c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind:

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1 Beschränkte Ausschreibung (Verhandlungsverfahren) mit vorgeschaltetem öffentlichem Teilnahmewettbewerb in Anlehnung an 12 Abs. 2 VOL/A zur Organisation und Durchführung des Brandenburgischen Sommerabends ab 2015 Bekanntmachung a) Bezeichnung und die Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: WirtschaftsForum Brandenburg e.v. vertr. d. d. Präsidenten Herrn Dr. Milos Stefanovic c/o Bürgschaftsbank Brandenburg Schwarzschildstr Potsdam Konkrete Ansprechpartnerin: Frau Ute Gesche ute.gesche@wf-brandenburg.de Telefon: Homepage: b) Art der Vergabe: Beschränkte Ausschreibung (Verhandlungsverfahren) mit vorgeschaltetem öffentlichem Teilnahmewettbewerb (in Anlehnung an 3 Abs. 1 S. 2, Abs. 3 VOL/A). Der Auftraggeber bzw. die Vergabestelle ist kein öffentlicher Auftraggeber im Sinne des Vergaberechts. Nur um größtmöglichen Wettbewerb, Transparenz und Chancengleichheit sicherzustellen, hat sich der Auftraggeber zu einem Ausschreibungsverfahren in Anlehnung an die VOL/A entschlossen.

2 c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Teilnehmeranträge sind in schriftlicher und unterzeichneter Form abzugeben und können auf dem Postweg oder direkt bei der ausschreibenden Stelle eingereicht werden. Sie sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und müssen folgende Kennzeichnung aufweisen: Teilnahmeantrag für Vergabe-Nr. Ausschr. SoFest. Formulare für den Teilnahmeantrag stehen nicht zur Verfügung. Elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge müssen unberücksichtigt bleiben. d) Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung: Gegenstand der Ausschreibung ist die Leistungserbringung zur Vorbereitung, Organisation, Durchführung sowie Abwicklung der im Jahresturnus stattfindenden Veranstaltung Brandenburgischer Sommerabend im Juni 2015 sowie optional in den Folgejahren 2016 bis Ziel ist die Erbringung aller hierfür erforderlichen Leistungen auf Grundlage eines mit dem auszuwählenden Konzessionär abzuschließenden Konzessionsvertrages. Die Durchführung der Veranstaltung erfolgt also auf wirtschaftliches Risiko des ausgewählten Bieters. Bei dem Event Brandenburgischer Sommerabend handelt es sich um eine jährlich stattfindende Veranstaltung der Landesvertretung Brandenburg beim Bund sowie des WirtschaftsForum Brandenburg e.v. Auf Einladung des Ministerpräsidenten, der Bevollmächtigten des Landes Brandenburg beim Bund und für Europaangelegenheiten sowie des Präsidenten des WirtschaftsForums Brandenburg e.v. werden im Juni/Juli eines jeden Jahres ca Gäste aus den Bereichen Politik, Wirtschaft, Diplomatie, Wissenschaft, Kultur und Medien aus Bund und Land eingeladen. Der Sommerabend beginnt regelmäßig um 18:00 Uhr und endet mit dem traditionellen Feuerwerk gegen 24:00 Uhr. Durch den Abend führt ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm, das auf einer Hauptbühne sowie weiteren Nebenbühnen angeboten wird. Den Gästen wird ein reichhaltiges Speisen- und Getränkeangebot zur Verfügung gestellt. Auf der Homepage der Vergabestelle stehen Filme über die bisherigen Veranstaltungen zur Verfügung. Die Finanzierung der Veranstaltung erfolgt über im Wesentlichen über durch den vom Organisator eingeworbene Sponsorengelder und Zuschüsse von privaten Partnern aus der Wirtschaft. Zusätzlich tragen die Veranstalter gedeckelte Zuschüsse bei, die hier bei insgesamt etwa ,00 liegen. Für den wirtschaftli- Seite 2 von 7

3 chen Erfolg der Veranstaltung ist also maßgeblich auch der ausgewählte Organisator verantwortlich. Durch den Konzessionär werden nachfolgend genannte Punkte zu erbringen sein: Erarbeitung eines Gesamtkonzeptes bzgl. aller Veranstaltungsbereiche Übernahme des gesamten Projektmanagements Entwicklung und Anwendung des Veranstaltungsdesigns Umfassendes Teilnehmer- und Gästemanagement Akquise und Betreuung von Sponsoren und Partnern (bisherige Größenordnung: rund 110 Sponsoren/Partner) Einholung sämtlicher zur Durchführung der Veranstaltung erforderlichen behördlichen Genehmigungen Planung und Durchführung aller veranstaltungs- und bühnentechnischen Belange Planung und Umsetzung eines Empfangs für bis zu 40 Sponsoren und Partner am Veranstaltungstag Personalplanung und Verwaltung Catering-Versorgung der Gäste und sonstiger Teilnehmer Übernahme des Einlassmanagements, erforderlicher Sicherheitsvorkehrungen sowie Verwaltung der Gästeparkplätze sowie des Gäste-Shuttles Umfassende Dokumentation über Veranstaltungsdurchführung Unterstützung der Veranstalter bei der Pressearbeit Übernahme der Finanzverwaltung- bzw. -buchhaltung und Controlling bzgl. der Veranstaltung Erforderlich ist die regelmäßige Abstimmung mit dem Veranstalter und erforderlichenfalls Genehmigung einzelner Punkte und deren Inhalte. Geplant ist zunächst der Abschluss eines Konzessionsvertrages, mit dem der auszuwählende Konzessionär in maßgeblichen Teilen zur Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung im Jahr 2015 berechtigt und verpflichtet wird; im Vertrag wird es aber eine Regelung zur optionalen, stufenweisen Beauftragung für die Veranstaltung in den Jahren geben. Zur Finanzierung der Veranstaltung erhält der Konzessionär einem Fixbetrag von den Veranstaltern. Weitere Gelder müssen aus eingeworbenen Sponsoren- und Part- Seite 3 von 7

4 nergeldern (Dienstleistungs- und Sachsponsoring, ferner finanzielle Sponsorenbeteiligungen) generiert werden. Das wesentliche wirtschaftliche Risiko der Durchführung der Veranstaltung liegt damit beim Konzessionär und seinem Erfolg bei der Akquise von Sponsoren unter Einhaltung der Kostenplanung bei Beibehaltung des Leistungsumfanges. e) Aufteilung in Lose: Nein f) Zulassung von Nebenangeboten: Nein g) Ausführungsfrist: Sommer 2015 sowie entsprechender Termin in den Folgejahren, sofern weitere Veranstaltungen beauftragt werden (optional). h) Die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können. Siehe oben unter lit. a). Für den Teilnahmewettbewerb stehen noch keine weiteren Unterlagen zur Verfügung. i) Teilnahme- oder Angebots- und Bindefrist: Teilnahmefrist: , 12:00 Uhr Bindefrist: j) Geforderte Sicherheitsleistungen Der Konzessionär ist verpflichtet, sich gegen Haftpflichtansprüche mindestens in nachstehender Höhe zu versichern bzw. eine Bürgschaft in entsprechender Höhe nachzuweisen. Mindest-Deckungssumme für Personen sowie sonstige Schäden: EUR. Mit Seite 4 von 7

5 dem Teilnahmeantrag ist eine entsprechende Eigenerklärung vorzulegen, dass eine entsprechende Versicherung/Bürgschaft vorliegt bzw. im Fall der Zuschlagserteilung abgeschlossen und über die Vertragsdauer aufrechterhalten wird. Bei Vertragsunterzeichnung ist dem Auftraggeber eine Kopie des Haftpflichtversicherungsscheines oder eine Bürgschaftsurkunde vorzulegen. k) Wesentliche Zahlungsbedingungen Siehe spätere Vergabeunterlagen. l) Zur Beurteilung der Eignung des Bewerbers verlangte Unterlagen Folgende Nachweise über Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bewerbers sind seinem Teilnehmerantrag beizufügen: - Aussagekräftige Darstellung des Unternehmensprofils des Bewerbers mit folgenden Mindestangaben einschließlich eines Leistungsportfolios (max. 5 DIN A4-Seiten): Dauer des Firmenbestehens unter Angabe des Gründungsjahrs, Angabe von Firmenname und gewählter Rechtsform der Unternehmung, Angabe üblicher Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Telefax sowie ), Gegenwärtige Anzahl sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer. - Nachweis über eine Eintragung des Bewerbers in das Berufs- oder Handelsregister. - Nachweis, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen über den Bewerber enthält. - Eigenerklärung darüber, dass die in 6 Abs. 5 VOL/A aufgeführten Ausschlussgründe nicht einschlägig sind. - Eigenerklärung, ob und auf welche Weise der Bewerber, mit Blick auf den gegenständlichen Auftrag, mit Dritten bzw. Nachunternehmern zusammenarbeiten würde; Angabe über die Teile der Leistungserbringung, für die der Konzessionär einen Unterauftrag zu erteilen beabsichtigt. - Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens des Bewerbers sowie den Umsatz bezüglich der spezifischen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Die Vergabestelle erwartet einen Mindestgesamtumsatz von 2,5 Mio. (netto) p.a. Davon muss Seite 5 von 7

6 auf Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein, 1,25 Mio. (netto) p.a. entfallen. Hierbei handelt es sich um eine vergaberechtliche Mindestbedingung. - Eigenerklärung über mind. 3 und max. 5 Referenzen bzgl. durchgeführter Veranstaltungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die nach Art und Umfang der hier beschriebenen Veranstaltung (insbesondere mit Blick auf die Anzahl der Gäste) vergleichbar sind; unter Angabe von Inhalt und Umfang der erbrachten Leistungen, der Kontaktdaten sowie Benennung des Auftraggebers sowie eines Ansprechpartners (max. 2 DIN A4-Seiten je Referenz); auch hierbei handelt es sich um eine vergaberechtliche Mindestbedingung. Vergleichbar sind für die Vergabestelle Veranstaltungen ab Besuchern. - Eigenerklärung über die Leistungsfähigkeit mit Blick auf die Größe und Zusammensetzung des Projektteams des Bewerbers mit Erklärungen zur jeweiligen Qualifikation eines jeden Projektbeteiligten bestehend aus Informationen zum beruflichen Werdegang, sonstigen Qualifikationen sowie Referenzen. Für fehlende oder nicht vollständig eingereichte Erklärungen und Nachweise behält sich die Vergabestelle entsprechende Nachforderungen vor. Bewerbergemeinschaften sind unter Vorlage einer von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft unterzeichneten rechtsverbindlichen Erklärung mit folgenden Inhalten zugelassen: - Erklärung, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Falle der Auftragserteilung gesamtschuldnerisch haften, - Benennung eines bevollmächtigten Vertreters, der die Bewerbergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, - Erklärung, dass der bevollmächtigte Vertreter berechtigt ist, im Rahmen dieses Vergabeverfahrens uneingeschränkt im Namen aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft zu handeln. Seite 6 von 7

7 m) Höhe der Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen bei Öffentlichen Ausschreibungen Keine n) die Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden. Die Zuschlagskriterien mit Bewertungsmatrix sind der späteren Angebotsaufforderung bzw. den Vergabeunterlagen zu entnehmen. o) Sonstiges/Zusätzliche Angaben Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich zunächst um eine Aufforderung zur Bewerbung um die Teilnahme an einem Verfahren zur Vergabe einer Dienstleistungskonzession. Das weitere Verfahren gliedert sich wie folgt: Auf Grundlage der Eignungskriterien erfolgt zunächst eine Wertung aller form- und fristgerecht eingegangenen Teilnehmeranträge (Teilnahmewettbewerb). Bewerber, welche die oben genannten Mindestbedingungen nicht erfüllen, scheiden aus. Bei den verbleibenden Bewerbern findet eine Bewertung in der Weise statt, dass die Vergabestelle aus der Gesamtheit aller Angaben und Unterlagen des Bewerbers bewertet, ob sie den Bewerber für fachkundig, leistungsfähig und zuverlässig hält. Nach deren Wertung werden max. 4 Teilnehmer schriftlich zur Angebotsabgabe aufgefordert. Auf Basis der vorgelegten Angebote sollen mit den ausgewählten Teilnehmern Verhandlungsgespräche geführt werden (Verhandlungsverfahren). Am 02. Juli 2014 findet der 15. Brandenburgische Sommerabend in der Schiffbauergasse in Potsdam statt. Bewerber sollten sich persönlich einen Eindruck vom Umfang und Charakter der Veranstaltung machen. Für Rückfragen und Abstimmungen steht die unter lit. a) genannte Ansprechpartnerin zur Verfügung. Seite 7 von 7