Lotus Notes 6 für Dummies

Transkript

1 Stephen Londerqan Lotus Notes 6 für Dummies Übersetzung aus Amerikanischen Von Monika Ratnamaheson

2 Inhaltsverzeichnis Einführung 21 Über dieses Buch 22 Verrückte Vermutungen 23 Konventionen in diesem Buch 23 Wie das Buch strukturiert ist 24 Teil I: Die ersten Schritte mit Notes 24 Teil II: Alles eine Sache der Mail 24 Teil III: Sich in die Geheimnisse von Datenbanken vertiefen 24 Teil IV: Notes dem persönlichen Gebrauch anpassen 24 Teil V: Notes weltweit 24 Teil VI: Die Zehnerlisten 25 Anhang 25 Was Sie nicht unbedingt lesen müssen 25 Symbole in diesem Buch 25 Wohin soll's jetzt gehen? 26 Teil / Die ersten Schritte mit Notes 27 Kapitel 1 Was ist Notes denn nun überhaupt? 29 Interessiert an Zusammenarbeit? 30 Ich maile, du maiist, wir alle en 31 Grundsätzliches zu Datenbanken 32 Nicht jedem können Sie es recht machen 33 Was Notes nicht ist? 34 Was Notes tatsächlich ist 35 Was ist an Notes so einzigartig? 36 Verknüpfte Dokumente zeigen Power!! 36 Was ist Replizierung? 36 Wer ist hier der Chef? 37 Server mit freundlichem Lächeln 37 Runter zur Workstation 38 Die Benutzer-ID - Ihr Schlüssel zu Notes 39

3 i Lotus Notes 6 für Dummies i Kapitel 2 Sich mit Notes Vertraut machen 4 7 Programmstart 41 Die Willkommen-Seite von Notes 42 Die Benutzung der Willkommen-Seite 43 Das Menü 43 Sich schlau machen mit den Schaltflächen der Navigationsleiste 44 Lesezeichen 46 Lesezeichen öffnen 46 Lesezeichen erstellen 48 Lesezeichen entfernen 49 Lesezeichen-Ordner erstellen 50 Lesezeichen verschieben 50 Lesezeichen-Ordner löschen 50 Die Schaltflächen der Taskleiste ausprobieren 51 Von einem Fenster ins andere 51 Schließen eines Fensters 51 Orte, wo Sie noch nie waren 52 Öffnen einer neuen Datenbank 52 Öffnen einer neuen Webseite 53 Zeit, sich zu verabschieden 53 Teil II Ades eine Sache der Mail 55 Kapitel 3 Sie müssen meine kriegen 57 Könnte ich bitte den Umschlag haben? 57 Der Navigationsbereich 59 Der Ansichtsbereich 62 Ändern der Spaltenbreite 62 Sortieren Sie Ihre Mail! 62 Lesen Sie Ihre Mail! 64 Eine Nachricht schließen 64 Sind diese Bildchen nicht niedliche kleine Dinger Dieser beeindruckende Vorschaubereich 67 Die Aktionsleiste 68 Holen Sie mich hier raus! 68

4 i Inhaltsverzeichnis i Kapitel 4 Eine Nachricht erstellen 69 Gute Memo-Angewohnheiten 69 Ihr neues Memo in den Postausgang packen 71 Schritt 1: Eine Nachricht adressieren 72 Schritt 2: Den Textkörper einer Nachricht verfassen 75 Schritt 3: Bringen Sie Ihre persönliche Note mit ein 75 Schritt 4: Das Senden der Nachricht 80 Arbeiten in Ihrer Mail-Datenbank 82 Auf eine antworten 82 Weiterleiten, aber sicher! 85 Andere Arten von Mail-Dokumenten 86 Kapitel 5 Nachrichten VerWatten 89 Ein Haufen veralteter Fetzen 89 Spaß mit Ordnern 93 Einen neuen Ordner erstellen 93 Ein Dokument in einen Ordner ablegen 94 Einen Ordner löschen 94 Wo ist mein Dokument? 95 Rund ums Drucken 96 Mehrere gedruckte Dokumente voneinander trennen 96 Kapitel 6 Machen Sie das Beste aus Ihren Memos 99 In der Anlage enthalten 99 Warum soll ich dir was anhängen? 100 Den Anhang anhängen 103 Gut, ich habe verstanden... und wie geht es weiter? 105 Den Anhang anzeigen 106 Den Anhang öffnen 107 Den Anhang bearbeiten 107 Den Anhang speichern 107 Den Anhang drucken 108 Den Anhang löschen 109 Dateien importieren 109 Was soll ich wann tun? 110 Abschnitte erstellen 110 Mail ist mehr als nur Memos 112

5 i Lotus Notes 6 für Dummies t Kapitel 7 Meistern Sie Ihre Mail 113 Nicht jeder verwendet Notes! 113 HTML-Mail 114 Wählen Sie Ihr Internet-Mail-Format 115 Die Wahl der Kodierungsmethode für eine einzelne Nachricht 116 Das Eingangspostfach auf die eigenen Bedürfnisse abstimmen 117 Spalten sortieren 117 Spalten einer Ansicht auswählen 117 Spezielle Farben für bestimmte Personen 119 Nur bestimmte Dokumente anzeigen 120 Regeln 122 Aufstellen einer Regel 122 Verwalten von Regeln 127 Ich brauche Urlaub 127 Das gleiche Memo wiederverwenden 130 Entwerfen einer Vorlage 131 Verwenden einer Vorlage 131 Spezielle Optionen für eine Nachricht 132 Teil III Die Geheimnisse der öatenhanken 135 Kapitel 8 Kalender und Termine 137 Das Benutzen Ihres Kalenders 138 Ihren Kalender öffnen 138 Ein erster Blick auf den Kalender 138 Der Teufel steckt im Detail 141 Mehr als nur Besprechungen 146 Einträge in Ihren Kalender aufnehmen 147 Einen Kalendereintrag bearbeiten 153 Gruppenkalender 153 Gruppenkalender erstellen 153 Gruppenkalender verwenden 154 Ihren Kalender drucken 155

6 zi Inhaltsverzeichnis i Kapitel 9 Ihren Kalender Verhalten 157 Eine Besprechung ansetzen 157 Eine Besprechung eintragen 158 Die teilnehmenden Personen einladen 159 Den Planer verwenden 161 Räume und Ressourcen reservieren 165 Online-Besprechungen 165 Auf eine Einladung antworten 167 Eine Einladung annehmen 167 Eine Einladung ablehnen 168 Delegieren 168 Eine neue Uhrzeit vorschlagen 169 Eine Einladung vorläufig annehmen 170 Vor einer Besprechung 171 Kapitel 10 Aufgaben Verwalten 173 Aufgaben anzeigen 175 Eine neue Aufgabe erstellen 178 Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben: Aufgaben als abgeschlossen markieren 179 Mit anderen zusammenarbeiten 179 Anderen eine Aufgabe zuweisen 180 Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird 182 Aufgaben-Vorgaben festlegen 183 Kapitel 11 Ihr persönliches Adressbuch 185 Nun wird es persönlich 185 Ihr persönliches Adressbuch verwenden 186 Ihr persönliches Adressbuch öffnen 186 Ein Kontaktdokument lesen 188 Einen Kontakt hinzufügen 189 Einen neuen Kontakt kompliziert erstellen 190 Einen neuen Kontakt einfach erstellen 191 Alles über Gruppen 191 Eine Gruppe kompliziert erstellen 192 Eine Gruppe clever erstellen 193 Andere coole Adressbuch-Spielereien entdecken 194 Vorgaben einstellen l

7 i Lotus Notes 6 für Dummies i Kapitel 12 Grundsätzliches über Datenbanken 197 Perfektes Datenbanklatein 198 Neue Datenbanken finden 199 In Ordnern herumsuchen 202 Ein Lesezeichen erstellen oder eine Datenbank öffnen 203 Über»Über...«204»Sesam öffne dich...«205 Datenbanken über das Internet/Intranet öffnen 206 Wenn Sie Hilfe brauchen 206 Verwenden von kontextbezogener Hilfe 207 Lesen der Hilfedatenbank 207 Das Dokument Benutzen dieser Datenbank 208 Kapitel 13 Die Verwendung Von Datenbanken 209 Warum es Ansichten gibt 209 Was ist in einer Ansicht denn überhaupt drin? 211 Wenn Sterne aufgehen 211 Sortieren durch Kategorisieren 212 Verwendung von Ordnern zum Aufbewahren 216 Was können Sie mit Dokumenten machen? 217 Auswahl von Dokumenten 217 Das Lesen von Dokumenten 219 Dokumente im Vorschaubereich anzeigen 219 Weiterleiten von mehreren Dokumenten 220 Dokumente zu Ordnern hinzufügen 220 Drucken aus einer Ansicht 220 Löschen von Dokumenten 221 Ein Dokument und all seine Bestandteile 223 Statischer Text 223 Felder 224 Schaltflächen 228 Hotspots 229 Auf geht's - Erzeugen Sie Ihr erstes Dokument 229 Moment - Kann ich eigene Dokumente erzeugen? 229 Das Menü Erstellen 232 In Ihrem neuen Dokument navigieren 232 Speichern Sie Ihr neues Dokument 232 Ihr neues Dokument verwerfen 233 Nach Regeln vorgehen '

8 3 Inhaltsverzeichnis i Ein Dokument gefällig gestalten 233 Ein Dokument drucken 233 Ein Dokument bearbeiten 234 Ein Dokument löschen 235 Ein Dokument weiterleiten 235 Dokumente in persönlichen Ordnern ablegen 235 Wenn Dinge wichtig werden 236 Suchen 237 Volle Power suchen 238 Alle Dokumente einer Ansicht durchsuchen 238 Hintergrundsuche mit der Suchleiste 239 Die Suchleiste 239 Aufstellen von Suchbedingungen 239 Abfrage nach Maske 241 Ungenaue Suche: Der letzte Schrei im Spielzeugladen? 242 Auf die Plätze, fertig, suchen! 242 Suchen Sie und Sie werden finden 243 Originalzustand wiederherstellen 243 Teil IV Notes Ihren Bedürfnissen anpassen 21*5 Kapitel H Möbeln Sie Ihre Texte auf 2b 7 Das Verändern von Zeichen 247 Sie sind es! 248 Ich habe etwas markiert - was nun? 250 Setzen Sie alles zusammen! 253 Es ist schwer aufzufallen, wenn Sie nicht existieren 254 Absätze mit Charakter 255 Breite und schmale Ränder 256 Tabulatoren in Ihren Absätzen verwenden 257 Ein Absatz ist unteilbar 259 Das unglaubliche Verschwinden von Absätzen 260 Absätze ausrichten 262 Absätze mit Freiraum 263 Alle Formatierungen in einem Stil 263 Kommentarstift - gibt das Flecken? 265 Hervorheben - gibt das Flecken? !

9 i Lotus Notes 6 für Dummies t Kapitel 15 Ihre Dokumente gestalten 269 Seitenumbruch 269 Ihre Kartei gehört in eine Tabelle 270 Eine Tabelle anlegen 270 Tabellen konfigurieren 273 Die Eingabe von Daten 278 Tabelle öffnen, Zeile einfügen 279 Zeilen löschen 279 Mehrere Zellen gleichzeitig verändern 280 Ändern der Spaltenbreite: Der einfache Weg 280 Wozu man Kopfzeilen braucht 282 Ein Dokument, eine Kopfzeile 282 Kopfzeilen für jedes Dokument 284 Zum Drucken einrichten 285 Suchen und Ersetzen 286 Wenn Sie schlecht in Rechtschreibung sind 288 Sperren von Dokumenten 290 Kapitel 16 Notes, Wie Sie es Wollen 293 Die Notes Willkommen-Seite 293 Die Willkommen-Seite verändern 293 Verknüpfungen erstellen 298 Festlegen unzähliger Vorgaben 300 Mail-Vorgaben ändern 300 Die Registerseite Allgemein 300 Die Registerseite Signatur 302 Die Registerseite Briefkopf 303 Kalendervorgaben einstellen 303 Benutzervorgaben einstellen 305 Ihr Notes-Passwort festlegen 307 Ihr Passwort ändern 308 Sie haben Ihr Passwort vergessen? 309 Ihr Zertifikat erneuern 310

10 i Inhaltsverzeichnis i Teil V Weltweit Notes 311 Kapitel 17 Daten rein und Daten raus 313 Wo ist der Klebstoff? 313 Werfen Sie Ihre Büroklammern weg 315 Importieren und Exportieren 316 Importieren aus Nicht-Notes-Anwendungen 316 Exportieren: Ein Dokument verlässt sein Zuhause 318 Dokumente in einer Ansicht 319 Hey, Ansicht, mach mir ein Spreadsheet 322 Wenn Sie nicht verknüpfen können, dann betten Sie ein 325 Kapitel 18 Notes und das Web 327 Webseiten in Notes öffnen 327 Notes für Ihren Web-Browser konfigurieren 328 Offline browsen 330 Eine Webseite in Notes weiterleiten 330 Eine Verknüpfung zu einer Webseite erzeugen 332 Kapitel 19 Notes für Straßenkämpfer 335 Was ist Replizierung? 335 Warum replizieren? 336 Wie funktioniert das Replizieren? 336 Kopien einer Datenbank mitnehmen 339 Replizieren 342 Welche Datenbanken sollen repliziert werden? 343 Automatische Replizierung planen 347 Tipps und Tricks für die Replizierung 347 Den Computer außerhalb des Büros benutzen 349 Mail von unterwegs senden 350 Dokumente unterwegs erstellen 350 Genug! Server anwählen und replizieren! 350 Die Replizierung außerhalb des Büros durchführen 351 Außerhalb des Büros arbeiten 351 Datenbanken vom Hotelzimmer aus aktualisieren 352 Datenbanken im Büro replizieren 352

11 i Lotus Notes 6 für öummies i Teil VI öie Zehnerlisten 353 Kapitel 20 Zehn Dinge, die Sie niemals tun sollten 355 Ändern Sie nicht Ihren Notes-Namen 355 Löschen Sie nicht Ihre -Datenbank 356 Niemals s ohne Rechtschreibkontrolle speichern oder senden 357 Entfernen Sie nicht Ihr Passwort 357 Vergessen Sie nicht, die Taste F5 zu drücken, wenn Sie zum Mittagessen gehen 358 Stapeln Sie nicht temporäre Dateien 358 Vergessen Sie die Handbücher nicht! 358 Vergessen Sie nie, früh und oft abzuspeichern 359 Schalten Sie auf die passende Umgebung, wenn Sie wieder im Büro sind 359 Schreiben Sie nichts, was nicht jeder lesen könnte 359 Kapitel 21 Die zehn häufigsten Notes-Probleme 361 Ihr Laptop stellt keine Verbindung zu Ihrem Server her 361 Sie können ein Feld nicht bearbeiten 362 Sie können eine Verknüpfung nicht benutzen 362 Ihr Server antwortet nicht 363 Sie haben nicht das richtige Zertifikat 363 Eine Datenbank lässt sich nicht öffnen 363 Sie können die Volltext-Suche nicht benutzen 363 Sie können ein selbst erstelltes Dokument nicht löschen 364 Sie können einen Anhang nicht öffnen 364 Sie wissen nicht, wer Ihr Administrator ist 364 Sie haben das Passwort vergessen 365 Kapitel 22 Zehn neue Dinge, die Sie über Lotus Notes 6 Wissen sollten 367 Desktop, oh Desktop, für was bist du da? 367 Neue Mail 368 Neuer und verbesserter Kalender 368 Bessere Verwaltung von Anhängen 368 Die Drag&Drop-Methode 369 Neuer Briefkopf-wirklich cool! 369 Smartlcons gehören der Vergangenheit an 369

12 i i mntuisverzeicnnisi i Teil VII Anhang Anhang A Glossar Neuer und verbesserter Replikator Sperren von Dokumenten Quick Notes F Stichwortverzeichnis 385