KURZANLEITUNG. Für das Demo-DownloadCENTER

Transkript

1 KURZANLEITUNG Für das Demo-DownloadCENTER

2 Vielen Dank... für Ihr Interesse an unserem DownloadCENTER. Diese Internetlösung für den passwortgeschützten Datentransfer hat sehr viele Möglichkeiten, die wir in dieser Kurzanleitung nicht alle aufzeigen können nur das Allerwichtigste. Wichtiger Hinweis... Wir wissen, dass (fast) alle gleich damit beginnen, eine Software zu testen, ohne die Anleitung zur Hand zu nehmen, trotzdem: Bitte gehen Sie anfangs nach dieser Kurzanleitung vor. Sie wurde erstellt, um Ihnen in ca Minuten einen ersten Eindruck der Leistungsfähigkeit, der leichten Bedienbarkeit und den vielfältigen Möglichkeiten dieses Tools zu verschaffen. Falls wir Ihr Interesse wecken konnten, so nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Bitte verändern Sie die angelegten Benutzer, Gruppen und Kategorien nicht. Für Ihre Testzwecke legen Sie bitte Neue an und löschen Sie diese wieder, wenn Sie mit Ihrer Begutachtung des DownloadCENTERS fertig sind. Da wir Ihnen Administratorrechte einräumen wollen, damit Sie alles testen können, können Sie natürlich auch bestehende Dinge verändern. Dessen sind wir uns wohl bewußt und nehmen es in Kauf.

3 03 1. EINLOGGEN... Der Login (Benutzername und Passwort) bestimmt Ihre Rechte und was Sie sehen. Die Administratoren haben alle Rechte. Für das Aufzeigen aller Funktionalitäten loggen Sie sich bitte mit dem Benutzernamen demoadmin und dem Passwort 123 mit Administratorrechten ein. Schritt 1.1 Hier sehen Sie die Maske zum Einloggen. Nur die Administratoren verfügen über alle Rechte, wie das Anlegen neuer Kategorien, Gruppen und Benutzern. Nur sie können völlig uneingeschränkt Kategorien, Gruppen und Benutzer bearbeiten, verändern und löschen. Schritt 1.2 Hier sehen Sie die Maske nach dem Einloggen. Es sind bereits folgende Hauptkategorien angelegt: Allgemeines Demo- u. Testkategorie (zum Testen) Kunden Lieferanten Mitarbeiter Partner Nur die Administratoren und Operatoren sehen zusätzlich die Kategorie Administration. Schritt 1.3 Legen Sie sich als Benutzer mit Administratorrechten an: klicken Sie links auf den Button Administration, dann auf Benutzer hinzufügen. Nehmen Sie als Benutzernamen z.b. Ihren Vornamen und als Passwort Ihren Nachnamen (hier: Juergen Tester ). Wählen Sie aus dem Aufklappmenü Gruppe die Administratoren aus. Sie müssen keine weiteren Zuweisungen machen, da Administratoren alle Rechte haben. Klicken Sie auf den Button Benutzer hinzufügen.

4 04 Kurzanleitung Demo-DownloadCENTER 2. ADMINISTRATION... Loggen Sie sich aus und mit Ihrem Vor- und Nachnamen wieder ein. Zu Anschauungszwecken haben wir eine Hauptkategorie Demo- u. Testkategorie geschaffen. Da Sie sich bereits als Benutzer mit Administratorrechten angemeldet haben, können Sie Gruppen, Benutzer und Kategorien erstellen, bearbeiten und löschen. Schritt 2.1 Klicken Sie links auf Kategorie hinzufügen (1). Klicken Sie auf Demo- u. Testkategorie (2). Dieses Anklicken ist wichtig, da Sie nur unterhalb einer von Ihnen markierten Kategorie neue Unterkategorien anlegen können. Klicken Sie auf den Button Kategorie hinzufügen (3). 1 2 Schritt 2.2 Geben Sie den Namen der Kategorie ein, evtl. wieder Ihren Nachnamen, dazu einen Beschreibungstext Ihrer Wahl. Sie erhalten nach dem Betätigen des Buttons Kategorie hinzufügen die Meldung Kategorie hinzugefügt. Zur Überprüfung klicken Sie auf Hauptseite und dann auf Demo- u. Testkategorie. Dort sehen Sie dann die neue Kategorie alphabethisch eingeordnet. 3 Schritt 2.3 Klicken Sie den Button Kategorie hinzufügen, dann die soeben erstellte Kategorie mit Ihrem Nachnamen auswählen. Fügen Sie nun eine Kategorie Power- Point-Dateien als Unterkategorie der Oberkategorie Tester (= Ihr Nachname) hinzu. Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen. Sie können auch nachträglich bereits angelegte Kategorien über den Menüpunkt Kategorie bearbeiten jederzeit ändern oder anderen Kategorien zuordnen. n

5 05 3. BENUTZER... Hier legen wir beispielhaft einen neuen Benutzer an. Sie können dem Benutzer verschiedene Rechte zuweisen: Dateien hochzuladen, zu bearbeiten und zu löschen. Die Rechtevergabe und Benutzerdaten können Sie als Administrator im Nachhinein ganz einfach und jederzeit abändern. Hierzu müssten Sie nur links im Menü auf Benutzer bearbeiten klicken. Schritt 3.1 Klicken Sie in der Navigation links auf Benutzer hinzufügen. Machen Sie Ihre Eintragungen. Wählen Sie die Gruppe Gast aus. Aktivieren Sie die Felder Kann Dateien hochladen, Kann Dateien bearbeiten und Kann Dateien löschen. Wählen Sie unten die Kategorie mit Ihrem Nachnamen aus. Klicken Sie anschließend auf den Button Benutzer hinzufügen. Schritt 3.2 Wir wollen uns nun ansehen, was der neue Benutzer darf und sieht. Bitte links im Menü auf Logout klicken. Loggen Sie sich dann mit dem soeben angelegten Benutzernamen wieder ein. Sie sehen nun nicht mehr alle Kategorien (wie als Administrator), sondern nur noch diejenigen, für die Rechte eingeräumt wurden. Die Kategorie Allgemeines sowie deren Unterkategorien wurden von uns als Frei für alle definiert: deshalb sieht sie jeder Benutzer des DownloadCENTERs.

6 06 Kurzanleitung Demo-DownloadCENTER 4. DATEIEN HOCHLADEN... Mit diesem Schritt demonstrieren wir Ihnen die Funktion Dateien hochladen. Sie können die Dateien nur in bereits angelegte und dem Benutzer zugewiesene Kategorien hochladen. Als Administrator könnten Sie sie natürlich unter jeder Kategorie speichern. Aktuell sind wir aber als der eben angelegte Benutzer (mit weniger Rechten) eingeloggt. Schritt 4.1 Klicken Sie auf den Button Dateien hochladen. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen. Wählen Sie eine Datei aus, die Sie hochladen möchten (für den Test, damit es schnell geht, empfehlen wir Ihnen eine kleine Datei auszuwählen). Klicken Sie auf den Button ausgewählte Datei hochladen....lädt hoch. Schritt 4.2 Wichtig: Klicken Sie oben bei der Kategoriestruktur zunächst auf Demo- u. Testkategorie. Wählen Sie dann Tester (= Ihr Nachname) aus. Wählen Sie dann PowerPoint-Dateien aus. Machen Sie Ihre (eigenen) Eintragungen. Klicken Sie am Ende unten auf den Button Speichern. Fertig. Klicken Sie dann links auf die Kategorie Demo- u. Testkategorie, dann (Ihr Nachname) : Sie sehen die soeben hochgeladene Datei (Schritt 4.3). Schritt 4.3 Hinweis: Die Symbole rechts von der Datei sehen Sie nur, wenn Sie die entsprechenden Rechte haben. Sie zeigen, ob Sie eine Datei editieren, bzw. löschen dürfen. Da wir dem Benutzer im Schritt 3.1 die Datei- Rechte bearbeiten und löschen vergeben haben, sind diese Symbole sichtbar. Dürfte er keine Dateien bearbeiten oder löschen, wären hier auch keine Symbole zu sehen. Diese Rechtevergabe können Sie unter Benutzer bearbeiten jederzeit nachträglich ändern.

7 07 5. E.L.S.A. - FUNKTION... Diese Funktion ist besonders interessant, falls Sie jemandem sehr schnell und unkompliziert eine hochgeladene Datei zur Verfügung bzw. zum Downloaden stellen möchten. Sie müssen dafür keine neue Kategorie und keinen neuen Benutzer anlegen: Sie schicken nur einen Link per Mail. Schritt 5.1 Sie möchten beispielsweise die Datei PowerPoint- Datei von Tester einer Person zur Verfügung stellen, die Sie aber nicht als Benutzer anlegen möchten, da dies voraussichtlich eine einmalige Aktion ist. Sie müssen dazu das Recht zum Bearbeiten von Dateien besitzen. So gehen Sie vor: Gehen Sie in Demo- u. Testkategorie / Tester (= Ihr Nachname) / PowerPointDateien. Wählen Sie über die Bearbeitungsfunktion (Stift-Symbol) die Datei aus. Schritt 5.2 Unten erscheint die Buttons Links erstellen und Bestehende Links anzeigen. Ein Link wird speziell für eine Person für eine bestimmte Gültigkeit erstellt. Sie haben, falls Sie eine Datei mehreren Personen zur Verfügung stellen möchten, die Möglichkeit, mehrere Links zu erzeugen. In unserem Beispiel hier wollen wir nur 1 Link erzeugen. Die Gültigkeit dieser Links ist standardmäßig auf 24 Stunden beschränkt. Schritt 5.3 Kopieren Sie nun den Link, öffnen Sie Ihr -Programm, erstellen Sie eine neue Nachricht und fügen Sie den kopierten Link dann ein (s. 5.4). Sie müssen den Link also nur kopieren und anschließend in ihre einfügen, sodass der Empfänger den Link nur noch anklicken muss. Schließen Sie das Fenster mit den Links.

8 08 Kurzanleitung Demo-DownloadCENTER 5. E.L.S.A. - FUNKTION... Sobald der Empfänger den erhaltenen Link anklickt, erhält das DownloadCENTER eine Rückmeldung, dass der Link aktiviert wurde. Schritt 5.4 Versenden Sie die am Besten an sich selbst. Schritt 5.5 Der Empfänger Ihrer Mail (hier: Sie selbst) klickt nun den Link an, erhält die rechts abgebildete Meldung und kann sich nun die Datei downloaden oder ansehen. Schritt 5.6 Sobald der Empfänger den Link in der angeklickt hat, erhält das DownloadCENTER die Rückmeldung, dass der versandte Link aktiviert wurde. Sie können sich die aktivierten und noch ungenutzten Links jederzeit über den Button Bestehende Links anzeigen ansehen (s. 5.2).

9 09 WICHTIGE HINWEISE zum Schluss Für mehr Informationen gehen Sie einfach auf 1.) In manchen Fällen werden Aktualisierungen meist beim Hinzufügen von neuen Haupt- oder Oberkategorien nicht sofort angezeigt. Das liegt daran, dass der Browser die aktuelle Struktur der Datenbank nicht umgehend lädt. In diesem Fall drücken Sie bitte die F5-Taste zum Aktualisieren (evtl. mehrmals). Falls eine neu erstellte Kategorie dann immer noch nicht sichtbar ist, so loggen Sie sich bitte kurz aus und dann gleich wieder ein. Danach sollte eine soeben erstellte Kategorie sichtbar sein. 2.) Die Rechtevergabe ist auf die Haupt- und Oberkategorien beschränkt - Sie können keine Einzelrechte an darunterliegende Unterkategorien verteilen. 3.) Falls Sie eine neue Kategorie anlegen möchten, so erscheint diese erst, wenn Sie mindestens eine darunterliegende Kategorie angelegt haben. 4.) In diesem Benutzerhandbuch werden vornehmlich Browseransichten des Mozilla Firefox verwendet, da er nach unserer Erfahrung das Datenbankhandling und Aktualisierungen schneller und besser verarbeitet. Im MS Internet Explorer erscheinen die Inhalte, Schriften, DropDown-Menüs etc. ein klein wenig verändert. Die Funktionalitäten außer beim Hochladen sind selbstverständlich gleich. Entwicklung, Herstellung und Vertrieb Cooperation Dieses Produkt mit dem Namen DownloadCENTER wurde von den Firmen Hela Werbung GmbH, Heilbronn und der Firma DAUN Systementwicklungen GmbH & Co. KG, Flein (bei Heilbronn) gemeinsam entwickelt. Die Hela Werbung GmbH ist verantwortlich für Idee, Screendesign und Funktionalität. Kontakt: Hela Werbung GmbH, Heilbronn, Lise-Meitner-Str. 19, Tel.: / downloadcenter@hela.com Firma DAUN Systementwicklungen GmbH & Co. KG ist verantwortlich für die technische Realisierung und Programmierung. Sie übernimmt gleichzeitig den Support bei technischen Fragen. Kontakt: DAUN Systementwicklungen GmbH & Co. KG, Flein, Nussbäumle 15, Tel.: / downloadcenter@daun-systems.info