Satzung und Gemeinnützigkeit

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1 Satzung und Gemeinnützigkeit _ - Ortsjugend - Hilfestellung und Checkliste für die Ortsjugenden zur Erlangung ihrer Gemeinnützigkeit und Beibehaltung ihrer Mitgliedschaft in der THW-Jugend Stand: Die THW-Jugend Baden-Württemberg e.v. umfasst alle Mitglieder und Gliederungen der THW-Jugend e.v. in Baden-Württemberg. Bankverbindung: Sparkasse Neckartal- Odenwald (BLZ ) Konto-Nr.: Steuer-Nr.: / SG: II/2

2 Der Weg zur Erreichung der Gemeinnützigkeit der jeweiligen Ortsjugend sowie der Neuerwerb der Mitgliedschaft in der Landes- und Bundesjugend ist gar nicht so schwer wie es vielleicht im ersten Moment aussehen mag. Wir möchten euch hiermit einen Leitfaden geben, welcher möglichst Schritt für Schritt den Weg bis dahin erklärt. Falls ihr trotzdem Fragen habt, so meldet euch bitte. Wir versuchen Euch bestmöglich zu unterstützen, verschiedene Möglichkeiten aufzuzeigen und gemeinsam einen für jeden begehbaren Weg zu finden. Gänzlich darum herum kommt keiner und muss den einen oder anderen Weg bis spätestens Ende 2015 begangen haben. Lasst uns deshalb anfangen, dann haben wir es auch alle bald geschafft! Hinweis: Die in [eckigen Klammern] gesetzten Referenzen beziehen sich auf die Dokumentenbezeichnungen, welche wir euch als Muster mitliefern. Strukturentscheidung Als Erstes müsst ihr euch im Klaren werden, welche Konstellation ihr in eurem Ortsverband umsetzen wollt. In Baden-Württemberg gibt es zwei Möglichkeiten der Gruppierung der Jugend im Ortsverband. Entweder als selbstständige Abteilung der örtlichen Helfervereinigung (A) oder als selbstständige Ortsjugend (B). Beides hat Vor- und Nachteile, weshalb wir auch beide Möglichkeiten unterstützen und euch gerne dabei beraten. Für Variante (A) steht euch auch gerne die THW-Landesvereinigung Baden-Württemberg beratend zur Verfügung bzw. wir arbeiten eng mit ihnen zusammen. Wenn ihr bereits eine selbstständige Ortsjugend mit einer eigenen Jugendordnung habt und diese Rechtsform beibehalten wollt, so ist lediglich eine Satzungsänderung nötig. Dieser Weg ist der denkbar einfachste. Obwohl dies strukturell der Variante (B) gleicht, wird dieser Fall in Spalte (C) beschrieben. Die folgenden drei Seiten geben einen schematischen Überblick über die Zusammenhänge von Ortsjugend im Gefüge mit der Bundesanstalt und den Helfervereinigungen. Seite 2

3 Die THW-Jugend Baden-Württemberg e.v. umfasst alle Mitglieder und Gliederungen der THW-Jugend e.v. in Baden-Württemberg. Bankverbindung: Sparkasse Neckartal- Odenwald (BLZ ) Konto-Nr.: Steuer-Nr.: / SG: II/2

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6 1. Satzung der Jugend erstellen Da wir von Seiten der Bundesjugend und laut Beschluss der 38. Landesjugendversammlung zur Einhaltung der Mustersatzungen verpflichtet sind, erstellen wir für euch eine Jugendordnung/Satzung für eure jeweilige Variante. Schreibt dazu bitte einfach an mit folgenden Angaben: - Ortsverbandsnamen und Anschrift - Ansprechpartner für diesen Vorgang, dessen Erreichbarkeit und Funktion im OV - gewählte Variante (A oder B) - (wenn vorhanden/bekannt) zuständiges Finanzamt, Freistellungsbescheid und wir senden euch eine passende Jugendordnung/Satzung sowie Musterbriefe zu. Falls ihr bisher bereits eine Satzung oder Jugendordnung hattet, so hängt diese bitte mit an (ebenso bei Wahl von Variante A die aktuelle Satzung der Helfervereinigung). An der Satzung der örtlichen HV müssen Änderungen vorgenommen werden. Da diese aber überall individuell sind, können wir euch nur die Absätze / Textpassagen liefern welche dort eingefügt werden müssen. Die Anpassung der Satzung der jeweiligen örtlichen HV muss der Vorstand der Helfervereinigung vornehmen. Seite 6

7 2. Prüfung der Satzung(en) bei der Landesjugend Da ihr ganz am Schluss die Mitgliedschaft bei der THW-Jugend bzw. THW-Jugend Baden-Württemberg beantragen müsst und wir euch nur aufnehmen können wenn alle nötigen Richtlinien von Landes- und Bundesebene eingehalten sind, ist es ratsam eure Satzung vorab von uns mal kontrollieren zu lassen. Die Jugendordnung und die Inhalte/Anpassungen der HV-Satzung müssen bestimmten Vorgaben entsprechen. Damit ihr nicht alle noch folgende Schritte mehrfach mit Finanzamt und Amtsgericht durchlaufen müsst, raten wir euch uns zuvor einen Blick auf eure Unterlagen zu werfen. Schickt uns dazu die Jugendordnung und die geänderte Satzung der örtlichen Helfervereinigung zu [2A]. Da die HV-Satzungen teilweise sehr individuell sind, kann allerdings die Prüfung ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Wir versuchen zeitnah diese euch zu bestätigen bzw. Ratschläge für mögliche Anpassungen zu geben. Ihr müsst nichts tun, denn ihr habt die Satzung ja von uns fertig erhalten. Sie entspricht somit allen nötigen Vorgaben. Seite 7

8 3. Prüfung der Satzung/Ordnung beim Finanzamt Die Finanzämter sind unabhängig in ihrer jeweiligen Entscheidung und es liegt einiges im Ermessungsspielraum des jeweiligen Finanzbeamten. Deshalb ist es ratsam vor der offiziellen Beantragung der Gemeinnützigkeit eine Vorab-Prüfung durchzuführen. Die Anpassungen an der Satzung der örtlichen HV sollten ebenfalls geprüft werden. Da diese aber individuell sind, muss die Beauftragung zur Prüfung neben allen nötigen Unterlagen vom Vorstand der jeweiligen örtlichen HV vorgenommen werden [3A]. Ein Musterschreiben zur Prüfung der jeweiligen Satzung der Ortsjugend erstellen wir euch [3B]. Ein Musterschreiben zur Prüfung der Satzungsänderung der Ortsjugend erstellen wir euch [3C]. Oft werden Vereine von den Finanzämtern sehr gut unterstützt, trotzdem kann es schon mal ein paar Wochen dauern bis eine Antwort darauf zurückkommt. Seite 8

9 4. Satzungsbeschluss Nachdem das Finanzamt die jeweiligen Satzungsänderungen bestätigt hat: Die Anpassungen der Satzung der örtlichen Helfervereinigung muss durch eine Mitgliederversammlung der HV beschlossen werden. Der Vorstand der HV muss dazu eine Mitgliederversammlung einberufen und die Satzungsänderungen beschließen. Erst danach kann die selbstständige Jugendabteilung gegründet werden. Ihr müsst eine Ortsjugendversammlung mit allen Jugendlichen durchführen. In dieser Ortsjugendversammlung wird die neue Jugendordnung beschlossen und der Ortsjugendvorstand gewählt. Ein Mustereinladungsschreiben an eure Mitglieder (Junghelfer/innen) stellen wir euch zur Verfügung [4a]. Diese muss mindestens zwei Wochen vor der Versammlung an die Mitglieder verschickt worden sein. Ein Musterprotokoll der Ortsjugendversammlung für die Beschlussfassung der Jugendordnung, über die Gründung der Jugendabteilung, Wahl des Ortsjugendvorstandes und über die Aufnahme in die THW-Jugend erstellen wir euch [4A]. Ihr müsst eine Mitgliederversammlung durchführen. In dieser Mitgliederversammlung wird die neue Satzung beschlossen und der Vorstand gewählt. Ein Mustereinladungsschreiben an eure Mitglieder (Junghelfer/innen) stellen wir euch zur Verfügung [4b]. Diese muss mindestens zwei Wochen vor der Versammlung an die Mitglieder verschickt worden sein. Ein Musterprotokoll der Mitgliederversammlung über den Satzungsbeschluss, die Vereinsgründung, Wahl des Ortsjugendvorstandes und über die Aufnahme in die THW-Jugend erstellen wir euch [4B]. Ihr müsst eine Mitgliederversammlung durchführen. In dieser Mitgliederversammlung wird die Satzungsänderung beschlossen. Ein Mustereinladungsschreiben an eure Mitglieder (Junghelfer/innen) stellen wir euch zur Verfügung [4c]. Diese muss mindestens zwei Wochen vor der Versammlung an die Mitglieder verschickt worden sein. Ein Musterprotokoll der Mitgliederversammlung über die Satzungsänderung, und über die Aufnahme in die THW- Jugend erstellen wir euch [4C]. Seite 9

10 5. Beantragung der Gemeinnützigkeit Damit ihr als Jugend weiterhin eure Zuwendungen bekommt, müsst ihr eure Gemeinnützigkeit nachweisen können. Es muss nach Änderung der Satzung der örtlichen Helfervereinigung und Gründung der Jugendabteilung dessen Gemeinnützigkeit beim jeweiligen Finanzamt neu beantragt werden. Es muss nach Beschlussfassung der Satzung dessen Gemeinnützigkeit beim jeweiligen Finanzamt beantragt werden. Nötiges Musteranschreiben mit Angabe aller mitzugebenden Unterlagen können wir euch zur Verfügung stellen [5B]. Es muss nach Beschlussfassung der Satzungsänderung das Finanzamt darüber informiert werden damit beim nächsten Freistellungsbescheid die neue Satzung zu Grunde gelegt werden kann. Nötiges Musteranschreiben mit Angabe aller mitzugebenden Unterlagen können wir euch zur Verfügung stellen [5C]. 6. Eintragung beim Amtsgericht Die Änderungen an der Satzung der örtlichen Helfervereinigung muss beim jeweiligen Amtsgericht bekannt gegeben bzw. eingetragen werden. Dies kann nur der Vorstand der HV vornehmen. Nicht nötig! Nicht nötig! Seite 10

11 7. Konto für die Jugend Die Kontoführung (egal ob für Variante A oder B) muss von der Ortsjugend/ Jugendabteilung selbstständig geführt werden. Die Jugend verwaltet ihre Mittel selbst. Die Jugendabteilung der HV muss dazu ein separates Konto eröffnen. Dies kann allerdings nur der rechtsfähige Mutterverein, die örtliche Helfervereinigung, beantragen und dann den gewählten Ortsjugendleiter (und dessen Kassier) mit der Verwaltung beauftragen. Dies lässt sich einfach in einem Beratungsgespräch bei einer Bank eurer Wahl klären. Falls ihr bereits ein eigenes Jugendkonto habt, so ist nochmal zu prüfen ob dies wirklich als losgelöstes Konto der HV von der Jugendabteilung eigenständig verwaltet wird. Klärt mit der Bank inwieweit eine Umschreibung auf die neue Jugendabteilung nötig ist, bzw. wie die Zugriffsrechte auf den ggf. neu gewählten Vorstand umgeschrieben werden. Mit Vorlage der Satzung, des Wahlprotokolls und des Freistellungsbescheides lässt sich leicht bei einer Bank ein Vereinskonto einrichten. Dieses ist der juristischen Person THW-Jugend [OV-Name] zugeordnet (Konto des nicht rechtsfähigen Vereins). Der Ortsjugendleiter hat dafür das Zugriffsrecht welches er in der Regel an seinen Kassier delegiert. Dies lässt sich einfach in einem Beratungsgespräch bei einer Bank eurer Wahl klären. Das bereits bestehende eigene Jugendkonto (welches eindeutig auf den Verein eingetragen ist!) kann weiter geführt werden. Klärt mit eurer Bank die ggf. nötige Umschreibung, denn es kann sein, dass dieses Konto mit der Vollmacht der Bundesjugend ursprünglich eröffnet wurde und diese auch noch der Kontoinhaber ist. In diesem Fall muss die Bundesjugend der jeweiligen Bank einen Auftrag zur Umschreibung ausstellen. Nehmt in diesem Fall ggf. direkt Kontakt mit dem Bundesjugendsekretariat auf. In den meisten Fällen wurde aber trotz Vollmacht ein Konto direkt für die Ortsjugend (als Kontoinhaber erstellt) eröffnet und dieses kann einfach weiter geführt werden! Seite 11

12 8. Mitgliedschaft der THW-Jugend Damit ihr und eure Mitglieder zur THW- Jugend gehört, muss die örtliche HV die Mitgliedschaft formal beantragen. Ein Musteranschreiben mit Angabe aller nötigen Unterlagen können wir euch zur Verfügung stellen [8A]. Damit ihr und eure Mitglieder zur THW-Jugend gehört, müsst ihr die Mitgliedschaft formal beantragen. Ein Musteranschreiben mit Angabe aller nötigen Unterlagen können wir euch zur Verfügung stellen [8B]. Gratulation! Schon geschafft! Einfach nur der Reihe nach von oben nach unten durch arbeiten und Schritt für Schritt ist es erledigt. Jetzt solltet ihr nur noch den Verein leben und wir bitten euch uns eure Protokolle von Mitgliederversammlungen zu schicken. Seite 12