Handbuch Beschaffungswesen Nationalstrassen ASTRA

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1 Handbuch Beschaffungswesen Nationalstrassen ASTRA 8. Aufl age

2 Handbuch Beschaffungswesen Nationalstrassen ASTRA Herausgeber: Bundesamt für Strassen ASTRA Fachbereich Beschaffungs- und Vertragswesen Mühlestrasse Ittigen Tel. +41 (0) Kein Teil des Werkes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgend einer Form (ruck, Fotokopie) reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme vervielfältigt oder verarbeitet werden. ie Inhalte dieser Unterlage wurden mit grosser Sorgfalt erstellt und geprüft. Fortlaufend werden die Inhalte ergänzt und den neusten juristischen Lehren und Rechtsprechungen angepasst. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können daher für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische noch irgendeine Haftung übernehmen. Ittigen,

3 Inhalt A Einführung 6 1. Vorwort 6 2. Handhabung 7 B Grundlagen 8 3. Rechtsgrundlagen Überblick über die Rechtsgrundlagen Internationales Recht Nationales Recht 9 4. Verfahrensgrundsätze Ausstand Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Gleichbehandlung von Frau und Mann Vertraulichkeit Beschaffungsgrundsätze Transparenz Stärkung des Wettbewerbs Wirtschaftlicher Einsatz öffentlicher Gelder Gleichbehandlungsgebot 11 C Anwendungsbereich Öffentliche Beschaffung Fragen Auftraggeber (wer?) Auftragsarten (was?) Auftragswert (wieviel?) Ausnahmen 17 Verfahren Verfahrenswahl Offenes Verfahren Selektives Verfahren Einladungsverfahren Freihändiges Verfahren Kurzchecks Beschaffungsprozesse 19 E Phasen Beschaffungsablauf Offenes Verfahren Selektives Verfahren Einladungsverfahren Freihändiges Verfahren resp (Ausnahme) Freihändiges Verfahren < resp

4 10. Vorbereitung Ausschreibungsunterlagen Bestandteile Eignungskriterien Zuschlagskriterien Bewertung Fristen Optionen und Rahmenverträge Vorbefassung Varianten Vergütungsmodelle Ausschreibung Ausschreibung im Anwendungsbereich des Gesetzes Ausschreibung gemäss dem 3. Kapitel der VöB Publikationsorgan des Bundes Erscheinungsdaten unter Ausschreibungssprache Formelle Anforderungen an die Ausschreibung Materielle Inhalte der Ausschreibung Vertragsvorlagen Planer-, Werkverträge und übrige Verträge Nachträge urchführung Einreichungsphase Begehung Fragen- / Antwortenrunde Evaluationsphase Formelle Prüfung Materielle Prüfung Evaluationsteam / Evaluationsprozess Evaluationsbericht Spezialthemen Zuschlag Eröffnung/Publikation Anwendungsbereich des Gesetzes Anwendungsbereich des 3. Kapitels der VöB ebriefing Beschwerde/Vertragsschluss 90 F Rechtsschutz Anfechtbare Verfügungen Vor I. Instanz (Bundesverwaltungsgericht) Vor II. Instanz (Bundesgericht) Beschwerdefrist Vor I. Instanz Vor II. Instanz 93 4

5 15. Beschwerdegründe Vor I. Instanz Vor II. Instanz Beschwerdelegitimation Vor I. Instanz Vor II. Instanz Aufschiebende Wirkung und Bedeutung für das Verfahren Vor I. Instanz Vor II. Instanz Beschwerdeentscheid Vor I. Instanz Vor II. Instanz Schadenersatz Rechtsprechung 95 G Checkliste Checkliste Untersteht die Beschaffung dem Gesetz? Wie hoch ist der massgebliche Auftragswert? Welches ist der Zeitbedarf eines Beschaffungsverfahrens? Beschaffungsgegenstandes und Ausschreibungs-Know-how? Welches Verfahren ist anwendbar? Im Anwendungsbereich des Gesetzes Im Anwendungsbereich des 3. Kapitels der VöB Welches ist der Inhalt der Ausschreibungsunterlagen? Wo ist die Ausschreibung zu publizieren? Ist die Finanzierung des Projektes gesichert? Ist das Evaluationsteam zusammengestellt? 98 H Statistik / Archivierung Statistik Archivierung Abgabepflicht von Akten gegenüber dem Bundesarchiv Aufbewahrungsfristen von Akten 100 I Abkürzungen 101 K Glossar 103 L Stichwortverzeichnis 110 M Internet Links 114 5

6 1 Einführung A Einführung 1. Vorwort Infolge der Neugestaltung des Finanzausgleichs und der Aufgabenteilung zwischen Bund und Kantonen (NFA) ist das Bundesamt für Strassen (ASTRA) seit dem 1. Januar 2008 neu für den Bau, Unterhalt und Betrieb der in Verkehr stehenden Nationalstrassen zuständig. Seit der Übernahme dieser Aufgaben stehen beim ASTRA jährlich bedeutende Beschaffungsgeschäfte an. as vorliegende Handbuch stellt eine Hilfestellung für die tägliche Arbeit in diesem Rechtsgebiet dar. Adressat des Handbuchs sind die tarbeiter des ASTRA, insbesondere jedoch die Abteilung Infrastruktur mit ihren Filialen, welche für den Bau, Unterhalt und Betrieb der Nationalstrassen zuständig ist. as Handbuch ist entsprechend vorwiegend auf bauprojektspezifische Beschaffungen für die Erfüllung dieser Aufgaben im Sinne der Artikel 8 bis 10 des Bundesgesetzes über die Verwendung der zweckgebundenen neralölsteuer (nvg, SR ) und der dafür gesprochenen Kredite konzipiert. ie Rechtsgrundlagen finden generell Anwendung. Für andere, nicht bauspezifische Leistungen (bspw. projektübergreifende ienstleistungen, allgemeine ienstleistungen, IT-Projekte) gelten sowohl für die Abteilung Infrastruktur als auch für alle anderen Abteilungen und Organisationseinheiten des ASTRA teilweise andere Vorgaben, Vorlagen und Zuständigkeiten. ie entsprechenden Prozesse sind im Führungssystem ASTRA hinterlegt. In Bezug auf IT- Projekte werden zur Zeit separate Hinweise ausgearbeitet. In die vorliegende 8. Auflage des Beschaffungshandbuches wurden zudem bereits die sich aus dem rev. GPA ergebenden Neuerungen bei den Hinweisen eingearbeitet, obwohl das rev. GPA von der Schweiz noch nicht ratifiziert wurde. a das Beschaffungsrecht durch Änderungen der einschlägigen Bestimmungen und der Rechtssprechung einem stetigen Wandel unterworfen ist, sind wir bestrebt, das Handbuch stets auf dem neuesten Stand zu halten. as Handbuch wird regelmässig aktualisiert. Für Anregungen und Hinweise sind wir sehr dankbar. Solche können zusammen mit allfälligen Fragen an folgende -Adresse gerichtet werden: - beat.joss@astra.admin.ch, Gerne stehen wir auch telefonisch für Auskünfte zur Verfügung: +41 (0) ieses Handbuch findet sich in aktualisierter Form übrigens auch auf der Homepage des ASTRA unter (vgl. Kapitel M). 6

7 1 Einführung 2. Handhabung as Inhaltsverzeichnis gibt einen detaillierten Überblick über den Inhalt des Handbuches (Register und Kapitel). Innerhalb der jeweiligen Register resp. Kapitel findet sich rechts über die ganze Seite entlang eine Spalte, die verschiedene Verweise enthält:» 3.1 Verweis auf Register und Kapitel Art. 8 Abs. 2 BöB Verweis auf die Rechtsgrundlage resp. den Entscheid Unter (vgl. Kapitel M) werden zudem laufend Vorlagen und Muster zu einzelnen okumenten (z.b. Muster Zusage- / Absagebrief) aufgeschaltet. Solche okumente dienen dem einheitlichen Auftritt des ASTRA und sind deshalb zwingend anzuwenden. Es ist also immer zu prüfen, ob bereits Vorlagen und Muster vorhanden sind. Konkrete Hinweise: Als konkrete Hinweise sind im Handbuch Präzisierungen für den Anwender zu den vorgängigen Kapiteln eingefügt. as Ziel insb. auch der Abteilung Strasseninfrastruktur ist es, im Rahmen der vorhandenen gesetzlichen Bestimmungen ienstleistungen, Lieferungen und Bauleistungen so zu beschaffen, dass sie als einzelne wirtschaftlich günstigste Angebote zu einem wirtschaftlich günstigsten Ganzen beitragen. aher kann bspw. gerade bei der Ingenieurleistung zur Erreichung eines wirtschaftlich optimalen Gesamtprojektes der Preis nicht im Vordergrund stehen. KH KH Allgemeine Hinweise für allle Anwender Zusätzliche Hinweise für die ASTRA Strasseninfrastruktur 7

8 B Grundlagen B Grundlagen 3. Rechtsgrundlagen 3.1 Überblick über die Rechtsgrundlagen 3.2 Internationales Recht Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (ÜoeB, GPA) as ÜoeB oder Government Procurement Agreement (GPA, früher GATT/WTO-Übereinkommen genannt) legt einen multilateralen Rahmen im öffentlichen Beschaffungswesen fest, um eine grössere Liberalisierung und Ausweitung des Welthandels zu erreichen. Es verankert mitunter die allgemeinen Grundsätze wie: Wirtschaftlichkeit, Transparenz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung der Anbieter, Förderung des wirksamen Wettbewerbs unter den Anbietern (z.b. durch Verhinderung der Korruption, der Interessenskonflikte, Absprachen etc.). as Übereinkommen wurde auf Bundesebene umgesetzt. Es ist gemäss dem Grundsatz, wonach Landesrecht staatsvertragskonform auszulegen ist, als Auslegungshilfe für das Bundesrecht heran zu ziehen. as ÜoeB trat für die Schweiz als Erstunterzeichnerstaat auf den 1. Januar 1996 in Kraft. Abkommen zwischen der Europäischen Gemeinschaft und der Schweizerischen Eidgenossenschaft über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens (AöB) as AöB (in Kraft seit 1. Januar 2002) dehnt einerseits die mit dem ÜoeB erreichte Liberalisierung auf die öffentlichen Beschaffungen durch Behörden auf Bezirks- und Gemeindeebene aus. Andererseits werden bestimmte Sektoren der Beschaffungen liberalisiert (vgl. Präambel des AöB). Revidiertes Übereinkommen zur Errichtung der Europäischen Freihandels-Assoziation (EFTA) ie EFTA-Konvention dehnt die mit dem AöB verfolgte Öffnung der Beschaffungsmärkte auf die restlichen EFTA-Staaten aus. 8

9 B Grundlagen 3.3 Nationales Recht as Bundesgesetz und die Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB, VöB) as BöB setzt die Bestimmungen des ÜoeB ins Landesrecht um und bezweckt die transparente Gestaltung der Verfahren, die Stärkung des Wettbewerbs, den wirtschaftlichen Einsatz der öffentlichen Gelder und die Gleichbehandlung der Anbieter. ie VöB ist zur Hauptsache ein Ausführungserlass zum BöB, aber auch Grunderlass, regelt sie doch in ihrem 3. Kapitel alle Beschaffungen, die nicht dem BöB unterstehen und in ihrem 4. Kapitel den Planungs- und Gesamtleistungswettbewerb. Bundesgesetz über Kartelle und andere Wettbewerbsbeschränkungen (Kartellgesetz, KG) as KG will volkswirtschaftlich oder sozial schädliche Auswirkungen von Kartellen und anderen Wettbewerbsbeschränkungen verhindern und dadurch den Wettbewerb fördern. Seine Bestimmungen sind dort zu beachten, wo das Bundesbeschaffungsrecht an eine Beschränkung des Wettbewerbs anknüpft (Ausschluss vom Verfahren oder Abbruch eines Verfahrens infolge von Abreden unter den Anbietern). Ob unzulässige Abreden unter den Anbietern vorliegen, wird von der Wettbewerbskommission geprüft, welche bei Bejahung den fehlbaren Anbietern u.a. Sanktionsbeträge auferlegen kann. 4. Verfahrensgrundsätze 4.1 Ausstand Im Vergabeverfahren haben die Anbieter Anspruch auf Beurteilung ihrer Offerten durch eine unabhängige und unvoreingenommene Behörde. ie Ausstandsregeln gemäss dem Bundesgesetz über das Verwaltungsverfahren (VwVG) stellen diesen Anspruch sicher. Wer seitens der Vergabebehörde eine Verfügung zu treffen, mit zu entscheiden oder ganz allgemein auf das Zustandekommen des Verwaltungsaktes Einfluss nehmen kann, ist dann ausstandspflichtig, wenn er in der Sache befangen sein könnte. Zur Begründung der Ausstandspflicht reicht laut Rechtsprechung aus, dass die Umstände einen Anschein der Befangenheit entstehen lassen, eine tatsächlich vorhandene Voreingenommenheit ist nicht erforderlich. Art. 10 VwVG» B-4852/2012 E Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ie Vergabebehörde hat sicher zu stellen, dass der Anbieter die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen gewährleistet. ies kann mittels Aufnahme der entsprechenden Bestimmungen in den Vertrag erzielt werden, allenfalls unter Vereinbarung einer Konventionalstrafe. Als Arbeitsbedingungen gelten die Gesamtarbeitsverträge und die Normalarbeitsverträge und, wo diese fehlen, die tatsächlichen orts- und berufsüblichen Arbeitsbedingungen. Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat die Anbieterin oder der Anbieter zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten. Art. 8 Abs. 1 lit. b BöB Art. 7 Abs. 1 VöB; Vgl. EntsG Art. 7 Abs. 2 VöB 9

10 B Grundlagen 4.3 Gleichbehandlung von Frau und Mann ie Vergabebehörde darf einen Auftrag nur an Anbieter vergeben, welche keine geschlechtsspezifische Lohndiskriminierung vornehmen. Beim Abschluss des Vertrages ist die Einhaltung des Lohngleichheitsgrundsatzes sicher zu stellen. Art. 8 Abs. 1 lit. c BöB 4.4 Vertraulichkeit er Grundsatz der Vertraulichkeit hält die Vergabebehörde an, sämtliche Angaben des Anbieters (bspw. im Zusammenhang mit der Eignung, der Präqualifikation oder der Offerte) vertraulich zu behandeln. as bedeutet gerade bei Verhandlungen, dass den beteiligten Anbietern keine Informationen über Konkurrenzofferten weiter gegeben werden. es Weiteren kann auch keine Akteneinsicht während des laufenden Vergabeverfahrens gewährt werden. ie Vergabebehörde untersteht bezüglich der Angaben der Anbieter dem Amtsgeheimnis. ie Verletzung des Vertraulichkeitsgrundsatzes ist eine Amtsgeheimnisverletzung und kann strafrechtlich geahndet werden. Vom Vertraulichkeitsgrundsatz ausgenommen sind bestimmte Informationen zugunsten nicht berücksichtigter Anbieter. Art. 8 Abs. 1 lit. d BöB Art. 26 Abs. 2 und 5 VöB Art. 320 StGB Art. 23 Abs. 2 BöB» Beschaffungsgrundsätze 5.1 Transparenz ie Verfahrensgestaltung soll für Anbieter wie auch Überprüfungsinstanzen nachvollziehbar sein. ies ermöglicht erst die Kontrolle über die Einhaltung des Gleichbehandlungsgrundsatzes resp. dient der Gewährleistung des Wettbewerbs. Einen wesentlichen Beitrag zur Transparenz leisten insbesondere der Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung, die Bekanntgabe der Vergabekriterien, die Vorgaben betreffend technischer Spezifikationen sowie die Publikation und Begründung des Zuschlages. arüber hinaus soll mittels Transparenz korrupten Handlungen entgegengewirkt werden. Art. 1 Abs. 1 lit. a BöB 5.2 Stärkung des Wettbewerbs Erklärtes Ziel des ÜoeB ist die grössere Liberalisierung und Ausweitung des Welthandels. ie Bestimmungen des Bundesbeschaffungsrechts stellen diesen wirksamen Wettbewerb sicher; die Beschaffung von Lieferungen, ienst- oder Bauleistungen aus regional- oder strukturpolitischen Überlegungen ist somit nicht zulässig. Art. 1 Abs. 1 lit. b BöB 5.3 Wirtschaftlicher Einsatz öffentlicher Gelder as Finanzhaushaltsgesetz (FHG) verpflichtet die Verwaltung zur Sparsamkeit resp. zu einem wirksamen und wirtschaftlichen Einsatz der ttel. as Bundesbeschaffungsrecht verlangt denn auch, dass das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag erhalten soll. ieses wird unter Berücksichtigung nicht nur des Preises, sondern verschiedener bedarfsgerechter Vergabekriterien ermittelt, so dass die Vergabebehörde Qualität zu einem wirtschaftlichen Preis erhält. Art. 12 Abs. 4 FHG Art. 21 BöB 10

11 B Grundlagen 5.4 Gleichbehandlungsgebot Adressatin dieses Grundsatzes ist die Vergabebehörde: sie hat in allen Phasen des Verfahrens die Gleichbehandlung der in- und ausländischen Anbieter zu gewährleisten. Keinem Anbieter dürfen Nachteile auferlegt werden, welche für die tkonkurrenten nicht gelten, ebensowenig dürfen keinem Anbieter Vorteile gewährt werden, welche anderen tkonkurrenten verwehrt sind. Eine zentrale Rolle spielt das Gebot bei der Beantwortung der Frage, ob jemand, der im Vorfeld eines Beschaffungsverfahrens wesentliche Leistungen oder Know-how eingebracht hat, als Anbietender noch in Betracht kommen darf (Vorbefassung). Art. 8 Abs. 1 lit. a BöB»

12 C Anwendungsbereich C Anwendungsbereich 6. Öffentliche Beschaffung as Bundesbeschaffungsrecht findet dann Anwendung, wenn ein öffentliches Beschaffungsgeschäft vorliegt. Eine Begriffsbestimmung für das öffentliche Beschaffungsgeschäft fehlt hingegen sowohl im Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), in der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (VöB) wie auch im Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (ÜoeB). as Bundesgericht hat in seiner Rechtsprechung das öffentliche Beschaffungsgeschäft dergestalt definiert, als dass der Staat für die Erfüllung seiner Aufgaben bei Privaten, unter Einsatz finanzieller staatlicher ttel, Bauleistungen, Lieferungen oder ienstleistungen beschafft. Typisches Merkmal einer öffentlichen Beschaffung ist somit le paiement d un prix par l Etat oder anders gesagt handelt es sich bei öffentlichen Beschaffungen um Einkäufe des Staates. Keine öffentlichen Beschaffungen sind Konzessionserteilungen, Landkäufe, der Kauf oder die ete von Gebäuden, der Abschluss von Sponsoring-, Merchandising- und Lizenzverträ gen oder von Arbeitsverträgen durch die Vergabebehörde sowie der Erwerb von Gütern und ienstleistungen zu kommerziellen Zwecken. BGE 125 I 214 Art. II Ziff. 2 lit. a/ii Üoeb Ebenso wenig unter den Begriff der öffentlichen Beschaffungen fallen diejenigen Aufträge, welche innerhalb der Leistungsvereinbarung an die Gebietseinheiten vergeben werden. KH 6 Für Vergaben an die Gebietseinheiten im Projektgeschäft den Abteilungen I gelten folgende Regeln: Aufträge für die temporäre Signalisation, für Streckenkontrollen im Baustellenbereich und für Sicherheitsholzerei dienen der Sicherheit und Gebrauchstauglichkeit der Nationalstrasse und dürfen somit gemäss Art. 29 NSG an die Gebietseinheiten vergeben werden. Aufträge für TeSi-Meldungen an die VMZ, Prüfung von und twirkung an Projekten, Gewährleistung von Zutritt zu Anlagen der Nationalstrasse sowie für Spezialaufgaben im Rahmen der Erhaltungsplanung dürfen als in-state Geschäft an die Gebietseinheiten vergeben werden, wobei in diesem Fall eine Weitervergabe der Aufträge durch die Gebietseinheiten auszuschliessen ist. Gebietseinheiten dürfen sich nicht an Ausschreibungen der Abteilungen I beteiligen. Weitere Aufträge im Rahmen des Projektgeschäfts werden nur noch an die Gebietseinheiten vergeben, wenn der Betrag exkl. MWST: Fr nicht überschreitet. a bei der öffentlichen Beschaffung ein Leistungsaustausch wie oben beschrieben stattfinden muss, kann eine Finanzhilfe ebenfalls nicht als öffentliche Beschaffung qualifiziert werden BRK Fragen ie Beantwortung der vier Grundfragen im Beschaffungsrecht entscheidet über das anwendbare Vergabeverfahren und zeigt des Weiteren die wichtigsten Konsequenzen auf, die zu beachten sind (Ausschreibungspflicht, Publikationspflicht bezüglich des Zuschlages, Rechtsschutz). 12

13 C Anwendungsbereich Wer? Was? Wieviel? Ausnahmen? Ist die Frage nach dem persönlichen Anwendungsbereich, d.h. welche Auftraggeber sind dem Bundesbeschaffungsrecht unterstellt? Ist die Frage nach dem Beschaffungsgegenstand, d.h. handelt es sich um eine ienstleistung, ein Gut oder eine Bauleistung? Ist die Frage nach dem Auftragswert, resp. ob dieser einen bestimmten gesetzlich definierten Schwellenwert überschreitet oder nicht? Ist die Frage, ob bestimmte Aufträge vom Anwendungsbereich des BöB ausgeschlossen sind resp. ob bestimmte Umstände im Zusammenhang mit einer Vergabe zur Nichtanwendung des Gesetzes führen? Nachfolgend sind die 4 Grundfragen sowie die sich daraus ergebenden Folgen schematisch dargestellt. 7.1 Auftraggeber (wer?) em Gesetz untersteht als Auftraggeber unter anderem die allgemeine Bundesverwaltung. as ASTRA gehört gemäss Anhang der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung (RVOV) der zentralen Bundesverwaltung an und gilt somit als Auftraggeberin im Sinne des Bundesvergaberechts. Beteiligen sich mehrere dem Bundesrecht und dem kantonalen Recht unterstellte Auftraggeberinnen gemeinsam an einer Beschaffung und trägt eine Auftraggeberin des Bundes den höchsten Anteil an der Finanzierung, so gilt Bundesrecht. Beteiligen sich an einer Beschaffung Art. 2 BöB Art. 2c VöB Art. 2d VöB 13

14 C Anwendungsbereich mehrere dem Gesetz oder dieser Verordnung unterstellte Auftraggeberinnen des Bundes, für die unterschiedliche Schwellenwerte gelten, so sind für die ganze Beschaffung die tieferen Schwellenwerte massgebend. 7.2 Auftragsarten (was?) em BöB sind die folgenden Beschaffungsgegenstände unterstellt: Art. 5 BöB Lieferaufträge ienstleistungsaufträge Bauaufträge Lieferaufträge sind Verträge über die Beschaffung beweglicher Güter, namentlich durch Kauf, Leasing, ete, Pacht oder etkauf; stets handelt es sich um entgeltliche Verträge, weshalb bspw. eine Schenkung nicht als Lieferung gilt. ie Schweiz hat mittels einer Generalklausel grundsätzlich sämtliche Güterlieferungen dem Übereinkommen unterstellt (Annex 4 Anhang 1 ÜoeB). Sind Lieferungen mit ienstleistungen verbunden, wird die Beschaffung insgesamt entweder als Liefer- oder ienstleistungsauftrag qualifiziert: massgebend ist der höhere geschätzte Wert der entsprechenden Leistung (ist also der Wert der Lieferung höher als derjenige der ienstleistung, gilt die gesamte Leistung als Lieferung). Abgrenzungsfragen bezüglich Bauaufträgen stellen sich v.a. bei der Lieferung von Baumaterialien oder Bauwerksteilen. Allgemein gilt, dass Materialien zur Verwendung für einen Bau als Lieferauftrag zu qualifizieren sind. Ist die Materiallieferung hingegen in der Verpflichtung des Erstellers eines Bauwerkes mitenthalten, wird der ganze Auftrag als Bauauftrag angesehen. ienstleistungsaufträge sind Verträge über die Erbringung einer ienstleistung. Nicht jede ienstleistung aber untersteht dem BöB, erfasst sind nur die in einer Positivliste erwähnten ienstleistungen (Annex 5 Anhang 1 des ÜoeB). ie dort aufgelisteten ienstleistungen werden in einer zentralen Produkteklassifikationsliste näher präzisiert. iese sogenannte CPC-Liste findet sich im Internet (genauer Link vgl. Kapitel M). Im (schweizerischen) Annex 5 des ÜoeB nicht enthaltene ienstleistungen unterstehen somit dem BöB nicht, sondern fallen unter den Anwendungsbereich des 3. Kapitels der VöB. Es handelt sich also um übrige Beschaffungen, die entsprechend dem obigen Schema zu behandeln sind. Anhang 1a VöB Bei der Abgrenzung einer ienstleistung von einer Lieferung sei auf die Ausführungen oben verwiesen. Ist eine ienstleistung mit einer Bauleistung verbunden, gilt die ganze Leistung als Bauleistung (bspw. der Totalunternehmer, der sowohl die Planung als auch die Realisierung übernimmt). Werden die ienstleistung und die Bauleistung hingegen durch zwei getrennte Aufträge vergeben, sind sie getrennt zu qualifizieren. Bauaufträge sind Verträge über die urchführung von sämtlichen Hoch- und Tiefbauarbeiten zur Realisierung eines Bauwerkes. Auch bezüglich der Bauleistungen ist punkto efinition auf eine Liste im ÜoeB zu verweisen (Annex 6 Anhang 1 des ÜoeB). ie Vorbereitung des Baugeländes und der Baustelle, die Erstellung oder Montage von Fertigbauten, Installations-, Aus- oder Umbauarbeiten sind also vom Begriff des Bauauftrages erfasst. BBl 1994 IV, S. 366 B-504/2009 E

15 C Anwendungsbereich 7.3 Auftragswert (wieviel?) Nicht nur die Qualifikation des Auftrages, sondern auch dessen Wert spielt eine Rolle bei der Frage, ob das BöB Anwendung findet oder nicht. Je nach Beschaffungsgegenstand berechnet sich der Auftragswert anders und ist ein anderer sogenannter Schwellenwert massgebend. as BöB kommt erst in Betracht, wenn folgende Schwellenwerte erreicht werden: Art. 6 BöB Lieferungen und ienstleistungen CHF Bauwerke CHF 8,7 o. ie Schwellenwerte werden regelmässig vom Eidgenössischen epartement für Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF) in einer separaten Verordnung angepasst (vgl. Kapitel G, 1.2). Was die Regeln zur Berechnung des Auftragswertes angeht, ist zuerst einmal auf das Splittingverbot hinzuweisen. ieses untersagt der Vergabebehörde, einen Auftrag in der Absicht das BöB zu umgehen, aufzuteilen. er Auftragswert ist schliesslich durch die Vergabebehörde zu schätzen. Im ASTRA entspricht diese Schätzung der Endkostenprognose (EKP), ohne ienstleistungen. Werden im Zusammenhang mit der Erstellung eines Bauwerkes mehrere Bauaufträge vergeben, gilt deren Gesamtwert als Auftragswert. Liegt dieser Gesamtwert über dem oben genannten Schwellenwert von CHF 8,7 o., handelt es sich grundsätzlich um eine Beschaffung im Anwendungsbereich des Gesetzes. er Gesetzgeber hat nun aber eine besondere Regelung getroffen, die es zulässt, einzelne Bauaufträge nicht nach den Bestimmungen des Gesetzes zu vergeben, sondern im Einladungsverfahren oder sogar im freihändigen Verfahren gemäss dem 3. Kapitel der VöB. ie Anwendung der Bagatellklausel wird prozentual beschränkt, in dem lediglich 20% (relativer Wert) der Gesamtsumme auf diese Weise vergeben werden dürfen. Hinzukommt, dass sich in diesen 20% keine einzelnen Bauaufträge mit einem Wert > / = CHF 2 o. (absoluter Wert) befinden dürfen. Wenn die Bagatellklausel (20% der Gesammtsumme) ausgeschöpft ist, müssen nachfolgende Vergaben nach BöB ausgeschrieben werden. Art. 7 Abs. 1 BöB Art. 14a VöB Art. 7 Abs. 2 BöB Art. 14 VöB (Bagatellklausel) ie Absicht, die Bagatellklausel anwenden zu wollen, muss in den Verlaufsblättern bei der Festlegung des Beschaffungsverfahrens ausdrücklich bekannt gemacht werden. (exkl. L). 15

16 C Anwendungsbereich Wichtig: ie Bagatellklausel kommt nicht zur Anwendung, wenn der Gesamtwert aller Bauaufträge für ein Bauwerk unter dem massgebenden Schwellenwert von CHF 8,7 o. liegt. In einem solchen Fall handelt es sich um eine Beschaffung im Sinne des 3. Kapitels der VöB. Werden mehrere gleichartige ienstleistungs- oder Lieferaufträge vergeben, ist für die Berechnung des Auftragswertes entweder auf die vergangenen oder die zukünftigen 12 Monate resp. den tatsächlichen oder geschätzten Wert dieser wiederkehrenden Aufträge abzustellen. Erstreckt sich der Bedarf an Liefer- oder ienstleistungen über mehrere Jahre, gilt im Falle des zeitlich bestimmbaren Bedarfs der Gesamtwert, ansonsten die monatliche Rate mit max. 48 als Auftragswert multipliziert wird. Bei wiederkehrenden Leistungen darf ein Vertrag grundsätzlich für höchstens 5 Jahre abgeschlossen werden. In begründeten Fällen kann eine längere Vertragsdauer oder eine massvolle Verlängerung eines bestehenden Vertrages vereinbart werden. Schliesst ein Auftrag die Möglichkeit von Folgeaufträgen ein (Optionen), ist der Wert der Optionen einzubeziehen und es gilt der Gesamtwert als Auftragswert. Art. 7 Abs. 3 BöB Art. 14a und 15 VöB Art. 15a VöB Art. 7 Abs. 4 BöB 16

17 C Anwendungsbereich 7.4 Ausnahmen Ausnahmen vom Anwendungsbereich des BöB charakterisieren sich dadurch, dass es sich um Aufträge an bestimmte Anbieter (bspw. Behinderteninstitutionen, Strafanstalten) oder um solche mit bestimmtem Verwendungszweck (litär) handelt, oder aber besondere Umstände bei der Vergabe vorliegen (Schutz der Gesundheit, Gefährdung der öffentlichen Sicherheit). Liegt eine solche Ausnahme vor, was hinreichend zu begründen ist, kann der Auftrag im Einladungsverfahren (Aufträge gemäss Artikel 3 Abs. 1 lit. e BöB) oder im freihändigen Verfahren (Aufträge gemäss Artikel 3 Abs. 1 lit a - d sowie Abs. 2 BöB) vergeben werden. Art. 3 BöB Art. 35 Abs.3 lit. a + Art. 36 Abs. 2 lit. a VöB 17

18 Verfahren Verfahren 8. Verfahrenswahl as anwendbare Verfahren ergibt sich aus der Beantwortung der vier Grundfragen zum Anwendungsbereich. em Gesetz entsprechend ist stets das offene und selective Verfahren anzuwenden. ie beiden weiteren, im Beschaffungsrecht verfügbaren Verfahren (Einladungsverfahren und freihändiges Verfahren) sind nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig. Insbesondere das freihändige Verfahren im Anwendungsbereich des Gesetzes soll als Ausnahme die Regel bestätigen und nicht umgekehrt. 8.1 Offenes Verfahren Im offenen Verfahren kann jeder interessierte Anbieter gestützt auf den öffentlich ausgeschriebenen Auftrag ein Angebot einreichen. Art. 14 BöB as offene Verfahren ist das einzige Verfahren, das zu einem uneingeschränkten Wettbewerb führt. Es eignet sich somit, wenn der Auftraggeber möglichst viele Angebote für einen umfassenden Vergleich einholen will. urch Formulierung von anforderungsgerechten Eignungskriterien kann und soll jedoch der potenzielle Bewerberkreis zweckmässigerweise eingeschränkt werden, um so den volkswirtschaftlichen Aufwand für das Verfahren in Grenzen zu halten. Unter keinen Umständen dürfen aber wettbewerbseinschränkende, unsachgemässe Kriterien formuliert werden. BBl 1994 IV S as offene Verfahren eignet sich dann weniger, wenn sehr komplexe Aufträge vergeben werden. Bei diesen Aufträgen spielt die Eignung der Anbieter regelmässig eine grössere Rolle und damit ist die Eignungsprüfung mit einem höheren Aufwand verbunden. Für solche Fälle ist das selektive Verfahren deshalb besser geeignet. 8.2 Selektives Verfahren as selektive Verfahren zeichnet sich im Unterschied zum offenen Verfahren durch seine Zweistufigkeit aus, indem es in zwei getrennten Phasen abläuft. Art. 15 Abs. 2 und 3 BöB Auch im selektiven Verfahren wird der Auftrag öffentlich ausgeschrieben; in einem ersten Schritt reichen aber die interessierten Anbieter vorerst nur einen Antrag auf Teilnahme ein. ie Vergabebehörde prüft alsdann die Eignung der Anbieter anhand der eingereichten Nachweise. Sie wählt jene der teilnahmewilligen Anbieter aus, welche aufgrund ihrer Eignung in der zweiten Phase ein Angebot einreichen dürfen. ies sind grundsätzlich alle Anbieter, welche die Eignungskriterien erfüllen. Ausnahmsweise kann die Vergabebehörde aber die Anzahl der Teilnehmer für die zweite Phase beschränken, wenn die Effizienz des Vergabeverfahrens eine derartige Beschränkung erforderlich macht. Gemäss Rechtsprechung muss aus Gründen der Transparenz und Gleichbehandlung eine solche Beschränkung bereits in der Ausschreibung bekannt gemacht werden. es Weiteren hat die Vergabebehörde in geeigneter Weise darzulegen, nach welchen Kriterien sie diese Auswahl treffen wird. ies kann durch Bewertung und Rangierung der Eignungskriterien geschehen. Art. 15 Abs. 4 BöB BRK E 4d/dd u. ee 18

19 Verfahren ie Auswahl der zur nächsten Phase zugelassenen Teilnehmer ist im simap (Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz) zu publizieren oder per Einschreiben den Teilnehmern bekannt zu geben. Sie ist mit einer Rechtsmittelbelehrung zu versehen und kann folgedessen angefochten werden. In einem zweiten Schritt lädt die Vergabebehörde die präqualifizierten Bewerber zur Angebotseinreichung ein und vergibt unter diesen den Auftrag. Art. 29 lit. c BöB BRK E 1 KH 8.2 as selektive Verfahren ist in den Abteilungen Infrastruktur nur in Ausnahmefällen und mit Zustimmung der Abteilungschefs (AC) anzuwenden. 8.3 Einladungsverfahren ie Vergabebehörde kann hier frei wählen, welche Anbieter sie direkt, also ohne Ausschreibung des Auftrages im simap, zur Angebotseinreichung einladen will. Sie hat hingegen, wenn möglich, mindestens drei Angebote einzuholen. Von diesen soll mindestens eines von einem ortsfremden Anbieter oder einer ortsfremden Anbieterin stammen. ies macht denn auch den Hauptunterschied zur freihändigen Vergabe aus, wird doch hier ein minimaler Wettbewerb geschaffen ohne allzu grossen Aufwand für die Vergabebehörde. as Einladungsverfahren kann nur unter bestimmten Voraussetzungen und lediglich bei Beschaffungen gemäss dem 3. Kapitel VöB durchgeführt werden. Art. 35 Abs.2 VöB Art. 35 Abs.3 VöB 8.4 Freihändiges Verfahren Bei diesem Verfahren wählt die Vergabebehörde den Anbieter, welcher eine Offerte einreichen kann, frei aus und vergibt diesem den Auftrag - ohne Ausschreibung - direkt. as freihändige Verfahren ist nur unter den in den Rechtsgrundlagen abschliessend aufgeführten Voraussetzungen zulässig: Fälle gemäss Artikel 13 Abs. 1 und Artikel 36 Abs. 2 VöB. Art. 16 BöB BRK E 4 Es handelt sich bei den genannten Fällen wie bereits gesagt klar um Ausnahmetatbestände, die deshalb restriktiv auszulegen und nicht leichtfertig anzunehmen sind. KH 8.4 Für die Beschaffung von Planer- und Bauleistungen des Bauhaupt- oder vor allem des Baunebengewerbes kann das Einladungsverfahren auch im Anwendungsbereich des freihändigen Verfahrens (unter CHF ) zweckmässig sein. 8.5 Kurzchecks Beschaffungsprozesse Nach diesen Erläuterungen zu den verschiedenen Verfahrensarten sind nachfolgend als Orientierungshilfe die einzelnen Beschaffungsgegenstände in einem Beschaffungsprozess im Sinne eines Kurzchecks abgebildet. 19

20 Verfahren A. Lieferaufträge 20

21 Verfahren B. ienstleistungsaufträge 21

22 Verfahren C. Bauaufträge 22

23 E Phasen 9. Beschaffungsablauf Nachfolgend sind die Beschaffungsprozesse des ASTRA inkl. den dazugehörigen Verantwortlichkeiten und den einbezogenen Stellen aufgeführt. Achtung: ie Einhaltung der UKR-Bestimmungen sind bei den Verfahrensschritten mit zu berücksichtigen. 9.1 Offenes Verfahren Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Offenes Verfahren AS = Assistenz Support BLS = Bereichsleiter Support BLP = Bereichsleiter Projekte FC = Filialchef PL = Projektleiter FBV = Fachbereich Beschaffungs + Vertragswesen = urchführung E = Entscheid I = Info = twirkung V = Visum UKR = Unterschrift + Kompetenzenregelung Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Start Beschaffungsverfahren für externe Leistungen 1. Projektdefinition / Struktur - Abgrenzung Aufgaben extern/intern definieren - Loseinteilung definieren - Budget ist bewilligt - Zeitplan erstellt E 2. Leistungsträger definieren - Einzelleistungsträger - Generalunternehmung - Totalunternehmung - Verlaufsblatt zwingend eröffnen ff Vertragstyp festlegen - ienstleistungsvertrag - Werkvertrag Auftragswert bestimmen Massgebende Auftragssumme bestimmen Entscheid Vergabeverfahren - Einladungsverfahren - Offenes Verfahren - Selektives Verfahren - freihändiges Verfahren - unterstellt dem Gesetz (BöB) - unterstellt dem 3. Kapitel VöB - Verlaufsblatt visieren E 23

24 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Offenes Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Evaluationsteam bestimmen Evaluationsteam resp. Beurteilungsgremium zusammenstellen E Auftrag Auftrag an ritte formulieren für Erstellung Ausschreibungsunterlagen und thilfe Beschaffungsverfahren 8. Ausschreibungsplan Ergänzung und Nachführung in Gesamtübersichtsplanung der Projekte Ausschreibungsunterlagen erstellen - Bei Bedarf BLS beiziehen - simap-ausschreibungen d+f/i, Pflichtenheft mit Leistungsverzeichnis, besondere Bestimmungen, etc. komplett digital erstellen Unterlagen prüfen/finalisieren; Abweichung von Standard Eignungs- und Zuschlagskriterien - Ausschreibungsunterlagen formell, technisch, rechtlich überprüfen - ifferenzbereinigung PL mit BLS - Unterlagen finalisieren - Prüfung simap-publikation mit Eignungs- und Zuschlagskriterien V V Ausschreibung im simap - Ausschreibungstexte zweisprachig an übermitteln - Upload aller Ausschreibungsunterlagen - Terminplan des Verfahrens überprüfen, ev. anpassen V ff 12. Eingang Beschwerde? Beschwerdefrist 20 Tage ab Publikationsdatum JA 12.1 Beschwerde - FBV umgehend informieren - Beschwerdeschreiben um- gehend weiterleiten an FBV I I/ I NEIN BLS an FBV per Tel

25 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Offenes Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Projekteröffnung Verfahren - Geschäfts-atenbank eröffnen - Statistik eröffnen - Korrespondenz eröffnen/vorbereiten Begehung vor Ort Wurde eine Begehung in der simap-ausschreibung publiziert NEIN JA 14.1 Begehung - Begehung vor Ort ist organisiert - thelfendes Personal ist informiert, keine Fragen der Anbieter zu beantworten Eingang Fragen - Fragen der interessierten Anbieter bis Stichtag entgegennehmen - Fragen beantworten + anonymisieren - Antworten uploaden - PL zieht bei kritischen Fragen BLS bei V V Eingang Angebote Entgegennahme Angebote resp. Zusatzangebote aus Nachverhandlung durch AS Prüfung fristgerechte Eingabe Prüfung Abgabetermin der Angebote eingehalten - AS prüft: atum Poststempel (ev. mit Online-Track and Trace-Abfrage) oder Eingangsstempel - AS informiert BLS über Angebote mit nicht fristgerechten oder unklaren Eingabeterminen E/ Angebotsöffnung Öffnung fristgerecht eingegangener Angebote oder Nachverhandlungen mit Erstellen des Protokolls V I I PL (mindestens 2 Personen) KH Versand Eingangsbestätigung - Versand Eingangsbestätigungen - Versand Kein Angebot erhalten AS an Anbieter: - Eingangsbest. + Kein Angebot per A-Post oder per 25

26 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Offenes Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC / Evaluation Evaluation der Angebote durch PL inkl. Evaluationsteam Nachverhandlung? Wird eine Nachverhandlung mit den Anbietern durchgeführt? JA 21.1 Nachverhandlungen Nachverhandlung mit sämtlichen Anbietern, welche durch die Verhandlungen noch eine Chance auf den Zuschlag haben NEIN 21.3 Mündlich Schriftliches Aufgebot der Anbieter mit Traktandenliste Teilnehmer: Anbieter, PL, BLS für Protokollführung AS an Anbieter per Einschreiben 21.2 Schriftlich Schriftlich die Anbieter zur Abgabe der Nachangebote bis zu neuem atum auffordern AS an Anbieter per Einschreiben 21.4 Eingang Angebote Entgegennahme Angebote durch AS Anbieter an AS schriftlich: per Post oder per pers. Abgabe Zuschlag vorbereiten / Vergabeentscheid - Evaluationsbericht und Vergabeauftrag erstellen - Vergabeentscheid Ok zum Bericht und Antrag E Zuschlag veröffentlichen Zuschlagstext zweisprachig ins simap I MI /V AS per 26

27 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Offenes Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Absage-/Zusageschreiben Am Publikationstag des Zuschlages: - Versand Absageschreiben - Versand Zusageschreiben AS an Anbieter per A-Post ebriefing - ebriefing mündlich oder schriftlich auf Verlangen des Anbieters - Teilnahme BLS nur zwingend bei ebriefings während der Beschwerdefrist PL an Anbieter per A-Post ff 25. Eingang Beschwerde? Beschwerdefrist 20 Tage ab Publikationsdatum JA 25.1 Beschwerde - FBV umgehend informieren - Beschwerdeschreiben um gehend weiterleiten an FBV I I/ I NEIN BLS an FBV per Tel / Ende Verfahren - Statistik nachführen - Ablage/Archiviereung der relevanten Unterlagen Vertrag Ausarbeitung Vertrag Vertragsunterzeichnung nach Ablauf Beschwerdefrist E 27

28 9.2 Selektives Verfahren Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren AS = Assistenz Support BLS = Bereichsleiter Support BLP = Bereichsleiter Projekte FC = Filialchef PL = Projektleiter FBV = Fachbereich Beschaffungs + Vertragswesen = urchführung E = Entscheid I = Info = twirkung V = Visum UKR = Unterschrift + Kompetenzenregelung Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Start Beschaffungsverfahren für externe Leistungen Projektdefinition / Struktur - Abgrenzung Aufgaben extern/intern definieren - Loseinteilung definieren - Budget ist bewilligt - Zeitplan erstellt E 2. Leistungsträger definieren - Einzelleistungsträger - Generalunternehmung - Totalunternehmung - Verlaufsblatt zwingend eröffnen ff Vertragstyp festlegen - ienstleistungsvertrag - Werkvertrag Auftragswert bestimmen Massgebende Auftragssumme bestimmen Entscheid Vergabeverfahren - Einladungsverfahren - Offenes Verfahren - Selektives Verfahren - freihändiges Verfahren - unterstellt dem Gesetz (BöB) - unterstellt dem 3. Kapitel VöB - Verlaufsblatt visieren E Evaluationsteam bestimmen Evaluationsteam resp. Beurteilungsgremium zusammenstellen E Auftrag Auftrag an ritte formulieren für Erstellung Ausschreibungsunterlagen und thilfe Beschaffungsverfahren 28

29 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC 8. Ausschreibungsplan Ergänzung und Nachführung in Gesamtübersichtsplanung der Projekte Ausschreibungsunterlagen erstellen - Bei Bedarf BLS beiziehen - simap-ausschreibungen d+f/i, Pflichtenheft mit Leistungsverzeichnis, besondere Bestimmungen, etc. komplett digital erstellen Unterlagen prüfen/finalisieren; Abweichung von Standard Eignungs- und Zuschlagskriterien - Ausschreibungsunterlagen formell, technisch, rechtlich überprüfen - ifferenzbereinigung PL mit BLS - Unterlagen finalisieren - Prüfung simap-publikation mit Eignungs- und Zuschlagskriterien V V Ausschreibung im simap - Ausschreibungstexte zweisprachig an übermitteln - Upload aller Ausschreibungsunterlagen - Terminplan des Verfahrens überprüfen, ev. anpassen V ff 12. Eingang Beschwerde? Beschwerdefrist 20 Tage ab Publikationsdatum JA 12.1 Beschwerde - FBV umgehend informieren - Beschwerdeschreiben um- gehend weiterleiten an FBV I I/ I NEIN BLS an FBV per Tel Projekteröffnung Verfahren - Geschäfts-atenbank eröffnen - Statistik eröffnen - Korrespondenz eröffnen/vorbereiten 29

30 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC 14. Bezug Unterlagen simap Bezug Präqualifikationsunterlagen generell unter Versand C per Post in Ausnahmefällen Eingang Fragen - Fragen der interessierten Anbieter bis Stichtag entgegennehmen - Fragen beantworten + anonymisieren - Antworten uploaden - PL zieht bei kritischen Fragen BLS bei V V 16. Eingang Teilnahmeanträge Entgegennahme Teilnahmeanträge durch AS Prüfung fristgerechte Eingabe Abgabetermin der Anträge eingehalten - AS prüft: atum Poststempel (ev. mit Online-Track and Trace-Abfrage) oder Eingangsstempel. - AS übergibt PL Anträge mit nicht fristgerechten oder unklaren Eingabeterminen E/ Öffnung Teilnahmeanträge Öffnung eingegangener Anträge (Eignung) mit Erstellen des Protokolls V I I PL (mindesten 2 Personen) 19. Versand Eingangsbestätigung - Versand Eingangsbestätigungen - Versand Kein Antrag erhalten AS an Anbieter: Eingangsbest. + Kein Antrag per A-Post oder per 30

31 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Evaluation Evaluation der Angebote durch PL inkl. Evaluationsteam - Zugelassene Teilnehmer vorbereiten, überprüfen = zwingende Grundlage Evaluationsbericht in Original - PL + Evaluationsteam + BLS - Entscheid zur Teilnahme zugelassen E 21. Teilnehmer veröffentlichen Auswahl zweisprachig an simap übermitteln, oder Teilnehmer per Verfügung informieren. /V AS per oder per Einschreiben Absage/Zusageschreiben Am Publikationstag des Zuschlages: - Versand Absageschreiben - Versand Zusageschreiben AS an Anbieter per B-Post ff 23. Eingang Beschwerde? Beschwerdefrist 20 Tage ab Publikationsdatum JA 23.1 Beschwerde - FBV umgehend informieren - Beschwerdeschreiben um- gehend weiterleiten an FBV I I/ I NEIN BLS an FBV per Tel Versand Ausschreibungsunterlagen (Pflichtenheft 2) Versand an sämtliche zugelassenen Teilnehmer (ev. bereits mit Pflichtenheft 1 ins simap uploaden) AS an Anbieter per Post auf C Begehung vor Ort? Wurde eine Begehung in der simap-ausschreibung publiziert? NEIN JA 25.1 Begehung - Begehung vor Ort ist organisiert - thelfendes Personal ist informiert, keine Fragen der Anbieter zu beantworten 31

32 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC NEIN Eingang Fragen - Fragen der Anbieter bis Stichtag entgegennehmen - Fragen beantworten + anonymisieren - Antworten uploaden - PL zieht bei kritischen Fragen BLS bei V V Eingang Angebote Entgegennahme Angebote resp. Zusatzangebote aus Nachverhandlung durch AS E/ Prüfung fristgerechte Eingabe Prüfen Abgabetermin der Angebote eingehalten. - AS prüft: atum Poststempel (ev. t Online-Track and Trace-Abfrage) oder Eingangsstempel - AS informiert BLS über Angebote mit nicht fristgerechten oder unklaren Eingabeterminen Angebotsöffnung Öffnung fristgerecht eingegangener Angebote oder Nachverhandlungen mit Erstellen des Protokolls V I I PL (mindestens 2 Personen) KH Versand Eingangsbestätigung - Versand Eingangsbestätigungen - Versand Kein Angebot erhalten AS an Anbieter: - Eingangsbest. + Kein Angebot per A-Post oder per / Evaluation Evaluation der Angebote durch PL inkl. Evaluationsteam 32

33 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Nachverhandlung? Wird eine Nachverhandlung mit den Anbietern durchgeführt? JA 32.1 Nachverhandlungen Nachverhandlung mit sämtlichen Anbietern, welche durch die Verhandlungen noch eine Chance auf den Zuschlag haben NEIN 32.3 Mündlich Schriftliches Aufgebot der Anbieter mit Traktandenliste Teilnehmer: Anbieter, PL, BLS für Protokollführung AS an Anbieter per Einschreiben 32.2 Schriftlich Schriftlich die Anbieter zur Abgabe der Nachangebote bis zu neuem atum auffordern AS an Anbieter per Einschreiben 32.4 Eingang Angebote Entgegennahme Angebote durch AS Anbieter an AS schriftlich: per Post oder per pers. Abgabe Zuschlag vorbereiten / Vergabeentscheid - Evaluationsbericht und Vergabeauftrag erstellen - Vergabeentscheid Ok zum Bericht und Antrag E Zuschlag veröffentlichen Zuschlagstext zweisprachig ins simap I /V AS per 33

34 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Selektives Verfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Absage-/Zusageschreiben Am Publikationstag des Zuschlages: - Versand Absageschreiben - Versand Zusageschreiben AS an Anbieter per A-Post ebriefing - ebriefing mündlich oder schriftlich auf Verlangen des Anbieters - Teilnahme BLS nur zwingend bei ebriefings während der Beschwerdefrist I PL an Anbieter per A-Post ff 36. Eingang Beschwerde? Beschwerdefrist 20 Tage ab Publikationsdatum JA 36.1 Beschwerde - FBV umgehend informieren - Beschwerdeschreiben umgehend weiterleiten an FBV I I/ I NEIN BLS an FBV per Tel / Ende Verfahren - Statistik nachführen - Ablage/Archivierung der relevanten Unterlagen Vertrag - Ausarbeitung Vertrag - Vertragsunterzeichnung nach Ablauf Beschwerdefrist E 34

35 9.3 Einladungsverfahren Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Einladungsverfahren AS = Assistenz Support BLS = Bereichsleiter Support BLP = Bereichsleiter Projekte FC = Filialchef PL = Projektleiter FBV = Fachbereich Beschaffungs + Vertragswesen = urchführung E = Entscheid I = Info = twirkung V = Visum UKR = Unterschrift + Kompetenzenregelung Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Start Beschaffungsverfahren für externe Leistungen Projektdefinition / Struktur - Abgrenzung Aufgaben extern/intern definieren - Loseinteilung definieren - Budget ist bewilligt - EPL bestimmt - Zeitplan erstellt E ff Vertragstyp festlegen - ienstleistungsvertrag - Werkvertrag Auftragswert bestimmen Massgebende Auftragssumme bestimmen Entscheid Vergabeverfahren - Einladungsverfahren - Verlaufsblatt visieren E Evaluationsteam bestimmen Evaluationsteam resp. Beurteilungsgremium zusammen stellen V V 6. Auftrag Auftrag an ritte formulieren für Erstellung Ausschreibungsunterlagen und thilfe Beschaffungsverfahren 7. Ausschreibungsplan Ergänzung und Nachführung in Gesamtübersichtsplanung der Projekte 35

36 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Einladungsverfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC Unterlagen erstellen - Bearbeitung durch PL - Bei Bedarf BLS beiziehen - Abgabe Muster-Vorlagen, Pflichtenheft - Pflichtenheft mit allfälligen Beilagen komplett digital erstellen Unterlagen prüfen/finalisieren; Abweichung von Standard Eignungs- und Zuschlagskriterien - Ausschreibungsunterlagen formell, technisch, rechtlich überprüfen - ifferenzbereinigung PL mit BLS - Unterlagen finalisieren - Kriterien erstellen, technisch und rechnerisch prüfen durch PL - Visum BLS/BLP nur bei Abweichung von den Standards. V V Projekteröffnung - Geschäfts-atenbank eröffnen + Korrespondenz eröffnen/vorbereiten durch AS - Anbieter zu Verfahren auswählen 11. Versand Unterlagen Versand Ausschreibungsunterlagen an mindestens 3 Anbieter AS an Anbieterper A-Post bzw. Priority für das Ausland Begehung vor Ort Wurde eine Begehung vorgesehen? NEIN JA 12.1 Begehung - Begehung vor Ort ist organisiert - thelfendes Personal ist informiert, keine Fragen der Anbieter zu beantworten Eingang Fragen - Fragen der interessierten Anbieter bis Stichtag entgegennehmen - Fragen beantworten + anonymisieren - Antworten versenden - Anbieter an AS schriftlich per , per Fax oder per Brief - AS an sämtliche Anbieter per Post oder 36

37 Vgl. Ziffer in BHB Ablauf Einladungsverfahren Verantwortlich / Einbezug PL AS BLS BLP FBV UKR FC 14. Eingang Angebote Entgegennahme Angebote resp. Zusatzangebote aus Nachverhandlung durch AS 15. Prüfung fristgerechte Eingabe Prüfung Abgabetermin der Angebote eingehalten AS prüft: atum Poststempel (ev. mit Online-Track and Trace-Abfrage) oder Eingangsstempel E/ - AS informiert BLS über Angebote mit nicht fristgerechten oder unklaren Eingabeterminen Angebotsöffnung Öffnung fristgerecht eingegangener Angebote oder Nachverhandlungen mit Erstellen des Protokolls V I I PL (mindestens 2 Personen) Evaluation Evaluation der Angebote durch PL inkl. Evaluationsteam Nachverhandlung? Wird eine Nachverhandlung mit den Anbietern durchgeführt? JA 18.1 Nachverhandlungen Nachverhandlung mit sämtlichen Anbietern, welche durch die Verhandlungen noch eine Chance auf den Zuschlag haben NEIN 37