LEISTUNGSBESCHREIBUNG

Transkript

1 LEISTUNGSBESCHREIBUNG Öffentliche Ausschreibung Rahmenvertrag über die Belieferung mit Büromaterial Vergabe Nr. 036/15 ÖA Vertragslaufzeit vom bis Seite 1 von 5

2 1. Auftragsgegenstand Ausgeschrieben wird die Lieferung von diversem Büromaterial für die Deutsche Rentenversicherung Saarland. Ziel ist es, einen Rahmenvertrag mit einer Laufzeit vom bis abzuschließen. Der Vertrag enthält seitens der Auftraggeberin keine Verpflichtung zur Abnahme der genannten Mengen. Als Kalkulationsgrundlage werden die Verbrauchsmengen für ein Jahr herangezogen. Ferner besteht auch keine Verpflichtung seitens der Auftraggeberin ganze Verpackungseinheiten abzunehmen. 2. Anlieferadressen Verwaltungsstandort / Ansprechpartner: Anschrift: Martin-Luther-Straße Saarbrücken Lieferzeiten: Mo. Fr Uhr bis Uhr Ansprechpartner: Herr Hendrik Kunz Tel.: 0681 / Frau Traudel Siebisch Tel.: 0681 / hkunz@drv-saarland.de tsiebisch@drv-saarland.de Bei Anlieferung der Ware sind Fahrzeuge mit Hebebühne erforderlich. Eine Vor- Ort Besichtigung ist hierbei anzuraten. 3. Erläuterungen zur Leistungsbeschreibung Die Deutsche Rentenversicherung Saarland beabsichtigt, einen Abrufauftrag mit der Laufzeit von 2 Jahren über Büroverbrauchsmaterialien auszuschreiben. Nicht dazu zählen Papier, Toner und sonstige DV- Verbrauchsmaterialien. Der ungefähre jährliche Verbrauch für Büromaterial liegt bei ca Euro brutto Warenwert. Die Deutsche Rentenversicherung Saarland unterhält nur eine kleine Lagerkapazität. Hierdurch würden sich wesentliche kostenfreie Nebenleistungen des Auftragnehmers ergeben: Seite 2 von 5

3 - kostenfreie Erstellung eines bebilderten Katalogs mit den Artikeln des Leistungsverzeichnisses als pdf-datei mit SSL (https) Absicherung - (wir benutzen einen InternetExplorer Version 8.0) - eine kostenfreie Aktualisierung bzw. Erweiterung der pdf-datei muss jederzeit gegeben sein (eine Aktualisierung bedarf einer Vorlaufzeit von 4 Wochen) - eine Teststellung bis zu einem Auftragswert in Höhe von 100,00 nach Rücksprache sollte ggf. kostenfrei in Anspruch genommen werden können - etwaige Lagerführung für die DRV Saarland - kostenfreie Kommissionierung der Lieferungen - kostenfreie Direktbelieferung - Auskunft über Verbrauchsentwicklung und Abrufverhalten - Bestellung per bzw. über Homepage des Anbieters (USER / Passwortverifiziert). - Über regelmäßig abgerufene Artikel werden mit dieser Ausschreibung Sonderpreise vereinbart. Diese sind im Leistungsverzeichnis einzeln aufgeführt. Darin aufgeführte Markennamen / Artikelnummern sind nur zur näheren Beschreibung des Produkts angeführt. Grundsätzlich sind Artikel gleichwertiger Art zugelassen, Ausnahme: die mit dem Hinweis Original versehenen Positionen. Darüber hinaus erstreckt sich der Abrufauftrag auf alle sonstigen Büromaterialien im Sortiment des Auftragnehmers. Für diese wird auf Basis eines aktuellen Katalogs / Preisliste des Bieters ein grundsätzlicher Rabatt festgelegt. Folgende Nebenleistungen / Bedingungen sind einzuhalten: 1. Bei Zuschlag ist vom Auftragnehmer ein bebildeter Katalog Büromaterial DRV-Saarland in einer Ausfertigung mit und einer ohne Preisangaben als pdf-datei sowie ein Bestellformular zu erstellen. Den Eingang des Katalogs erwarten wir spätestens zwei Wochen nach Auftragserteilung um eine zeitnahe Teststellung in unserem Hause gewährleisten zu können. Die Ausarbeitung, Aktualisierung sowie Erstellung dieser Datei ist für die DRV-Saarland kostenfrei. 2. Der Jahresbedarf wird in Teilmengen abgerufen. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Abnahme einer geforderten Menge. Eine Abnahmemenge kann unterschritten bzw. auch überschritten werden. Die Ware ist entsprechend zu kommissionieren und die Packstücke mit einem noch zu definierenden Aufkleber zu versehen. Beförderungsart u. Größe der Packstücke sind den Inhalten entsprechend angemessen zu wählen. Nicht im Katalog der DRV-Saarland enthaltene Büroartikel werden ausschließlich durch die Beschaffungsstelle der DRV-Saarland zu rabattierten Preisen angefragt und gesondert mit Auftragsnummer abgerufen. Seite 3 von 5

4 3. Die im LV vorgegebenen Bestellmengeneinheiten (BME) sind die je Artikel kleinstmögliche Verpackungseinheit, die abgerufen werden kann. Werden Artikel in größeren Mengen abgerufen, ist ggf. in Rücksprache mit dem Abrufer die nächstgrößere Verpackungseinheit zu liefern. 4. Die Lieferungen erfolgen täglich an die DRV-Saarland. Abweichungen hiervon sind nur in Absprache mit der Beschaffungsstelle, Referat 1.1 Allgemeine Dienste und Bewirtschaftung zulässig. 5. Lieferungen erfolgen - frei Verwendungsstelle 6. Den Lieferungen ist jeweils ein Lieferschein beizulegen. 7. Transportverpackungen sind kostenfrei zurückzunehmen. 8. Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, erfolgen alle Lieferungen kostenfrei. Da mitunter auch Kleinstmengen abgerufen werden, ist auf sich daraus ergebende Einschränkungen im Angebot aufmerksam zu machen, z. B. kleinste Abgabemengen, Mindestbestellwert oder Versandkosten bei Lieferungen XYZ fallen an. 9. Teillieferungen/Teilrechnungen sind nur nach Absprache mit dem Auftraggeber zulässig. 10. Die Rechnungen sind in zweifacher Ausfertigung zu erstellen und können jeweils nur nach vollständiger Lieferung je Abruf vorgelegt werden. 11. Sofern nichts anderes angegeben wird, setzen wir als Zahlungsbedingungen 3 % Skonto in 14 Tagen, innerhalb 30 Tagen netto nach Eingang aller Unterlagen voraus. 12. Für die Prüfung des korrekten Wareneingangs behält sich der Auftraggeber eine Frist von fünf Arbeitstagen vor. Diese wird nicht auf die Zahlungsfrist angerechnet. 13. Vom Auftragnehmer sind vierteljährlich Umsatzstatistiken vorzulegen über Artikel, Menge und Häufigkeit des Abrufs je Artikel und abrufender Stelle. Ausweichartikel oder gleichwertige Artikel in unterschiedlicher Ausführung / Farbe sind dabei den Produkt- Oberbegriffen gem. LV zuzuordnen. 14. Die Deutsche Rentenversicherung Saarland unterhält ein Sicherheitszutrittskonzept. Sämtliche Mitarbeiter, die mit der Anlieferung von Waren betraut sind werden von uns datenschutzrechtlich erfasst und bekommen einen Besucherausweis. Vor Auftragsvergabe sind diese Mitarbeiter namentlich zu benennen. 15. Die Deutsche Rentenversicherung Saarland verpflichtet sich nicht, Aufträge zu erteilen oder den im Angebot genannten Umsatz zu erreichen. Seite 4 von 5

5 Zuschlagskriterien: Preis, Lieferzeit, Lieferbedingungen (Kommissionierung / Anlieferung) Abruf per Internet muss gegeben sein. 4. Bemusterung Die Auftraggeberin behält sich eine Bemusterung einzelner Artikel vor. Ort, Datum, Unterschrift, Firmenstempel Wird die Leistungsbeschreibung nicht unterschrieben und mit einem Firmenstempel versehen, gilt das Angebot als nicht abgegeben. Seite 5 von 5