COOR White Paper: COOR MOBILE

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1 COOR White Paper: COOR MOBILE Stand: November 2015 Management Summary Bauprozesse werden zunehmend digitalisiert und die Branche hat inzwischen auch das Potenzial von mobilen Lösungen im Projektcontrolling erkannt. Viele Arbeiten können mit Notebook, Tablet oder Smartphone direkt auf der Baustelle ausgeführt werden. Der Benutzer hat jederzeit und überall Zugriff auf seine Daten und kann Anwendungen mobil durchführen. COOR-mobile, die smarte, mobile Lösung für das Bauprojektcontrolling von COOR, ebnet den Weg zur raschen Erfassung von Vor-Ort-Daten, ermöglicht den mobilen Zugriff auf Projektinformationen sowie eine ortsunabhängige Nutzung wichtiger Controlling der Software. Einleitung Die Digitalisierung am Bau nimmt langsam Fahrt auf. Das Thema wurde lange Zeit vernachlässigt, ist aber mittlerweile fester Bestandteil der Produktionsabläufe und Prozesse am Bau. (ODER ist aber mittlerweile ein unumkehrbarer Trend.) Ein Schlüsselthema dieses Trends ist Building Information Modelling (BIM). (Quelle: Heuer Dialog). Siehe dazu auch: "White Paper: COOR - Building Information Modelling" (Quelle: COOR) Bauvorhaben können dadurch künftig schneller, effizienter kostengünstiger und vor allem transparenter abgewickelt werden. Neben BIM sind Technologien wie Cloud Computing und mobile Anwendungen weitere Schlüsselelemente auf dem Weg zur "Baustelle 4.0". Zukünftig werden immer mehr Arbeiten von allen Projektbeteiligten mit Notebooks, Tablets oder Smartphones außerhalb des Büros und direkt auf der Baustelle ausgeführt. Dies geht von der Planung über die Dokumentation des Baufortschrittes, Erfassung von Nachtragsforderungen und Mängel bis hin zur Protokollierung von Baubesprechungen. Dokumente werden in digitaler Form jedem jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Neben dem Vorteil, dass aktuelle und relevante Information stets verfügbar sind, entfällt dadurch auch aufwendiges Nachbearbeiten bzw. Dokumentieren im Büro. Die zur Umsetzung dieses Vorhabens erforderlichen mobilen Anwendungen müssen, um sich durchzusetzen und die volle Akzeptanz der Benutzer zu erlangen, einige Kriterien erfüllen. Diese Anforderungen - in Bezug auf das Bauprojektcontrolling und die daraus gezogenen Schlüsse für die Umsetzung - werden im nächsten Abschnitt diskutiert. 1

2 Mobile Anwendungen im Bauprojektcontrolling Die Auswahl der, die über mobile Apps bereitgestellt werden, muss sorgfältig auf die jeweilige Benutzergruppe und Situation des mobilen Einsatzes abgestimmt werden. Zu berücksichtigen ist, dass auf Baustellen oder in Baucontainern keine Bürobedingungen vorherrschen. Langes konzentriertes Arbeiten oder umfangreiches Datenerfassen via mobile Apps oder Browser Anwendungen ist nicht sinnvoll. Solche Aufgaben sind aber wesentlicher Bestandteil des Projektcontrollings und immer noch in Büroumgebungen mit dedizierten Clients am effektivsten zu erledigen. Daher haben Client - Server Lösungen auch weiterhin ihre Existenzberechtigung. Um dennoch die durch die fortschreitende Digitalisierung zu erwartenden Effizienzsteigerungen zu erzielen, ist es sinnvoll für ausgewählte Benutzergruppen und Kernfunktionen optimierte Apps für den mobilen Einsatz bereit zu stellen. Hier sind wir der Meinung, dass ios- und Android Apps Browser Anwendungen vorzuziehen sind, um das von der jeweiligen Plattform gewohnte Look & Feel bestmöglich zu unterstützen. Ein Bauleiter oder der Örtliche Bauaufseher, der sein ipad gewohnt ist, soll auch bei der mobilen App keine Einbußen in der Bedienung hinnehmen müssen, wie es zb in Browser Anwendungen der Fall wäre. Dieser Umstand erscheint uns wesentlich für die Akzeptanz der mobilen Anwendungen. Nur wenn sie leicht zu erlernen, wie gewohnt bedienbar und einen echten Vorteil für den Nutzer bringen, werden sie sich durchsetzen. Eine weitere Zielgruppe für die mobilen Anwendungen ist das Management. Auch hier gilt es Informationen und Anwendungen punktgenau für den jeweiligen Anwendungsfall bereit zu stellen. Der Abteilungsleiter muss mit Hilfe der mobilen App in die Lage sein, ohne den Client eines Sachbearbeiters bedienen zu müssen, Zugriff auf den tagesaktuellen Projektstatus (zb via Projekt Cockpit) und die für ihn relevanten (zb Rechnungsfreigabe) zu haben. Abschließend soll noch festgehalten werden, dass für diverse Aufgabenstellungen, ein mobiler Client mit voller Funktionalität sinnvoll ist. Mit Hilfe dieses mobilen Clients kann über das Internet auf die Bauprojektdaten zugegriffen werden. Anwendungsbeispiele hierfür sind der Projektleiter der zu Baubesprechungen immer den kompletten aktuellen Datenbestand verfügbar haben muss, oder ein Lieferant der direkt in die für das Projekt definierten Workflows eingebunden ist, und diverse Forderungen elektronisch stellen muss. Wir sind überzeugt davon, dass mit den hier aufgestellten Kriterien eine signifikante Steigerung der Effizienz bei Bauvorhaben erzielt werden kann. Im folgenden Abschnitt wird nun erläutert, wie diese Erkenntnisse in der Bauprojektcontrolling Software COOR umgesetzt werden. 2

3 COOR - mobile COOR Die Software für das Bau.Projektcontrolling arbeitet mit einem mobilen Client für Windows. Mit dem Microsoft Tablet Surface z.b. hat man - Internet Zugang vorausgesetzt - jederzeit und von überall Zugriff auf die kaufmännischen Bauprojektdaten, die mit COOR erfasst, verwaltet, genehmigt bzw. ausgewertet werden. Abbildung 1: Microsoft Tablet Surface als COOR Mobile Client Um Anforderungen nach einfacher Bedienung auf Tablets und Smartphone gerecht zu werden, werden zusätzlich zum mobilen Client spezialisierte mobile Apps für ios und Android für Kernfunktionen des Bauprojektcontrolling bereitgestellt. Der mobile Client und mobile Apps bilden zusammen COOR - mobile. Die folgende Abbildung stellt die Gesamtarchitektur von COOR dar: Abbildung 2: Systemarchitektur COOR Mittels COOR - mobile können alle Projektbeteiligten, auch externe Lieferanten, auf die COOR Bauprojektdaten via Internet zugreifen. Über das Benutzerberechtigungskonzept kann der Zugriff auf die Daten für alle Projektbeteiligten entsprechend ihrer Rolle eingeschränkt werden. 3

4 Mit dieser Funktionalität unterstützt COOR - mobile den Trend zur papierlosen Baustelle ("Baustelle 4.0"), da zahlreiche Aktionen wie zb das Erfassen von Nachforderungen elektronisch erfolgen. Auch der anschließende Freigabeprozess kann papierlos via mobilen Client oder mobile App direkt in COOR durchgeführt werden. Abbildung 3: COOR Funktionalität für Projektentwickler Die COOR Kernfunktionen lassen sich wie folgt gliedern: 1. Erfassen von kaufmännischen Plan- und Ist-Daten (Kosten, Erlöse) 2. Prüf- und Freigabe- Workflows für Bestellungen, Nachträge und Rechnungen 3. Übersicht des Projektstatus mittels Projekt Cockpit, Prognosen und Berichten. 4. Zusatzmodule: Leistungsverzeichnis (AVA), Protokollierung *) und Mängelmanagement *) *) Roadmap Feature Für die "Prüf - und Freigabe Workflows" sowie "Projektstatus" stellt COOR spezifische mobile Apps für ios und Android bereit. Zusätzlich zu diesen Apps werden weitere Apps zur komfortablen mobilen Erfassung von Aufträgen, Rechnungen, Nachforderungen sowie Aufgaben via Tablet oder Smartphone realisiert. (Digitale Rechnung). Für das Modul Mängelmanagement wird ebenfalls eine mobile App zur Erfassung, Verortung und Dokumentation der Mängel direkt auf der Baustelle realisiert. Diese Apps sind für den mobilen Einsatz in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, schneller Zugriff auf die relevanten Daten und der zugrundeliegenden Plattform (ios, Android, Windows) optimiert. Im Folgenden werden die einzelnen Elemente von COOR - mobile kurz erläutert. 4

5 COOR - mobile Client Zugriff auf den COOR Server via Internet Volle COOR Funktionalität Über das Berechtigungskonzept und Workflows kann der Zugriff auf die Daten administriert werden. Damit ist es möglich externen Projektbeteiligten Zugriff auf die COOR Daten zu gewähren. Mehr Transparenz, da aktuelle Bauprojektdaten jederzeit und überall verfügbar sind. Höhere Effizienz und Entlastung der Bauleitung, da Externe direkt in Prozesse und Workflows eingebunden werden können. Kürzere Durchlaufzeiten Anwendungsbeispiele Der Projektleiter hat bei Baubesprechungen bzw. Verhandlungen vollen Zugriff auf die Projektdaten (Aufträge, Rechnungen, Zahlungen), Berichte und Aufgabenlisten in COOR. Änderungen können online dokumentiert werden. Dadurch entfällt die Nachbearbeitung im Büro. Ein Lieferant kann eine Nachforderung direkt in COOR erfassen, und dadurch den Prüf- und Freigabeprozess, der ebenfalls in COOR durchgeführt wird, anstoßen. COOR - mobile App: Prüf- und Freigabe Workflows Mobile Prüfung und Freigabe von Aufträgen, Nachforderungen, Rechnungen, Zahlungen entsprechend dem eingestellten Workflow am Smartphone bzw. Tablet. Übersichtliche Darstellung der offenen Genehmigungen Erinnerungsfunktion Eskalationsfunktion Notizfunktion Höhere Effizienz und kürzere Durchlaufzeiten, wegen einfacher und übersichtlicher Bedienung und weil Freigabe jederzeit und überall durchgeführt werden kann. Geringeres Risiko Fristen zu versäumen, da eine Erinnerungsfunktion direkt am Smartphone / Tablet verfügbar ist keine COOR Einschulung für Genehmiger erforderlich 5

6 Anwendungsbeispiele Der Abteilungsleiter kann ohne Verzögerung eine Bestellung während einer Dienstreise freigeben, nachdem ihn sein Smartphone freundlich daran erinnert hat. COOR - mobile App: Projektstatus Anzeige von Projekt Cockpits, Übersichtslisten und Berichten am Tablet bzw. Smartphone entsprechend der Benutzerberechtigung. Berichte können einer Favoritenliste hinzugefügt werden. Mehr Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen, da berechtigte Benutzer immer auf den aktuellsten Stand der Projektdaten Zugriff haben. Höhere Effizienz, da umständliche Verteilung von Berichten entfällt. Anwendungsbeispiele Geschäftsführer möchte sich einen Überblick über den Status seiner Bauprojekte machen. Mittels dieser App hat er jederzeit Zugriff auf die Projekt Cockpits und über seine Favoriten auf die relevanten Berichte. Bauprojektleiter wird während eines Lieferanten Meetings mit einer fehlenden Bestellung konfrontiert. Den Sachverhalt kann er mit Hilfe der App sofort überprüfen. COOR - mobile App: Komfortfunktionen Erfassen von Aufträgen, Nachtragsforderungen, digitalen Rechnungen via Tablet oder Smartphone durch berechtigte Benutzer (Auch externen Lieferanten!). Anstoß des Prüf- und Freigabe Workflows. Mobile Verwaltung der COOR Aufgabenliste. Höhere Effizienz durch mobile elektronische Erfassung von Aufgaben, Aufträgen, Forderungen und Rechnungen durch interne und externe Projektbeteiligte (zb. Lieferanten). Kürzere Durchlaufzeiten durch Einbeziehung von externen Projektbeteiligten in die für das Projekt definierten Workflows. 6

7 Mehr Transparenz durch permanenten Überblick über den Status der anstehenden COOR Aufgaben. Geringer Einschulungsaufwand, durch benutzerfreundliche App. Anwendungsbeispiele Ein Lieferant stellt auf der Baustelle fest, dass aufgrund einer Planänderung mehr Rohre verlegt werden müssen. Die daraus resultierende Nachtragsforderung kann er direkt auf der Baustelle mittels mobiler App erfassen, und den Genehmigungslauf starten. Das erspart einerseits Bearbeitungsaufwand, durch mehrfaches Erfassen des Antrages (zuerst als Papierantrag, der dann in ein elektronisches System ein gepflegt wird), und optimiert auch die Durchlaufzeit bis zur Freigabe. Fazit COOR Mobile ist ein zukunftsweisendes Tool für mehr Transparenz und Effizienz im Bauprojektcontrolling. Die eigentliche Herausforderung liegt nicht nur auf Seiten der technischen, sondern vor allem auch der strategisch-organisatorischen Umsetzung. Um das große Potenzial der Digitalisierung im Bau für das eigene Unternehmen erfolgreich zu nutzen, ist ein grundlegendes Infragestellen und Umdenken notwendig: Sind bisherige Produkte, Prozesse, Wertschöpfungsketten noch zeitgemäß? Dafür braucht es Mut zu Veränderungen, zur Öffnung des eigenen Unternehmens zur Digitalisierung in verschiedenen Bereichen. COOR beschäftigt sich schon lange mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ist ein innovativer sowie zuverlässiger Partner von der Beratung bis zur Implementierung der Softwarelösung. Quellen COOR Heuer Dialog Kontakt Veröffentlicht von Anita Obermair COOR GmbH Alpenstraße 26, 5020 Salzburg Telefon: +43 (0) Altlaufstraße 40, Höhenkirchen-Siegertsbrunn Autor: Manfred Masser 7