Exchange Export. Mailbox Export

Transkript

1 Exchange Export Mailbox Export msontheimer

2 Inhalt Exchange Mailbox Export... 3 Rechte anpassen... 3 Zugriffsrechte anpassen... 3 SendAs-Rechte anpassen... 3 Mailbox Export... 4 Skript Anpassung... 4 Ausführen der Skripts... 4 Verschieben der Mails... 5 Mails in Top-Level Folder verschieben... 5 ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 2

3 Exchange Mailbox Export Rechte anpassen Damit der Export funktioniert, müssen zuerst die Rechte auf den Mailboxen angepasst werden. Damit dies nicht manuell gemacht werden muss, steht ein Skript zur Verfügung, welches einem bestimmten Benutzer vollen Zugriff auf alle Mailboxen erteilt. Je nach Konfiguration von ZOË.professional kann es auch erforderlich sein, dass ein User zusätzlich noch den SendAs Rechte erhält. Dies ist dann der Fall, wenn alle Archiv Benutzer den gleichen SMTP User verwenden. Zugriffsrechte anpassen Mit diesem Skript werden die Zugriffsrechte aller Mailboxen angepasst. Das ist nötig, damit zum einen, neue Ordner in der Export Mailbox erzeugt werden können und zum anderen auf die Mails der verschiedenen Mailboxen zugegriffen werden kann. mailbox-access-rights.ps1: #Alle Mailboxen in CVS Dateien exportieren get-mailbox select alias export-csv C:\mailboxen.csv #Mailbox aus CSV einlesen $mailboxs = Import-CSV "C:\mailboxen.csv" -erroraction stop foreach ($mailbox in $mailboxs) { $alias = $mailbox.alias Get-Mailbox -Identity $alias Add-MailboxPermission -User Administrator - AccessRights FullAccess } Skript Anpassung In diesem Skript wird dem Benutzer Administrator FullAccess auf alle Mailboxen erteilt. Wichtig ist, dass man hier den User verwendet, mit welchem man auch das Skript ausführt. Das heisst man sollte den User einsetzten, mit welchem man sich am Exchange-Server anmeldet. SendAs-Rechte anpassen Sollten alle Benutzer denselben SMTP User verwenden, muss man zusätzlich noch die SendAs-Rechte anpassen. Das kann mit folgendem Skript bewerkstelligt werden. mailbox-sendas-rights.ps1 #Alle Mailboxen in CVS Dateien exportieren get-mailbox select alias export-csv C:\mailboxen.csv #Mailbox aus CSV einlesen $mailboxs = Import-CSV "C:\mailboxen.csv" -erroraction stop foreach ($mailbox in $mailboxs) { $alias = $mailbox.alias Get-Mailbox -Identity $alias Add-ADPermission -User zoejournal -AccessRights extendedright -ExtendedRights "send as" } Skript Anpassung Ersetzen Sie in diesem Skript den User zoejournal durch den verwendeten SMTP User. Im Normalfall sollte dies auch gleichzeitig der Journal User sein. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 3

4 Mailbox Export Nachdem nun die Rechte korrekt vergeben wurden, kann man den Export der Mails der verschiedenen Mailboxen starten. Mit folgendem Skript werden alle Mails der verschiedenen Mailboxen in eine Export-Mailbox kopiert. In dieser Mailbox wird für jeden User ein eigener Folder erzeugt. export-mailbox.ps1 #Alle Mailboxen in CVS Dateien exportieren get-mailbox select alias export-csv C:\mailboxen.csv #Mailbox aus CSV einlesen $mailboxs = Import-CSV "C:\mailboxen.csv" -erroraction stop foreach ($mailbox in $mailboxs) { $alias = $mailbox.alias export-mailbox -Identity $alias -ExcludeFolders "\RSS- Feeds","\Contacts","\Calendar","\Task","\Notes","\Journal","\Deleted Items","\Gelöschte Objekte","\Kalender","\Aufgaben","\Kontakte","\Notizen" - TargetMailbox zoejournal -TargetFolder $alias -BadItemLimit 200 -confirm:$false Echo $alias } Skript Anpassung Ersetzen Sie in diesem Skript den User zoejournal durch den User in wessen Mailbox alle Mails exportiert werden sollen. Zusätzlich muss evtl. auch die Liste der ExcludeFolders angepasst werden. Fügen Sie hier Ordner ein, welche nicht exportiert werden sollen. Ausführen der Skripts Alle drei Skripts werden auf dieselbe Art und Weise ausgeführt. Verwenden Sie dazu die Exchange Management Shell auf Ihrem Server. Rufen Sie nun das jeweilige Skript auf und führen Sie es auf. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 4

5 Verschieben der Mails Nachdem nun alle Mails in die verschiedenen Subfolders kopiert wurden, müssen diese Mails nun alle in den Top-Level Ordner verschoben werden. Das ist nötig, damit die Mails korrekt archiviert werden können. Leider gibt es dafür noch kein Skript welches das automatisch machen kann, weshalb man das manuell machen muss. Mails in Top-Level Folder verschieben Die Mais aus den Unterordnern müssen nun in den Ordner der obersten Ebene verschoben werden. Im Beispiel oben, also direkt in den Ordner rgrob. Die Mails können mittels Regeln verschoben werden. Diese Regeln müssen im Outlook Client definiert und ausgeführt werden. Regel erzeugen Rufen Sie den Regeln-Assistenten unter Extras Regeln und Benachrichtigungen auf. Klicken Sie dann auf Neue Regel um eine neue Regel zu definieren. Wählen Sie im nun erschienenen Fenster die Option Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben und klicken Sie auf Weiter. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 5

6 Entfernen Sie im nun den Hacken beim mit bestimmten Wörtern im Betreff und selektieren Sie stattdessen die Option mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile. Als nächstes muss man die bestimmten Wörter genauer definieren sowie den Zielordner bestimmen in welchen die Mails verschoben werden sollen. Klicken Sie dazu zuerst auf den im Fenster 2. Schritt enthaltenen Link bestimmten Wörtern. Tragen Sie im neuen Fenster nun das Suchwort To: ein. Dieser Text wird verwendet, weil jede Nachricht diesen enthält und somit alle Mails verschoben werden. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 6

7 Wählen Sie im nächsten Schritt den Zielordner in welchen die Mails verschoben werden sollen. Selektieren Sie hier nun den Top-Level Ordner des jeweiligen Benutzers. In unserem Beispiel ist das der Ordner rgrob. Nun haben wir alle erforderlichen Eingaben gemacht und können die Regel mit einem Klick auf Fertig stellen erzeugen lassen. Regel anwenden Damit die Nachrichten nun verschoben werden, muss man die eben definierte Regel anwenden. Selektieren Sie dazu den Top-Level Ordner des jeweiligen Users und öffnen Sie wieder den Regel Assistenten. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 7

8 Klicken Sie auf Regel jetzt anwenden und selektieren Sie die eben erstellte Regel. Setzen Sie auch den Hacken bei der Option Unterordner einbeziehen damit alle Mails in den Hauptordner verschoben werden. Als letzter Schritt können nun die Unterordner gelöscht werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und selektieren Sie die Funktion Recovered Data löschen. Bestätigen Sie die darauf folgende Nachricht mit Ja damit alle Unterordner gelöscht werden. Regel anpassen Diese Schritte müssen nun für jeden Benutzer wiederholt werden. Es muss jedoch nicht für jeden Benutzer eine neue Regel erzeugt werden. Sie können die Regel auch einfach für jeden Benutzer anpassen, da sich lediglich der Zielordner ändert. Klicken Sie dazu einfach nochmals auf den Zielordner und selektieren Sie einen anderen Ordner um die Mails des nächsten Benutzers zu verschieben. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 8

9 Nun können Sie die Regel für den nächsten Benutzer verwenden ohne nochmals eine komplett neue Regel erzeugen zu müssen. ZOË.professional: Exchange Mailbox Export 9