Ihr Chef ist häufig unterwegs? So assistieren Sie ihm perfekt!

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1 +++ Management Circle Intensiv-Seminar Fokus Assistenz +++ Ihr Chef ist häufig unterwegs? So assistieren Sie ihm perfekt! So arbeiten Sie auch über Entfernungen optimal zusammen Out-of-Office? Knappe Gesprächszeiten nutzen Informationsabstimmung und Updates mit dem Chef effektive Telefonate unter Zeitdruck Dezentrale Teams professionell koordinieren Als Schnittstelle und bei der Vergabe von Aufgaben so behalten Sie die Fäden in der Hand Informieren und kommunizieren über Distanz Telefon, Mail, Instant Messenger: den Chef aktiv auf dem Laufenden halten und Abläufe verlässlich steuern Wenn Sie Entscheidungen ohne Rücksprache treffen müssen Wie Sie Handlungsspielräume verlässlich regeln und die Dinge ohne Rückendeckung organisieren Führen und delegieren zuverlässige Anlaufstelle für Dritte Ihr Leitfaden zm vertrauensvollen Umgang mit der Ihnen geliehenen Macht Den Terminkalender und Meetings fest im Griff Gut geplant ist schon gewonnen so behalten Sie immer die Übersicht Travel-Management und Office-Organisation Mit vorausschauender Planung und Improvisationsgeschick auf Last-Minute-Aufträge erfolgreich meistern Ihre Trainerin: Claudia Behrens-Schneider Training + Beratung Marion Etti ETTI & PARTNER Training Beratung Coaching Davon profitieren Sie: Viele konkrete Tipps und Tricks für Kommunikation auf Abruf Handeln als Stellvertreterin Rollenspiele mit hohem Lerntransfer Unterlagen immer griffbereit Tools und Checklisten für die Praxis Begeisterte Stimmen zum Seminar: Sehr praxisorientiertes, informatives und sehr gut geführtes Seminar mit toller Trainerin! D. Sachs, PENNY-Markt GmbH Gerne wieder. In so wenig Zeit so viele, wichtige und schwierige Themen klären zu können, war super! J. Marunski, Deutsche Telekom AG Ihr Termin: 17. und 18. August 2016 in Frankfurt/M. Hoher Lernerfolg durch begrenzte Teilnehmerzahl! Melden Sie sich jetzt an! Ihre Telefon-Hotline: + 49 (0) 61 96/

2 1. Seminartag Werden Sie zur Co-Pilotin für Ihren Chef Ihre Seminarleiterin: Marion Etti Inhaberin, ETTI & PARTNER Training Beratung Coaching, München Herzlich willkommen Begrüßung durch die Seminarleiterin Vorstellungsrunde Abstimmung mit Ihren Erwartungen als Teilnehmer Die Assistentin als Stellvertreterin wie Sie den Tagesbetrieb am Laufen halten Entscheidungsspielraum abstecken Was können Sie selbst entscheiden? Als Sprachrohr des/der Vorgesetzten erfolgreich agieren Missverständnisse sowie unnötige Arbeiten verringern und vermeiden Eigene Informationen einfordern und Folgetermine bestätigen Praxis-Check: Wie Sie Ihren Jour Fixe zielorientiert einfordern und praxisorientierte Standards festlegen Prioritätensetzung und Office-Organisation perfekt geplant ist halb erledigt! Abläufe gut organisieren und strukturieren: Wie Sie Prioritäten setzen Vorausschauendes Denken und Organisationsgeschick ohne Rückendeckung Improvisationsgeschick und Flexibilität in einem unregelmäßigen, schwer planbaren Umfeld Praxis-Check: Die Abwesenheit der Verantwortlichen richtig koordinieren mehr Struktur in der Terminplanung Get-together Ausklang des ersten Seminartages in informeller Runde. Management Circle lädt Sie zu einem kommunikativen Umtrunk ein. Entspannen Sie sich in angenehmer Atmosphäre und vertiefen Sie Ihre Gespräche mit der Referentin und den anderen Teilnehmern/innen. Travel-Management Reisen optimal organisieren Komfortable und effektive Reiseplanung für den Chef Besondere Tipps für die Planung längerer Auslandsreisen Spielregeln und Standards für Reisen entwickeln Praxis-Check: Wichtige Internetadressen und Informationsquellen checken Meetings eigenständig vorbereiten gut geplant ist halb gewonnen! Wenn der Besprechungsmarathon zur Herausforderung wird Last Minute-Präsentationen erstellen Informationssicherung vor und nach den Besprechungen Telefonkonferenzen, Videokonferenzen Tipps für die richtige Organisation Ihr Aktionsplan: Sie erstellen einen Aktionsplan für die Änderungen, die Sie in der Zusammenarbeit mit Ihrem Chef/Team umsetzen wollen Weitere Teilnehmerstimmen... Interessante Veranstaltungen mit hilfreichen, praxisorientierten Anregungen. B. Pfeiffer, Valeo Schalter und Sensoren GmbH Leider im positiven Sinne viel zu kurz. Die Zeit vergeht wie im Flug. K. Anton, Andritz KMPT GmbH Es gab keine einzige Minute, die langweilig war. Es war sehr aufregend, diese vielen neuen Dinge zu hören. N. Tonelli, Hambach & Hambach Rechtsanwälte

3 2. Seminartag So entlasten Sie vielreisende Vorgesetzte und deren Teams Ihre Seminarleiterin: Claudia Behrens-Schneider Geschäftsführerin, Training + Beratung, Gauting Es geht weiter... Begrüßung und Überleitung zum zweiten Seminartag Kommunikation und Informationen auch über Distanz verlässlich steuern Effektiv miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten Moderne Medien sinnvoll nutzen Die richtige Informationsdosis Was muss der Chef wissen, was nicht? Knappe Gesprächszeiten mit dem Chef gut vorbereitet und klar geregelt zum Ziel Nachrichtenzentrale und Vermittlungsinstanz den Vorgesetzten über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden halten Termine des Chefs aus der Ferne unterstützen (Zahlen, Daten, Reisepläne, Informationen) Übersichtliche Informationsaufbereitung für schnelle Entscheidungen Praxis-Check: So sichten Sie s, Vorlagen und Checklisten proaktiv und bereiten Informationen richtig auf. Führen und Delegieren auch in Abwesenheit des Chefs Gemeinsam mit dem Vorgesetzen Regelungen und Handlungsbereiche festlegen Als zuverlässige Anlaufstelle für Dritte dienen und den Chef vertreten Eigenständig vor Ort entscheiden und Aufgaben in Auftrag geben Verantwortungsvoll und souverän mit der geliehenen Macht umgehen Praxis-Check: Was tun mit Mitarbeitern, die nicht liefern? Delegieren ohne Druck: mit Fingerspitzengefühl zum Erfolg! Konflikterkennung und -lösung auch über die Distanz Konflikte aus der Ferne erkennen und meistern In schwierigen Zeiten die Stellung halten und die Fäden zusammenführen Auch brisante Situationen souverän meistern Praxis-Check: Erkennen Sie frühzeitig Widerstände und handeln Sie realistische Kompromisse aus Dezentrale Teams und Mitarbeiter trotz räumlicher Distanz perfekt betreuen Die Kommunikation im Team steuern und mitgestalten Informationsaustausch und Wissenstransfer sicherstellen An der Schaltstelle zu den Mitarbeitern Vertrauen aufbauen 1. Seminartag Seminarzeiten Am 1. Seminartag: Empfang mit Kaffee und Tee, Ausgabe der Seminarunterlagen ab 8.45 Uhr Beginn des Seminartages 9.30 Uhr Business Lunch Uhr Ende des Seminartages ca Uhr Praxis-Check: Tragen Sie zu einer guten Gesprächskultur 2. Seminartag 9.00 Uhr Uhr ca Uhr im Unternehmen bei.

4 Ihre Trainerin Claudia Behrens-Schneider ist seit 1996 selbstständige Trainerin und Beraterin in Gauting. Ihre Trainings- und Coaching Schwerpunkte sind Office Management, Zeit- und Selbstmanagement, Event-Management, Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung. Sie ist ausgebildeter systemischer Coach und lizenzierte H.B.D.I.-Profil-Analyse-Trainerin. Zu ihren Kunden zählen viele namhafte Unternehmen aus allen Bereichen. Zuvor arbeitete sie viele Jahre als Sekretärin und Assistentin auf unterschiedlichen Hierarchieebenen in Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Sie ist Herausgeberin und Autorin von Fachbüchern und Fachartikeln zu verschiedenen Themen rund um das Office Management. Marion Etti ist seit 1990 Beraterin und Trainerin in den Bereichen Professionelles Office-Management und Kundenbewusste Kommunikation in München. Ihre Erfahrungen in der Komplexität der Office-Welt und im sensiblen Umgang mit Kunden häuften sich und verlangten nach einer Veränderung. Die Gründung von ETTI & PARTNER, München, war die Konsequenz. Ihr berufliches Herz schlägt für Beratung und Training gleichermaßen. Sie ist Herausgeberin und Autorin von Fachbüchern und Fachartikeln zu Themen rund um das Office Management. AUCH ALS INHOUSE TRAINING So individuell wie Ihre Ansprüche Inhouse Trainings nach Maß! Zu diesen und allen anderen Themen bieten wir auch firmeninterne Schulungen an. Ihre Vorteile: Kein Reiseaufwand passgenau für Ihren Bedarf optimales Preis-Leistungsverhältnis! Ich berate Sie gerne und erstelle Ihnen ein individuelles Angebot. Rufen Sie mich an. Malena Palinski Tel.: / malena.palinski@managementcircle.de Bitte beachten Sie auch unsere Veranstaltung Resilienztraining für die professionelle Assistenz 26. und 27. Juli 2016 in Frankfurt/M. Nähere Informationen gibt Ihnen gerne Carolina Ihrig Tel.: / , Fax: / kundenservice@managementcircle.de

5 Zum Seminarinhalt Stark eingebundene Chefs perfekt entlasten Ihr Chef ist mal wieder nicht da beziehungsweise unterwegs? Das Arbeitsumfeld vieler Chefs wird zunehmend internationaler und flexibler. Jetzt sind Sie der Anker und die feste Anlaufstelle und müssen im Namen Ihres Vorgesetzten die Dinge am Laufen halten bzw. in Gang setzen. Das Nutzen knapper Zeitfenster für den Informationsaustausch und ein vollgeplanter Terminkalender bestimmen Ihren Arbeitsalltag und das perfekte Zusammenspiel zwischen Chef und Assistenz. So gelingt es Ihnen, die knapp bemessene gemeinsame Zeit bestmöglich zu nutzen und Ihren Chef zu entlasten! Was Sie hier lernen An diesen beiden Seminartagen erhalten Sie viele Tipps, um... bei wenig Kontakt in kurzer Zeit entscheidende Informationen auszutauschen. enge Zeitfenster zu nutzen, in denen Sie Ihren Jour Fixe mit dem Chef durchführen. völliges Vertrauen aufzubauen und Einblick in alle wichtigen Mails und Vorgänge Ihres Chefs zu haben. verteilten Team-Mitgliedern als Schnittstellen- Managerin zur Seite zu stehen und die richtigen Informationen weiterzuleiten. wichtige Unterlagen immer griffbereit zu haben, wenn der Chef kommt und bevor er geht. ein gutes Gespür dafür zu entwickeln, was Ihr Chef wissen muss und was nicht. Termine gut vor- und nachzubereiten, und selbstständig die Dinge in Gang zu setzen, die zu erledigen sind. Vorgehensweise und Lerntransfer Alle wichtigen Lerninhalte und vorgeschlagenen Vorgehensweisen werden an Situationen aus Ihrem Arbeitsalltag gespiegelt. Übungen und Rollenspiele dienen dazu, dass Sie Themen aus Ihrem Arbeitsalltag mit einbringen und hier mit anderen Kolleginnen diskutieren. Die beiden Trainerinnen haben langjährige Trainingserfahrung im Bereich Sekretariat und Assistenz und vermitteln ihr Wissen vorbehaltlos und praxisnah. Das Seminar ist interaktiv aufgebaut die Praxis-Checks stellen sicher, dass all Ihre Fragen aufgegriffen und intensiv beantwortet werden. Sie haben noch Fragen? Rufen Sie mich bitte an oder schreiben Sie mir eine . Gerne berate ich Sie persönlich und beantworte Ihre Fragen zur Veranstaltung. Kristin Schiele Senior Projektmanagerin Tel.: / schiele@managementcircle.de

6 Für Ihre Fax-Anmeldung: + 49 (0) 61 96/ Wer sollte teilnehmen? Das Seminar richtet sich an Chefsekretäre/innen bzw. Assistenten/ innen, die für Manager und Vorgesetzte arbeiten, die viel auf Reisen oder oft in Besprechungen sind. Außerdem richten wir uns an Team- Assistenten/innen, die Vorgesetzte an verschiedenen Standorten bzw. verteilte Teams betreuen. Ihr Chef ist häufig unterwegs? So assistieren Sie ihm perfekt! Ich/Wir nehme(n) teil am: WS 17. und 18. August 2016 in Frankfurt/M Name/Vorname Position/Abteilung Termin und Veranstaltungsort 17. und 18. August 2016 in Frankfurt/M. Adina Apartment Hotel Frankfurt Neue Oper, Wilhelm-Leuschner- Straße 6, Frankfurt/M. Tel.: 069/ , Fax: 069/ afra@adina.eu Für unsere Seminarteilnehmer steht im Veranstaltungshotel ein begrenztes Zimmerkontingent zum Vorzugspreis zur Verfügung. Nehmen Sie die Reservierung bitte rechtzeitig selbst direkt im Hotel unter Berufung auf Management Circle vor. 2 Name/Vorname Position/Abteilung Name/Vorname Position/Abteilung Firma Straße/Postfach PLZ/Ort Telefon/Fax 10 % Mit der Deutschen Bahn für 99, zur Veranstaltung. Infos unter: Datum Ansprechpartner/in im Sekretariat: Anmeldebestätigung bitte an: Unterschrift Abteilung Über Management Circle Als anerkannter Bildungspartner und Marktführer im deutschsprachigen Raum vermittelt Management Circle WissensWerte an Fach- und Führungskräfte. Mit seinen 200 Mitarbeitern und jährlich etwa 3000 Veranstaltungen sorgt das Unternehmen für berufliche Weiterbildung auf höchstem Niveau. Weitere Infos zur Bildung für die Besten erhalten Sie unter Rechnung bitte an: Abteilung Mitarbeiter: BIS ÜBER 1000 Datenschutzhinweis Die Management Circle AG und ihre Dienstleister (z.b. Lettershops) verwenden die bei Ihrer Anmeldung erhobenen Angaben für die Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen Angebote zur Weiterbildung auch von unseren Partnerunternehmen aus der Management Circle Gruppe per Post zukommen zu lassen. Unsere Kunden informieren wir außerdem telefonisch und per über unsere interessanten Weiterbildungsangebote, die den vorher von Ihnen genutzten ähnlich sind. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke selbstverständlich jederzeit gegenüber Management Circle AG, Postfach 56 29, Eschborn, unter datenschutz@managementcircle.de oder telefonisch unter 06196/ widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Anmeldebedingungen Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung und eine Rechnung. Die Teilnahmegebühr für das zweitägige Seminar beträgt inkl. Business Lunch, Erfrischungsgetränken, Get- Together und der Dokumentation 1.695,. Sollten mehr als zwei Vertreter desselben Unternehmens an der Veranstaltung teilnehmen, bieten wir ab dem dritten Teilnehmer 10% Preisnachlass. Bis zu zwei Wochen vor Veranstaltungstermin können Sie kostenlos stornieren. Danach oder bei Nichterscheinen des Teilnehmers berechnen wir die gesamte Teilnahmegebühr. Die Stornierung bedarf der Schriftform. Selbstverständlich ist eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers möglich. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt. anmeldung@managementcircle.de Anmeldung/Kundenservice Telefon: + 49 (0) 61 96/ Fax: + 49 (0) 61 96/ Internet: Postanschrift: Management Circle AG Postfach 56 29, Eschborn/Ts. Telefonzentrale: + 49 (0) 61 96/ KP/SM/K+UR Hier online anmelden!