Veranstaltungs-Checkliste

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1 Veranstaltungs-Checkliste Veranstaltung Bearbeiter Abteilung Telefon Ort, Datum Vorbereitung Maßnahme erforderlich? Maßnahme kann frühestens erfolgen am Maßnahme muss spätestens erledigt sein am Erledigungsvermerk Bemerkung Inhalt des Programms 1. Themen und Inhalte festlegen 2. Reihenfolge (Tagesordnung) festlegen 3. Zeitplan (inkl. Pausen und Pufferzeiten) festlegen Ort der Veranstaltung 4. Geschätzte Zahl der Anwesenden (Teilnehmer, Referenten, Beobachter, Gäste, Presse usw.) 5. Veranstaltung wird im Hause/extern durchgeführt 6. Im Hause: Raum/Räume reservieren 7. Extern: Welche Hotels stehen zur Verfügung? Dazu erforderliche Informationen: Größe und Anzahl der verfügbaren Räume, wie viele verfügbare Betten (Einzel/Doppel), Preis, Nebenleistungen, Anreise- und Parkplatzmöglichkeiten, welche technischen Hilfsmittel können bereitgestellt werden, bis wann muss die Reservierung vorliegen? Referenten/Gesprächsleiter 8. Wer kommt als Referent zu welchem Thema in Frage? 9. Abfrage, ob Interesse und Zeit vorhanden. Dazu Informationen: Thema und damit verbundene Zielvorstellungen, Adressatenkreis, Zeit und Ort, gewünschte Form der Darstellung, verfügbare Zeit, technische Voraussetzungen des Vortragsraumes, Kopier- und Vervielfältigungsmöglichkeiten, Honorarvorstellungen. 10. Einladung 11. Zusage des Referenten/Gesprächsleiters 12. Zimmerreservierung 13. Bestätigungs- und Dankschreiben Veranstaltungs-Checkliste Version 1, Seite 1 von 6

2 14. Steckbriefinformationen über Referenten/ Gesprächsleiter zur Vorstellung/Einführung durch Gesprächsleiter/Veranstalter. Teilnehmer 15. Auswahl 16. Einladung. Dazu Information: Zweck der Veranstaltung, Ort und Zeit, Zusage erforderlich bis zum Zusage der Teilnehmer 18. Zimmerreservierungen Form des Programms 19. Titelblatt: Veranstalter, Veranstaltung, Teilnehmerkreis, Ort, Zeit, Graphik. Allgemeine Informationen: Anreise- und Abreisemöglichkeiten, Parkplätze, Anfahrskizze oder Stadtplan/Karte Telefonische Erreichbarkeit während der Veranstaltung, Fax- und -anschluss des Veranstaltungshauses, Hinweis auf Freizeitmöglichkeiten und dazu erforderliche Ausrüstung, Abendveranstaltungen, kulturelle Möglichkeiten und Modus der Karten-/ Platzreservierung, Kostenregelung. 20. Teilnehmerliste: Namen, Vornamen, Titel, Funktion, Firma, Abteilung/Bereich, Ort, Land 21. Genau aufgegliederte Programm/ Tagesordnung 22. Auflage: Stück. Druck/Vervielfältigung/ Kopie 23. Anlagen zum Programm a) Zeichnungen b) Tabellen c) Prospekte d) Muster e) Fotos f) Bücher g) Informationsmaterial h) Aufgaben i) Sonstiges Reihenfolge der Anlagen: Programm verschicken bis zum:... a) an Teilnehmer b) an Referenten Veranstaltungs-Checkliste Version 1, Seite 2 von 6

3 c) an Tagungsleiter d) an Sonstige: Vorabinformationen für Gesprächsleiter/Referenten 25. Welche Zusatzinformationen sind für den Gesprächsleiter erforderlich? a) Technische Informationen b) Organisatorische Informationen c) Sachdienliche Hinweise zur Durchführung der Veranstaltung 26. Welche Zusatzinformationen sind für die Referenten erforderlich? a) Technische Informationen b) Organisatorische Informationen c) Sachliche Informationen zur Durchführung der Veranstaltung Veranstaltungsraum, Sitzordnung und Technik 27. A) B) C) D) E) F) Blickrichtung zum Referenten Veranstaltungs-Checkliste Version 1, Seite 3 von 6

4 28. Anzahl der Sitzplätze 29. Rednerpult 30. Mikrofon, Verstärker, Lautsprecher 31. Belüftung, Klimatisierung, Heizung 32. Beleuchtung 33. Verdunklung 34. Leinwand 35. Beamer 36. sonst. Projektor 37. Folien, Stifte 38. Videorecorder, Kamera, Monitor, Mikrofon, Kassetten, CD s, 39. Anzahl der erforderlichen elektrischen Anschlüsse 40. Wo sind die Anschlussmöglichkeiten im Raum? 41. Verlängerungskabel erforderlich? a) Anzahl b) Länge 42. Mehrfachstecker erforderlich? Anzahl:.. Stück 43. Flipchart, Filzschreiber, Papier 44. Steckwand, Memo-Kärtchen, Stecknadeln 45. Zeigestock, Zeigelampe, Teleskopkugelschreiber 46. Reservematerial: a) Ersatzbirnen für Overheadprojektor b) Reservekassetten für Video/Tonband c) Reservepapier für Flipchart/Steckwand d) Reservefolien für Overheadprojektor e) Filzstifte für Flipchart/Steckwand 47. Büromaterial a) Locher b) Hefter c) Büroklammern d) Laptop e) Kopiergerät, Vervielfältigungsapparat f) Klebstoff, Klebefilm g) Rechner,. h) sonstiges 48. Arbeitsplatz der Teilnehmer a) Block, Bleistift, Kugelschreiber b) Programm, Unterlagen c) Ordner, Schulhefter d) Namensschilder zum Aufstellen e) Namensschilder zum Anstecken Veranstaltungs-Checkliste Version 1, Seite 4 von 6

5 f) Getränke 49. Blumen, Dekoration Begleitpersonal 50. Hilfspersonal a) Bestellung b) Einladung, Zeit, Ort c) Welches Gerät d) Kleidung e) Zimmerbestellung f) Honorar 51. Protokollführer Bewirtung 52. Während der Veranstaltung (vormittags und/oder nachmittags) a) Kaffee, Tee b) Saft, Mineralwasser c) Brötchen, kalte Platten d) Keks, Kleingebäck g) Kosten trägt Veranstalter/Teilnehmer 53. Frühstück, Mittagessen, Abendessen a) vorherige Festlegung von Speisen und Getränken oder Wahl nach Karte b) Vorbestellung, Platzreservierung c) Kosten trägt Veranstalter/Teilnehmer d) Zusätzliche Gäste Begleitveranstaltungen 54. Theater/Konzert, Sportveranstaltungen a) Kartenbestellung b) Kartenabholung c) Fahrzeuge 55. Besichtigung/Ausflugsfahrt a) Terminplan b) Vorbestellungen, Platzreservierungen c) Fahrzeuge 56. Geselliges Beisammensein a) Vorbestellung b) Fahrzeuge Durchführung 57. Begrüßung, Begrüßungsdrink 58. Eröffnung a) Zweck und Ziel der Veranstaltung b) Organisatorische Hinweise c) Änderungen des Programms 59. Protokollführung 60. Einführung der Referenten a) Steckbrief b) Thema 61. Diskussionsleitung Veranstaltungs-Checkliste Version 1, Seite 5 von 6

6 62. Abschluss a) Rückschau, Ergebniszusammenfassung b) Entscheidungen, Anweisungen c) Weiteres Vorgehen festlegen d) Ausgabe von Informationsmaterial Nachträgliche Maßnahmen 63. Protokolle an die Teilnehmer 64. Sonstiges Informationsmaterial an die Teilnehmer 65. Dankeschön an Referenten/Gesprächsleiter 66. Abrechnungen mit a) Hotel b) Restaurant c) Referenten/Gesprächsleiter d) Begleitpersonal e) Sonstige 67. Erstellung eines Berichtes über die Veranstaltung 68. Gesamtkostenermittlung Veranstaltungs-Checkliste Version 1, Seite 6 von 6