IT-Report für die Sozialwirtschaft 2012

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1 IT-Report für die Sozialwirtschaft 2012 Prof. Helmut Kreidenweis Prof. Dr. Bernd Halfar Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Arbeitsstelle für Sozialinformatik Mit freundlicher Unterstützung von:

2 IT-Report für die Sozialwirtschaft 2012 Prof. Helmut Kreidenweis Prof. Dr. Bernd Halfar Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Arbeitsstelle für Sozialinformatik Kapuzinergasse Eichstätt sozialinformatik@ku-eichstaett.de

3 Preis: 50, 1 zzgl. Versandkosten Bezug: Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt Fakultät für Soziale Arbeit Arbeitsstelle für Sozialinformatik Tel.: 08421/ Fax: 08421/ Mail: christine.vetter@ku-eichstaett.de Versand gegen Rechnung Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt 2012 Die Erfassung und Auswertung der Daten dieses IT-Reports erfolgte mit größtmöglicher Sorgfalt. Die Autoren übernehmen keine Gewähr für die Richtigkeit insbesondere der von den Unternehmen zur Verfügung gestellten Daten. Die Inhalte dieses Werkes sind urheberrechtlich geschützt. Der Nachdruck oder die elektronische Wiedergabe auch von Teilen des Werkes bedarf der schriftlichen Zustimmung der Autoren. klimaneutral gedruckt by SENSER_DRUCK Augsburg

4 Die Erstellung dieses IT-Reports wurde gefördert durch: Gesellschaft für Innovative Personalwirtschaftssysteme mbh Strahlenbergerstraße Offenbach am Main Tel. 069/ Fax 069/ www. gipmbh.de MICOS Mikro Computer Systeme und Anwendungen Vertriebs-GmbH Mittelkamp Oldenburg Tel. 0441/ Fax 0441/ Internet: RISUS GmbH In den Klostergärten Limburg Tel.: 06431/ Fax: 06431/ info@risus.de systema Deutschland GmbH Unixstr Oberessendorf Tel /799-0 Fax 07355/ info@systema.all-for-one.de Internet: Wilken Entire AG Hörvelsinger Weg Ulm Tel.: 0731/ Fax: 0731/ info@entire.de Bei der technischen und grafischen Erstellung des Reports wirkten mit: xit GmbH forschen. planen. beraten. Frauentorgraben 73, Nürnberg, KI Consult H. Kreidenweis, Zugspitzstr. 50, Augsburg, Brozio Grafik & Design, Hechingen

5 Inhalt Vorwort 7 Teil II: Der Branchensoftware-Markt 27 Erhebungsdesign und Durchführung der Befragung 8 Teil I: Informationstechnologie in sozialen Organisationen Teilnehmende Organisationen und Personen Wertbeitrag der IT Ziele des IT-Einsatzes und Grad der Ziel-Erreichung Ausschöpfung von Potenzialen durch IT-Lösungen IT-Betrieb und Dienstleistungsqualität Betriebsmodell der IT Dienstleistungsqualität des IT-Bereichs Kostentransparenz der IT und Kosten-Nutzen- Verhältnis Existenz einer schriftlich fixierten IT-Strategie Leistungszusagen des IT-Bereichs Strategische Ausrichtung des IT-Bereichs Marktposition der Software-Anbieter und ihrer Produkte Beurteilung der Software-Qualität Servicequalität der Anbieter Wiederkauf- und Wechselbereitschaft Attraktivität anderer Anbieter Markt- und Unternehmensstrukturen Mitarbeiter Kunden Umsätze Rankings Zusammenfassung Software-Angebot Angebot nach Arbeitsfeldern Angebot nach Funktionalitäten Rechenzentrumsbetrieb / Software as a Service 36 Teil III: Fazit und ausgewählte Kennzahlen Fazit Ausgewählte Kennzahlen 39 Teil IV: Anbieter und Programme Kontakt- und Unternehmensdaten Software- und SaaS-Angebote der Unternehmen 50 Literatur und Quellen 52 Autoren 53 6 Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt

6 Vorwort Seit nun schon fünf Jahren ist der IT-Report für die Sozialwirtschaft zugleich Barometer und Kompass für die IT-Entwicklung in der Sozialwirtschaft. Als Barometer spiegelt er den aktuellen Stand bei den Themen IT-Infrastruktur, IT-Organisation und IT-Sicherheit in der Branche wider. Als Kompass gibt er Orientierung zu Trends und Entwicklungen in der IT-Strategie sozialer Träger wie im Markt der Anbieter von Branchenlösungen. Auf dem Erfahrungshintergrund von mittlerweile vier Ausgaben haben wir das Konzept dieser Marktstudie weiter optimiert. Beginnend mit der vorliegenden Ausgabe werden die IT-Reports in einem dreijährigen Zyklus mit folgenden Schwerpunktthemen erscheinen: Jahr 1: Wertbeitrag der IT und IT-Strategie, Qualität und Preiswürdigkeit von Software und Service der Anbieterfirmen Jahr 2: IT-Kosten, -Personal und -Infrastruktur, IT- Organisation und -Durchdringung, Investitionsvorhaben Jahr 3: Marktanteile und Verbreitungsgrad von Fachsoftware, IT-Sicherheit, IT-Service-Prozesse Mit diesem Konzept konnten wir die Fragebögen für die sozialen Organisationen mit dem Ziel deutlich verschlanken, die Akzeptanz der Befragung und die Rücklaufquote zu steigern. Wie bisher werden die Daten der Software-Anbieter zum Stand der Unternehmensentwicklung sowie zu ihrem Produkt-Portfolio jährlich erhoben. So ist gewährleistet, dass zur Unterstützung von Beschaffungsentscheidungen immer aktuelle Daten verfügbar sind. Die Autoren danken auch in diesem Jahr allen sozialen Organisationen und IT-Anbietern, die ihre Daten zur Verfügung gestellt haben und so einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass dieser Report weiterhin als Barometer und Kompass für IT-Fragen in der Sozialwirtschaft dienen kann. Ein besonderer Dank gilt den Sponsoren dieses Reports. Mit der Unterstützung dieser Forschungsarbeit dokumentieren sie, dass sie über den Tag hinausdenken, Verantwortung für die Entwicklung der Branche übernehmen und Markttransparenz als eine wichtige Voraussetzung dafür betrachten. Eichstätt im Mai 2012 Prof. Helmut Kreidenweis Prof. Dr. Bernd Halfar Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt 7

7 Erhebungsdesign und Durchführung der Befragung Erhebungsdesign und Durchführung der Befragung Der vorliegende IT-Report basiert auf zwei schriftlichen Befragungen, die in der zweiten Jahreshälfte 2011 durchgeführt wurden. Zielgruppen waren zum einen soziale Organisationen als Anwender von Informationstechnologie, zum anderen Anbieter von Branchensoftware- Lösungen für die Sozialwirtschaft. Beide Befragungen erstreckten sich geografisch auf das Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Anstelle der bisherigen Papierfragebögen kam in diesem Jahr erstmalig das Instrument der Online-Befragung zum Einsatz. Um über einen Befragungszyklus von drei Jahren eine vergleichbare Zusammensetzung der Stichprobe zu gewährleisten, baten wir im Vorfeld per Brief um die Zusicherung einer konstanten Befragungsteilnahme über diesen Zeitraum. Allen, die uns per Rückfax unter Angabe ihrer -Adresse ihre Bereitschaft hierzu erklärten, sandten wir anschließend per Mail einen Link zur Online- Befragung zu. Im Bereich der sozialen Organisationen wurden insgesamt Personen aus Einrichtungen angeschrieben, eine Zusicherung zur Mitarbeit über drei Jahre bekamen wir von 259 Personen aus 147 Einrichtungen was bezogen auf die Organisationen einer Rücklaufquote von 7% entspricht. einer anderen institutionellen Logik folgen und IT-seitig nur schwer vom gesamten Verwaltungsapparat einer Kommune getrennt betrachtet werden können. Schwerpunkt im Adresspool bilden Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern, jedoch sind auch Einrichtungen zwischen 50 und 100 Mitarbeitern sowie vereinzelt kleinere vertreten. Diese Gewichtung wurde bewusst vorgenommen und ist vor allem der Tatsache geschuldet, dass Einrichtungen erst ab einer gewissen Größenordnung über Ansprechpartner für die informationstechnologische Infrastruktur sowie über entsprechende Finanz- und Personaldaten-Auswertungen verfügen, um die für diesen Report relevanten Fragen mit hinreichender Präzision beantworten zu können. Von den 259 Personen, die uns vorab eine Teilnahme zusicherten, nahmen nach zwei Erinnerungswellen per letztlich 203 Personen aus 128 Organisationen an der Online-Befragung teil. Bezogen auf den Gesamtpool der Adressen entspricht dies einer Rücklaufquote von 8%, bezogen auf erklärte Teilnahmebereitschaft waren es 78%. Im Vergleich zur letztjährigen Befragung auf dem Postweg lag der Rücklauf um 1,5% höher. Hierbei könnte der geringere Umfang des Fragebogens und der höhere Komfort der Online-Beratung eine positive Rolle gespielt haben. Zumindest aber trugen beide Effekte dazu bei, die Größe es Samples stabil zu halten, was bei wiederholten Befragungen der selben Gruppe nicht selbstverständlich gelingt. Wie in den Vorjahren beruht unser kontinuierlich anwachsender Adresspool auf eigenen Internet-Recherchen, Einrichtungsverzeichnissen von Verbänden und aus Web-Portalen, Verzeichnissen von Partnerorganisationen sowie telefonischen Direktrecherchen. Durch die Vielfalt der Quellen dürfte eine weitgehend repräsentative Streuung über die Arbeitsfelder und Verbände der Sozialwirtschaft gewährleistet sein. Im Pool sind Einzel- und Komplex-Einrichtungen sowie Trägerverbände mit einem oder mehreren der folgenden Arbeitsfelder enthalten: Kinder-, Jugend- und Familienhilfe, Behindertenhilfe, stationäre Altenhilfe, ambulante Pflege, berufliche Bildung und Rehabilitation, Hilfen für psychisch Kranke, Suchtkranken-, Migranten-, Wohnungslosen- und Gefährdetenhilfe. Neben der freien Wohlfahrtspflege wurden in geringerem Umfang auch privat-gewerbliche Anbieter sozialer Dienstleistungen angesprochen. Kommunale Sozialverwaltungen waren wie in den vorausgegangenen IT-Reports nicht im Basisdatensatz enthalten, da sie Wie in den Vorjahren stellt sich die Frage, inwieweit die Stichprobe des vorliegenden Reports das hier in den Blick genommene Segment der Sozialwirtschaft Einrichtungen über Mitarbeiter repräsentiert. Zwar kann nach den Statistiken der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege (BAGFW) und den Daten des Statistischen Bundesamtes in Deutschland von über Einrichtungen in den oben genannten Tätigkeitsfeldern ausgegangen werden. Leider existieren jedoch keine Angaben, die die Grundgesamtheit der in dieser Befragung fokussierten Einrichtungsgrößen ausweisen. Es ist jedoch zu vermuten, dass ein sehr großer Anteil aller Einrichtungen etwa die vielen tausend Kindertagesstätten oder ambulanten Pflegedienste durch diesen Größenfilter fallen. Zieht man dabei in Betracht, dass die antwortenden Organisationen insgesamt Mitarbeiter beschäftigen und geht man von ca. 1,4 Millionen Beschäftigten im Sozialen Sektor aus, so umfasst diese Befragung immer- 8 Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt

8 Erhebungsdesign und Durchführung der Befragung hin 6-8% der hier Beschäftigten. Durch die Umsatzbrille betrachtet bildet unser Sample etwa den selben Anteil des gesamten Branchenumsatzes ab. Damit kann die Studie aufgrund der Verhältnisse zwischen Grundgesamtheit und Stichprobengröße grundsätzlich als repräsentativ bezeichnet werden. Als Anbieter von IT-Lösungen wurden nur solche in die Stichprobe aufgenommen, die branchenspezifische Software für soziale Einrichtungen und Verbände entwickeln und/oder vertreiben. Eine Grauzone bilden dabei Anbieter von finanz- und personalwirtschaftlichen Lösungen, welche einerseits branchenübergreifend einsetzbar sind, andererseits aber auch in branchenspezifischen Konfigurationen ausgeliefert werden. Aus diesem Spektrum wurden insbesondere solche Anbieter berücksichtigt, die in der Sozialwirtschaft über einen hohen Verbreitungsgrad verfügen. Insgesamt wurden 296 Anschreiben mit der Bitte um Zusicherung einer kontinuierlichen Teilnahme über drei Jahre verschickt. Den Marktkenntnissen der Autoren zufolge dürfte damit annähernd die Grundgesamtheit aller in Deutschland tätigen Firmen in diesem Feld erreicht worden sein. 89% dieser Anschreiben waren personalisiert und in der Regel direkt an die Geschäftsführung oder Vertriebsleitung adressiert. Eine Zusage zur Teilnahme erhielten wir von 58 Unternehmen, tatsächlich teilgenommen haben nach zwei Erinnerungswellen per Mail letztendlich 43 Firmen. In Bezug auf die Zusicherung zur Teilnahme beträgt die Rücklaufquote somit 20%, bezogen auf die tatsächliche Teilnahme 14%. Die Verlustquote zwischen Zusicherung und Teilnahme liegt damit bei 31%. Die Online-Fragebögen wurden zu 71% von den Geschäftsführern, Vorständen oder Inhabern ausgefüllt und zu 9% von Marketing-Verantwortlichen. Die restlichen Antworten streuen breit über unterschiedliche betriebliche Funktionen. Leider ging die Bereitschaft zur Teilnahme am IT-Report unter den Anbietern auch in diesem Jahr weiter zurück bei wiederholten Befragungen der selben Zielgruppe ein grundsätzlich bekanntes Phänomen. Einerseits ist das aus Sicht der Käufer sozialwirtschaftlicher Software bedauerlich. Andererseits zeigen diese Entwicklungen aber auch, dass es offensichtlich eine überschaubare Gruppe von Unternehmen gibt, die über den Tellerrand des kurzfristigen Vertriebserfolges hinausblickt und in deren Augen Markttransparenz ein hohes Gut darstellt. In dieser Gruppe finden sich viele der Namen wieder, die auch bei unseren vorangegangenen Befragungen der sozialen Organisationen nach Bekanntheit und Image der Anbieter eine gute Statur zeigen. Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt 9

9 Informationstechnologie in sozialen Organisationen Inwieweit werden derzeit Ihrer Meinung nach in Ihrer Organisation die Potenziale der IT ausgeschöpft? Rechnungswesen (n=197) Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung (n=190) Personalwesen (n=194) Controlling und Business Intelligence (n=198) Dienst- und Einsatzplanung (n=186) Hilfeplanung und Dokumentation (n=197) Informations- und Dokumentenmanagement (n=200) Summe über alle Items (n=1.362) 0 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Komplett Gut Mittelmäßig Gering Gar nicht und Leistungsabrechnung). Im Mittelfeld liegt mit einem arithmetischen Mittel von 2,2 das Personalwesen und dann wird es schon unbefriedigender. Die Potenziale für Informations- und Dokumentenmanagement liegen weitgehend brach, nur wenige nützen dies komplett oder gut. Auch in den Kernbereichen der Dienstplanung und der Hilfeplanung (beide Mittelwert von 2,7) ist noch sehr Luft nach oben, etwas besser sieht es im Bereich Controlling/Business Intelligence aus, das als eigentlich starke IT-Domäne nur auf ein arithmetisches Mittel von 2,4 kommt. Die Unternehmensgrößen geben wiederum keinen Hinweis zur Erklärung, ob und in welchem Grad die IT- Potenziale ausgenutzt werden. Überraschend zeigen die großen Organisationen mit mehr als Mitarbeitern sogar in zwei Feldern die schlechtesten Werte: im Bereich der Hilfeplanung liegt man knapp auf dem letzten Platz in der nach Größen klassifizierten Unternehmen, aber im Rechnungswesen ist der Mittelwert der großen dramatisch schlechter als der aller anderen Größenklassen. Diese Einschätzungen werden in sehr vergleichbarem Umfang von den befragten unterschiedlichen Berufsgruppen geteilt, so dass die Einschätzungen keinen professionellen Filter haben. Die Werte variieren auch nicht zwischen den einzelnen Arbeitsfeldern. Die bereits erläuterten Mittelwerte beim IT-Ausnutzungsgrad in den einzelnen betrieblichen Funktionen sind stabil, die Dienstplansoftware oder Controllingsoftware oder Hilfeplansoftware etc. wird, egal ob in der Altenhilfe, Behindertenhilfe, in der beruflichen Reha oder in der Jugendhilfe immer im typischen Funktionsvolumen eingesetzt oder entsprechend nicht ausgeschöpft. Mit Ausnahme der zwei Nutzungsausreißer Rechnungswesen und Hilfeplanung/Dokumentation auf Seiten der großen Unternehmen scheint es in der Sozialwirtschaft größen- und branchenunabhängig typische Potenzialnutzungsgrade für einzelne IT-Bereiche zu geben. Warum ausgerechnet der Ausschöpfungsgrad im Rechnungswesen bei den Giganten der Branche so stark zurückfällt, Durchschnittliche Einschätzung der Ausschöpfung der Potenziale der IT nach Mitarbeiterzahl Potenziale Mitarbeiterzahl unter 100 bis 500 bis bis Total 100 unter 500 unter unter und mehr Rechnungswesen 1,9 1,8 1,8 1,8 2,9 1,8 Klientenverwaltung und Leistungsabrechnung 1,9 2,0 2,2 1,8 1,9 1,9 Personalwesen 2,4 2,3 2,2 2,2 2,2 2,3 Controlling und Business Intelligence 2,5 2,4 2,5 2,4 2,4 2,4 Dienst- und Einsatzplanung 2,9 2,9 2,8 2,6 2,5 2,8 Hilfeplanung und Dokumentation 2,4 2,8 2,7 2,7 2,9 2,7 Informations- und Dokumentenmanagement 2,7 3,1 3,0 3,4 3,3 3,1 1= Komplett, 2 = Gut, 3= Mittelmäßig, 4= Gering, 5 = Gar nicht Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt 17

10 Der Branchensoftware-Markt 1. Markt- und Unternehmensstrukturen Wie schon in den vorangegangenen IT-Reports gilt es, bei der Branchenanalyse der Anbieterlandschaft einige metho dische Hürden zu nehmen: Bei den Mitarbeiter-, Umsatz-, Anwender- und Kundenzahlen mussten diejenigen Unternehmen, die auch in anderen Branchen tätig sind, einen Teil ihrer Unternehmensdaten dem sozialwirtschaftlichen Unternehmenssegment rechnerisch zuordnen. Das ist bei der anteiligen Zuordnung zentraler Unternehmensbereiche zum sozialwirtschaftlichen Geschäftsbereich ebenso kompliziert, wie bei der Trennung von Sozialwirtschaft, Gesundheitswirtschaft, Kirche und öffentlicher Sozialverwaltung. Weiterhin weisen Softwareunternehmen in ihrer Personalstruktur traditionell einen relativ hohen Anteil an Freelancern bei der Programmierung und freien Mitarbeitern im Vertrieb und Kundenservice auf, so dass sich ein Vergleich der Mitarbeiterstrukturen nicht ganz einfach gestaltet. Ebenso kniffelig ist die vergleichende Messung der Kundenanzahl, weil etwa 20 in einer Betreibergesellschaft zusammengefasste Sozialstationen als ein Kunde gezählt werden können, bei einer anderen rechtlichen Konstruktion oder vertrieblichen Interpretation jedoch auch als 20 Kunden. Neben diesen methodischen Herausforderungen taucht im Einzelfall natürlich auch das unternehmerische Motiv auf, die eigene Firma in kräftigeren Farben zu malen als es blasse Zahlen zeigen, und dadurch die Auswertung etwas zu verzerren. Bereits im letzten Jahr haben wir daher die Eigenangaben der Unternehmen mit Informa tionen aus Wirtschaftsdatenbanken und mit den aktuellen Bilanzen der veröffentlichungspflichtigen Kapital gesellschaften unter den Teilnehmern in Beziehung gesetzt. Dies erlaubt uns auch in diesem Jahr im vergleichenden Blick der Zahlenreihen und auf dem Hintergrund langjähriger Marktbeobachtungen, offensichtlich unplausible Angaben erkennen und gegensteuern zu können. Insofern dürften die in diesem IT-Report für die Sozialwirtschaft abgebildeten Unternehmensdaten ein ziemlich realistisches Bild der Landschaft derjenigen Unternehmen zeigen, die im zweiten Halbjahr 2011 an unserer Erhebung teilgenommen haben. Anzahl der Nennungen Gesamtzahl der Mitarbeiter weniger auf ein Beschäftigungswachstum in der Branche hindeuten als auf die veränderte Zusammensetzung der Stichprobe: Vor allem im Segment der kleinen Firmen zwischen 1 und 20 Mitarbeitern ging die Bereitschaft zur Teilnahme am IT-Report zurück, in den anderen Segmenten blieb sie hingegen zumeist stabil. Die von uns schon in den Vorjahren beobachtete Marktstruktur bleibt trotz dieser Veränderung weiterhin deutlich sichtbar: Fast die Hälfte der Stichprobe setzt sich aus kleinen Firmen mit bis zu 20 Mitarbeitern zusammen, und ein weiteres knappes Viertel liegt zwischen 21 und 40 Mitarbeitern. Die Quote der freien Mitarbeiter ging im Mehrjahresvergleich auf nun 11% zurück, was wohl der Tatsache geschuldet ist, dass die im vorliegenden Sample proportional stärker vertretenen großen Anbieter eher mit Festanstellungen arbeiten, wohingegen die kleinen Firmen im 30 % 25 % 20 % 15 % 10 % über (n=69) 2011 (n=62) 2012 (n=44) Personalstruktur der IT-Anbieter 1.1. Mitarbeiter In den 43 Softwareunternehmen, die sich an der Befragung beteiligt haben, sind insgesamt Mitarbeiter beschäftigt. Gegenüber den Vergleichswerten aus dem IT-Report 2011hat sich die durchschnittliche Mitarbeiterzahl pro Unternehmen von 43 auf 52 erhöht. Dies dürfte 5 % 0 % Mittlere Quote der freien Mitarbeiter 2008 (n=35 bzw. n=40) 2011 (n=39 bzw. n=42) 2012 (n=38) Mittlere Quote der Teilzeitkräfte 28 Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt