dg office 9B archive for SharePoint Produktbeschreibung

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1 dg office 9B archive for SharePoint Produktbeschreibung Stand: 8. Jan. 2016

2 Inhalt 1 Was dieses Dokument beinhaltet Hinweis Herausforderungen Speicherplatzkonsolidierung und Compliance Die 80/20-Regel Rasantes Datenwachstum und die Folgen dg office archive for SharePoint auf einen Blick dg office archive for SharePoint im Detail Archivierungsverfahren Jobbasierte Archivierung Manuelle Archivierung Archivierung im SharePoint-Workflow Archivierungstransaktion Kopie Referenzdokument (Stub) erzeugen Original löschen Steuerung der Archivierung in SharePoint Archivierung im dg hyparchive ArchiveServer Weitere Eigenschaften von dg office archive for SharePoint Unterstützung der Suche in SharePoint Synchronisation von SharePoint-Inhalten auf lokale Rechner Architektur Unified Archiving Nutzenpotential Copyright 2016 dataglobal GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Diese Publikation darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der dataglobal GmbH weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form reproduziert, vervielfältigt oder übersetzt werden. Änderungen und weitere Entwicklungen vorbehalten. Die von dataglobal GmbH oder ihren Vertriebsfirmen angebotenen Softwareprodukte können Komponenten auch anderer Softwarehersteller enthalten. Produkte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Hyparchiv, hyparchive, inboxx und weitere im Text erwähnte Produkte und Dienstleistungen von dataglobal GmbH sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der dataglobal GmbH in Deutschland und anderen Ländern weltweit. dataglobal GmbH Zukunftspark Heilbronn Deutschland info@dataglobal.com dg office 9B 8. Jan / 10

3 1 Was dieses Dokument beinhaltet Dieses Dokument gibt eine Übersicht über den Funktionsumfang von dg office archive for SharePoint 9B. Das dazugehörige Produktdatenblatt fasst die technische Voraussetzungen für den Betrieb und unterstützte Umgebungen zuammen. 1.1 Hinweis Die grundsätzlich unterstützten Funktionen von dg office archive for SharePoint hängen auch davon ab, wie ein SharePoint-System aufgebaut und konfiguriert ist. Daher setzt eine planvolle Einführung die Beurteilung einer SharePoint-Installation durch einen Berater voraus, der über die entsprechende Kompetenz für SharePoint und Produkte von dataglobal GmbH verfügt. 2 Herausforderungen Speicherplatzkonsolidierung und Compliance 2.1 Die 80/20-Regel Ein Blick auf Systeme, in denen Dateien abgelegt werden, zeigt schnell, dass nur ein kleiner Anteil des Informationsvolumens eine Rolle bei allen aktuellen Geschäftsvorfällen spielt, aber für die Erfüllung von gesetzlichen Auflagen und Regularien zunehmend große passive Datenvolumina anfallen und verwaltet werden müssen. Viele SharePoint-Anwender machen ähnliche Erfahrungen: Mit jedem Jahr des Betriebs wächst der Bestand passiver Daten im System und belastet die Leistung bei gleichzeitiger Zunahme der Nutzung für andere Anwendungen. So entfallen am Ende des fünften Nutzungsjahres 80% des Datenvolumens in SharePoint oder mehr auf vorangehende Geschäftsjahre. 2.2 Rasantes Datenwachstum und die Folgen Dieses Wachstum in SharePoint belastet die zugrunde liegende Datenbank. So wird das System zunehmend langsamer oder es wird leistungsfähigere, teurere Hardware zur Kompensation notwendig. Die von Mitarbeitern produzierten Daten und Dokumente werden in der Regel nicht gelöscht oder in geeigneter Form archiviert. Als Ergebnis verbleiben die Informationen dort, wo sie angelegt wurden. Dies lässt hohe Kosten durch ständige Erweiterung der Speicherkapazität oder neue Infrastruktur entstehen. Nicht nur die Beschaffung ist betroffen, sondern auch der Betrieb. Neben Personal- und Wartungskosten sind das auch zunehmende Energiekosten für Stromversorgung und Kühlung. dg office 9B - 8. Jan / 10

4 Weitere Kosten entstehen zusätzlich durch die Ausdehnung von Datensicherungsmaßnahmen, wie z. B. durch die Anschaffung von zusätzlichen Bändern oder gar Bandlaufwerken mit höherer Kapazität. Unberücksichtigt bleiben bei oberflächlicher Betrachtung auch die Kosten, die durch den wachsenden Zeitbedarf der Datensicherung entstehen können. Die mangelnde Transparenz und Kontrolle führen in der Folge zu steigendem Risikopotential. Die ausschließliche Ablage wichtiger Daten in SharePoint erlaubt keine ausreichende Kontrolle über das nicht gewollte Ändern oder Löschen von Daten bzw. das planmäßige Entsorgen von Daten. Die unendliche Aufbewahrung von Daten ist daher kein geringeres Risiko, als Daten nicht zu finden. Mit wachsenden Compliance-Anforderungen wird die alleinige Aufbewahrung von Daten in SharePoint zu einem schwer kalkulierbaren Risiko. 3 dg office archive for SharePoint auf einen Blick dg office archive for SharePoint kann SharePoint-Systeme schlank halten und unterstützt Organisationen bei ihren Compliance-Bestrebungen. Dokumente und Dateien in SharePoint lassen sich automatisch nach Regeln archivieren, manuell durch Anwender oder im Rahmen von Workflows. Originaldokumente können nach erfolgreicher Archivierung in SharePoint verbleiben, durch ein Referenzdokument ersetzt oder aus SharePoint gelöscht werden. Die regelbasierte Archivierung bestimmt anhand des Speicherortes und Alter von Dokumenten, ob diese archiviert werden. Anwender arbeiten wie gewohnt in SharePoint auch mit archivierten Dateien. Die Verwaltung findet überwiegend in SharePoint statt. Die in SharePoint enthaltene Suchfunktion ist unterstützt. Auch bereits archivierte Dokumente können über SharePoint gefunden werden. dg office 9B - 8. Jan / 10

5 4 dg office archive for SharePoint im Detail 4.1 Archivierungsverfahren Die Archivierung wird über SharePoint-Informationsverwaltungsrichtlinien (Information Management Policies) gesteuert. Diese Richtlinien bestimmen, welche Dokumente aus welchen SharePoint-Websites archiviert werden und welche Archivierungstransaktion zum Einsatz kommt Jobbasierte Archivierung Die jobbasierte Archivierung von dg office archive for SharePoint prüft in Zyklen, ob Dokumente zur Ablage anstehen und verarbeitet diese gemäß den vorgenommenen Einstellungen Manuelle Archivierung Die manuelle Archivierung erlaubt Anwendern selbständig zu entscheiden, welche SharePoint-Dokumente zu welchem Zeitpunkt archiviert werden sollen. Diese Funktion wurde in das Menüband (Ribbon) und das Kontextmenü eines Dokuments integriert Archivierung im SharePoint-Workflow dg office archive for SharePoint bietet eine SharePoint Workflow-Aktion an, mit deren Hilfe ein Dokument innerhalb eines Workflows im Archiv abgelegt werden kann. Dieser Ansatz ist vor allem dann sinnvoll, wenn eine zeitgerechte Archivierung erforderlich ist und/oder externe Ereignisse zu berücksichtigen sind, die sich nicht durch Regeln mit festen Fristen abdecken lassen. dg office 9B - 8. Jan / 10

6 4.2 Archivierungstransaktion Wenn ein Dokument archiviert wird, erzeugt dg office archive for SharePoint immer eine Kopie im Archiv. Die Archivierungstransaktionen unterscheiden sich darin, wie das System mit den Originalen in SharePoint umgeht Kopie Nach der sicheren Ablage eines SharePoint-Dokuments im Archiv bleibt das Original in SharePoint unangetastet. Diese Art der Verarbeitung ist dann sinnvoll, wenn dg office archive for SharePoint eingesetzt wird, um Organisationen bei der Befolgung von Compliance-Richtlinien zu unterstützen Referenzdokument (Stub) erzeugen SharePoint kann wirkungsvoll von Datenvolumen entlastet werden, wenn das Originaldokument in SharePoint nach erfolgreicher Archivierung durch ein Referenzdokument ersetzt wird. Dieses Referenzdokument belegt deutlich weniger Speicherplatz als sein Original und hält SharePoint auf diese Weise schlank. Für Anwender sind Referenzdokumente als solche erkennbar, können aber jederzeit zur Ansicht geöffnet werden. Originaldokument: Archiviertes Dokument: Original löschen Wenn ein Dokument nach der Archivierung nicht mehr über SharePoint zu finden sein soll, kann das Original nach vollzogener Archivierung aus SharePoint gelöscht werden. dg office 9B - 8. Jan / 10

7 Obwohl so archivierte Dokumente in SharePoint Anwendern nicht mehr direkt zur Verfügung stehen, ist sichergestellt, dass diese über die Standard-Client-Anwendungen von dg hyparchive verfügbar bleiben. 4.3 Steuerung der Archivierung in SharePoint Die Steuerung der Archivierung mit dg office archive for SharePoint basiert auf SharePoint Informationsverwaltungsrichtlinien (Information Management Policies). Nach der Installation von dg office archive for SharePoint lassen sich in Informationsverwaltungsrichtlinien die gewünschten Archivierungsregeln hinterlegen. Die Zuordnung einer Informationverwaltungsrichtlinie in SharePoint zu einem Dokument z.b. über den Inhaltstyp (Content Type) sorgt dafür, dass Dokumente diese Einstellungen erben und entsprechend von SharePoint verwaltet werden. In der Informationsverwaltungsrichtlinie können folgende Einstellungen vorgenommen werden Archivierungsverfahren Jobbasiert Manuell Workflow Beschreibung Prüft regelmäßig ob Dokumente das Alter erreicht haben, dass für die Archivierung (in Tagen) eingestellt wurde. Regelt, ob Anwender Dokumente, die mit dieser Informationsverwaltungsrichtlinie assoziiert sind, über die Oberfläche archivieren können. Kontrolliert, ob diese Informationsverwaltungsrichtlinie in Workflows genutzt werden kann. 4.4 Archivierung im dg hyparchive ArchiveServer Die Archivierung von Dokumenten findet im dg hyparchive ArchiveServer statt. Die Einstellungen für die Archivierung werden in SharePoint als Repositories abgebildet. Hinter einem Repository verbergen sich ein Archivierungsziel und eine Reihe weiterer Einstellungen, die SharePoint-Eigenschaften auf ArchiveServer-Parameter abbilden. Department Stempel ArchiveServer-Department in dem die Daten eines Repositories abgelegt werden. Ein Department dient zur Abgrenzung von Dokumentenbeständen. Damit eine Suche nach archivierten Dokumenten auch ohne SharePoint als führende Anwendung möglich ist, ist es sinnvoll sie zu indexieren. Dabei können und sollten Indexdaten aus SharePoint genutzt werden, um den Geschäftskontext eines Dokuments abzubilden, also z.b. die Identifikation von Kunden, Projekten oder Geschäftsjahren. dg office 9B - 8. Jan / 10

8 Aufbewahrungsverfahren Legal Hold Dokumenttyp Versionierung Sowohl SharePoint als auch der dg hyparchive ArchiveServer verfügen über eine Lebenszyklusverwaltung (Retention Management). Beim Betrieb der Lösung sollte die Kontrolle darüber bei einem der Systeme liegen: SharePoint: Die Einstellungen für Aufbewahrungszeit und Löschverfahren werden von SharePoint vorgegeben. Die Aufbewahrungszeit eines Dokuments wird vom ArchiveServer übernommen. Während der Aufbewahrungszeit ist sichergestellt, dass keinerlei Änderungen am Inhalt archivierter Dokumente und ihrer Indexierung möglich ist. ArchiveServer: Dieses Vorgehen empfiehlt sich nur dann, wenn in SharePoint keine Lebenszyklusverwaltung implementiert ist. Die Einstellungen für die Aufbewahrungszeit und das Löschverfahren werden pro Repository festgelegt. In der aktuellen Version werden in SharePoint ausgesprochene Legal Holds nicht an den ArchiveServer weitergereicht. Es ist vorgesehen, diese Funktion in der kommenden Version bereitzustellen. Für den direkten Zugriff auf archivierte Dokumente ohne SharePoint kann es sinnvoll sein, die Zugriffsrechte innerhalb eines Departments zu verfeinern. Dies ist über die Nutzung von Dokumenttypen möglich, die Dokumenten bei der Archivierung zugeordnet werden können. Aus SharePoint stammende Versions- oder Revisionsinstanzen werden in dg hyparchive als eigenständige Dokumente abgelegt, die mit der entsprechenden Versionsnummer im Standardstempel versehen sind. Die Versionierungsfunktion von dg hyparchive wird nicht genutzt. 4.5 Weitere Eigenschaften von dg office archive for SharePoint Unterstützung der Suche in SharePoint dg office archive for SharePoint unterstützt die Suche archivierter Dokumente in SharePoint, die für Anwender in SharePoint sichtbar sind. Dies gilt für alle Dokumente, die mit den Archivtransaktionen Kopie oder Referenzdokument (Stub) verarbeitet wurden Synchronisation von SharePoint-Inhalten auf lokale Rechner Für die Zusammenarbeit von Teams hatte Microsoft mit SharePoint Workspace 2010 eine Anwendung geschaffen, mit der SharePoint-Dokumente auf lokale Rechner repliziert wurden. Dieses Produkt wird mit SharePoint 2013 nicht mehr angeboten. SharePoint Workspace kann von dg office archive for SharePoint unterstützt werden, sofern bestimmte architektonische Bedingungen erfüllt sind und das jeweilige SharePoint-System entsprechend konfiguriert ist. Daher ist es bei entsprechender Anforderung erforderlich, eine Beurteilung des SharePoint-Systems von einem Berater vornehmen zu lassen, der mit SharePoint und dg office archive for SharePoint vertraut ist. dg office 9B - 8. Jan / 10

9 Da Microsoft heute für diese Anforderung andere Technologien anbietet, gibt es praktikable Alternativen zu SharePoint Workspace Architektur SharePoint 20xx dg office archive for SharePoint nutzt für den Zugriff auf SharePoint-Dokumente und Metadaten ausschließlich vom Microsoft unterstützte Standardmethoden. Ein direkter Zugriff auf die Datenbank von SharePoint findet nicht statt. Die Komponente von dg office archive for SharePoint, die als SharePoint Solution betrieben wird, ist von Microsoft zertifiziert. Die SharePoint Solution beinhaltet die für die Anwendung notwendigen SharePoint Features und kommuniziert mit dem Active Repository Manager (ARM), der über einen entsprechenden Adapter mit dem dg hyparchive ArchiveServer verbunden ist. Die SharePoint Solution steuert die Archivierung von Dokumenten und fordert diese bei Bedarf aus dem Archiv an. Der dg hyparchive ArchiveServer speichert die Dokumentdaten seinerseits in einem seiner Departments. Ein SQL Server nimmt Konfigurations- und Statisitikdaten auf. dg office 9B - 8. Jan / 10

10 5 Unified Archiving dg hyparchive ist der zentrale Unified Archiving Backbone für jeglichen Archivierungsbedarf im Unternehmen. Alle bestehenden Archivanwendungen basieren auf dieser Plattform. Der Ansatz verbindet die enge Integration mit den führenden Archivanwendungen einerseits mit einer einheitlichen Aufbewahrung, Organisation und Verwaltung der Daten andererseits. Der Zugriff auf die Daten aus den führenden Anwendungen ist genauso gewährleistet wie der Zugriff über dg hyparchive- Clients auf alle Daten im Archiv, für die entsprechende Berechtigungen vorliegen. 5.1 Nutzenpotential Diese Architektur bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen auf unterschiedlichen Ebenen: Compliance Alle Compliance-Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen werden revisionssicher erfüllt. Übergreifende Konzepte für das Management von Aufbewahrungsfristen (Retention Management) werden etabliert. Kostenersparnis Drastische Reduktion von Speicherbedarf und damit Kosten durch die übergreifende Vermeidung von Dubletten Ablösung von kostenintensiven Archivierungssilos zugunsten einer effizienten Plattform IT-Strategie Konsolidierung aller unternehmensweiten Archivierungsbelange in einem System und mit einheitlichem Zugriff Unabhängigkeit von der zugrundeliegenden Speichertechnologie und dem Lebenszyklus von Anwendungen dg office 9B - 8. Jan / 10