Exportmodul Artikel-Nr.: 20208

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1 Seite 1 / 5 V5.32 Exportmodul Artikel-Nr.: Erweiterungsmodul für ds ELV-TimeMster Komplettsystem Hndbuch und Beschreibungen Ab der Version 5 befinden sich die Kurznleitung und ds gesmte Hndbuch ls PDF-Dtei uf Ihrer Festpltte und lssen sich in der Auswertesoftwre über den Menüpunkt Hilfe und Hilfe Allgemein ufrufen. Außerdem erhlten Sie im Progrmm zu jedem Menüpunkt eine Online-Hilfe. Nchfolgend erhlten Sie einen Auszug us dem Hndbuch zu diesem Exportmodul. 1. Export in Dteiformte 1.1 Folgenden Dten/Tbellen können in ASCII / CSV Dteien exportieren Abteilungsstmmdten (Abteilungsmodul) Abwesenheiten Buchungsdten Filildten (Fililsteuerung) Firmendten (Mndntenmodul) Istzeiten (Tge im Mont) (Gleitzeitmodul) KW-Abrechnung (Schichtmodul) KW-Steuerung (Schichtmodul) Personlstmmdten Schltinterfce-Einstellungen (Zutritt) Schltzeiten (Zutrittssteuerung) Schichtpläne (Schichtmodul) Tgeszeitmodelle Tgesprotokolle (Chefmodul) Wochenzeitmodelle Zeitkonten (Gleitzeitmodul) Zeitsldenlisten Umbuchungsprotokoll (Abteilungs-/Umbuchungsmodul) Trennzeichen, Dteinme sowie ds Exportverzeichnis sind jeweils einstellbr. Vorussetzung sind die entsprechenden Erweiterungsmodule für die Funktionen, z. B. ist für den Export der Abteilungsstmmdten ds Abteilungsmodul erforderlich. 2. Alle Druckusgben lssen sich in folgende Dteiformte erstellen: PDF-Formt HTML-Formt RTF-Formt Hier ist zu bechten, dss nicht lle Dteiformte lle Frben unterstützen. 3. Export über die Zwischenblge (Strg + C) In Verbindung mit dem Exportmodul lässt sich der Inhlt von fst jeder ktiven Tbelle mit Strg+C in die Zwischenblge blegen. Der Inhlt knn dnn z.b. in Excel wieder eingefügt werden. In dem Beispiel wurde die Zeitkontenübersicht über die Zwischenblge nch Excel exportiert. Die Zeitsldenlisten können nicht ls Gnzes exportiert werden, d diese intern us drei einzelnen Tbellen zusmmengesetzt sind. Hier wird jeweils der ktive Bereich exportiert. Bei den Grfiktbellen (Urlubsplner, Fehlzeitenklender) werden jeweils die progrmminternen Steuerzeichen kopiert. 5. Versnd von Listen ls PDF-Dtei per E-Mil Folgende Listen können wie beim Drucken n einem Mitrbeiter, Abteilung, Firm geschickt werden: Zeitsldenliste / Ist-Stunden-Liste / Zeitkonto / Fehlzeitenklender / Tgesprotokoll Die Beschreibung folgt b Seite 3

2 Seite 2 / 5 V Automtischer ASCII-Export Diese Automtik bezieht sich uf Kpitel 1 Dmit die Auswertesoftwre einen Export utomtisch durchführen knn, muss eine Flg-Dtei mit der Bezeichnung TM-ASCII.exp erstellt werden. In der Auswertesoftwre wird ein festgelegtes Verzeichnis jede Minute diese Dtei überprüfen. Ist die Dtei vorhnden, werden utomtisch die Dten exportiert, die in der Flg-Dtei definiert wurden. Für den utomtischen Export muss die Auswertesoftwre gestrtet, sowie die Automtik ktiviert sein. Die Auswertesoftwre muss sich im Huptmenü befinden. Wird im Progrmm gerbeitet, wird der Export nch dem Schließen der Fenster in TimeMster durchgeführt. Enthält eine TM-ASCII.exp ungültige Einträge so wird kein Export durchgeführt und die Flg-Dtei in TM- ASCII.err umbennnt, zusätzlich wird in der Fehler-Dtei von TimeMster ein entsprechender Eintrg vorgenommen. Sollte der utomtische ASCII-Export ohne permnent geöffneter Auswertesoftwre gewünscht sein, so knn die Auswertesoftwre durch Aufruf von TMW.EXE TM-ASCII.EXP nur kurz für den Export gestrtet werden. Die Flg-Dtei TM-ASCII.EXP muss sich vorb in dem Überwchungsverzeichnis befinden. Nch dem Export wird die Auswertesoftwre wieder geschlossen. Diese Funktion ist uch mit einem Netzwerkmodul einsetzbr und belegt dmit keine User-Lizenz. Aufbu der Flg-Dtei TM-ASCII.exp für den utomtischen ASCII-Export Abteilungen : bt Abwesenheiten : bw Mont ( 2-Stellig ) Jhr ( 4-Stellig ) 1 = Firm, 3 = Mitrbeiter ) Buchungen : buc Mont ( 2-Stellig ) Jhr ( 4-Stellig ) 1 = Firm, 3 = Mitrbeiter ) Fililen : fil Firmen : fir Istzeit : ist Mont ( 2-Stellig ) Jhr ( 4-Stellig ) 1 = Firm, 3 = Mitrbeiter ) KW-Abrechnungen : kw Mont ( 2-Stellig ) Jhr ( 4-Stellig ) 1 = Firm, 3 = Mitrbeiter ) KW-Steuerung : kws Personl : per Schltinterfce-Definitionen : sid Beispiele: Befindet sich eine Dtei mit der Bezeichnung TM-ASCII.exp mit den zwei Zeilen pers und personl.txt im festgelegten Verzeichnis, so wird TimeMster binnen kurzer Zeit die Dtei Personl.txt mit den Personldten erstellen. Für den Export einer montsbezogenen Liste ist zusätzlich die Angbe des Monts und des Jhres erforderlich, gefolgt von der Art der Liste (Firm/Abtlg/Mitrb.) und der Nummer (Nr. der Abteilung). An 6. Stelle knn optionl ein Dteinme ngegeben werden. In dem Beispiel werden die Buchungen vom September 2010 der Abteilung 1 in der Dtei buch txt gespeichert. Schltzeiten : siz Schichtpläne : shi Tgeszeitmodelle : tzm Wochenzeitmodelle : wzm Zeitkonten : kto Mont ( 2-Stellig ) Jhr ( 4-Stellig ) 1 = Firm, 3 = Mitrbeiter ) Zeitsldenlisten : zsl Mont ( 2-Stellig ) Jhr ( 4-Stellig ) 1 = Firm, 3 = Mitrbeiter ) buc buch txt

3 Seite 3 / 5 V Anleitung E-Mil Versnd Dten von TimeMster ls PDF-Dtei per E-Mil versenden 5.1 Allgemeines Folgende Listen können per E-Mil n einzelne Mitrbeiter, Mitrbeiter einer Abteilung/Firm oder n Abteilungsleiter gesendet werden: - Zeitsldenliste - Zeitkonto (Jhresübersicht) - Ist-Stunden-Liste - Fehlzeitenklender - Tgesprotokoll Vorussetzung für den Versnd per E-Mil ist ds Exportmodul. Für den Versnd nch Abteilungen/Firmen ist zusätzlich ds Abteilungsbzw. Mndntenmodul erforderlich. Für den E-Mil- Versnd befindet sich in den entsprechenden Listen jeweils ein E-Mil - Button unterhlb des Buttons Drucken. 5.2 Einrichtung / Konfigurtion Bitte klären Sie vor der Konfigurtion, ob der Versnd dieser Art Mssenmils mit personenbezogenen Dten per E-Mil in Ihrem Huse erlubt ist. Für den E-Mil Versnd über ELV- TimeMster müssen die erforderlichen E-Mil Kontodten eingestellt werden. Diese Einstellungen gelten für den PC, uf dem TimeMster usgeführt wird. Die E-Mil-Dten werden unter Einstellungen, Prmeter, Verwltung und E-Mil-Versnd eingetrgen. Die erforderlichen Einstellungen erfhren Sie von Ihrem Systemdministrtor, oder Sie entnehmen diese us den Kontodten Ihrer E-Mil-Softwre. Absenderinformtionen []: Unter E-Mil- Adresse und Nme werden die Dten eingetrgen, die bei dem Empfänger ls Absender erscheinen sollen. Postusgng [b]: Wenn Sie diese Dten nicht kennen, wenden Sie sich bitte n Ihren Netzwerkdministrtor. b g c d e f Speichereinstellungen: [c] Die von TimeMster erstellten PDF-Dteien werden zunächst in einem Verzeichnis erstellt und dnn verschickt. Unterhlb von dem unter Verzeichnis [d] eingestellten Ordner wird von TimeMster ein Unterordner emil-versnd [d1] erstellt, unter dem sich dnn folgende Bereiche [d2] befinden: - E-Mil-IST für die versndten Ist-Stunden-Listen. - E-Mil-KTO für die versndten Jhres-Zeitkonten - E-Mil-ZSL für die versndten Zeitsldenlisten Unter jedem Unterordner befinden sich weitere Unterordner mit Bezeichnungen bestehend us Dtum und Uhrzeit, n dem E-Mils verschickt wurden. In diesen befinden sich jeweils die PDF-Dteien und eine LOG-Dtei. Ob die erstellten PDF- Dteien nch dem Versnd ls Nchweis erhlten bleiben oder gelöscht werden sollen, knn unter [e] eingestellt werden. Zu llen drei Listen knn unter [f] der Infotext der E-Mil vorgegeben werden. E-Mil-Test: [g] Mit dem Button Test-E-Mil n diese E-Mil-Adresse senden wird eine E-Mil n die drüber eingetrgene Adresse geschickt. d d1 f d2

4 Seite 4 / 5 V Auswhl beim E-Mil Versnd Zeitsldenliste Auswhl Mitrbeiter : Es wird nur usgewählten Liste des Mitrbeiters verschickt. Mit OK erfolgt eine weitere Abfrge, zu welchem Empfänger diese geschickt werden soll. Siehe Auswhl des Empfängers Auswhl Ab Mitrbeiter : Über eine Personlliste erfolgt die Auswhl, b welchen Mitrbeiter die Listen verschickt werden sollen, über eine weitere Abfrge, zu welchem Empfänger diese geschickt werden soll. Siehe Auswhl des Empfängers Auswhl Abteilung : Es werden lle Listen von den Mitrbeitern der usgewählten Abteilung verschickt, über eine weitere Abfrge, zu welchem Empfänger diese geschickt werden sollen. Auswhl Firm : Es werden die Listen von den Mitrbeitern der usgewählten Firm verschickt, über eine weitere Abfrge, zu welchem Empfänger diese geschickt werden sollen. Siehe Auswhl des Empfängers Zeitskonto Die Auswhl für den E-Mil-Versnd entspricht dem der Zeitsldenlisten in den Punkten Mitrbeiter/Abteilung/Firm. Nch der Auswhl der zu verschickenden Listen, erfolgt mit OK eine weitere Abfrge, wer der Empfänger sein soll. Siehe Auswhl des Empfängers Fehlzeitenklender Die Auswhl für den E-Mil-Versnd entspricht dem der Zeitsldenlisten. Nch der Auswhl n welchen Mitrbeiter die Listen verschickt werden sollen, erfolgt mit OK eine weitere Abfrge, wer der Empfänger sein soll. Siehe Auswhl des Empfängers Ist-Stunden-Liste Die Ist-Stunden-Liste ist nicht Mitrbeiterbezogen, sondern wird Abteilungs- oder Firmenbezogen erstellt. Hierdurch ergeben sich zwei mögliche Auswhlfenster: Aktuelle Firm senden / Alle Firmen senden Nch der Auswhl welche Listen verschickt werden sollen, erscheint nch OK eine Personlliste, zu welchem Empfänger die Liste geschickt werden soll. Aktuelle Abteilung senden / Alle Abteilungen senden Nch der Auswhl welche Listen verschickt werden sollen, erscheint nch OK eine Auswhl, zu welchem Empfänger die Liste geschickt werden soll. Auswählbr ist der Abteilungsleiter/Vertretung oder ein beliebiger Mitrbeiter Tgesprotokoll Die Auswhl für den E-Mil-Versnd entspricht dem der Ist-Stunden-Liste. Wurde die Liste für eine Abteilung erstellt, knn diese n den Abteilungsleiter oder einen beliebigen Mitrbeiter geschickt werden. Bei dem Aufruf für eine Firm knn diese n einen beliebigen Mitrbeiter verschickt werden Auswhl des Empfängers Für den Versnd der Listen n Empfänger gibt es 4 Auswhlmöglichkeiten. An die E-Mildresse des Mitrbeiters, die im Personlstmm eingetrgen ist. An den Abteilungsleiter der Abteilung, in dem der Mitrbeiter rbeitet. ) Der Abteilungsleiter wird in den Abteilungsstmmdten festgelegt, die E-Mil wird n die E-Mildresse des Abteilungsleiters geschickt, die im Personlstmm hinterlegt ist. b) Wird direkt im Abteilungsstmm in dem dfür vorgesehenen Feld eine E-Mil-Adresse eingetrgen, so ht dieser Vorrng. Die privte E-Mildresse des Abteilungsleiters (im Personlstmm) wird dnn nicht zusätzlich berücksichtigt. An die Abteilungsleiter-Vertretung der Abteilung, in dem der Mitrbeiter rbeitet. Die Abteilungsleiter-Vertretung wird in den Abteilungsstmmdten festgelegt, die E-Mil wird n die E-Mildresse des Vertreters geschickt, die im Personlstmm eingetrgen ist. An weitere Mitrbeiter, dies knn ein beliebiger Mitrbeiter der Firm sein. Die Auswhl erfolgt us einer Liste vom Personlstmm

5 Seite 5 / 5 V Mögliche Fehlermeldungen Bei flsch oder fehlerhft konfigurierten Postusgngsdten können folgende Fehlermeldungen uftreten. 6.1 Fehlermeldung: Authentiction filure Ursche: Benutzernme / Kennwort wurde flsch eingegeben: 6.2 Fehlermeldung: Socket Error Host noch found Ursche: Der Eintrg unter SMTP-Server ist flsch: 6.3 Fehlermeldung: Socket Error Connection refused Ursche: Der Eintrg unter Port wurde flsch eingestellt (Defult 25) 6.4 Meldung: E-Mil-Adresse nicht verwenden Erscheint in der Ergebnisliste zum E-Mil Versnd bei einem Eintrg E-Mil-Adresse nicht verwenden, so ist im Personlstmm des Mitrbeiters der Prmeter Automtischer E-Mil-Versnd usgeschltet. 6.5 Meldung: Service not vilble Auf den Server ist kein SMTP- Dienst eingerichtet oder freigegeben. Sollten trotzdem E-Mils mit einem nderen Progrmm von dem PC verschickt werden können, dnn nutzt dieses Progrmm vermutlich einen Exchnge Server. Diese wird von TimeMster nicht unterstützt. In dem Fll muss uf dem Server der SMTP Dienst eingerichtet werden. Bitte wenden Sie sich n Ihren Netzwerkdministrtor. 7. Hinweise: 1) Nchdem bei der Einrichtung eine Test E-Mil verschickt werden konnte, muss TimeMster geschlossen und wieder gestrtet werden, dmit diese Einstellungen gespeichert werden. 2) In dem Nmen und Vornmen der Mitrbeiter drf kein * oder? enthlten sein. D jede per E-Mil versndte Dtei mit dem Nmen protokolliert wird, lässt Windows ds Anlege dieser Dteien nicht zu. 3) Unter versendeten E-Mils erscheint folgender Hinweis: Diese E-Mil wurde von ELV-TimeMster mit der Seriennummer ###### verschickt. An der Stelle ###### erscheint die Seriennummer der TimeMster-Lizenz, um Rückschlüsse ziehen zu können, von welcher TimeMster-Softwre die E-Mil verschickt wurde. Dies wurde von ELV fest vorgegeben und lässt sich nicht ändern. 4) Beim Versnd der Dten n einem Abteilungsleiter, wird für jede PDF-Dtei eine eigene E-Mil verschickt, dmit der Abteilungsleiter diese bei Bedrf einzeln n seine Mitrbeiter weiterleiten knn. ELV