Die Konferenz ruft. Ein Leitfaden zur Optimierung Ihrer Konferenzgespräche

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1 Die Konferenz ruft Ein Leitfaden zur Optimierung Ihrer Konferenzgespräche

2 Die Konferenz ruft Warum muss es ein Konferenztelefon sein? Heutzutage verfügen die meisten Telefone über eine Freisprechtaste, es gibt aber tatsächlich viele Gründe, warum es sinnvoll ist, in ein speziell zu diesem Zweck entwickeltes Konferenzgerät zu investieren. Zunächst einmal üben Multifunktionsgeräte wie Mobil- und Desktop-Telefone ihre Aufgaben nur bis zu einem gewissen Punkt gut aus. Ihr Mobiltelefon, Laptop oder auch Ihr standardmäßiges Telefon ist nicht für Konferenzgespräche ausgelegt. Die Möglichkeiten des Telefons als Konferenzplattform werden durch seine anderen Funktionen kompromittiert. Wenn es um Konferenzgespräche geht, werden Probleme mit mangelnder Klarheit, Hintergrundgeräuschen und der Lautstärke, die Sie von standardmäßigen Telefonen kennen, mit einem dedizierten Konferenztelefon behoben und diesen Unterschied kann man hören. Dies kann echte Auswirkungen haben, wenn Sie regelmäßig an Telekonferenzen teilnehmen und hellwach, aufmerksam und produktiv bleiben möchten.

3 Die Konferenz ruft Vorteile eines Konferenztelefons Klangqualität Konferenztelefone helfen, das Hauptaugenmerk auf das Geschäft zu legen, indem Missverständnisse unterbunden werden und der Gesprächsfluss aufrechterhalten wird. Bessere Gruppeninteraktion In Konferenzgesprächen kann es schwierig sein, Stimmen von Hintergrundgeräuschen und voneinander zu unterscheiden. Selbst die einfachsten Konferenztelefone verfügen heute über eine omnidirektionalen Mikrofonreichweite, wohingegen Tischtelefone mit Freisprechfunktion nur über eine einfachgerichtete Abnahme verfügen. Kostensenkung Der offensichtliche finanzielle Vorteil liegt in der Senkung von Reisekosten mit einem guten Konferenztelefon können Sie dieselbe Kommunikationsqualität erreichen wie bei persönlicher Anwesenheit. Es gibt aber noch andere Möglichkeiten, wie sich Kosten einsparen und Unternehmensabläufe durch Konferenzgespräche mit einem dedizierten Gerät verbessern lassen. Es ermöglicht flexiblen Arbeitern, schnell und einfach mit Kunden, Partnern und Kollegen zu sprechen und unabhängig vom Arbeitsort produktiv zu sein Es macht Meetings schneller und effizienter, was zu Produktivitätssteigerungen führt Es verbessert das Verständnis und den Kommunikationsfluss, reduziert Fehler und die damit einhergehenden Kosten

4 Die Konferenz ruft Auswahl des richtigen Konferenztelefons Verschiedene Umgebungen stellen verschiedene Anforderungen und jede Konferenzumgebung weist ihre eigenen akustischen Herausforderungen auf. Daher ist immer eine entsprechend gestaltete Konferenzlösung vonnöten. Das richtige Gerät für eine Aufgabe hängt davon ab, wo Sie es verwenden möchten. Trifft Folgendes auf Sie zu? Sie arbeiten von außerhalb? Sie arbeiten von Zuhause? Sie verwenden einen dedizierten Konferenzraum? Es gibt für jedes Szenario unterschiedliche Herausforderungen und Vorteile. Die Zahlen prüfen? Ja. Essgeräusche hören? Nein Egal wie geschickt Sie die Stummschaltung aktivieren oder wie technologisch fortschrittlich Ihr Konferenzsystem und Ihre Einrichtung sind es ist riskant, während eines Konferenzgesprächs zu essen, und bemerken werden dies die anderen Teilnehmer auch. Wir empfehlen daher, beim Geschäftlichen zu bleiben und erst nach der Konferenz etwas zu essen. Ebenso sollten Sie, wenn Sie von Zuhause aus arbeiten, darauf achten, einen geeigneten Ort für das Gespräch zu wählen, um unangenehme Fragen und frustrierte Kollegen zu vermeiden.

5 Die Konferenz ruft Kleine Büros, Homeoffices oder sehr kleine Konferenzräume In einem relativ kleinen Raum oder Büro mit Platz für bis zu vier Personen ist die Deckenhöhe möglicherweise niedrig und es gibt mehr Objekte oder weiche Einrichtungsgegenstände, die den Klang verschlucken. Diese Art von Raum kann aber sogar mit die besten Audio-Konferenzerfahrungen bieten. Stühle und andere Objekte helfen, das Echo niedrig zu halten, das man aus größeren Räumen mit spärlicher Einrichtung kennt. Die kleine Größe führt außerdem dazu, dass die Sprecher nahe am Mikrofon und am Lautsprecher bleiben. Ein Konferenztelefon mit einer Mikrofonabdeckung von ca. zwei Meter ist also mehr als ausreichend. Wenn Sie in Ihrem Homeoffice ein dediziertes Konferenztelefon verwenden, können Sie mit Kollegen und Kunden im Freisprechmodus sprechen, sodass Sie gleichzeitig auf Dateien auf Ihrem Computer zugreifen können. Das Telefon unterdrückt außerdem unerwünschte Hintergrundgeräusche, damit Sie unterbrechungsfrei produktiv bleiben können. Weitere Tipps für das optimale Arbeiten von Zuhause aus finden Sie in unserem Leitfaden Home Working 101 (Benutzerhandbuch für Heimarbeit). Unsoziale soziale Ablenkungen Wenn Sie sich in einem Konferenzgespräch befinden, können externe Geräusche für Kollegen im Gespräch störend sein. 51 % der Entscheidungsträger in Unternehmen gaben in der Umfrage von Polycom an, dass sie bemerken, wenn Personen in einem Konferenzgespräch nebenher anderen Aufgaben nachgehen. Es ist also egal, ob Sie fleißig daran arbeiten, Fristen für ein anderes Projekt einzuhalten, oder Ihren Facebook-Status aktualisieren setzen Sie dies auf Ihre To-Do-Liste vor oder nach dem Gespräch.

6 Die Konferenz ruft Der Standardkonferenzraum In dedizierten Konferenzräumen können bis zu zehn Personen sitzen, dieser größere Raum bringt aber zusätzliche akustische Herausforderungen mit sich. Die Wahrscheinlichkeit von Echos steigt, ebenso wie die der Störgeräusche von Teilnehmern und Ausstattungen im Raum wie Luftschächten. Diese Räume verfügen jedoch typischerweise über weiche Einrichtungsgegenstände, die dabei helfen, die Störgeräusche und Echos in den Griff zu bekommen. Die Größe dieser Räume variiert, aber selbst für kleinere Räume benötigen Sie ein Konferenztelefon mit einer Mikrofonabdeckung von mindestens 3 bis 3,5 Metern. Zwischen 3,5 und 6 Metern müssen Sie Erweiterungsmikrofone in Betracht ziehen, um den gesamten Bereich vollständig abdecken zu können. Für noch größere Räume benötigen Sie umfangreichere Konferenztelefonmodelle. Es ist zwar möglich, diesen Bereich mit Konferenztelefonen und Erweiterungsmikrofonen abzudecken, ein leistungsstärkeres Konferenztelefon bietet jedoch eine bessere Erfahrung in dieser Umgebung. Es ist möglich, für jedes Mikrofon auch die Erweiterungsmikrofone eine unabhängige Echounterdrückung und Verstärkungssteuerung zu haben, wodurch Sie den bestmöglichen Klang erhalten. Wenn sich viele Kollegen für eine Konferenz im Raum befinden, ist es äußerst wichtig, dass Mikrofone eingesetzt werden, welche den Nachhall kompensieren, und dass man die Sprecher voneinander unterscheiden kann die SoundStation oder Vollduplex-Audiosysteme können Ihnen dabei helfen. Wenn eine Person das Gespräch leitet, sollte diese in der Nähe des Mikrofons sitzen. Wenn Sie sie nicht in der Nähe der Konsole platzieren können, können Sie Erweiterungsmikrofone verwenden. Die Stimmbänder des Sprechers werden es Ihnen danken. Eins nach dem anderen... Dieser Punkt ist offensichtlich, aber im Kontext von Konferenzgesprächen ist dies besonders wichtig. Durch das Vermeiden von Nebengesprächen in einem Konferenzgespräch kommt es nicht zu Verwirrungen. Selbst mit Funktionen wie Vollduplex-Audio, womit Sie Ihren Gesprächspartner hören und gleichzeitig selbst reden können, wird die Effektivität Ihres Meetings verbessert, wenn man bei einem Gespräch bleibt.

7 Die Konferenz ruft Der Sitzungssaal Sitzungssäle können für Konferenzzwecke extrem groß sein. Die Akustik ist hier nach der Ästhetik oft zweitrangig. Sie verfügen über große, offene Oberflächen, nur wenige weiche Einrichtungsgegenstände und es kommen oft Materialien wie Glas zum Einsatz. All dies macht es schwieriger, eine gute Klangqualität zu erzielen. Diese Raumart ist zu groß für ein Tischsystem. Sie müssen ein dediziertes Audiosystem installieren, um ausreichend Mikrofone für alle Sprecher einsetzen zu können. Für diese Systeme lassen sich Feineinstellungen vornehmen. Außerdem ruinieren sie das Aussehen des Raums nicht, da sich die Kabel verbergen lassen. Diese verschiedenen Räume beherbergen normalerweise Top-Meetings mit Teilnehmern aus der obersten Führungsebene, sodass die Investition in ein installiertes System durchaus lohnend ist, da die bestmögliche Audioqualität geboten wird. Kristallklar Die Klarheit ist besonders wichtig für produktive und zeiteffektive Meetings, ohne dass "Könnten Sie das bitte wiederholen" zum am häufigsten gehörten Satz wird. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie gehört werden, verdecken Sie das Mikrofon nicht und stellen Sie Ihren Laptop nicht in die unmittelbare Nähe. Bedenken Sie außerdem, dass Sie nicht so laut sprechen müssen reden Sie einfach deutlich und in normaler Lautstärke.

8 Die Konferenz ruft Einrichten eines Konferenzraums Eine einfache Regel für gute Audioqualität lässt sich vom englischen Wort "BRAIN" (Gehirn) ableiten. Dies steht für Bandwidth (Bandbreite), Reverberation (Nachhall), Amplitude (Amplitude), Interaction (Interaktion), Noise (Störgeräusche). Bandwidth Reverberation Amplitude Interaction Noise Alle dieser fünf Gesichtspunkte einer Videokonferenz beeinflussen die Anrufqualität. Wenn einer dieser Punkte also nur unzufriedenstellend erfüllt werden kann, ist es bis zu einem gewissen Grad möglich, dies mit einem der anderen Punkte auszugleichen solange alle Aspekte der BRAIN-Regel berücksichtigt werden, werden Sie ein großartiges Audioerlebnis haben. Beim Einrichten eines Konferenzgesprächs müssen Sie diese Schlüsselfaktoren immer berücksichtigen. Bandbreite IP-Telefone mit HD Voice verfügen über einen größeren Frequenzbereich, der über zwei Mal so breit ist wie bei herkömmlichen Telefonleitungen. Dies ist also eine sinnvolle Investition, wenn Sie regelmäßig an Konferenzgesprächen teilnehmen, um sicherzustellen, dass Sie alles verstehen und verstanden werden, da Sie das Gefühl haben werden, sich mit Ihren Gesprächspartnern im selben Raum zu befinden. Nachhall Wenn es auch nur an einem Ende eines Telefongesprächs ein Raumecho gibt, klingen Worte langsamer ab und gehen ineinander über. Die "perfekte" Lösung wäre, den Raum mit Akustik-Lösungen auszustatten, darunter: akustische Absorber für Wände, Diffusorplatten an den Wänden und Headsets oder Ansteckmikrofone für jeden Teilnehmer. Dieses Problem kann jedoch deutlich abgemildert werden, wenn ein Konferenzsystem mit mehreren Mikrofonen zum Einsatz kommt, das die Aufnahmemuster auf intelligente Weise steuern und konzentrieren kann, um sich an die Position jedes Sprechers im Raum dynamisch anzupassen.

9 Die Konferenz ruft Amplitude Eine unzureichende Amplitude bzw. Lautstärke kann dazu führen, dass der Sprecher nicht gut zu hören ist. Die Positionen von Sprecher und Zuhörer im Raum zu verändern ist die offensichtliche Lösung, dies ist aber nicht immer praktikabel. Es gibt Konferenztelefone, welche die Mikrofonverstärkung automatisch anpassen, um in diesen Situationen zu helfen, und Sie werden überrascht sein, wie groß dieser Unterschied sein kann. Interaktion Interaktive Kommunikation zwischen entfernten Gruppen kann aus mehreren Gründen schwierig sein; einer davon ist das Fehlen eines echten Vollduplex-Systems, welches transparente, interaktive Kommunikation ermöglicht. Ein Konferenztelefon mit guter Vollduplex-Technologie ermöglicht es allen Teilnehmern auf beiden Seiten, sich verzögerungs- oder ablenkungsfrei deutlich zu verstehen. Vergewissern Sie sich beim Kauf eines Konferenztelefons, dass dieses tatsächlich über diese Funktion verfügt. Viele Hersteller von Freisprecheinrichtungen geben zwar an, dass ihre Modelle über Vollduplex- Leistung verfügen, tatsächlich bieten aber nur wenige Modelle diese hochkomplexe Funktion. Störgeräusche 50 % der Entscheidungsträger in Unternehmen geben an, dass Hintergrundgeräusche zu den lästigsten Störungen in einem Konferenzgespräch gehören. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Mikrofone nicht in der "Schusslinie" von Ventilatoren, Klimakanälen, Projektoren, Kaffeemaschinen oder Ihrem überaus enthusiastischen Hund stehen. Ab einem höheren Niveau verfügen gewisse Telefone über Breitbandaudio, beispielsweise Polycom HD Voice. Über die erweiterte Bandbreite können dann unliebsame Störgeräusche wie Klicken, Surren oder Rauschen im Telefon ausgeblendet werden. Die Stummschaltung ist wichtig Wenn Sie die Stummschaltung verwenden, beschleunigt dies die Kommunikation und verhindert Unterbrechungen in der Konferenz. Wenn Sie Ihr Telefon bewegen, mit Papier rascheln oder es allgemeine Hintergrundgeräusche gibt, sollten Sie die Stummschaltung aktivieren.

10 Ein dediziertes Konferenztelefon hat Auswirkungen für Sie als individuellen Mitarbeiter und im weiteren Sinn auch für Ihr Unternehmen. Haben Sie weitere gute Tipps zur optimalen Nutzung Ihrer Konferenztelefone und -gespräche? Twittern mit.