Mailkonten auf realschule-ehingen.de. Handreichung. Stand: Tamer Berber

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1 Mailkonten auf realschule-ehingen.de Handreichung Stand: Tamer Berber

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ihr neues Mailkonto Erste Anmeldung Kennwort ändern Kennwort vergessen? Zusammenarbeit mit Ihrer privaten Mailadresse Weiterleitung aller Dienstmails an die private Mailanschrift Abholen der privaten Mails mit Ihrem Dienstmailkonto Maileinstellungen der üblichen Mailprovider Fre -Anbieter Provider & Online-Dienste Webspace-Anbieter Mailen im Schulnetz Erster Start von Thunderbird Adressbuch in Thunderbird Anmerkung zur Konfiguration von Thunderbird...13

3 1. Ihr neues Mailkonto Alle Lehrerinnen und Lehrer im Kollegium erhalten ein persönliches Mailkonto, das für Dienstzwecke genutzt werden kann. Das Mailkonto wurde einheitlich nach folgender Vorgabe angelegt: In Ihrem Fach finden Sie einen kleinen Brief von mir mit Ihrer genauen Mailadresse und einem Kennwort, dass Sie dieser Anleitung folgend ändern sollten. Auf den nachfolgenden Seiten finden Sie eine Anleitung, die am Beispiel der fiktiven Kollegin Claire Grube detailliert verfasst wurde. Unsere Mailkonten werden im Hochschulnetz von Baden-Württemberg (Belwue) gehostet, können aber direkt von uns selbst verwaltet werden 1. Diese Maildienste sind für uns kosten- und werbefrei und sehr leistungsfähig. Sie erhalten ein Mailkonto ohne Speicherbegrenzung und mit Möglichkeiten, die sonst nur kostenpflichtig erhältlich sind (z.b. Webspeicherplatz). Im Schulnetz ist ein programm für Sie vorbereitet, das Sie auch zu Hause für das Abrufen der Mails nutzen können (siehe Mailen im Schulnetz ab Seite 10). Zuvor sind jedoch einige wenige Einstellungen nötig, die ab Seite 4 beschrieben sind. 1 Wir können beliebig viele Mailkonten anlegen und auch Weiterleitungen einrichten. Ihre Mails können von uns Administratoren NICHT gelesen werden. Im Falle eines Kennwortverlustes können wir Ihnen jedoch (ohne Kenntnis des alten) jederzeit ein neues vergeben. 3

4 Sie erreichen Ihre Mails sowohl in der Schule als zu Hause bequem über das Internet. Über die Internetadresse gelangen Sie zur Anmeldung: Falls Sie sich diese Internetadresse nicht merken können, finden Sie einen direkten Link auch auf unserer Webseite (rechts bei den Quicklinks) Erste Anmeldung Kennwort ändern Rufen Sie die Internetadresse auf, um zur Anmeldemaske zu gelangen. Als Benutzernamen verwenden Sie Ihre adresse. Das Kennwort finden Sie auf Ihrer persönlichen Benachrichtigung in Ihrem Fach. Nach einem Klick auf [Anmelden] gelangen Sie zu Ihrem Mailkonto: 4 Klicken Sie nun auf [Kennwort], um ein neues Kennwort festzulegen.

5 Ohne das Eingangskennwort (Aktuelles Kennwort) können Sie Ihr neues Kennwort in der zweiten und dritten Zeile nicht vorgeben. Sie können sich bei einem späteren Verlust des Kennworts jederzeit ein neues Kennwort an eine hier angegebene Mailadresse schicken lassen 2. Drücken Sie anschließend auf [Aktualisieren], um die Änderung zu übernehmen. Loggen Sie sich nun mit [Abmelden] aus und testen Sie Ihr neues Kennwort Kennwort vergessen? Wenn Sie Ihr Kennwort falsch eingetragen haben, erscheint folgende Maske: Falls Sie Ihr Kennwort korrigieren möchten, können Sie dies über eine erneute Anmeldung versuchen. Falls Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie sich ein neues Kennwort an die oben hinterlegte Mailanschrift (Ihre private Mailanschrift) senden lassen. 2 Tipp: Tragen Sie hier z.b. Ihre private Mailadresse ein. 5

6 1.3. Zusammenarbeit mit Ihrer privaten Mailadresse Sie schauen zwar regelmäßig in Ihre Mails, möchten aber nicht mehrere Mailkonten abrufen. Es gibt zwei Möglichkeiten, um dies weiter so halten zu können: Sie können Ihre Dienstmails an Ihre Privatmailadresse senden lassen. Sie können Ihre Privatmails vom Dienstmailaccount abholen lassen. ACHTUNG: Bitte wählen Sie, wenn überhaupt, nur eine der beiden Möglichkeiten, da sonst eine unendliche Mailschleife entsteht Weiterleitung aller Dienstmails an die private Mailanschrift Melden Sie sich unter wie bereits beschrieben an und klicken Sie danach unter Verschiedenes auf [ -Regeln]. Aktivieren Sie hier Alle Nachrichten umleiten an. 6 Tragen Sie im Feld darunter Ihre private Mailanschrift ein.

7 Aktivieren Sie Kopie behalten, damit die Mails auf Ihrem Dienstkonto nicht gelöscht werden. Aktivieren Sie An/Cc Felder behalten, damit Sie in der Weiterleitung auch erkennen können, wie die Ursprungsmail versendet wurde. Belassen Sie Automatische Nachrichten nicht umleiten deaktiviert, da sonst keine maschinellen Mails (z.b. automatische Nachrichten aus der Schulwebseite) zugestellt werden. Klicken Sie nun auf [Aktualisieren], damit die Änderung gespeichert wird. Nun werden alle Mails, die an Ihr Dienstkonto gesendet werden, auch automatisch an Ihre Privatmailanschrift weitergeleitet Abholen der privaten Mails mit Ihrem Dienstmailkonto Falls Sie sich lieber dazu entschließen, nur Ihr Dienstkonto abzurufen, können Sie Ihre privaten Mails auch auf Ihr Dienstkonto auflaufen lassen. Melden Sie sich unter wie bereits beschrieben an und klicken Sie danach unter Einstellungen auf [RPOP]. Hier tragen Sie nun die Daten Ihrer Privatmailanschrift ein, damit dieses Mailkonto regelmäßig abgerufen wird. Danach landen alle Privatmails auch auf Ihrem Dienstkonto. Wählen Sie Abfragen alle den Minutenzyklus, in dem Ihr Postfach auf neue Mails abgefragt werden soll. 7

8 Tragen Sie unter -Konto den Benutzernamen 3 ein, den Sie gewöhnlich zum Abrufen Ihrer Mails nutzen. Unter Server ist der Posteingangsserver einzutragen. Eine Liste der üblichen Mailserver finden Sie in dieser Anleitung unter Punkt 1.4. Tragen Sie das Kennwort Ihres Privatmailaccounts ein. Aktivieren Sie Nicht löschen, wenn die Nachrichten auf Ihrem privaten Postfach erhalten bleiben sollen. APOP kann bei den üblichen Mailprovidern deaktiviert bleiben. TLS muss bei manchen Mailprovidern aktiviert sein. Schauen Sie auch hierzu unter Punkt 1.4. Klicken Sie nun auf [Aktualisieren], um die Einstellung zu speichern. Senden Sie testhalber eine Mail an Ihre Privatanschrift und prüfen Sie, ob die Mail auch auf Ihrem Dienstkonto ankommt Maileinstellungen der üblichen Mailprovider Fre -Anbieter GMX Posteingangsserver: pop.gmx.net Benutzername: GMX-Kundennummer oder GMX- -Adresse Besonderheiten: TLS möglich Google Mail Posteingangsserver: pop.googl .com Benutzername: Benutzername@googl .com Hotmail Posteingangsserver: pop3.live.com Benutzername: Vollständige Hotmail- -Adresse Besonderheiten: TLS mymail.ch Posteingangsserver: mail.mymail.ch Benutzername: Benutzername Oleco::Mail Posteingangsserver: mail.oleco.de Benutzername: Oleco- -Adresse WEB.DE Fre Posteingangsserver: pop3.web.de Benutzername: Benutzername Yahoo! Mail (gilt für Yahoo! Deutschland) Posteingangsserver: pop.mail.yahoo.de oder pop.mail.yahoo.com Benutzername: Benutzername Provider & Online-Dienste Alice DSL 8 3 Je nach Mailprovider ist hier nur ein einfacher Benutzername oder eine Mailanschrift einzutragen. Verwenden Sie letztlich den Benutzernamen, den Sie auch benutzen, wenn Sie Ihre Mails im Internet abrufen.

9 (für Kunden nach dem ) Posteingangsserver: pop3.alice-dsl.net Benutzername: Alice -Adresse AOL (Domain aol.com) Posteingangsserver: pop.aol.com Benutzername: AOL-Name AOL (Domains aim.com und aol.de) Posteingangsserver: pop.aim.com Benutzername: AOL-Name Arcor Posteingangsserver: POP3: pop3.arcor.de, IMAP: imap.arcor.de Benutzername: Benutzername Freenet Posteingangsserver: mx.freenet.de (POP3 und IMAP) Benutzername: Kabel Deutschland Posteingangsserver: pop3.kabelmail.de Benutzername: Vollständige Kabel-Deutschland- -Adresse O2 Online Posteingangsserver: pop.o2online.de Benutzername: T-Online Posteingangsserver: popmail.t-online.de Benutzername: -Adresse Webspace-Anbieter 1&1 Hosting Posteingangsserver: pop.1und1.de Benutzername: Strato Posteingangsserver: pop3.strato.de Benutzername: 9

10 Mailen im Schulnetz 2. Mailen im Schulnetz Sie haben die oben beschriebenen Vorarbeiten erledigt und möchten Ihre Dienstmails bequem mit einem Mailprogramm abrufen und versenden. Im Schulnetz steht Ihnen Ihre Mailbox auch über ein programm ( Thunderbird ) zur Verfügung. Wir setzen bewusst dieses Programm ein und nicht z.b. Outlook: Zum Einen gilt Thunderbird als sicherer. Der wichtigere Grund: Von Thunderbird lässt sich eine sogenannte Portable -Version nutzen. Diese Form des Programms benötigt keine Installation. Es liegt einfach als Ordner ( Eigene Mails ) in Ihren Eigenen Dateien im Laufwerk H:. Wenn Sie möchten, können Sie den Ordner Eigene Mails einfach auf einen USB- Stick kopieren und so auch auf anderen Computern (z.b. zu Hause) verwenden, indem Sie einfach die darin befindliche ThunderbirdPortable.exe starten. Im Schulnetz finden Sie dafür eigens eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop: 10

11 Mailen im Schulnetz 2.1. Erster Start von Thunderbird Wenn Sie Thunderbird erstmals starten, werden Sie durch einen kleinen Assistenten geführt, der Ihr programm automatisch einrichtet: 1. Wenn Sie das Programm für Ihre Mailadresse konfigurieren möchten, klicken Sie auf [Ja]. 2. Geben Sie nun Ihren Namen ein. Diese Eingabe wird den Empfängern Ihrer Mails als Absender angezeigt. 3. Als nächstes wird Ihr Mail-Alias benötigt. Das ist der Teil vor Die genaue Schreibweise Ihres Mail-Alias entnehmen Sie dem Schreiben, das ich Ihnen im Fach zugestellt habe. In der Regel ist dies vorname.nachname. 4. Schon Fertig. Nun startet Thunderbird. 11

12 Mailen im Schulnetz 5. Bevor eine Verbindung zur Mailbox aufgenommen werden kann, müssen Sie Ihr Kennwort eingeben: Aktivieren Sie sicherheitshalber nicht die Option Dieses Passwort im Passwort-Manager speichern. Ansonsten wären Ihre Mails auch ohne Passwort abrufbar. Im Falle einer Portable-Version auf einem USB-Stick ist das nicht zu empfehlen. 6. So sieht das dann aus. Der Rest ist fast selbsterklärend Adressbuch in Thunderbird In Ihrem programm befindet sich ein integriertes Adressbuch, in dem alle adressen des Kollegiums enthalten sind. Dieses Adressbuch wird bei jedem Start automatisch Verbindung zu unserer Webseite herstellen und kurz die Adresseinträge aktualisieren. Wenn Sie selbst dem Adressbuch weitere Einträge hinzufügen, werden diese nicht von der Synchronisation überschrieben. 12

13 Mailen im Schulnetz 2.3. Anmerkung zur Konfiguration von Thunderbird Üblicherweise werden programme mit einem sogenannten POP -Protokoll abgerufen. Wir nutzen bei der oben beschriebenen Nutzung im Hintergrund jedoch das Protokoll IMAP. Im Gegensatz zum POP-Protokoll wird beim IMAP-Protokoll die Mail auf dem Server belassen und lediglich eine Übersicht (Absender, Betreff und Datum) auf dem - Programm angezeigt. Wenn eine Mail abgerufen wurde, bleibt sie trotzdem auf dem Mailserver. Letzteres ist für uns der große Vorteil. Die verbliebenen Mails belegen auf dem Server zwar Platz. In unserem Fall spielt das allerdings keine Rolle, da Sie bei unserem Mailanbieter (Belwue) unbegrenzten Speicherplatz nutzen dürfen. Warum nutzt nicht jeder IMAP? IMAP ist ein Dienst, der meist bei Fre ern nicht kostenlos angeboten wird. IMAP macht nur dann Sinn, wenn Sie während der Arbeit mit Mails online bleiben können. Aus anderen Zeiten (Einwählverbindung Modem/ISDN) hat sich POP noch bis heute überfrachtet. Bei den heutigen Flatrate- bzw. Volumentarifen spielt die Onlinezeit keine Rolle mehr. Weil es die meisten einfach nicht kennen ;-) Noch mehr Hintergrundinformationen finden Sie beispielweise