IDGARD Anwendungsszenarien

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1 IDGARD einfach, sicher und compliant IDGARD Bedienübersicht Anwendungen IDGARD worum geht es? IDGARD ist ein Dienst für firmenübergreifende Zusammenarbeit, Kommunikation und Datenaustausch einfach, sicher & compliant ohne zusätzliche Clientsoftware Ihr Web Browser genügt. Für Smartphones und Tablets bieten wir Ihnen ohne Aufpreis Apps an. IDGARD wird aus der patentierten Sealed Cloud heraus angeboten. Diese bietet hohen Komfort bei gleichzeitig hoher Sicherheit selbst der Cloud Betreiber ist vom Datenzugriff technisch ausgeschlossen. IDGARD wie funktioniert es? IDGARD nutzt sog. Privacy Boxes. Sie können sich eine Privacy Box als ein virtuelles Laufwerk vorstellen, zu dem Sie Gäste und Mitarbeiter einladen können. Innerhalb einer Privacy Box können nur Boxmitglieder Dateien austauschen und miteinander kommunizieren. In Ihrem IDGARD-Account können Sie bis zu normale Privacy Boxen anlegen - abgeschottete, hochsichere virtuelle Arbeitsräume. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Datenräume hinzu zu buchen und somit deren Zusatzfunktionen (z.b. Journal, Wasserzeichen) zu nutzen.* IDGARD wofür nutzt man es? IDGARD bietet aufgrund seiner Funktionalität verschiedene Nutzungsmöglichkeiten. Bei unseren Kunden haben wir unter anderem folgende Anwendungsfälle identifiziert: 1. Alternative zu FTP- & Filesharing-Diensten 2. Projekt- und Datenräume 3. Sicherer mobiler Aktenkoffer Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen IDGARD anwendungsfallbezogen vor und gewähren einen Einblick in die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von IDGARD. Wir Sie gerne über alle weiteren Funktionalitäten von IDGARD. In einem kostenlosen Webinar erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam Ihre unternehmensspezifischen Anwendungsfälle. * Weitere Informationen zu Privacy Box & Datenraum, dem Lizenzmodell und eine Übersicht der wichtigen Kennzahlen finden Sie am Ende dieses Dokuments.

2 IDGARD Anwendungsszenarien Alternative zu FTP-& Filesharing-Diensten Dateien einfach in IDGARD laden und per Link versenden (optional zusätzlich mit Passwort) Dateien bis 5 GB Größe in der Basisversion + Empfänger braucht nur Browser + Empfänger benötigt kein IDGARD + leicht verständlich für Empfänger Projekt- & Datenräume File Sharing / gemeinsame Datenablage Datenraumpaket mit Funktionen für Verbreitungsschutz Chat & Nachrichten für Diskussionen Termin- und Ressourcenabstimmung + Gastlizenzen für Externe + Kein Softwarerollout erforderlich Sicherer mobiler Aktenkoffer jederzeit Mobil- oder PC-Zugriff Browser genügt Apps für mehr Komfort + verhindert bei Smartphones/Tablets die unbeabsichtigte Synchronisation mit Public Cloud (icloud, Drive, Azure, ) Beispiele aus dem produktiven Einsatz Ablösung von File-Transfer-Diensten (führender Automobilzulieferer) Kommunikation mit verbundenen Unternehmen (weltweit führender IT-Konzern) Projektarbeitsbereiche (weltweit tätiges Maschinenbauunternehmen) Dokumenten- und Nachrichtenaustausch für das Top Management (Automatisierungstechnik) Automatische Verteilung vertraulicher Reports (führende Direktbank) Prüfprojekte mit Mandanten (Wirtschaftsprüfungsunternehmen) Austausch großer Dokumente (Maschinenbauunternehmen, Medienunternehmen) Datenraum für Finanzierungsprojekte (Investmentfirma) Automatische Absicherung ausgehender s / Integration über APIs (Banken)

3 IDGARD als Alternative zu FTP- & Filesharing-Diensten Alternative zu FTP-& Filesharing-Diensten Dateien einfach in IDGARD laden und per Link versenden (optional zusätzlich mit Passwort) Dateien bis 5 GB Größe in der Basisversion + Empfänger braucht nur Browser + Empfänger benötigt kein IDGARD + leicht verständlich für Empfänger 1. Erstellen Sie in IDGARD eine neue Box. In der Bearbeitungssicht haben Sie die Möglichkeit, weitere Optionen auszuwählen. 2. Optional können Sie zur Erhöhung der Sicherheit für den Zugriff auf diese Box einen Pass Code vergeben. 3. Nach Erstellung der Box können beliebige Dateien für den Austausch hochgeladen werden. 4. Um neue Mitglieder einzuladen, senden Sie diesen einfach den Box Link zu. 5. Durch Klicken auf den Box Link in der hat der Gast die Möglichkeit, als nicht IDGARD-User mit Lesezugriff auf die Box zuzugreifen

4 IDGARD für Projekt- & Datenräume Projekt- & Datenräume File Sharing / gemeinsame Datenablage Datenraumpaket mit Funktionen für Verbreitungsschutz Chat & Nachrichten für Diskussionen Termin- und Ressourcenabstimmung + Gastlizenzen für Externe + Kein Softwarerollout erforderlich Hinweis: Weitere Informationen zu Projekträumen (Privacy Box) und Datenräumen finden Sie am Ende des Dokuments 1. Erstellen Sie in IDGARD eine neue Box. In der Bearbeitungssicht haben Sie die Möglichkeit, weitere Optionen auszuwählen. 2. Optional können Sie zur Erhöhung der Sicherheit für den Zugriff auf diese Box einen Pass Code vergeben. 3. Projektteam Mitglieder können Sie direkt über die Autojoin- Funktion zum Projektraum (Privacy Box) hinzufügen 4. Wenn Sie einen Datenraum gebucht haben, können Sie die Privacy Box einmalig als Datenraum deklarieren. Datenraum Funktionen: Wasserzeichen (PDF) View-only (PDF) Journal Benachrichtigung bei Massendownload 5. In einem Datenraum stehen Ihnen noch weitere Einstellungen und Funktionen zur Verfügung.

5 IDGARD für Projekt- & Datenräume Projektraum ohne Datenraum Option 6. Die Kommunikation in einem Projekt- / Datenraum kann in Echtzeit über den sicheren Chat erfolgen. Datenraum 7. Im Datenraum haben Sie im Vgl. zu einer Box ohne diese Option zusätzlich die Möglichkeit, PDFs als View-Only hochzuladen oder mit Wasserzeichen versehen zu lassen 8. Im Journal können alle Vorgänge innerhalb des Datenraums nachvollzogen werden.

6 IDGARD als Sicherer mobiler Aktenkoffer Sicherer mobiler Aktenkoffer jederzeit Mobil- oder PC-Zugriff Browser genügt Apps für mehr Komfort + verhindert bei Smartphones/Tablets die unbeabsichtigte Synchronisation mit Public Cloud (icloud, Drive, Azure, ) 1. Über die entsprechende App ist die komfortable Nutzung auf mobilen Endgeräten möglich. Die IDGARD Apps sind ohne Zusatzkosten für Android, ios und Windows Phone erhältlich 2. In den Einstellungen können Sie Caching deaktivieren bzw. den Cache löschen. 3. Analog zur Webanwendung ist der Chat auch in den Apps nutzbar. So können Sie auch unterwegs kommunizieren, sicher Dokumente austauschen und IDGARD als mobilen Aktenkoffer verwenden.

7 IDGARD weitere Informationen IDGARD Vernetzung & Lizenzmodell Privacy Box und Datenraum Ein Datenraum ist eine Privacy Box mit zusätzlichen Funktionen zum Verbreitungsschutz für Dokumente. Sie können per Klick eine Privacy Box in einen Datenraum umwandeln und haben dann folgende attraktive Zusatz-Funktionen: PDF-Dokumente nur zur Ansicht im Browser (view-only), d.h. mit Schutz gegen Download oder Kopieren in Zwischenablage PDF-Dokumente mit bedrucktem Wasserzeichen, Konfigurierbare Benachrichtigung bei Massendownload von Dokumenten Journal / Audit Trail über alle Vorgänge (Uploads, Downloads, Löschungen, etc.) in einem Datenraum. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass alle Nutzer innerhalb einer Box egal ob Privacy Box oder Datenraum Zugriff auf alle dort liegenden Dokumente haben! Das heißt, für verschiedene Nutzerkreise, die gegenseitig keinen Kontakt miteinander haben sollen (oder nur eine Teilmenge der Dokumente sehen sollen), müssen Sie je eine eigene Box anlegen. Datenräume müssen kostenpflichtig hinzugebucht werden. Eine Box, die als Datenraum fungiert, kann unbegrenzt viele Boxmitglieder haben. IDGARD Wichtige Kennzahlen Sicherheitstechnik: höchste Stufe "Sealed Cloud" Max. Dateigröße: 5 GB Max. Anzahl Boxen (Je Nutzer) 2000 Unterstütze Systeme: PC & MAC: Alle Web Browser, Android, iphone / ipad, Blackberry Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch Zahlungsmöglichkeiten: auf Rechnung, per Lastschrift