Eckdaten des Projektes

Transkript

1 Eckdaten des Projektes Das wichtigste auf einen Blick Name / Ort der Veranstaltung Art der Veranstaltung Aufbautermin Veranstaltungsdatum Projektverantwortlicher

2 Vorwort Der Bestsim-Eventplaner soll Ihnen helfen die Planung Ihres Events zu erleichtern und Sie bei der Durchführung zu unterstützen. Die hier aufgeführten Punkte sind basierend auf unserer langjährigen Erfahrung im Bereich Eventmanagement und Organisation ausgewählt worden. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, jede Veranstaltung stellt eigene Anforderungen an Planung und Durchführung. Da jedoch immer etwas unerwartetes passieren kann schadet es nicht gut vorbereitet zu sein. Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihr Bestsim-Team Inhalt 1. Location 2. Verantwortliche Personen & Ansprechpartner 3. Standplanung 4. Technische Hilfsmittel 5. Mietmöbel 6. Raum für individuelle Ergänzungen zur Standplanung 7. Werbung, Marketing & Öffentlichkeitsarbeit 8. Rahmenprogramm 9. Personalplanung 10. Reiseplanung für eigenes Team 11. Hotel / Unterkunft 12. Terminplanung 13. Notizen

3 1. Location Hier können Sie die Eckdaten der geplanten Location eintragen und ob sich diese drinnen (Indoor) oder draußen (Outdoor) befindet. Des weiteren haben Sie hier die Möglichkeit ein eventuell benötigte Ausweichlocation zu benennen. Diese kann zum Beispiel bei schlechtem Wetter oder anderen unvorhergesehenen Problem nützlich sein. Standortinformation Straße Hausnummer Ort Stadtteil Postleitzahl Hallennummer Standnummer Standgröße in m² Bei Outdoorevent bitte die nachfolgenden Punkte beachten Pavillion extra Sicherheit: Notstromversorgung ggf. Ausweichlocation (bei schlechtem Wetter o.ä.) Straße Hausnummer Ort Stadtteil Postleitzahl Hallennummer Standnummer Standgröße in m²

4 2. Verantwortliche Personen & Ansprechpartner An der Organisation und Durchführung von Events und Veranstaltungen sind üblicherweise eine Vielzahl von Personen beteiligt. Daher ist es unverzichtbar eine Liste mit allen benötigten Kontakten zur Verfügung zu haben. Ein technisches Problem kurz vor der Eröffnung Ihres Standes ist ärgerlich, dieses Problem mangels fehlender Kontakte nicht beheben zu können ist jedoch katastrophal. Seien Sie auf alle Eventualitäten vorbereitet! Funktion / Zuständigkeit: Projektverantwortlicher Messegesellschaft Messebauer Zeltbauer Betreuungspersonal Sicherheitsdienst Caterer Hilfskräfte Elektriker Medien / Presse Fotograf Name: Telefonnummer /

5 3. Standplanung Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Überprüfen Sie welche Anforderungen Sie an Ihren Stand haben! Setzen Sie sich rechtzeitig vor Durchführung des Events mit den zuständigen Personen (i.d.r. Messebauer) in Verbindung um die Verfügbarkeit von elementaren Dingen (Strom, Wasser, etc.) vor Ort zu gewährleisten. Holen Sie unbedingt offizielle Bestätigungen für Ihre Anfragen/Bestellungen ein! Ausstattung Bemerkungen Standbuchung Strom Wasser Teppich Mietmöbel Standbau Beleuchtung Videoanlagen Beschallung / Tontechnik Internetanschluss Garderobe Erste-Hilfeausstattung Standdekoration Standversicherung

6 4. Technische Hilfsmittel Ausstattung Bemerkungen Beamer Leinwand drahtlose Mikrofone Batterien für Mikrofone Plasma / LCD Monitor Mehrfachsteckdosen Verlängerungskabel Büromaterial Flipchart Prospektständer Gabelstapler Hubwagen Werkzeug Klebeband / Isolierband Kühlschrank

7 5. Mietmöbel Ausstattung Anzahl Bemerkungen Tisch Stuhl Barhocker Pult Schrank Vitrine Theke Couchgarnitur Sessel Sitzbank

8 6. Raum für Individuelle Ergänzungen zur Standausstattung Ausstattung Bemerkungen

9 7. Werbung, Marketing & Öffentlichkeitsarbeit Werbung, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit vor und während eines Events sollten ebenfalls in Ihrer Planung berücksichtigt werden. Welche Medien und Mittel wollen Sie sich zu Nutze machen? Sind diese verfügbar und wurde die entsprechende Maßnahme durchgeführt? Bitte beachten Sie das sich diese Liste über die nachfolgende Seite erstreckt. Bemerkungen Hinweis auf unserer Website Visitenkarten Flyer CDs / DVDs Give-aways Poster / Plakate Aufkleber / Sticker Aufsteller Displays Auftragsformulare Einladungen Infomappen Pressemappen Fotomappen

10 Bemerkungen Gutscheine Kataloge Preislisten Fragebögen Hinweis auf Website geschaltet? Interviewtermin Pressekonferenz Einladungen verteilt? Flyer verteilt? Give-Aways verteilt? Poster / Plakate angebracht? Eintrag in Messekatalog Presse / Journalisten informiert? Zeitungsartikel geschaltet? Radiospot geschaltet? TV-Spot geschaltet?

11 8. Rahmenprogramm Abhängig von der Art und Größe des Events kann es erforderlich sein ein Rahmenprogramm aufzustellen und das damit verbundene externe Personal zu buchen. Rahmenprogramm Bemerkungen Simulator Moderator Künstler Band Discjockey Tombola Catering Hostess(en)

12 9. Personalplanung Die Aufstellung des eigenen Teams welches die Veranstaltung durchführt bzw. betreut ist ein weiterer elementarer Punkt in der Vorbereitung. Wer macht was? Wie erreiche ich die Teammitglieder? Teamaufstellung Funktion / Zuständigkeit: Name: Telefonnummer: Organisatorisches Briefing mit Team Bemerkungen Messeziele benennen Einsatzzeiten abstimmen Dresscode bekanntgeben Verhalten während Event vorgeben Dokumentation der Kontaktdaten Fragebögen erklären Messeausweise Parkausweise Namensschilder Visitenkarten

13 10. Reiseplanung für eigenes Team Die detaillierte Planung der Reise und Unterbringung Ihres Teams ist ein weiterer wichtiger Punkt. Wo befindet sich die Unterkunft? Wie, wann und wohin reist Ihr Team? Sind alle benötigten Reiseunterlagen vorhanden? Reiseunterlagen Personalausweis vorhanden: Reisepass vorhanden: Visa vorhanden: Parkausweis Hotel vorhanden: Parkausweis Event vorhanden: Bahn- / Flugtickets vorhanden: Autobahnvignette vorhanden: Impfung (Ausland) vorhanden: Reisemittel Reise via PKW / LKW Anreise Abreise Anreise Abreise Anreise Abreise Anzahl der Reisenden Fahrzeuge Abfahrt wo?/wann? Reise via Zug Anzahl Reisende Abfahrt / Datum / Zeit Bahnhof / Ort Gleis Ankunft / Datum / Zeit Bahnhof / Ort Gleis Reise via Flugzeug Anzahl Reisende Flugnummer Abflug / Datum / Zeit Flughafen Terminal & Gate Ankunft / Datum / Zeit Flughafen Terminal & Gate

14 11. Hotel / Unterkunft Name Straße Stadtteil PLZ, Ort: Einzelzimmer Anzahl: gebucht Doppelzimmer Anzahl: gebucht Frühstück Anzahl: gebucht Parkmöglichkeiten Anzahl PKW: vorhanden 12. Terminplanung Hier haben Sie Raum um wichtige Termine in Verbindung mit Ihrem geplanten Event einzutragen. Zum Beispiel wann ist der Aufbau geplant, wann finden wichtige Termine mit Kunden statt? Bitte beachten Sie das auf der nachfolgende Seite (15) zusätzlicher Raum für Ihre Planung bereitsteht. Zeitplan Datum Uhrzeit / Zeitfenster Ort Art bzw. Zweck des Termins

15 Zeitplan Datum Uhrzeit / Zeitfenster Ort Art bzw. Zweck des Termins

16 13. Notizen