4. Präsentation. Methodisch-soziale Kompetenz. Inhalt. Lernziele. Präsentation

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1 4. Präsentation Inhalt Inhalt...1 Lernziele...1 Präsentation...1 Vorbereitung der Präsentation...2 Was interessiert den Zuhörer?...3 Vorbereitung auf heterogene Gruppen:...3 Zielformulierung...4 öffentliche Ziele...4 Persönliche Ziele Wie will ich wirken?...4 Persönliche Ziele Was will ich erreichen?...4 Struktur der Präsentation...5 Informationspräsentation...5 Überzeugungspräsentation...5 Visualisierung...6 Technik-Einsatz...7 Die 7 Todsünden bei Overheadfolien...8 Bildwechsel...8 Auftreten...9 Die 5 Regeln gegen die Nervosität:...9 Was die meisten Zuschauer stört...9 Die erste Minute einer Präsentation...10 Abschluss...11 Bericht...12 Lernziele 1. Wissen, worauf bei der Vorbereitung einer Präsentation zu achten ist und wie ich sie zielgerichtet vorbereite. 2. Kennen und Anwenden wichtiger Techniken zur Präsentationsunterstützung. 3. Die Schritte zur eigenen Verhaltensoptimierung kennen und ausprobiert haben. Präsentation Eine Präsentation beinhaltet den Transfer sachlicher Inhalte vom Präsentierenden an sein Publikum, die Selbstdarstellung des Präsentierenden verbunden mit persönlichen Zielen -, die emotional besetzte Beziehungskomponente nach der der Vortragende als sympathisch oder unsympathisch eingestuft wird und schließlich die Botschafts- und Appellkomponente mit der er sein Publikum bewegen will.1 Welcher der Aspekte im Vordergrund steht, hängt von der jeweiligen Situation ab. Ein Referat während einer Abteilungsbesprechung hat eine andere Gewichtung der einzelnen Komponenten als die Präsentation eines Produktes auf einer Leistungsschau. 1 Dies entspricht dem Nachrichtenquadrat von Schulz von Thun (1989) Bd. 1 Prof. Dr. Hans J. Regier 4-1

2 Für den Vortragenden hat die Präsentation drei wichtige Aspekte, die bei der Planung und Ausführung zu beachten sind: Inhalt Persönliche Ziele Technik Vorbereitung der Präsentation Vorentscheidung (3 x Vortragsdauer) 1. Publikumsanalyse 2. Zielsetzung a) öffentliches Ziel Informieren Überzeugen b) persönliche Ziele Eindruck den ich hinterlassen will sonstige persönliche Ziele 3. Medienwahl... Konzeption (9 x Vortragsdauer) 1. Materialsammlung 2. Visualisierung 3. Strukturierung Produktion (12 x Vortragsdauer) Regie (6 x Vortragsdauer) 1. technischer Ablauf 2. persönliche Vorbereitung 3. Optimierung der kritischen Phasen 4. Umgang mit Lampenfieber 5. Handhabung der Medien 6. Interaktionsstrategie 7. Vorbereitung auf Fragen, Einwände, Störungen Prof. Dr. Hans J. Regier 4-2

3 Was interessiert den Zuhörer? M e in e Info rm a tio n D e ine In te re s s e n Wichtig ist nicht was Sie zu bieten haben, sondern was dem Teilnehmer nützt. 1. Übung: a) Sie erhalten die Aufgabe, im Rahmen einer halbtägigen Werbeveranstaltung (Roadshow) in einer 20minütigen, einführenden Präsentation den teilnehmenden (potenzielle) Kunden die Struktur und die Leistungen ihres Unternehmens zu vermitteln. b) Das Management ihres Hauses bereitet sich auf das Audit im Rahmen einer ISO- Zertifizierung vor und bittet Sie, ihre Prozesse zu beschreiben. Ermitteln Sie hierzu die wahrscheinlichen Bedürfnisse der Teilnehmer die von den Teilnehmern erwarteten Informationen. Vorbereitung auf heterogene Gruppen: Wenn Sie keinen Informationen über Kenntnisstand und Bedürfnisse der Teilnehmer wissen oder erfahren können bietet sich die Bestandsaufnahme zu Beginn einer Veranstaltung an: Beispiel: Keine Kenntnisse theoretische Kenntnisse gelegentliche Nutzung häufige Nutzung Experte Excel WinWord PowerPoint Access Die Wertungskriterien (Kopfzeile) werden von ihnen vorgegeben und erläutert. Die zu bewertenden Kriterien (hier Softwareprodukte) können von ihnen vorgegeben oder von den Teilnehmern auf Zuruf zusammengetragen werden. Prof. Dr. Hans J. Regier 4-3

4 Zielformulierung öffentliche Ziele Die öffentlichen Ziele sind die von mir angestrebten Ergebnisse, die ich den Teilnehmern auch zu Beginn der Präsentation mitteile. nicht: Ich will... (z.b. Ich will den Teilnehmern den Umgang mit Powerpoint erklären.) sondern: Die Teilnehmer sollen... (z.b. Die Teilnehmer sollen in der Lage sein, selbständig mit Powerpoint Folien zu erstellen.) Persönliche Ziele Wie will ich wirken? Mit einer Präsentation stelle ich mich selbst dar. Je nach Zusammensetzung der Teilnehmer ergeben sich für mich unterschiedliche persönliche Ziele. Welchen Eindruck will ich machen? Erfolgt die Präsentation zum Beispiel vor einer Gruppe von Vorgesetzten, so will ich mich vielleicht als künftiger Projekt- oder Gruppenleiter empfehlen. Hierzu will ich einen bestimmten Eindruck hinterlassen. Dieser Eindruck muss allerdings in Übereinstimmung mit meiner Persönlichkeit stehen. Es geht also nicht darum, nicht vorhandene Eigenschaften vorzutäuschen. Vielmehr sollen die eigenen Stärken gezielt eingesetzt und ins rechte Licht gerückt werden. fachliche Kompetenz (kompetent, erfahren, innovativ, weitblickend, genau,...) soziale Kompetenz (verständnisvoll, kooperativ, humorvoll, überzeugend,...) methodische Kompetenz (diszipliniert, gründlich, weitblickend, gut organisiert, gut vorbereitet,...) persönliche Kompetenz (glaubwürdig, vertrauenswürdig, intellektuell, humorvoll, pragmatisch,...) Aus der Fülle von Eigenschaften sind höchstens 3-4 auszuwählen und Maßnahmen zu überlegen, wie diese Eigenschaften in der Präsentation zur Geltung gebracht werden können. Persönliche Ziele Was will ich erreichen? Vielleicht möchte ich feststellen, ob mein neues didaktisches Konzept ankommt oder ob die neue Benutzeroberfläche der Software den Teilnehmern besser gefällt als die alte. Deckblatt für die Präsentationsunterlagen: Vorderseite: Präsentation: Einführung in... Ziele: Die Teilnehmer sollen... Rückseite: Persönliche Ziele (Wie will ich wirken?) kompetent: persönlichen Werdegang vorstellen Fragen jederzeit zulassen gründlich: Namensschilder vorbereiten gut vorbereitet: Reservefolien bereithalten dynamisch: Skizzen am Flip-Chart entwerfen Persönliche Ziele (Was will ich erreichen?) - Als Vortragender eingeladen zu werden - Gehaltsposition verbessern Prof. Dr. Hans J. Regier 4-4

5 Struktur der Präsentation Die Grundstruktur einer Präsentation ist für alle Arten der verbalen Präsentation gleich: Einleitung ( Nicht mit der Tür ins Haus fallen ) Hauptteil (Informationen und Argumente) Schluss (Rechtzeitiges Ende) Struktur eines Kurzvortrags = Einleitung einer umfangreicheren Präsentation 30 Sek. Start Schnell zur Sache 4 Min. Inhalt Informationen und Argumente 30 Sek. Finale Kräftig schließen Die Präsentation ist so anzulegen, dass innerhalb von 5 Minuten die Teilnehmer auf der Beziehungsebene gewonnen werden. Im Anschluss folgen die Details, je nach Informationsbedarf und verfügbarer Zeit. Zweck und Inhalt der Präsentation bestimmen die Feinstruktur. Zu unterscheiden sind Informationspräsentation Einleitung: Hauptteil: Bedeutung, Hintergrund und Zusammenhänge Reihenfolge der Informationen Kerninformation - Aussage Detailinformationen Überzeugungspräsentation Einleitung: Bedeutung, Bezug, Zielsetzung Hauptteil: Alternative 1 Alternative 2 Pro und Kontra Aktionsvorschlag Prof. Dr. Hans J. Regier 4-5

6 Visualisierung Bildinformation wird mal schneller verarbeitet als Textinformation Ein Tipp zur optimalen Vorbereitung auf die Präsentation: Erstelle für jeden Gedanken, den Du vermitteln willst ein Bild. Wenn Du der Meinung bist, dass sich der Aufwand nicht lohnt, so ist der Gedanke nicht wichtig genug und sollte weggelassen werden. Lässt sich ein Sachverhalt nicht visualisieren (zu abstrakt, zu komplex), so behilf Dich mit dem Bild für ein Beispiel (z.b. ein Fall für ein Gesetz) oder der Visualisierung einzelner Aspekte (z.b. Wechselkurs statt Kapitalverkehr) Übung: Notieren Sie zwei Ideen zu einem Vortrag über die Erweiterung der europäischen Union und ihre Konsequenzen für den Bayerischen Mittelstand. Versuchen Sie die Ideen grafisch auf einem DIN-A 3 Blatt zu beschreiben. Präsentieren sie anschließend das Ergebnis. Das Vortragsmanuskript Thema: Thema Einleitung: - Begrüßung - 1. Satz wörtlich 1. Stichwort 2. Stichwort 3. Stichwort Hauptteil: 1. Stichwort Nebenstichworte Zitate 2. Stichwort Nebenstichworte Zitate 3. Stichwort Nebenstichworte Zitate 4. Stichwort Nebenstichworte Zitate 5. Stichwort Nebenstichworte Zitate 6. Stichwort Nebenstichworte Zitate Schluss Stichwort Letzter Satz wörtlich Mit farbigen Markern lassen sich Zusammenhänge verdeutlichen: z.b. 1. Stichwort Einleitung gehört zu Stichwort 2 und 3 im Hauptteil. -> Markieren in gleicher Farbe. Prof. Dr. Hans J. Regier 4-6

7 Technik-Einsatz Die Technik ist nur Hilfsmittel. Sie darf nicht im Vordergrund stehen (außer bei einer Präsentation der Technik) sondern soll die Präsentation erleichtern. Bei der Auswahl der geeigneten technischen Hilfsmittel ist eine Reihe von Aspekten zu berücksichtigen. Der Referent muss die Technik gut vorbereiten Ein Overheadprojektor, der sich nicht einschalten lässt, unlesbare Metaplanwände, eine kreideverschmierte Tafel, eingetrocknete Stifte vieles kann und wird schief gehen, wenn keine sorgfältige Vorbereitung der technischen Hilfsmittel erfolg. Der Referent muss die eingesetzte Technik sicher beherrschen Wer keine Erfahrung und/oder keine rechte Einstellung zu einer Technik hat, wird sie nicht effizient einsetzen können. Er selbst fühlt sich unwohl und dieses Empfinden überträgt sich als spürbare Nervosität auf die Teilnehmer. Zu viel Technik und zu viele verschiedene Techniken stören Es sollten nicht mehr als zwei unterschiedliche Techniken im Rahmen einer Präsentation eingesetzt werden. Z.B. kann neben dem Overhead-Projektor auch ein Flipchart zur Anwendung kommen. Weiterer technischer Einsatz z.b. durch Beamer, Metaplan, Videound Audiogeräte belastet die Aufnahmefähigkeit der Zuhörer und lenkt von den Inhalten ab. Die Technik muss dem Zweck der Präsentation angemessen sein Sollen sachliche Inhalte an die Teilnehmer vermittelt werden, wird also eine weitgehend passive Informationsaufnahme erwartet, so ist der Overhead-Projektor ein geeignetes Instrument, um das Referat durch Bilder, Grafiken und kurze Texte zu ergänzen und zu veranschaulichen. Dient die Präsentation eher der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mit aktiver und kreativer Anteilnahme der Teilnehmer, so sind Techniken einzusetzen, die dies unterstützen. Tafel, Flipchart und insbesondere die Metaplantechnik bieten hierzu die erforderliche Kapazität und Flexibilität. Die Rahmenbedingungen müssen stimmen Der Technikeinsatz wird wesentlich bestimmt durch die Rahmenbedingungen unter denen die Präsentation erfolgt. Die Zahl der Teilnehmer, die Tageszeit, die Dauer der Präsentation, die Sitzordnung, die Beschaffenheit des Raums, seine technische Ausstattung begrenzen die Möglichkeiten. Deshalb sollte der Raum sorgfältig ausgewählt und vor der Planung inspiziert werden und unliebsame Überraschungen zu vermeiden. Prof. Dr. Hans J. Regier 4-7

8 Die 7 Todsünden bei Overheadfolien 2 Zuviel Information (zuviel Text, zu viele Zahlen, zu viele Details) Zu kleine Schrift (Auch die größten Schreibmaschinen-Buchstaben sind zu klein!) Zu dünne Linien (Vor dem grellen Hintergrund wirkt alles Dünne kümmerlich) Nur kopiert (Vorlagen werden einfach über ein Kopiergerät auf Folie gebracht, ohne weitere Aufbereitung) Keine Bilder (Ziffern und Text sind abstrakt, unanschaulich, nicht merkbar - und langweilig!) Keine Farbe (Entweder schwarzweiß aus dem Kopierer oder mit EINEM Folienschreiber erstellt) Zu viele Folien (Mehr als 1 Folie pro Minute ist als Durchschnitt auf jeden Fall zuviel!) Bildwechsel Die Überleitung zum nächsten Bild ist wichtig. Sie sollte aber nicht den Bildinhalt vorwegnehmen. Z.B. Sehen wir uns die Umsatzentwicklung... an. statt Die nächste Folie zeigt Ihnen... Alternativ Frage Folienwechsel Weitersprechen 2 Quelle: Hierhold a.a.o. S. 183 Prof. Dr. Hans J. Regier 4-8

9 Auftreten Der Nervosität begegnen Sie durch gründliche fachliche und Methodische Vorbereitung. Zur Bewältigung des Lampenfiebers gilt es die Fluchtenergie in Überzeugungsenergie umzuwandeln. Die 5 Regeln gegen die Nervosität: 1. Füße betonieren und Energie nach oben leiten Hände hängen lassen oder vor den Bach nehmen laut sprechen kontrollierte Ortsveränderung 2. Blickkontakt Für jeweils einen Zuhörer einen Gedanken (3-5 Sek.) freundliche Zuhörer aussuchen Blickkontaktwechsel im M -Format Blickkontaktwechsel im W -Format 3. Visuelle Hilfsmittel als sichernden Leitfaden einsetzen (z.b. Folie mit Gliederung) 4. Sich Zeit nehmen ( Pausen ) vor dem ersten Satz wenn der Blick vom Publikum weg auf die Tafel geht wenn Sie mit Unterlagen / Geräten hantieren bei Pannen (z.b. etwas fällt zu Boden) 5. Start optimieren U.a. durch Autosuggestion: Ich freue mich, dass ich hier bin. Ich freue mich, dass Sie hier sind. Sie sind mir wichtig. Ich bin meiner Sache sicher Guten Morgen meine Damen und Herren... Was die meisten Zuschauer stört 3 Der fehlende Augenkontakt, ein unsteter, schweifender Blick, das nervöse Auf-und-ab-Gehen, aber auch das steife und starre Dastehen. Gestikulieren mögen wir auch nicht oder Geklimper mit dem Kleingeld in der Tasche. Spielereien mit Zeigestab, Kugelschreiber usw. lenken uns ab, ebenso das Putzen und Herumzupfen an Kleidung und Schmuck. Anklammern am Vortragspult und Verkriechen im Manuskript irritiert uns ebenfalls. 3 Quelle: Hierhold a.a.o. S. 289 Prof. Dr. Hans J. Regier 4-9

10 Die erste Minute einer Präsentation 4 informeller Rahmen formeller Rahmen Material bereithalten (Folien, Manuskript, Stifte, Notizblock... ) Schwungvoll (!) aufstehen und zum Vortragsort gehen Arbeitsplatz herrichten (Fern-steuerung, Zeiger, Stifte, Uhr... ) Wenn vorher nicht möglich: Geräte und Einstellung überprüfen) Material bereithalten (Folien, Manuskript, Stifte, Notizblock... ) Schwungvoll (!) aufstehen und zum Vortragsort gehen Vorstellungszeremonie mit freundlichem Gesicht in Richtung Zuhörer ertragen) Arbeitsplatz herrichten (Fernsteuerung, Zeiger, Stifte, Uhr... ) Diaprojektor mit Schwarzdia einschalten, erste Folie auflegen, aber ohne Licht Wenn vorher nicht möglich: Geräte und Einstellung überprüfen) Diaprojektor mit Schwarzdia einschalten, erste Folie auflegen, aber ohne Licht Ausatmen Begrüßung ("Guten Morgen!...) Direkte Einleitung ( Der nächste Punkt auf unserer Liste sind also die Rationalisierungsreserven... ) Erstes Bild zeigen Blicke sammeln, schweigender Rundblick Ausatmen Begrüßung ( Meine sehr geehrten Damen und Herren!") Wenn noch nicht erfolgt: Selbstvorstellung) Indirekte Einleitung (Aufhänger, Einführung, Erstes Bild zeigen 4 siehe: Hierhold a.a.o. S. 312 Prof. Dr. Hans J. Regier 4-10

11 Arbeitsmethodik und soziale Kompetenz Abschluss 1. Ankündigung Ich komme jetzt zum Schluss: Fassen wir abschließend zusammen Rückblick oder Essenz Unser Problem ist... wir müssen handeln, damit wir die Konsequenzen a, b, c vermeiden.... unser Vorschlag ist... und bringt die positiven Ergebnisse x, y, z. 3. Anliegen oder Appell Ich ersuche Sie deshalb, der Budgeterhöhung zuzustimmen... Bitte überlegen Sie die Einsatzmöglichkeit in Ihrem Bereich! 4. Brücke zur Diskussion Dazu gibt es sicher einige Fragen - wir haben 15 Minuten für die eingeplant. 5. Stimulation Was ich oft gefragt werde, ist zum Beispiel Kondensat Die Diskussion hat einige zusätzliche interessante Gesichtspunkte aufgezeigt, nämlich Finale Nicht für das Zuhören bedanken! Sondern selbstbewusst : Konsequenzen, Folgerungen Aufgaben, Frage, Appelle Ausblick, Perspektiven, Zukunft... anbieten und dabei Gefühle und Verstand ansprechen nach dem letzten Satz aufhören den letzten Satz besonders einprägsam formulieren. Prof. Dr. Hans J. Regier 11

12 Arbeitsmethodik und soziale Kompetenz Bericht Berichte sollen aktuell, präzise, ohne schmückendes Beiwerk und vor allem ohne Sensationshascherei gestaltet werden. Grundregeln sind: Das Wichtigste gehört an den Anfang. Die Quelle der Information muss genannt werden oder ersichtlich sein. Der Bericht muss verständlich sein. Weitere Regeln für den Vortrag eines Berichts Bringen Sie nur, was Sie selbst verstanden haben Berichten Sie anschaulich und genau Erklären Sie Begriffe und Abkürzungen Nennen Sie Namen (Herr oder Frau entfällt, statt dessen Vornamen der Person nennen) Erzählen Sie die Vorgeschichte Zeigen Sie Zusammenhänge auf (Wenn... dann... deshalb) Wiederholen Sie Suchen Sie nach dem treffendsten Wort Seien Sie vorsichtig mit Sprachklischees Geizen Sie mit Fremdworten Vermeiden Sie Behördendeutsch Verbannen Sie den "Bläh- Stil", Füllwörter Bilden Sie kurze Sätze Bevorzugen Sie das Aktiv Verwenden Sie das richtige Wort, falsche Bezeichnungen verwirren Respektieren Sie Grammatik und Rechtschreibung Verhindern Sie Gleichklang ( Trimmen durch Schwimmen )und Zusammenstoss ( Überweisung geprüft ) der Worte Wichtig: Ein Bericht muss objektiv dargestellt werden, sein Urteil darüber muss sich der Leser/Hörer selbst bilden können. Fakten müssen stimmen, die Achtung der Wahrheit hat Vorrang vor Sensationshascherei Informationen müssen vollständig sein, sie dürfen nicht aus dem Zusammenhang gerissen werden "Objektiv sein heißt die Wirklichkeit richtig beschreiben" Literaturhinweise Hierhold E. (1992) Sicher präsentieren - wirksamer vortragen, 2. Aufl. Ueberreuter Prof. Dr. Hans J. Regier 12