BdSt-Ratgeber-Reihe. Das neue Reisekostenrecht

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1 BdSt-Ratgeber-Reihe Bund der Steuerzahler Deutschland e.v. Französische Straße 9-12, Berlin Tel Fax: Nr. 11 (Stand ) Das neue Reisekostenrecht Steuerzahler, die aus beruflichen Gründen viel unterwegs sind, müssen darauf achten, dass bei Dienst- und Geschäftsreisen ins Ausland vom 1. Januar 2009 an zum Teil geänderte Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten gelten. Zuvor hatte es bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen zum 1. Januar 2008 bereits einschneidende Änderungen gegeben: Die bisherige Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit wurde aufgegeben und unter dem neuen Begriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit subsumiert. Gleichzeitig wurde der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte neu definiert. Ferner sind die 30-km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit und die Dreimonatsfrist für die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten als Reisekosten entfallen. Begriffe Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Reisenebenkosten Ein steuerlicher Ansatz dieser Aufwendungen/Kosten ist allerdings nur dann zulässig, wenn sie durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Dabei wird nicht mehr zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unterschieden. Es gibt nur noch die einheitliche Bezeichnung Auswärtstätigkeit. Ab 2008 knüpft der Ansatz der Reisekosten einzig an das Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit an. Auswärtstätigkeit Eine Auswärtstätigkeit liegt nach den Lohnsteuer-Richtlinien 2008 dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Sie ist auch gegeben, wenn ein Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Regelmäßige Arbeitsstätte Unter einer regelmäßigen Arbeitsstätte wird der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers verstanden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, wenn der Arbeitnehmer dieser zugeordnet ist und er diese mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Die Art, der Umfang und der Inhalt der Tätigkeit sind nicht mehr maßgebend.

2 Allerdings gibt es eine Vereinfachungsregelung: Die Finanzverwaltung geht von einer regelmäßigen Arbeitsstätte des Arbeitnehmers aus, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufgesucht wird. Als regelmäßige Arbeitsstätte kommen auch in Betracht: betriebliche Einrichtungen wie z.b. Bus-/Straßenbahndepots oder Verkaufsstellen für Fahrkarten) außerbetriebliche Einrichtungen wie z.b. der Betrieb eines Kunden, wenn die Tätigkeit dort auf Dauer angelegt ist. Öffentliche Haltestellen oder Schiffsanlegestellen ohne weitere Arbeitgebereinrichtungen stellen jedoch keine regelmäßige Arbeitsstätte dar. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann ein Arbeitnehmer innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben. Bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese Einrichtung nicht zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. Bei einer befristeten Abordnung (z. B. an eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder zu einem Kunden) geht die Finanzverwaltung regelmäßig von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aus. Wegfall der Dreimonatsfrist Bei einer vorübergehenden Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte wird die auswärtige Arbeitsstätte nicht mehr durch bloßen Zeitablauf von drei Monaten zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Die bisherige Regelung, wonach in diesen Fällen nur für die ersten drei Monate eine Dienstreise anerkannt wurde, wurde aufgehoben. Der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen ist aber weiterhin auf drei Monate begrenzt (siehe unten). Ab 2008 sind die Grundsätze für Auswärtstätigkeiten auch in den Fällen anzuwenden, in denen ein Arbeitnehmer zu Aus- oder Fortbildungszwecken vorübergehend eine Ausbildungs- oder Fortbildungsstätte außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufsucht. Fahrtkosten Unter Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen zu verstehen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Bei der Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels ist der zu zahlende Fahrpreis maßgebend. Fährt ein Arbeitnehmer mit seinem Auto, dann sind die Kfz-Kosten anteilmäßig anzusetzen. Anstelle eines Einzelnachweises der tatsächlichen Gesamtkosten können dabei die Fahrtkosten mit pauschalen Kilometersätzen geltend gemacht werden. Es werden für den Fahrtkilometer folgende Pauschsätze gewährt: bei einem Personenkraftwagen 0,30 bei einem Motorrad oder Motorroller 0,13 bei einem Moped oder Mofa 0,08 bei einem Fahrrad 0,05 Für jede Person, die bei einer Dienstreise mitgenommen wird, erhöht sich der Kilometersatz um 0,02 (Pkw) und 0,01 (Motorrad oder Motorroller). Zusätzliche Aufwendungen, die durch die Mitnahme von Gepäck verursacht sind, lässt die Finanzverwaltung allerdings nicht zum Abzug zu. Sie sind durch die Kilometersätze abgegolten. Da beim steuerfreien Ersatz bzw. beim Werbungskostenabzug von Fahrtkosten ab 2008 keine zeitliche Beschränkung mehr existiert, ist ein steuerfreier Fahrtkostenersatz bzw. ein Werbungskostenabzug so lange möglich, wie eine vorübergehende berufliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Auch bei Arbeitnehmern, die an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig sind, ist nach neuem Recht ein steuerfreier Fahrtkostenersatz bzw. ein Werbungskostenabzug möglich. Die bisher von der Finanzverwaltung vertretene Auffassung, dass bei Auswärtstätigkeiten mit täglicher Rückkehr zur Wohnung ein steuerfreier Fahrkostenersatz nur in Betracht kommt, wenn die aufgesuchte Einsatzstelle mehr als 30 km von der Wohnung entfernt liegt, wurde aufgegeben

3 Achtung: Arbeitnehmer, die im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit den Betrieb aufsuchen, z.b. um dort Aufträge entgegen zu nehmen oder abzuschließen, haben nach neuem Recht dort ihre regelmäßige Arbeitsstätte. Die Reisekostenregelungen gelten in diesen Fällen erst für die Fahrt vom Betrieb zur Einsatzstelle. Das bedeutet, dass für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte die Entfernungspauschale in Höhe von 30 Cent pro Entfernungskilometer anzusetzen ist. Achtung: Nach der Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts gilt die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wieder vom ersten Kilometer an. Verpflegungsmehraufwendungen Verpflegungsmehraufwendungen dürfen bei einer Auswärtstätigkeit weiterhin nur mit festen Pauschbeträgen angesetzt werden. Ein Einzelnachweis der tatsächlichen Verpflegungsmehraufwendungen ist nicht zulässig. Es wird auch nicht zwischen ein- und mehrtägigen Auswärtstätigkeiten bzw. Dienstreisen unterschieden. Maßgebend ist allein die Dauer der Abwesenheit an dem Kalendertag, an dem eine Dienstreise durchgeführt wird. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag mindestens 24 Stunden 24 mindestens 14 Stunden, weniger als 24 Stunden 12 mindestens 8 Stunden, weniger als 14 Stunden 6 Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstreisen an einem Kalendertag durch, dann sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen. Der Arbeitgeber kann bis zu 100 Prozent dieser Beträge zusätzlich zahlen und diesen zusätzlichen Betrag pauschal mit 25 v.h. lohnversteuern (25 v.h. Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Wird von dieser Pauschalierungsmöglichkeit Gebrauch gemacht, dann fällt keine Sozialversicherung an. Für Steuerzahler, die ihre Auswärtstätigkeit typischerweise nachts ausüben (Berufskraftfahrer), gilt eine Besonderheit: Die Tätigkeit, die nach Uhr und vor 8.00 Uhr des nachfolgenden Kalendertags beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Erhält ein Arbeitnehmer bei einer Dienstreise Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten Mahlzeiten unentgeltlich oder teilentgeltlich, dann ist keine Kürzung der Pauschbeträge vorzunehmen. In diesen Fällen ist vielmehr ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen, wenn und soweit das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit unterschreitet und auch keine Bewirtung vorliegt. Dreimonatsfrist Beim Ansatz von Verpflegungspauschalen besteht die Dreimonatsfrist weiterhin. Bei derselben Auswärtstätigkeit ist die Steuerfreiheit von Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate beschränkt. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn der Arbeitnehmer die auswärtige Tätigkeitsstätte an weniger als drei Tagen pro Woche aufsucht

4 Auslandsreisen Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Auslandsdienstreisen gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die der Bundesfinanzminister im Einvernehmen mit den Obersten Finanzbehörden der Länder auf der Grundlage der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz bekannt gibt. Die nachfolgende Übersicht enthält die Pauschbeträge, die bei Auslandsdienstreisen innerhalb Europas, nach Nordamerika, nach Japan und China ab dem angesetzt werden dürfen. Die Beträge wurden gegenüber dem Vorjahr in einigen Ländern geändert (so z.b. bei Dienst- und Geschäftsreisen nach Rumänien, Ungarn, Griechenland oder in die Schweiz). Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und für Übernachtungskosten bei Auslandsreisen innerhalb Europas nach Nordamerika, Japan und China ab Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten Land bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von mindestens mindestens mindestens 24 Stunden 14 Stunden 8 Stunden Albanien Andorra Armenien Aserbaidschan Belgien Bosnien-Herzeg Bulgarien Dänemark Kopenhagen Estland Finnland Frankreich Paris Straßburg Georgien Griechenland Athen Irland Island Italien Mailand Rom Kroatien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Mazedonien Monaco Montenegro Niederlande Norwegen Österreich Wien Polen Warschau, Krakau

5 Land Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und für Übernachtungskosten bei Auslandsreisen innerhalb Europas nach Nordamerika, Japan und China ab Verpflegungsmehraufwendungen Übernachtungskosten bei einer Abwesenheitsdauer je Kalendertag von mindestens mindestens mindestens 24 Stunden 14 Stunden 8 Stunden Portugal Lissabon Rumänien Bukarest Russische Föderation Moskau St. Petersburg San Marino Schweden Schweiz Bern Genf Serbien Slowakische Rep Slowenien Spanien Barcelona Kanarische Inseln Palma de Mallorca Tschechische Rep Türkei Istanbul, Izmir Ukraine Ungarn Vatikanstadt Verein. Königreich London Edinburgh Weißrussland Zypern Kanada Vereinigte Staaten Boston, Washington Houston, Miami San Francisco, New York Staat, Los Angeles Japan Tokio China Chengdu Hongkong Peking Shanghai Taiwan

6 Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerzahler vor Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Übernachtungskosten Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Benutzt der Arbeitnehmer ein Mehrbettzimmer gemeinsam mit Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, so sind die Aufwendungen maßgebend, die für ein Einzelzimmer im selben Haus entstanden wären. Führt auch die weitere Person eine Dienstreise durch, so sind die tatsächlichen Unterkunftskosten gleichmäßig aufzuteilen. Wird in einer Hotelrechnung für Unterkunft und Frühstück nur ein Gesamtpreis ausgewiesen und kann der Frühstückspreis nicht festgestellt werden, dann erfolgt eine pauschale Kürzung der Reisekosten. Nach dem neuen Recht ist der Gesamtpreis der Übernachtungskosten sowohl bei Inlands- als auch bei Auslandsreisen um 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgeblichen Pauschbetrags für den Verpflegungsmehraufwand (bei 24-stündiger Abwesenheit) anzusetzen. Bei einer Übernachtung im Inland ist somit eine Kürzung um 4,80 Euro (20 % von 24 Euro) vorzunehmen. Bisher erfolgte eine Kürzung um 4,50 Euro. Für andere Mahlzeiten (Mittagessen und Abendessen) sind 40 % des für den Unterkunftsort maßgeblichen Pauschbetrags anzusetzen. Übernachtungskosten können bei einer Auswärtstätigkeit als Reisekosten abgesetzt werden, wobei bei Übernachtungen im Inland grundsätzlich ein Einzelnachweis der Kosten notwendig ist. Eine Pauschalierung ist nur zulässig, wenn der Arbeitgeber Übernachtungskosten erstattet. Hierfür gibt es weiterhin einen Pauschbetrag von 20 Euro. Bei Übernachtungen im Ausland dürfen anstelle eines Einzelkostennachweises Pauschbeträge (Übernachtungsgelder) angesetzt werden. Auch hier sind die Abzugsbeträge nach dem Bundesreisekostengesetz maßgebend (siehe Übersicht). Übernachtungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Einsatzwechseltätigkeit begründen nach der neuen Rechtsprechung keine doppelte Haushaltsführung. Die Übernachtungskosten rechnen daher nicht zu Mehraufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung. Die Kosten sind aber in vollem Umfang ohne zeitliche Begrenzung als Werbungskosten absetzbar. Die Änderung ist bedeutsam für Steuerzahler, die keinen eigenen Hausstand am Wohnort haben, und daher Übernachtungskosten bisher nicht oder nur begrenzt steuerlich geltend machen konnten. Reisenebenkosten Zu den Reisekosten, die steuerlich angesetzt werden können, gehören schließlich noch die Reisenebenkosten. Diese Kosten, die in den Richtlinien nur beispielhaft genannt sind (z. B. Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Trinkgelder, Parkgebühren, Telefonkosten), können nur in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Pauschbeträge gibt es für die Reisenebenkosten nicht. Steuereffekt Arbeitnehmer können die vorgenannten in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das ist allerdings nur möglich, soweit die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt wurden. Die steuerfreie Erstattung von Reisekosten kommt wiederum nur in Betracht, soweit der Arbeitgeber Reisekosten im Rahmen der vorgenannten Regelung vergütet. Beim Ansatz von Übernachtskosten bei Auslandsdienstreisen als Werbungskosten ist neuerdings ein Nachweis der tatsächlichen Kosten erforderlich. Pauschbeträge für Übernachtungen werden anders als bei der Arbeitgebererstattung - nicht mehr anerkannt. Bei der steuerlichen Auswirkung von Reisekosten ist daran zu denken, dass sich Reisekosten als Werbungskosten nur dann steuermindernd auswirken, wenn sie - ggf. mit anderen Werbungskosten - den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 920 überschreiten. Zu weiteren Einzelheiten siehe R 9.4 ff der Lohnsteuer-Richtlinien