Best Practice LDOX im Einsatz

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1 Best Practice LDOX im Einsatz elektronischer Rechnungsversand monatlicher Dokumentexport für Vertreter Zugriff auf Dokumente via Web Portal ERP Integration mit LDOX verteilte Server mit Rechenzentrum 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 1

2 Ausgangssituation ERP auf IBM i DMS Kendox InfoShare Archivierung IBM i Spooldatei Ausgangsrechnung mit LDOX.Cold als PDF Datei mit Formular Anforderung Ablöse Papierdruck Ausgangsrechnung mit Postversand durch automatischen Mailversand an Mailadresse aus Kundenstamm Verarbeitung mit LDOX.DocumentManager Selektion der Ausgangsrechnungen aus DMS Ermittlung Mailadresse mit SQL Select aus Datenbank (IBM i) Versenden Mail mit SMTP 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 2

3 Erstellung Mail Empfänger aus Kundenstamm variabler Betreff mit Rechnungsdatum vom Dokument Rechnung im Format PDF als Mailanhang variabler Mailtext mit Rechnungsnummer vom Dokument Nachbearbeitung Dokument im DMS als erfolgreich versendet markieren Rechnung in IBM i Datenbank mit SQL Update als erfolgreich versendet markieren im Fehlerfall Dokument als fehlerhaft markieren und Administratorgruppe per Mail informieren 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 3

4 Ausgangssituation ERP auf IBM i DMS Kendox InfoShare Archivierung IBM i Spooldateien Auftragsbestätigung, Ausgangsrechnung, Provisionsabrechnung, Kontoauszug mit LDOX.Cold als PDF Datei Anforderung Ablöse monatlicher Papierdruck mit Postversand quer durch Europa durch automatischen, monatlichen Export der Dokumente zum Import in die lokalen Archive der Vertreter Verarbeitung mit LDOX.DocumentManager Selektion der Dokumente laut Steuer-Textdatei des Kunden Export Dokumente und Indexwerte aus DMS und aus Steuer-Textdatei im LDOX.Share Format 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 4

5 Ablaufsteuerung Kundenanwendung erzeugt die Steuer-Textdatei und erstellt eine Signaldatei, sobald die Daten zur Verarbeitung bereit stehen LDOX.DocumentManager verarbeitet die Informationen, exportiert alle Dokumente und Metadaten in ZIP-Dateien und erstellt eine Signaldatei sobald die Verarbeitung erfolgreich abgeschlossen ist Kundenanwendung prüft auf diese Signaldatei und transferiert die ZIP-Dateien automatisch in den FTP Bereich im Web Portal für die Vertreter Vertreter speichert seine ZIP-Dateien im LDOX.ShareViewer Importverzeichnis beim nächsten Start von LDOX.ShareViewer werden die neuen Dokumente automatisch importiert jeder monatliche Import aktualisiert und erweitert das lokale Archiv Bonus über den gleichen Weg werden LDOX.ShareViewer Softwareund Konfigurationsaktualisierungen verteilt 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 5

6 Suche im lokalen Vertreterarchiv das lokale Vertreterarchiv ist nur eine Kopie der Dokumente und Informationen aus dem zentralen DMS und kann jederzeit neu erstellt werden 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 6

7 Ausgangssituation ERP auf IBM i DMS Comarch ECM is (InfoStore) Archivierung IBM i Spooldatei Ausgangsrechnung und Lieferschein mit InfoStore Cold Anforderung Ablöse Papierdruck Ausgangsrechnung, Lieferschein mit Postversand durch Abruf der Dokumente im eigenen Web Portal durch seine Kunden Benutzerverwaltung muss über das ERP des Kunden auf IBM i erfolgen Verarbeitung mit LDOX.Java Erstellung individuelle Web Beleganzeige durch die eks InfoStore Dokumentzugriff mit LDOX.Java Aufruf IBM i Programme zur Berechtigungssteuerung mit LDOX.Java 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 7

8 Implementierung jedem Kundenlogin ist eine Kundennummer und ein Initialkennwort zugeordnet Zugriff auf die Beleganzeige erfolgt über einen Link auf der Homepage des Kunden bei der Erstanmeldung muss der Kunde sein Kennwort ändern 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 8

9 Implementierung nach dem Login werden dem Kunden automatisch seine Rechnungen aufgelistet zusätzlich kann sich der Kunde die Lieferscheine zu jeder Rechnung auflisten 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 9

10 LDOX.Java Demo 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 10

11 Ausgangssituation ERP auf IBM i DMS Comarch ECM is (InfoStore) Dokumentsuche, -anzeige und Archivierung PC-Datei mit LDOX.Client Anforderung Integration ERP Windows Client Realisierung muss innerhalb des ERP Standards erfolgen ist der LDOX.Client nicht gestartet, muss er automatisch gestartet werden Lösung muss Citrix-fähig sein einfache Verteilung und Administration, da Lösung neben Citrix auf über 300 Arbeitsstationen in mehreren europäischen Ländern ausgerollt werden soll Verarbeitung mit LDOX Dateierweiterung Windows 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 11

12 Technik LDOX registriert bei Start die Dateierweiterung LDOX (*.ldox) im Windows wird eine LDOX Datei (XML) aufgerufen, startet LDOX automatisch und führt die darin enthaltenen Anweisungen aus ist die Verwendung von Windows Dateiendung nicht möglich, z.b. weil Kundenanwendung und LDOX auf unterschiedlichen Servern in einer Citrix Farm oder im Seamless-Modus laufen, kann das LDOX Überwachungsverzeichnis verwendet werden Funktionen einer LDOX Datei Dokumentsuche, Dokument-ID anzeigen oder drucken Dokument mit übergebenen Indexwerten importieren (Sperrfunktion) LDOX.Route Aufgabe öffnen LDOX.Akte suchen und öffnen 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 12

13 Import mit nicht veränderbaren Indexwerten Übergabe aller Felder Dokumentsuche mit nicht veränderbaren Indexwerten Übergabe Kunden-Nummer 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 13

14 Demo 2015/10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 14

15 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung T E [email protected] /10 eks informatik gmbh BestPractice... LDOX im Einsatz Seite 15