Beschäftigung von Studenten

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1 Beschäftigung von Studenten Beschäftigungsverhältnisse, die gegen Entgelt ausgeübt werden, sind grundsätzlich versicherungs in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Eine Ausnahme stellen Studenten und Praktikanten dar. Sie können je nach Anlass und Beschäftigungsumfang in einem oder mehreren der Sozialversicherungszweige versicherungs sein. Welche Voraussetzungen dazu erfüllt sein müssen, wird im folgenden Beitrag näher beleuchtet. tudium und ordentlich Studierende Im Rahmen eines Studiums wird eine wissenschaftliche oder fachliche Ausbildung absolviert, die unmittelbar durch eine Hochschule oder Fachschule durchgeführt wird. Diese Ausbildung muss im Rahmen eines Vollzeitstudiums absolviert werden. Die Dauer des Studiums umfasst grundsätzlich den Zeitraum, der zwischen der Immatrikulation als Student (Einschreibung in das Verzeichnis der Studierenden) und der Exmatrikulation oder der berufsqualifizierenden Abschlussprüfung liegt. Dabei ist es unerheblich, wann das Prüfungszeugnis ausgehändigt wird. Arbeitsrechtliche Bestimmungen Studenten sind außerhalb eines Praktikums wie normale Arbeitnehmer zu behandeln, das heißt, sie haben im Kalenderhr zum Beispiel einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche (Bundesurlaubsgesetz) sowie sechs Wochen Entgeltfortzahlung bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit (Entgeltfortzahlungsgesetz). Steuerrechtliche Bestimmungen Es bestehen in steuerrechtlicher Hinsicht besonderen Bestimmungen für Schüler, Studenten oder Praktikanten. Die Besteuerung erfolgt üblicherweise nach den elektronischen Steuerabzugsmerkmalen (ELStAM). Falls Lohnsteuer anfällt, kann diese im Rahmen der Einkommensteuererklärung vom Finanzamt oder bereits infolge des Arbeitgeber-Lohnsteuerhresausgleichs an den Arbeitnehmer erstattet werden. Daneben besteht die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung bei bestimmten Aushilfsbeschäftigungen. Im Rahmen von geringfügig entlohnten Beschäftigungen (Minijobs) kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer in Höhe von zwei Prozent und bei kurzfristigen Beschäftigungen in Höhe von 25 Prozent pauschalieren. Häufig wälzen Arbeitgeber diese Pauschsteuer im Innenverhältnis in arbeitsrechtlich zulässiger Weise auf den Arbeitnehmer ab. Sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen Studenten stellen eine im Sozialversicherungsrecht besonders relevante Personengruppe (ähnlich den Selbstständigen, Rentnern et cetera) dar, für die es je nach Beschäftigungsvariante aus Sicht der Spitzenverbände der Sozialversicherung besondere Regelungen gibt: 22 Varianten der Beschäftigung von Studenten Variante Kennzeichen Versicherungspflicht Minijob RV (Opt-Out regelmäßiges ArVariante) beitsentgelt beträgt maximal 450,00 Euro Kurzfristig befristet und Berufsmäßigkeit max. drei Monate bzw. 70 Arbeitstage Werkstudent ordentlich Studieren- RV de, an Fachhochschule oder Hochschule (Immatrikulation) max. 20 Stunden je Kalenderwoche in Vorlesungszeit (Werkstudentenprivileg) Praktikant Vor-, Zwischen-, Nachpraktika Einzelfallbetrachtung vorgeschriebene und willige Praktika Duales/ Triales Studium ausbildungsintegriert (trial) praxisintegriert berufsintegriert berufsbegleitend Diplomand, sowie Bachelorund Masterabschlusskandidaten rein wissenschaftlich tätig eingebunden in betriebliche Abläufe (z. B.: Projektarbeit) Doktorand promoviert an Hochschule/Universität

2 Geringfügig entlohnte Beschäftigungen (Minijobs) Wird regelmäßig gearbeitet, und beträgt das durchschnittliche Arbeitsentgelt max. 450 Euro pro Monat, liegt eine sogenannte geringfügig entlohnte Beschäftigung bzw. ein Minijob vor. Dies gilt auch dann, wenn die Beschäftigung vorübergehend (max. dreimal pro Kalenderhr) und unvorhersehbar (z. B. durch Krankheitsvertretung während der Dauer der Entgeltfortzahlung) erforderlich wird und das Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze überschreitet. Der Arbeitgeber entrichtet Pauschalabgaben zur Sozialversicherung an die Knappschaft: 15 Prozent des Arbeitsentgelts für die Rentenversicherung und 13 Prozent für die Krankenversicherung. Hinweis: Die Pauschale zur Krankenversicherung entfällt, sofern eine private Krankenversicherung des Beschäftigten besteht. Da die meisten Minijobber auf die gesetzliche Rentenversicherungspflicht verzichten (Opt-Out), ist der Minijob dann abgaben für den Beschäftigten. Kurzfristige Beschäftigungen einbarungen, die über mehrere Jahre getroffen werden, im Normalfall von einer regelmäßigen Beschäftigung auszugehen. Eine regelmäßige Beschäftigung wird hingegen nicht angenommen, soweit zwischen zwei Rahmenvereinbarungen bei demselben Arbeitgeber eine Zeitspanne von mindestens zwei Monaten liegt. Bei sich lückenlos aneinander anschließenden Rahmenvereinbarungen mit sich wiederholenden Arbeitseinsätzen über mehrere Jahre liegt eine kurzfristige Beschäftigung ausnahmsweise vor, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Bei den einzelnen Arbeitseinsätzen besteht Abrufbereitschaft. Die Einsätze erfolgen unvorhersehbar und zu unterschiedlichen Anlässen. Sie verfolgen n erkennbaren Rhythmus, Sie sind auf max. 70 Arbeitstage im Kalenderhr befristet. Der Betrieb des Arbeitgebers ist nicht strukturell auf den Einsatz solcher Arbeitskräfte ausgerichtet. Werkstudenten Zeitlich begrenzte Beschäftigungen Status: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung Mehr als drei Monate (70 Arbeitstage) beschäftigt? nein Im letzten Jahr mehr als drei Monate (70 Arbeitstage) beschäftigt? Personen, die während ihres Studiums als ordentlich Studierende einer Hochschule oder einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schule gegen Arbeitsentgelt beschäftigt werden, genießen sozialversicherungsrechtlich das sogenannte Werkstudentenprivileg. In diesem Fall besteht Versicherungs- und Beitragsheit in der Kranken-, Pflegeund Arbeitslosenversicherung sowie Versicherungspflicht in der Rentenversicherung. Voraussetzung dafür ist allerdings, versicherungs dass der Student tatsächlich als ordentlich Studierender gelten kann. Er muss neben seinem Job noch genügend Zeit haben, dem Studium nachzugehen. Dafür gilt folgender Beurteilungsgrundsatz durch die Sozialversicherungsträger: Während des Semesters darf die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden betragen. Diese Grenze darf nur unter der Voraussetzung überschritten werden, dass die Beschäftigung überwiegend an den Wochenenden oder in den Abend- und Nachtstunden ausgeübt wird. Arbeitet ein Werkstudent ausschließlich in den Semesterferien mehr als 20 Stunden, ist das unschädlich für die Versicherungsheit zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Es ist dann zusätzlich darauf zu achten, dass an nicht mehr als 26 Wochen im Kalenderhr (also max. 182 Tage) mehr als 20 Stunden gearbeitet wird. Für die versicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungen legt 3 SGB IV fest, dass die Beschäftigung im Inland und damit im Geltungsbereich des Sozialgesetzbuchs ausgeübt wird. Die versicherungsrechtliche Beurteilung von beschäftigten Studenten, die an inländischen Hochschulen oder der fachlichen Ausbildung dienenden Schulen eingeschrieben sind, gelten auch für Studenten, die an vergleichbaren ausländischen Ausbildungseinrichtungen eingeschrieben sind und im Inland beschäftigt werden. Zu beachten: Berufsmäßigkeit nein versicherungs Kurzfristig beschäftigte Studenten Eine kurzfristige Beschäftigung kann unabhängig von Verdiensthöhe und Arbeitszeit vorliegen, wenn sie im Voraus durch eine längstens auf ein Jahr befristete Rahmenvereinbarung mit Arbeitseinsätzen von max. 70 Arbeitstagen befristet ist. Der Student ist dann auch bei einer anschließenden Befristung gänzlich von Sozialversicherungsabgaben. Dabei spielt es auch Rolle, ob während der Vorlesungszeit oder in den Semesterferien gearbeitet wird. Im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung kann ein Student also auch während des Semesters 30 oder 40 Stunden pro Woche arbeiten, ohne seinen Status als ordentlicher Student zu verlieren und sozialversicherungs zu werden. Hingegen liegt nach der neueren höchstrichterlichen Rechtsprechung (BSG, Urteil v , B 12 R 5/12 R) eine kurzfristige Beschäftigung nicht vor, wenn diese bei vorausschauender Betrachtung von vornherein auf ständige Wiederholung gerichtet ist und über mehrere Jahre hinweg ausgeübt werden soll; also eine hinreichende Vorhersehbarkeit von Dauer und Zeitpunkt der einzelnen Arbeitseinsätze besteht. In diesem Fall handelt es sich um eine regelmäßige Beschäftigung. Daher ist bei Rahmenver- 23

3 Studenten im Betrieb: Beurteilung der SV-Pflicht einem befristeten Aushilfsjob Nachweis zum Lohnkonto zu nehmen. Diese sogenannte große Immatrikulationsbescheinigung muss insbesondere die Anzahl der Fachsemester, die Studienrichtung und den Vermerk beinhalten, ob es sich um ein Urlaubssemester handelt. Zusätzlich sollten Sozialversicheru ngsrechtliche Beu rteilu ng Studenten Angaben über eventuell bestehende weitere Arbeitsverhältnisse machen. Auch wenn die Beschäftigung unterscheidet zwischen eines Studenten im Betrieb beitrags ist, gilt die grundsätzliche Versicherungspflicht von Studenten in der Kranken- und einer Dauerbeschäftigung Pflegeversicherung weiter. Die Krankenversicherung der Studenten (KVdS) löst außerdem kommt es auf die vereinbarte Höhe die Pflicht zu Beitragszahlungen alleine des Arbeitsentgelts (Minijob) sowie die zu beim Studenten aus. leistende Zahl der Arbeitsstunden an doch sind nicht in allen Versicherungszweigen die gesetzlichen Regelungen identisch Der Bereich der Studentenbeschäftigung gehört mit zu den unübersichtlichsten Bereichen des Sozialversicherungsrechts. Beschäftigungen während eines Aufbau- bzw. Zweitstudiums Von den Vorschriften über die Versicherungsheit ordentlicher Studierender werden auch solche Studenten erfasst, die bereits ein Hochschulstudium mit einem berufsqualifizierenden Abschluss absolviert haben, aber in der gleichen Fachrichtung ein Aufbaustudium oder in einer anderen Fachrichtung ein Zweitstudium betreiben und daneben eine Beschäftigung ausüben. Versicherungsheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung kommt in einer Beschäftigung auch für solche Studenten in Betracht, die nach Erreichen eines berufsqualifizierenden Abschlusses in der gleichen oder in einer anderen Fachrichtung ein weiteres bzw. neues Studium aufnehmen, das wiederum mit einer Hochschulprüfung abschließt (vgl. BSG, RK 31/91, BSG RAr 25/92). Die bloße Weiterbildung bzw. Spezialisierung nach einer bereits abgeschlossenen Hochschulausbildung begründet hingegen Versicherungsheit. Versicherungsheit in der Rentenversicherung kommt im Übrigen nur in Betracht, wenn die ausgeübte Beschäftigung geringfügig ist. Beschäftigungen während eines Urlaubssemesters Studenten, die für ein oder mehrere Semester vom Studium beurlaubt werden, sind zwar weiterhin eingeschrieben, nehmen aber in dieser Zeit nicht am Studienbetrieb teil. Wird während der Dauer der Beurlaubung eine Beschäftigung aufgenommen, ist grundsätzlich das Erscheinungsbild als Student nicht gegeben. Es besteht Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- sowie Arbeitslosenversicherung (vgl. BSG RK 24/92). Pflichtpraktika Das Bundessozialgericht (BSG) hat mit Urteil vom RK 10/79 entschieden, dass Studenten, die während des Studiums ein vorgeschriebenes Berufspraktikum ableisten, nicht der Versicherungspflicht unterliegen. Im Urteil vom RK 20/79 hat das BSG festgestellt, dass Absolventen eines Vorpraktikums, die ohne Entgelt beschäftigt sind, nach 165 Abs. 1 Nr. 1 oder 2 in Verbindung mit Abs. 2 RVO nicht krankenversicherungs sind. Ebenso besteht nach dem Urteil des BSG vom RK 45/78 für ein Ferienpraktikum zwischen zwei Studiensemestern Versicherungspflicht. Absolvieren immatrikulierte Studenten dagegen ein nicht williges Praktikum, unterli egen sie seit als Arbeitnehmer der Rentenversicherungspflicht. Pflichtpraktikum (Studien-, Prüfungsordnung) Sachverhalt KV und PV AV und RV Vorgeschriebenes Vorpraktikum ohne Entgelt * (fiktiv**) Vorgeschriebenes Vorpraktikum mit Entgelt Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum mit oder ohne Entgelt (mit Immatrikulation) Vorgeschriebenes Nachpraktikum ohne Entgelt * (fiktiv**) Vorgeschriebenes Nachpraktikum mit Entgelt * Familienversicherung hat Vorrang ** Bemessungsgrundlage: ein Prozent der Bezugsgröße in der RV Sozialversicherung im Vor- und Nachpraktikum Aufzeichnungs- und Nachweispflichten bei der Beschäftigung von Studenten Für die beschäftigten Studenten und für Praktikanten, die an einer Hochschule eingeschrieben sind, ist immer eine Immatrikulationsbescheinigung als 24 Praktikanten, die nicht an einer Hochschule bzw. Fachhochschule immatrikuliert sind, aber ein in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Berufspraktikum absolvieren, werden in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung wie Auszubildende

4 versicherungs. Sie sind folglich von der Ausbildungsstelle bei einer gesetzlichen Krankenkasse anzumelden und benötigen hierfür einen Sozialversicherungsausweis. Wenn sie Arbeitsentgelt erhalten, unterliegt das Praktikum der Beitragspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Erhalten die Praktikanten ein monatliches Entgelt von nicht mehr als 325 Euro brutto (= Geringverdienergrenze), trägt allein der Arbeitgeber die Beiträge zur Sozialversicherung. Sofern die Beschäftigten ein Praktikum absolvieren, welches zwar in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist, sie selber jedoch nicht in einer Hochschule immatrikuliert sind, sind sie renten- und arbeitslosenversicherungs. Dieses gilt immer, also auch, wenn die Praktikanten weniger als drei Monate (kurzfristige Beschäftigung) beschäftigt sind. Bei Praktikanten, die kein Entgelt erhalten, trägt der Arbeitgeber die gesetzlichen Pflichtbeiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung allein. Sie werden auf Grundlage von einem Prozent der monatlichen Bezugsgröße (Werte für 2016 sind: West: Euro, Ost: Euro) vom Betrieb bezahlt. Daneben besteht Krankenversicherungsschutz entweder über die Mitversicherung bei den Eltern bzw. dem Ehepartner (Familienversicherung), über den Abschluss einer willigen Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse (GKV) oder die willige private Krankenversicherung (PKV). Sozialversicherung im Zwischenpraktikum Praktikanten, die an einer Hochschule bzw. Fachhochschule immatrikuliert sind und ein in einer Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum absolvieren, sind als Arbeitnehmer in allen vier Versicherungszweigen (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) versicherungs. Für die Versicherungsheit spielt weder die Dauer der einzelnen Praktikumsabschnitte, die wöchentliche Arbeitszeit noch die Höhe eines eventuell erzielten Arbeitsentgelts eine Rolle. Eine willige Arbeitslosenversicherung ist nicht möglich. Wird die in der Studienordnung geforderte Praktikumsdauer überschritten, tritt Sozialversicherungspflicht ein. Freiwilliges Praktikum Sachverhalt KV und PV AV und RV Freiwilliges Vorpraktikum ohne Entgelt Freiwilliges Vorpraktikum mit Entgelt Freiwilliges Zwischenpraktikum mit oder ohne Entgelt (mit Immatrikulation) RV- Freiwilliges Nachpraktikum ohne Entgelt Freiwilliges Nachpraktikum mit Entgelt Erhält der Student für das Praktikum kein Entgelt, fallen auch Sozialversicherungsbeiträge an. Studenten eines dualen Studiengangs Das duale Studium verbindet die betriebliche Ausbildung (trial) und die betriebliche Weiterbildung oder bisherige Berufstätigkeit mit einem theoretischen Hochschulstudium. Anders als herkömmliche Studiengänge (Diplom-, Bachelor- oder Masterstudiengänge) beinhalten duale Studiengänge neben den theoretischen Lernphasen regelmäßig einen hohen Anteil an betriebspraktischen Lernphasen. Der Anteil an Lernphasen in der betrieblichen Praxis variiert abhängig von Studiengang und Hochschule. Betriebliche Praxis und Studium sind sowohl organisatorisch als auch auf die Lernprozesse bezogen miteinander verzahnt. Dabei kann die Verbindung von betrieblicher Praxis und Studium auch in einer neben dem Studium fortbestehenden Beschäftigung gegeben sein. Seit sind sämtliche Studenten eines dualen Studiengangs der Sozialversicherung unterworfen. Diplomanden Der Ausschluss der Versicherungspflicht als Arbeitnehmer hat n Einfluss auf eine mögliche Versicherung in der studentischen Krankenund Pflegeversicherung. Folglich sind Studierende gegebenenfalls in der Kranken- und Pflegeversicherung pflichtversichert. Die Versicherungspflicht entfällt wie gehabt, wenn der Studierende als Familienmitglied (Ehegatte oder Kind) versichert ist: Praktikanten fallen aus dieser Familienversicherung heraus, wenn sie 1. älter als 25 Jahre sind (Verlängerungstatbestand wegen Bundeswilligendienst-BFD) oder 2. ein regelmäßiges Einkommen von mehr als 415 Euro (Wert für 2016) bzw. bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob) von mehr als 450 Euro brutto pro Monat (Geringfügigkeitsgrenze) erzielen. Freiwillige Praktika Absolviert ein Student oder eine Studentin ein williges Zwischenpraktikum also ein Praktikum, das nicht in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist und erhält dafür eine Vergütung, gelten für die Sozialversicherung ebenfalls die allgemeinen Regelungen für beschäftigte Studenten. Nach 7 Abs. 1 SGB IV ist eine Beschäftigung die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Ein Beschäftigungsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne setzt dabei u.a. eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt voraus. Personen, die sich allein zur Erstellung der für den Studienabschluss erforderlichen Diplomarbeit in einen Betrieb begeben und in dieser Zeit neben der Diplomarbeit für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören nach Auffassung der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nicht zu den abhängig Beschäftigten. Für Diplomanden kommt deshalb Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht nicht in Betracht. Bachelor- und Masterabschlusskandidaten Die Hochschulen haben in den letzten Jahren vermehrt Bachelor- und Masterstudiengänge eingerichtet. Mit dem erfolgreichen Abschluss des Bachelorstudiums wird ein erster berufsqualifizierender Abschluss erworben; der Masterabschluss stellt einen weiteren berufsqualifizierenden Abschluss dar. Der Mastergrad entspricht dabei gegenüber den herkömmlichen Hochschulabschlüssen einem Diplom- oder Magisterabschluss an einer Universität oder gleichgestellten Hochschule. Arbeitgeber stellen im Rahmen der Erstellung von Abschlussarbeiten neben Diplomanden zunehmend auch Absolventen der Bachelor- und Masterstudiengänge ein. Aus der Praxis ist hierzu die Frage gestellt worden, ob diese Personen unter der Voraussetzung, dass sie für den Betrieb verwertbare 25

5 Arbeitsleistung erbringen, ebenfalls nicht als Beschäftigte im Sinne der Sozialversicherung anzusehen sind. Nach Auffassung der Besprechungsteilnehmer der Spitzenorganisationen in ihrer Besprechung vom 15./16. November 2005 ist die für Diplomanden getroffene Regelung auf Personen, die sich zur Erstellung ihrer Abschlussarbeit im Rahmen eines Bachelor- oder Masterstudiengangs in einen Betrieb begeben, analog anzuwenden. Sofern die Absolventen eines Bachelor- oder Masterstudiengangs während der Zeit im Betrieb neben ihrer Abschlussarbeit für den Betrieb verwertbare Arbeitsleistung erbringen, gehören sie daher nicht zu den abhängig Beschäftigten; Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht kommt deshalb für sie nicht in Betracht. Zu einer anderen Beurteilung gelangt man in den Fällen, wo der Absolvent in den betrieblichen Ablauf (z. B. Projektgruppe) eingebunden ist und die Ergebnisse der Abschlussarbeit relevant für ein betriebliches Projekt sind. Beschäftigung von Doktoranden Personen, die bereits über einen Hochschulabschluss verfügen, jedoch anlässlich einer Promotion weiterhin an einer Hochschule eingeschrieben sind, befinden sich nicht mehr in der wissenschaftlichen Ausbildung. Nehmen diese Doktoranden eine Beschäftigung auf, sind die Vorschriften über die Versicherungsheit von beschäftigten Studenten nicht anzuwenden, sodass grundsätzlich Versicherungspflicht als Arbeitnehmer in allen Zweigen der Sozialversicherung besteht (vgl. BSG, RK 45/92). Studenten effizient beschäftigen Die Kenntnis der Vielzahl von Beschäftigungsmöglichkeiten für Studenten ist notwendig, um diese in der betrieblichen Praxis rechtssicher durchzuführen. Studenten sind in der Mehrzahl jung, hoch motiviert und bringen neues Know-how von der Hochschule in den Betrieb. Es gilt, diese Vorzüge zu nutzen, das Potential künftiger Fach- und Führungskräfte auszuschöpfen und damit einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Das Personalmanagement stellt sich der Herausforderung, die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen in der Praxis kostenschonend anzuwenden und in der Folge Haftungsrisiken (Nachforderung von Beiträgen, Versteuerung geldwerter Vorteile etc.) im Rahmen von Betriebsprüfungen für den Arbeitgeber konsequent zu vermeiden. Autor MBA Dipl.-Ing. Raschid Bouabba Geschäftsführer der MCGB GmbH Unternehmensberatung 26