis einer Arbeitslosigkeit durch die Arbeitsvermittlung ist dann nicht mehr möglich. Leistungsakten werden nach Abschluss 5 bis 7 Jahre aufbewahrt, elektronische Daten 4 Jahre. Der ärztliche Dienst speichert Unterlagen 10 Jahre, der psychologische Dienst 5 Jahre. Die Löschungspflicht gilt auch für Akten. Eine Löschung schließt jede weitere Nutzung absolut aus. Es besteht das Recht auf Einsichtnahme ( 25 Abs. 1 SGB X) und Auskunft ( 83 SGB X) (Herkunft, Empfänger, Zweck). c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24

21 Datenschutz in der Jugendhilfe Für die Kinder- und Jugendhilfe sind die Jugendämter zuständig. Diese leisten auch Vormundschafts- und Jugendgerichtshilfe. Eigenes Kapitel Datenschutz Um dem breiten Spektrum an Aufgaben gerecht werden zu können, erheben, verarbeiten und nutzen Jugendämter zum Teil sehr intime Daten der Kinder und Jugendlichen sowie von deren Familienangehörigen. Diese Daten werden durch ein eigenes Kapitel Datenschutz im Sozialgesetzbuch VIII unter einen besonderen Schutz gestellt. Diese umfassen die Bestimmungen 35 SGB I und 67-85a SGB X. Mit diesen Bestimmungen soll auch dem besonderen Vertrauensverhältnis zwischen Betreuern und Betreuten entsprochen werden ( 65 SGB VIII). c 2010 Dr. A. Gutenkunst (ELK-WUE) Orientierungsplan betriebliche Datenschutzbeauftragte 29. Juni / 24