CENIT RETENTION SOLUTION

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1 CENIT RETENTION SOLUTION OPTIMIERTE VERWALTUNG VON AUFBEWAHRUNGSPFLICHTIGEN DOKUMENTEN STUTTGART, 9. JUNI 2016 ANDREAS CARLSEN

2 AGENDA Herausforderung Ausgangssituation in Unternehmen Funktionen und Architektur Live-Demo Nutzen Roadmap Zusammenfassung Weitere Fragen

3 HERAUSFORDERUNG Stetiger Anstieg des Datenwachstums von Dokumenten und Daten pro Jahr Ständig wachsende interne und externe Vorgaben für den Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Dokumenten Gesetzliche und regulatorische Bestimmungen für Dokumente bzgl. der Aufbewahrung und dem Löschen von Dokumenten Wachsender Kostendruck CENIT RETENTION SOLUTION 3

4 AUSGANGSSITUATION IM UNTERNEHMEN Seit Jahrzehnten werden Dokumente und Informationen gesammelt meist ohne Berücksichtigung der Relevanz und des Wertes der Informationen ohne die Datenbestände zu bereinigen Ca. 90% der weltweiten Informationen sind in den letzten 2-3 Jahren entstanden, dies spiegelt sich auch in den Informationsmengen der Unternehmen Alle 2 Jahre wird sich das Datenvolumen bis zum Jahre 2020 verdoppeln Wenig Unterstützung zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen Fehlende Übersicht über die Aufbewahrungsfristen Lösung: Optimierung der Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten CENIT RETENTION SOLUTION 4

5 CENIT RETENTION SOLUTION OPTIMIERT DIE VERWALTUNG VON AUFBEWAHRUNGSPFLICHTIGEN DOKUMENTEN Bietet eine intuitive Oberfläche zum kontrollierten sicheren Löschen und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien Hauptfunktionen Reporting der Konfiguration und der zu löschenden Dokumente Verwendung von Löschprozessen für wichtige Dokumente Unterstützung von automatischen und manuellen temporären Sperren, um Dokumente vor dem Löschen zu schützen Erweitert die Basisfunktionen zur Aufbewahrung der IBM Enterprise Content Management (ECM) Plattform FileNet P8 Version 5.2 Integriert sich nahtlos in die neue IBM-Standardoberfläche IBM Content Navigator Flexible Erweiterbarkeit für individuelle Kundenwünsche CENIT RETENTION SOLUTION 5

6 REPORTING REGELMÄßIGE AUSWERTUNGEN ÜBER DIE INHALTE RETENTION SOLUTION Standardauswertungen Übersicht über alle Dokumente, deren Retention abgelaufen ist und die gelöscht werden können Übersicht über die Retention- Einstellungen der Dokumente Konfigurierbare Kriterien Auswertung für eine Objektklasse Auswertung anhand von Eigenschaften (z.b. Eingangsdatum, letztes Änderungsdatum) Auswertung nach Storage-Lokation Auswertungen werden in konfigurierbaren Intervallen ausgeführt und an die relevanten Personen verschickt CENIT RETENTION SOLUTION 6

7 DARSTELLUNG DER REPORTS RETENTION SOLUTION CENIT RETENTION SOLUTION 7

8 TEMPORÄRE LÖSCHSPERREN RETENTION SOLUTION Seit P werden Löschsperren (Holds) im P8 Standard serverseitig unterstützt Löschsperren verhindern das Löschen von Dokumenten, auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist Typischer Anwendungsfall ist Beweismittel für Rechtsstreitigkeiten, Prüfungen und Untersuchungen vor dem versehentlichen Löschen zu schützen CENIT RETENTION SOLUTION 8

9 TEMPORÄRE LÖSCHSPERREN: MANUELL ODER AUTOMATISCH RETENTION SOLUTION Verwalten der Löschsperren über den IBM Content Navigator Anlegen neuer temporärer Sperren Definition von Filterkriterien für automatisch zugewiesenen temporären Sperren Löschen von temporären Sperren Automatisierte Anwendung von temporären Sperren auf Basis von konfigurierbaren Abfragen Manuelles Setzen von temporären Sperren Erweiterung im IBM Content Navigator Setzen von temporären Sperren Entfernen von temporären Sperren CENIT RETENTION SOLUTION 9

10 PROZESS-UNTERSTÜTZTE LÖSCHFREIGABE RETENTION SOLUTION Löschfreigaben können in Freigabeprozessen erteilt werden Freigabeprozesse können beliebig viele Stufen zur Freigabe der Löschung haben (z.b. 4-Augen-, 8- Augen-Prinzip) Die Freigabeprozesse können individuell für die Kundensituation angepasst werden Die Freigabe erfolgt batchweise und erfordert keine Freigaben auf Einzeldokumentebene CENIT RETENTION SOLUTION 10

11 ARCHITEKTUR DER CENIT RETENTION SOLUTION CENIT RETENTION SOLUTION bietet zusätzliche Funktionen für die kontrollierte Aufbewahrung von Dokumenten auf Basis des IBM FileNet P8 Content Managers Der moderne IBM Content Navigator dient als Benutzeroberfläche Die Hintergrundverarbeitung notwendig für die Reports, Löschsperren und Freigabeprozesse wird vom bewährten CENIT SERVICEMANAGER durchgeführt RETENTION PLUGIN (VERWALTUNG VON TEMPORÄREN SPERREN, ANWENDUNG VON TEMPORÄREN SPERREN, LÖSCHPROZESSE MIT FREIGABEN) IBM CONTENT NAVIGATOR (ICN) (BENUTZEROBERFLÄCHE, OFFICE, MOBILITY) ECLISO-SERVICES RETENTION SOLUTION IBM ICN SERVICES RETENTION DIENSTE (ANWENDUNG VON TEMPORÄREN SPERREN, LÖSCHEN VON DOKUMENTEN) SERVICE MANAGER IBM FILENET P CENIT RETENTION SOLUTION 11

12 LIVE-DEMO LIVE-DEMO CENIT RETENTION SOLUTION 12

13 NUTZEN DES EINSATZES DER CENIT RETENTION SOLUTION Vermeidung von Fehlern in der Konfiguration der Aufbewahrungsfristen unter Verwendung von Reports zur regelmäßigen Kontrolle der Retention- Einstellungen Regelmäßige Information, welche Dokumente gelöscht werden können Nutzung von temporären Sperren um wichtige Dokumente schützen zu können Kontrollierte sichere prozessorientierte Löschfreigabe für Dokumente Erfüllung von Compliance Vorgaben Ermöglichung der Freigabe von teurer Speicherkapazität (Storage + Datenbank) Vermeidung von teuren Wiederherstellungskosten aufgrund von Fehlern bei den Aufbewahrungsfristen CENIT RETENTION SOLUTION 13

14 WELCHE ROADMAP IST FÜR DIE RETENTION SOLUTION GEPLANT? Q Q Q Q Q2 Version 1.1 Freigabeworkflow Temporäre Sperren Version 1.2 Ausbau der Oberfläche Workflow- Erweiterungen Version 1.3 Report- Erweiterungen Fixed Content Devices * Termine stellen den aktuellen Planungsstand dar und sind unverbindlich CENIT RETENTION SOLUTION 14

15 RETENTION SOLUTION AUSGESUCHTE INHALTE DER VERSION 1.2* VOR. ERSCHEINUNGSDATUM Q Löschprozess - Workflowerweiterungen Verschieben von Inhalten in andere günstigere Storage-Bereiche, Export und Löschen von Inhalten Automatisches Löschen oder Verlängern von Aufbewahrungsfristen anhand von Regeln Ereignisgesteuertes Setzen von Aufbewahrungsfristen Setzen von Aufbewahrungsfristen abhängig von Attributwerten und Konfiguration der ereignisgesteuerten Aufbewahrungsfristen Ausbau der Oberfläche im IBM Content Navigator Konfiguration der Löschprozesse im IBM Content Navigator und Editor zur Erstellung der Abfragen für die automatischen Löschsperren Ausbau des Reportings Report zur Darstellung des im System für die Dokumente benötigten Speicherbedarfs und Report zur Darstellung der im System enthaltenen Dokumente * Inhalt stellt den aktuellen Planungsstand dar und ist unverbindlich CENIT RETENTION SOLUTION 15

16 RETENTION SOLUTION AUSGESUCHTE INHALTE DER VERSION 1.3* VOR. ERSCHEINUNGSDATUM Q Löschprozess Unterstützung von Akten und Ordner Löschen von Ordnern und Akten Anzeige der Ordner und Akten in den Löschaufgaben Erweiterung des Reportings Konsistenzprüfung in P8 Content Manager und Fixed Content Device Analyse von verwaisten Inhalten im Fixed Content Device Prüfung, ob P8 Content Manager-Inhalte im Fixed Content Device gelöscht wurden Löschen von verwaisten Inhalten im Fixed Content Device * Inhalt stellt den aktuellen Planungsstand dar und ist unverbindlich CENIT RETENTION SOLUTION 16

17 ZUSAMMENFASSUNG MEHRWERT Die CENIT RETENTION SOLUTION optimiert die Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten: Temporäre Löschsperren Kontrollierte Freigabeprozesse für das Löschen Reporting der Konfiguration Reporting über die zu löschenden Dokumente CENIT RETENTION SOLUTION 17

18 WEITERE FRAGEN UND STAND WELCHE FRAGEN HABEN SIE? Schauen Sie sich die Lösung CENIT RETENTION SOLUTION auf unserem Stand an CENIT RETENTION SOLUTION 18

19 DANKE ANDREAS CARLSEN SENIOR MANAGER R&D UND CONSULTING TELEFON +49 (40) CENIT AG INDUSTRIESTRAßE STUTTGART

20 DISCLAIMER This document may contain forward-looking statements regarding the business, financial and earnings situation of the CENIT corporation as well as earnings estimates. Forwardlooking statements are characterised by such phrases and expressions as "the company may", or "the company will", "expects", "anticipates", "is considering", "is intending", "is planning", "believes", "continues to", "estimates" and other similar phrases and expressions. Such statements entail no assurance that anticipated events will transpire. On the contrary, such statements involve risks, uncertainty and contingencies that are difficult to predict and are furthermore based on assumptions regarding future events that may prove inaccurate. Actual outcomes may thus deviate substantially from expectations thereby expressed. Forward-looking statements made by CENIT representing expectations or projections of future events are made in good faith and may be presumed to be adequately grounded in fact; no assurance however can be provided that such statements, expectations or projections will be borne out/fulfilled/ achieved. Actual operating results may vary substantially from those projected in forward-looking statements and are subject to specific risks - please consult the CENIT AG management report CENIT RETENTION SOLUTION 20