Checkliste für Besprechungen, Tagungen, Meetings

Transkript

1 Meetings Aus Werneck/Ullmann: Moderne Arbeitstechnik, Kompaktwissen, München 1975 Vorbereitung: Inhalt des Programms 1. Themen und Inhalte festlegen 2. Reihenfolge (Tagesordnung festlegen) 3. Zeitplan (inkl. Pausen und Pufferzeiten) festlegen Ort der Veranstaltung 4. Geschätzte Zahl der Anwesenden (Teilnehmer, Referenten, Beobachter, Gäste, Presse usw.) 5. Veranstaltung wird im Hause / extern durchgeführt 6. Im Hause: Raum / Räume reservieren 7. Extern: Welche Hotels stehen zur Verfügung? dazu erforderliche Informationen: Grösse und Anzahl der verfügbaren Räume, wie viele verfügbare Betten (Einzel / Doppel), Preis, Nebenleistungen, Anreise- und Parkplatzmöglichkeiten, welche technischen Hilfsmittel können bereitgestellt werden, bis wann muss die Reservierung vorliegen? malik Meetings 1 / 15

2 Referenten / Gesprächsteilnehmer 8. Wer kommt als Referent zu welchem Thema in Frage? 9. Abfrage, ob Interesse und Zeit vorhanden. Dazu Informationen: Thema und damit verbundene Zielvorstellungen, Adressatenkreis, Zeit und Ort, gewünschte Form der Darstellung, verfügbare Zeit, technische Voraussetzungen des Vortragsraumes, Kopierund Vervielfältigungsmöglichkeiten, Honorarvorstellungen 10. Einladung 11. Zusage des Referenten / Gesprächsleiters 12. Zimmerreservierung 13. Bestätigungs- und Dankschreiben 14. "Steckbriefinformationen" über Referenten / Gesprächleiter zur Vorstellung / Einführung durch Gesprächsleiter / Veranstalter Teilnehmer 15. Auswahl malik Meetings 2 / 15

3 16. Einladung. dazu Informationen: Zweck der Veranstaltung, Ort und Zeit, Zusage erforderlich bis zum Zusage der Teilnehmer 18. Zimmerreservierungen Form des Programms 19. Titelblatt: Veranstalter, Veranstaltung, Teilnehmerkreis, Ort, Zeit, Grafik 20. Allgemeine Informationen: Anreise und Abreisemöglichkeiten (Überprüfen, ob Bahnund Flugpläne pünktliche Anreise erlauben, ob sich durch Umstellung auf Sommer- /Winterfahrplan Änderungen ergeben), Parkplätze, Anfahrtsskizze oder Stadtplan / Karte. Telefonische Erreichbarkeit während der Veranstaltung, Telefon-/Faxanschluss des Veranstaltungshauses, Internetzugang, Hinweis auf Freizeitmöglichkeiten und dazu erforderliche Ausrüstung, Abendveranstaltungen, kulturelle Möglichkeiten und Modus der Karten-/ Platzreservierung, Kostenregelung 21. Teilnehmerliste: Name, Vorname, Titel, Funktion, Firma, Abteilung/Bereich, Ort, Land malik Meetings 3 / 15

4 22. Genau aufgegliedertes Programm / Tagesordnung 23. Auflage:... Stk. Druck / Vervielfältigung / Kopie 24. Anlagen zum Programm 1. Zeichnungen Anzahl:... Stck. 2. Tabellen Anzahl:...Stck. 3. Prospekte Anzahl:...Stck. 4. Muster Anzahl:...Stck. 5. Fotos Anzahl:...Stck. 6. Bücher Anzahl:...Stck. 7. Informationsmaterial Anzahl:...Stck. 8. Aufgaben Anzahl:...Stck. 9. Sonstiges Anzahl:...Stck. Reihenfolge der Anlagen:... malik Meetings 4 / 15

5 : 25. Programm verschicken bis zum:... A) An Teilnehmer B) An Referenten C) An Tagungsleiter D) An Sonstige Vorabinformationen für Gesprächsleiter / Referenten 26. Welche Zusatzinformationen sind für den Gesprächsleiter erforderlich? E) Technische Informationen F) Organisatorische Informationen G) Sachliche Hinweise zur Durchführung der Veranstaltung 27. Welche Zusatzinformationen sind für die Referenten erforderlich? H) Technische Informationen I) Organisatorische Informationen J) Sachliche Hinweise zur Durchführung der Veranstaltung malik Meetings 5 / 15

6 Veranstaltungsraum und Technik 28. Tischanordnung A B C malik Meetings 6 / 15

7 : Veranstaltungsraum und Technik D E F malik Meetings 7 / 15

8 : Veranstaltungsraum und Technik G H Sonstige Anordnung: Blickwinkel zum Referenten Soweit die Tischanordnung nicht bereits durch die Raumverhältnisse festgelegt ist, ist zu berücksichtigen, dass damit die Atmosphäre der Veranstaltung stark beeinflusst werden kann. In der Anordnung A, B, und G werden sich die Teilnehmer eher als gleichwertige Partner des Referenten oder Gesprächsleiters fühlen als in der autoritären Anordnung E. Berücksichtigt muss ferner werden, ob ein kurzer Abstand zum Referenten erforderlich ist (zeigen von kleineren Modellen oder Mustern usw.). Ausserdem sollten Lichtverhältnisse und die akustische Situation des Raumes beachtet werden. malik Meetings 8 / 15

9 29. Anzahl der Sitzplätze 30. Rednerpult 31. Mikrofon, Verstärker, Lautsprecher 32. Belüftung, Klimatisierung, Heizung 33. Beleuchtung 34. Verdunkelung 35. Projektionsfläche 36. Filmprojektor 37. Diaprojektor 38. Epidiaskop 39. Tageslichtprojektor, Folien, Stifte 40. Anlage für Tonbildschau 41. Tonbandgerät K) Spule zu Spule L) Kassette M) Mono/Stereo N) Zweispur-/Vierspur-Gerät O) Laufgeschwindigkeit... cm/sek. 42. Videorekorder, Kamera, Monitor, Mikrofon, Bänder leer/bespielt 43. Anzahl der erforderlichen elektrischen Anschlüsse malik Meetings 9 / 15

10 44. Wo sind die Anschlussmöglichkeiten im Raum? 45. Verlängerungskabel erforderlich? P) Anzahl Q) Länge 46. Mehrfachstecker erforderlich? Anzahl:... Stck. 47. Tafel, Schwamm, Lappen, Wasser, Kreide weiss/farben 48. Flipchart, Filzschreiber, Papier 49. Filztafel, Haftbilder 50. Magnettafel, Haftbilder 51. Kartenständer 52. Zeigstock, Zeigelampe, Teleskopkugelschreiber 53. Reservematerial: R) Ersatzbirnen für Overheadprojektor S) Reservebänder für Video/Tonband T) Leerspulen für Video/Tonband/Film U) Reservepapier für Flipchart V) Reservefolien für Overheadprojektor W) Filzstifte für Overheadprojektor und Flipchart malik Meetings 10 / 15

11 54. Büromaterial X) Locher Y) Hefter Z) Büroklammern AA) Schreibmaschine BB) Kopiergerät, Vervielfältigungsapparat CC) Klebstoff, Klebefilm 55. Arbeitsplatz der Teilnehmer DD) Block, Bleistift, Kugelschreiber EE) Programm, Unterlagen FF) Ordner, Schnellhefter GG) Namensschild zum Aufstellen HH) Namensschild zum Anstecken 56. Blumen, Dekoration 57. Geschenke für Honoratioren, Jubilare usw. malik Meetings 11 / 15

12 : Begleitpersonal 58. Hilfspersonal / Vorführer II) Bestellung JJ) Einladung KK) Welches Gerät LL) Kleidung MM) Zimmerbestellung NN) Honorar 59. Protokollführer Bewirtung 60. Während der Veranstaltung (vormittags und/oder nachmittags OO) Keks, Kleingebäck PP) Brötchen, kalte Platten QQ) Kaffee, Tee RR) Saft, Mineralwasser SS) Suppe, heisse Brühe TT) Kosten trägt Veranstalter / Teilnehmer malik Meetings 12 / 15

13 Bewirtung 61. Frühstück, Mittagessen, Abendessen UU) Vorherige Festlegung von Speisen und Getränken oder Wahl nach Karte VV) Vorbestellung, Platzreservierung WW) Kosten trägt Veranstalter / Teilnehmer XX) Zusätzliche Gäste Begleitveranstaltungen 62. Theater / Konzert, Sportveranstaltungen etc. YY) Kartenbestellung ZZ) Kartenabholung AAA) Fahrzeuge 63. Besichtigung / Ausflugsfahrt BBB) Terminplan CCC) Vorbestellungen, Platzreservierung DDD) Fahrzeuge malik Meetings 13 / 15

14 64. Geselliges Beisammensein, Kegelabend etc. EEE) Vorstellung FFF) Fahrzeuge Durchführung 65. Begrüssung, Begrüssungsdrink 66. Eröffnung GGG) Zweck und Ziel der Veranstaltung HHH) Organisatorische Hinweise III) Änderungen des Programmes 67. Protokollführung 68. Einführung der Referenten JJJ) "Steckbrief" KKK) Thema 69. Diskussionsleitung malik Meetings 14 / 15

15 70. Abschluss LLL) Rückschau, Ergebniszusammenfassung MMM) Entscheidungen, Anweisungen NNN) Weiteres Vorgehen festlegen OOO) Ausgabe von Informationsmaterial Nachträgliche Massnahmen 71. Protokolle an die Teilnehmer 72. Sonstiges Informationsmaterial an die Teilnehmer 73. Dankschreiben an Referenten / Gesprächsleiter 74. Abrechnungen mit PPP) Hotel QQQ) Restaurant RRR) Referenten / Gesprächsleiter SSS) Begleitpersonal TTT) Sonstige 75. Erstellung eines Berichtes über die Veranstaltung 76. Gesamtkostenermittlung malik Meetings 15 / 15