follow us we process your documents! [accantum] DMS Lösungen [accantum] Notes Archivierung für IBM Notes / Domino

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1 follow us we process your documents! [accantum] DMS Lösungen [accantum] Notes Archivierung für IBM Notes / Domino

2 IBM Notes / Domino Regelbasierte, zentrale Archivierung von s Zum modernen Informationsmanagement gehört auch die Verwaltung von s aus Groupware- Systemen. Der IBM Notes / Domino Connector für [accantum] versetzt Sie in die Lage, s aus IBMNotes / Domino zu archivieren. Der Connector unterstützt die gängigen IBM Domino-Plattformen (Windows, Linux, i5, etc..) und kann somit die IBM Notes / Domino-Welt mit dem [accantum]-archiv verbinden. Zum Funktionsumfang des IBM Notes / Domino Connector für [accantum] gehören: Die regelbasierte, zentrale und rechtssichere Archivierung ein- und ausgehender s Das Wiederherstellen archivierter s im IBM Notes Client Internet Interne Lotus Notes Mail Externe Mail Journal [accantum] Archiv X [accantum] Connector Lotus Domino [accantum] Archiv Y Lotus Notes/Domino... Mailjournale auf verschiedenen Domino-Servern Regeln ArchivIF ConfigDB ArchivIF JobDB ArchivIF LogDB Lotus Notes/Domino Connector [accantum] Webservices [accantum] Archive 2

3 Integration Integration und Betriebssicherheit Integration Die Administration erfolgt in der gewohnten IBM Notes-Umgebung. Nahezu alle Systemeinstellungen werden in der Konfigurations-Datenbank des Connectors vorgenommen. Die Protokollierung erfolgt in einer Notes-Datenbank. Ein Connector kann die s aus den Journalen mehrerer Server archivieren. Die Archivierung kann in mehrere [accantum] Archive erfolgen (Multiarchiv-Fähigkeit). Die Verbindung zwischen IBM Domino und [accantum] erfolgt über Webservices. Hierdurch kann jede von IBM Domino unterstütze Plattform angebunden werden. Betriebssicherheit Jede archivierte wird in einem unabhängigen Audit-Lauf während einer betriebsarmen Zeit verifiziert. Erst nach erfolgreicher Prüfung ist der Archivierungsvorgang abgeschlossen. Sollte es bei der Archivierung zu Störungen kommen, kann sich der Connector aktiv per beim Administrator melden. 3

4 Domino Journal Regelbasierte Archvierung aus IBM Domino Journalen Der IBM Notes / Domino Connector für [accantum] greift die eingehenden und ausgehenden s in der IBM Domino Journal-Datenbank ab. Die s werden archiviert, bevor ein Benutzerzugriff stattfindet. Über ein einfach konfigurierbares Regelwerk bestimmt der Administrator, wie genau die Archivierung der einzelnen s erfolgt. Eine kann mehrfach verarbeitet werden. Sinnvoll ist dies z.b. zur Verarbeitung per eingehender Rechnungen. Aus Compliance-Gründen kann diese vollständig an einem Ablageort gespeichert werden, der Anhang aber zusätzlich noch zur automatischen Weiterverarbeitung an anderer Stelle mit anderen Parametern. Hinweis: Zur automatischen Weiterverarbeitung z.b. in einem ERP-System, kann das optionale Produkt [accantum] Document Manager erforderlich werden. 2

5 Sicherheit Sicherheit und Wiederherstellung Suche und Wiederherstellung im Archiv Die Suche und Vorschauanzeige erfolgt direkt im Browser. Ein installierter IBM Notes-Client ist hierzu nicht erforderlich. Bei Bedarf kann eine zurück nach IBM Notes geholt werden und wird dort in unveränderter Qualität mit allen enthaltenen Dateianhängen. Hierzu muss der IBM Notes-Client installiert sein. 3

6 Keyfacts: Speichern der unveränderten Original im DXL-Format Nutzt Standard IBM Notes-Funktionalitäten (z.b. Jounaling) Konfiguration in IBM Notes Regelbasierte Archivierung Anzeige der archivierten s Zurückspeichern der s Protokollierung in IBM Notes Vorteile / Systemvoraussetzungen: [accantum] Server ermöglicht die 100% vollständige Archivierung aller s Archivierte s stimmen mit dem Original überein und werden vor nachträglichen Manipulationen zuverlässig geschützt Festlegung von Aufbewahrungsfristen ist möglich Protokollierung von Ereignissen über die integrierte Historien Funktion Spezieller Zugriff durch Prüfer möglich [accantum] ab V IBM Notes/Domino ab 8.5 Accantum GmbH Äußere Oberaustr. 36/4 D Rosenheim info@accantum.de Accantum Solution Schweiz GmbH Züricherstrasse 17 CH-8173 Neerach info@accantum.ch Accantum.at GmbH Linke Bahnzeile 1/1/1 AT-2523 Tattendorf info@accantum.at