Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen

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1 Ausgangslage Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen Aufgabenschwerpunkte Mit dem von Bundesminister Eichel im November 2001 gebilligten Feinkonzept zur Strukturentwicklung in der Bundesfinanzverwaltung wurde entschieden, das Dienstleistungszentrum des Bundesamts für Finanzen mit dem Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen zu einem Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen zusammenzuführen. Aufgabenschwerpunkte sind: Die Abrechnung von Personalleistungen und Personalnebenleistungen sowie die Wahrnehmung weiterer übergreifender Verwaltungsdienstleistungen Vermögens- und entschädigungsrechtliche Aufgaben. Aufgabenentwicklung Der Aufgabenumfang im vermögens- und entschädigungsrechtlichen Bereich wird sich innerhalb des nächsten Jahrzehnts deutlich verringern. Ziel ist der Ausbau der neuen Behörde zu einem zentralen Dienstleister, durch den standardisierte Dienstleistungen für die Bundesfinanzverwaltung und darüber hinaus angeboten werden. Der Aufgabenrückgang im vermögens- und entschädigungsrechtlichen Bereich soll mit dem Aufgabenzuwachs im Bereich zentrale Dienste synchronisiert werden. Vermögens- und entschädigungsrechtlicher Bereich Im Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen werden künftig im Wesentlichen folgende vermögens- und entschädigungsrechtlichen Aufgaben erledigt: Bisherige Aufgaben Bisherige Aufgaben des Bundesamts zur Regelung offener Vermögensfragen sind u.a.: - Koordinierung einer einheitlichen Rechtsanwendung im Vermögens- und Entschädigungsrecht 28

2 - Verwaltung des Sondervermögens des Bundes Entschädigungsfonds - Verwertung und Verwaltung von nicht beanspruchten ehemals staatlich verwalteten Vermögenswerten - Durchführung von Abführungsverfahren - Restitution von Vermögen der Parteien und Massenorganisationen - Prüfung der Stiftung Erinnerung, Verantwortung, Zukunft. Im Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen ist der Prozess einer umfangreichen Neuordnung mit dem Ziel der zügigeren und wirtschaftlicheren Erledigung der Aufgaben eingeleitet worden. Weitere Aufgaben sollen jeweils nach Änderung der bestehenden Zuständigkeitsregelungen übertragen werden: Neue Aufgaben - Feststellung der Wiedergutmachungsansprüche für verfolgungsbedingte Vermögensverluste zwischen 1933 und 1945 von den Ländern - Entschädigung nach dem NS-Verfolgtenentschädigungsgesetz, Abführungsverfahren und Rückgabe von NSverfolgungsbedingt entzogenen Kunstgegenständen von der Oberfinanzdirektion Berlin - Entscheidungen nach dem Vermögenszuordnungsgesetz von den Oberfinanzpräsidenten der Oberfinanzdirektionen in den neuen Bundesländern - Verfahren nach der Grundstücksverkehrsordnung und dem Investitionsvorranggesetz vom Oberfinanzpräsidenten der Oberfinanzdirektion Berlin Anlass für die gesetzliche Zuständigkeitsänderung zur Bearbeitung der Anträge auf Rückgabe bzw. Entschädigung von verfolgungsbedingten Vermögensschädigungen zwischen 1933 und 1945 war der 29

3 zeitkritische Bearbeitungsstand dieser Aufgabe in den Ländern und die ab 2004 gesetzlich vorgesehene Verzinsung der Ansprüche durch den Bund. Die Bündelung dient in erster Linie der Beschleunigung der Aufgabenerledigung. Die in den Ländern frei werdenden Kapazitäten können für eine zügigere Erledigung der übrigen Anträge im vermögens- und entschädigungsrechtlichen Bereich genutzt werden. Mit der Übertragung der Aufgaben nach dem Vermögenszuordnungsgesetz, Investitionsvorranggesetz sowie der Grundstücksverkehrsordnung werden alle wesentlichen Bundeszuständigkeiten im Bereich der offenen Vermögensfragen beim Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen konzentriert. Ziel ist es, auch in diesem Bereich die noch offenen Fälle künftig beschleunigt zu erledigen. Die neue Behördenbezeichnung trägt zugleich der Aufgabenentwicklung im Vermögens- und Entschädigungsbereich und der künftigen Ausrichtung als zentraler Dienstleister Rechnung. Standorte und Personaleinsatz Sitz des Bundesamts zur Regelung offener Vermögensfragen ist Berlin mit Standorten in Gera und Neubrandenburg. Als weitere Standorte sind Frankfurt/O., Erfurt, Leipzig und Magdeburg vorgesehen. Die Vermögenszuordnungsaufgaben sollen in ausgelagerten Arbeitsbereichen in Chemnitz, Cottbus und Rostock erledigt werden. Für die derzeitige Aufgabenerledigung beim Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen sind rd. 300 Arbeitskräfte eingesetzt. Die Übernahme der neuen Aufgaben ist zu Beginn des Jahres 2004 vorgesehen. Hierfür werden rd. 400 Arbeitskräfte aus der Bundesvermögensverwaltung gewonnen. Dienstleistungsbereich Bereits im Jahr 1999 wurde die seinerzeit existierende Bundesbesoldungsstelle mit dem rasch aufwachsenden Bereich der Personalnebenleistungen (Beihilfe, Reisekosten, Umzugskosten und Tren- 30

4 nungsgeld) organisatorisch zu einem Dienstleistungszentrum zusammengeführt. Anlass dafür war: die Kongruenz der verwendeten Daten für eine effiziente Aufgabenerledigung in den genannten Bereichen die Sicherstellung des flexiblen Personaleinsatzes zwischen der Bundesbesoldungsstelle und dem Bereich Personalnebenleistungen die Entwicklung übergreifender Führungs- und Ablaufstrukturen. Dem Dienstleistungszentrum wurde zum 1. Januar 2001 zusätzlich die neu errichtete zentrale (Bundes-)Familienkasse angegliedert. Alle Aufgaben des Dienstleistungszentrums werden an den Standorten des Bundesamts für Finanzen in Bonn und Berlin sowie einem ausgelagerten Arbeitsbereich in Fulda wahrgenommen. Hierfür sind derzeit insgesamt rd. 400 Beschäftigte eingesetzt. Standorte und Personaleinsatz Der ausgelagerte Arbeitsbereich in Fulda wird angesichts sich abzeichnender Aufgabenentwicklungen in der Bundeszollverwaltung Mitte des Jahrzehnts zurückgeführt. Das bisher dort eingesetzte Personal verbleibt in der Bundeszollverwaltung. Es wird geprüft, ob und inwieweit entsprechende Aufgaben künftig an einem anderen Standort erledigt werden können. Die Aufgaben im Bereich Personalnebenleistungen und der zentralen (Bundes-)Familienkasse haben durch Konzentrationsbestrebungen ständig zugenommen. Die Anzahl der Geschäftsfälle entwickelte sich im Bereich Beihilfe auf rd und bei der Reisekostenabrechnung auf rd In der (Bundes-)Familienkasse werden inzwischen rd Kindergeldberechtigte betreut. Darüber hinaus sind für rd Beschäftigte der Bundesverwaltung die Abrechnungen im Rahmen des Berlin- / Bonn-Gesetzes abgewickelt worden. Geschäftsfälle Die Bearbeitung von Personalleistungen und Personalnebenleistungen der Bundesverwaltung soll künftig auf wenige Stellen konzent- 31

5 riert werden. Ein entsprechendes Konzept soll im Jahr 2004 in die Initiative Bürokratieabbau eingebracht werden. In diesem Zusammenhang wird geprüft, ob Aufgaben dieser Bereiche angesichts von Personalfreisetzungen in der Bundeszollverwaltung an einen Standort an der Ostgrenze der Bundesrepublik Deutschland verlegt werden können. Im Rahmen der Strukturentwicklung Bundesfinanzverwaltung ist auch über die künftige Stellung und Rolle der Bundeshauptkasse als Zentralstelle des Bundes im Haushalts-, Kassen- und Rechnungs- Familienleistungsausgleich Bezügezahlung Beihilfebearbeitung Weitere Optimierung Benchmarking Bundeshauptkasse Von besonderer Bedeutung für das Dienstleistungszentrum ist die künftige organisatorische Abwicklung des Familienleistungsausgleichs. Die Konzentrationsbestrebungen für die Gewährung des Familienleistungsausgleichs sollen in einem Stufenprozess, beginnend mit dem Bundesbereich, vorangetrieben werden. Nähere Ausführungen hierzu finden sich im Abschnitt Bundeszentralamt für Steuern. Für den Bereich der Bezügezahlung sind in einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung des Bundesamts für Finanzen Schwachstellen bei der Bearbeitung aufgedeckt, Verbesserungspotenziale aufgezeigt und neue Rahmenparameter für eine effizientere Bezügezahlung entwickelt worden. Das Bundesamt für Finanzen hat bereits begonnen, die Optimierungsvorschläge der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung umzusetzen. Durch Ausweitung der Arbeitsmengen und Verbesserung der Antragsbearbeitung konnten die Kosten für die Beihilfebearbeitung um mehr als 50 v.h. abgesenkt und das vom Bundesrechnungshof empfohlene Kostenziel deutlich unterschritten werden. Weitere Kostensenkungen sollen durch Erreichen wirtschaftlicherer Betriebsgrößen, weitere ablauforganisatorische Optimierung der Antragsbearbeitung sowie eine Anpassung der Arbeitsmengen je Bearbeiter angestrebt werden. Die ökonomische Gestaltung der Prozesse wird durch ein Benchmarking mit anderen zentralisiert arbeitenden Stellen begleitet werden. 32

6 wesen des Bundes mit den Aufgabenbereichen Zentralkasse, Rechnungslegung und Qualitätssicherung sowie Systempflege für das Verfahren des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens und die Sub-Verfahren zu entscheiden. Möglichkeiten zur Optimierung des Kassenwesens des Bundes insgesamt werden derzeit im Bundesministerium der Finanzen geprüft. Die Gruppe Währungsumstellung soll in das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen eingegliedert werden. Sie wird in der zweiten Hälfte des Jahrzehnts ihre Aufgaben erledigt haben. Gruppe Währungsumstellung Neue organisatorische und personalwirtschaftliche Strukturen Im Rahmen der Feinplanung muss erreicht werden, dass die derzeitige Aufgabenerledigung bereits vor dem 1. Januar 2006 an den künftigen Strukturen ausgerichtet wird, zugleich aber die Verantwortlichkeit der bestehenden Behörden für ihren Bereich erhalten bleibt. Die Beschäftigten erhalten dadurch rechtzeitig Klarheit für die künftige Arbeitserledigung. Personalwirtschaftliche Maßnahmen werden unter Beibehaltung der bisherigen Standards der Sozialverträglichkeit durchgeführt. Dazu gehört auch die bereits getroffene Entscheidung, dass nach Eingliederung des Dienstleistungszentrums in das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen dessen Aufgaben weiterhin an den Standorten Berlin und Bonn wahrgenommen werden. Standortzusage Für die betroffenen Beschäftigten ist damit klargestellt, dass sie nicht mit einem Wechsel an einen anderen Standort rechnen müssen. Im Hinblick auf die zu erwartende rückläufige Aufgabenentwicklung an den Standorten mit Aufgaben aus dem Bereich der offenen Vermögensfragen wird gegen Ende des Jahrzehnts geprüft, ob der Erhalt einzelner Standorte gerechtfertigt ist. 33

7 Der Standort Bonn wird wegen seiner Größe von einem besonderen Arbeitsbereich OPH-Aufgaben in Bonn betreut. Die an den übrigen Standorten anfallenden OPH-Aufgaben werden nach entsprechender Aufgabenanalyse im Rahmen der Feinplanung konkretisiert. Die Einrichtung eigener OPH-e oder -Sachgebiete ist dort nicht vorgesehen. Organisationsrahmen Für die Organisation des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen sind folgende organisatorische Rahmenbedingungen festgelegt worden: Gliederung des Amts in Fachabteilungen für den Vermögensund Entschädigungsbereich und für den Dienstleistungsbereich Reduzierung der Anzahl der Fachreferate für die bis Ende 2002 dem Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen zugewiesenen Aufgaben auf voraussichtlich sechs e In den Fachabteilungen für Vermögens- und Entschädigungsrecht werden die Grundsatzangelegenheiten jeweils in einem gebündelt. Querschnittaufgaben werden in einer Querschnittabteilung konzentriert. Die Behördenleitung wird durch einen Leitungsstab unterstützt, dem konzeptionelle und strategische Aufgaben übertragen werden. Der Vizepräsident leitet die Querschnittabteilung. Es ist vorgesehen, die Vermögenszuordnungsaufgaben in drei en zu organisieren und in einem Sonderbereich zusammenzufassen. Im Rahmen der Planungen für den IT-Dienstleister in der Bundesfinanzverwaltung muss die Ausgestaltung der behördeneigenen IT- Schnittstelle beschrieben werden. 34

8 Die Grobplanung zur Aufbauorganisation ist im nachfolgenden Organigramm dargestellt: 35

9 Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen Beirat Präsident Leitungsstab 6WHXHUXQJVDXIJDEHQ *) *) *) *) *) Abteilung Querschnitt-, Projekt- Sonderaufgaben Abteilung Entschädigungsfonds Abteilung 5 FN EHUWUDJXQJ $XVJ/HLVW*.ULHJVIROJHQ Abteilung Entschädigungsverfahren **) Abteilung 3HUVRQDO 3HUVRQDOQHEHQOHLVWXQJHQ )DPLOLHQOHLVWXQJVDXVJOHLFK Organisation, Personal, Innenrevision, 23+$UEHLWVEHUHLFK Bonn *UXQGVDW] :LGHUVSU FKH $XIKHEJVWDDWO9HUZDOWXQJ *UXQGVDW] 5 FN EHUWUDJXQJ $XVJ/HLVW*:LGHUVSU FKH *UXQGVDW]169(QWVFK* %HWHLOLJXQJVIlOOH, :LGHUVSU FKH Personalnebenleistungen Innerer Dienst, Haushalt Aufgebote Grundstücke Kunstgegenstände Rückübertragungsverfahren nach 1 Abs. 6 VermG 169(QWVFK* 5 FNHUVWDWWXQJ, $UFKLYH Festsetzung, Zahlbarmachung Bezüge Stiftung, Justitiariat, Urteilssammlung E-Fonds Rückübertragungsverfahren nach 1 Abs. 6 VermG 169(QWVFK* Festsetzung, Zahlbarmachung Bezüge IT-Schnittstelle Abführungsverfahren Brandburg und Berlin, Grundst. v. NS-Verf. Rückübertragungsverfahren nach 1 Abs. 6 VermG 169(QWVFK* 8QWHUQHKPHQ Kundenbetreuung, Qualitätssicherung, Grundsatz Bezüge Projekt- und Sonderaufgaben Abführungsverfahren M.-Vorpommern und Sachsen-Anhalt Rückübertragungsverfahren nach 1 Abs. 6 VermG 169(QWVFK* 8QWHUQHKPHQ (Bundes-) Familienkasse Projekt- und Sonderaufgaben Abführungsverfahren Sachsen und Thüringen 169(QWVFK* 8QWHUQHKPHQ *) Leitungsspannen AG Außendienst 169(QWVFK* 8QWHUQHKPHQ **) Im Rahmen der Feinplanung wird untersucht, für Abteilungen: mittelfristig mindestens 8 e für e: > 25 Arbeitskräfte für e mit stark wiederholenden Tätigkeiten: > 50 Arbeitskräfte - ob und inwieweit eine Aufteilung der Aufgaben auf zwei Abteilungen nowendig ist - ob die Aufgabe (Bundes-)Familienkasse dem BADV oder dem BZSt zugeordnet wird. 36

10 Bei der künftigen Aufgabenerledigung wird strikt zwischen lenkenden und operativen Aufgaben unterschieden. Im Rahmen eines noch zu entwickelnden Aufgabendelegationsmodells werden operative Aufgaben soweit wie möglich delegiert und eigenverantwortlich erledigt. Für die Ausgestaltung des Modells stehen Regelungen über Zeichnungsvorbehalte zur Verfügung. Neues Steuerungsmodell Die Aufgabenerledigung wird zunächst durch eine Zeit- und Maßnahmenplanung unterstützt. Mittelfristig wird diese durch weitergehende Methoden eines Qualitätsmanagements, wie Zielvereinbarungen und Plankostenrechnung mit Entwicklung von Betriebszahlen, ergänzt. Die Plankostenrechnung sieht die Einführung einer um Qualitätsindikatoren erweiterten Leistungsrechnung und einer Kostenkontrolle mit Abweichungsanalysen vor. Dem Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen stehen alle Planstellen und Stellen des Bundesamts zur Regelung offener Vermögensfragen und des Dienstleistungszentrums sowie der Gruppe Währungsumstellung des Bundesamts für Finanzen einschließlich der anteiligen Plan- / Stellen des OPH-Bereichs zur Verfügung. Damit ist sicher gestellt, dass für jeden Beschäftigten dieser Behörde eine seinem statusrechtlichen Amt entsprechende Planstelle bzw. Stelle vorhanden ist. Planstellen- / Stellentransfer Um den Personalbedarf und -einsatz stärker als bisher an der Aufgabenentwicklung auszurichten, wird eine prozessbegleitende Personalbedarfsermittlung für die Optimierung bestehender und die Übernahme neuer Aufgaben durchgeführt. der Ergebnisse der darauf aufsetzenden Personalbedarfsberechnung Personalbedarfsermittlung Unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Strukturoptimierung der zuwachsenden Aufgaben und 37

11 werden Anpassungen des Planstellen- / Stellenbedarfs des Amtes geprüft. Die Wertigkeit der Dienstposten wird durch analytische Bewertung ermittelt. Entscheidungen sollen hiermit transparenter und nachvollziehbarer werden. In Gera und Neubrandenburg ist die Unterbringung in Dienstliegenschaften der Bundesvermögensverwaltung erfolgt. Mit der Übertragung der Zuständigkeit für die NS-Verfolgten-Verfahren wird hinsichtlich der weiteren Standorte Erfurt, Frankfurt/Oder, Leipzig und Magdeburg sowie der ausgelagerten Arbeitsbereiche in Chemnitz, Cottbus und Rostock entsprechend verfahren. Im Rahmen der weiteren Aufgabenentwicklung wird geprüft, ob unter Berücksichtigung personalwirtschaftlicher Gegebenheiten im Bereich der Bundeszoll- Ausschreibungsverfahren Die Besetzung freier Dienstposten und Stellen erfolgt grundsätzlich in einem internen Ausschreibungsverfahren. Externe Ausschreibungen kommen nur in Betracht, wenn geeignete Bewerber aus der Bundesfinanzverwaltung, ggf. nach entsprechender Fortbildung, für die betreffende Aufgabe nicht gefunden werden können. Die Regelungen zur Gleichstellung von Frauen und Männern sowie für schwerbehinderte Menschen werden beachtet. Im Hinblick auf das sich wandelnde Aufgabenprofil der neuen Behörde ist es erforderlich, für Qualifizierungsmaßnahmen der Beschäftigten Schulungskonzepte zu erarbeiten und Fortbildung zu ermöglichen. Dies gilt insbesondere für den künftig erforderlichen Wechsel der Beschäftigten aus dem vermögens- und entschädigungsrechtlichen in den Dienstleistungsbereich. Die Ermittlung des mit der Einrichtung der neuen Oberbehörde entstehenden gesetzlichen Änderungsbedarfs über die Anpassung des Finanzverwaltungs- sowie des Bundesbesoldungsgesetzes (Behörden- und Amtsbezeichnungen) hinaus ist Gegenstand der Feinplanung. Unterbringung Standorte Dienstsitz des künftigen Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen ist Berlin und Bonn. 38

12 verwaltung eine Liegenschaft für einen weiteren Standort im Osten Deutschlands benötigt wird. Die Standorte des künftigen Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen sind im Anhang dargestellt. Die künftige gemeinsame Unterbringung des Bundesamts zur Regelung offener Vermögensfragen mit dem Dienstleistungszentrum des Bundesamts für Finanzen in Berlin wird derzeit geprüft. Das Dienstleistungszentrum des Bundesamts für Finanzen am Standort Bonn ist derzeit in Bonn-Beuel untergebracht. Die Fortentwicklung des Bundesamts für Finanzen zu einem Bundeszentralamt für Steuern und die Einrichtung des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik in der Bundesfinanzverwaltung sowie der Einrichtung des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen machen es ggf. erforderlich, am Standort Bonn eine anderweitige Unterbringung vorzusehen. Einzelheiten sollen auf der Grundlage der Feinplanung in einem einheitlichen Unterbringungskonzept geregelt werden. Langfristiger Ausbau des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen In der Bundesfinanzverwaltung werden derzeit in allen Bereichen erhebliche Ressourcen und Personal für die Erledigung von Querschnittaufgaben gebunden. Das Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen soll in einem verabredeten Stufenprozess systematisch zum Anbieter von zentralen Dienstleistungen ausgebaut werden. Hierdurch soll den Auftraggebern die Konzentration auf ihre Kernkompetenz ermöglicht werden. Zentraler Dienstleister Maßnahmen zur Verwaltungsmodernisierung und Organisationsberatungen sollen beim Auftraggeber vor Ort angeboten werden. Das Dienstleistungsangebot soll darüber hinaus umfassen: Aufgabenfelder Maßnahmen zur Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation 39

13 Durchführung von Personalbedarfsermittlungen, Dienstpostenbewertungen, Arbeitsplatzuntersuchungen und bewertungen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen Einführung neuer Steuerungsmodelle (Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung, Qualitätsmanagement, Aufgabendelegation, Zielvereinbarungssysteme, Changemanagement) Unterstützung bei der Personalgewinnung (Potenzialanalyse, Assessment-Center) Personalentwicklungsmaßnahmen (Anforderungsprofile, beschäftigungsmäßige Voraussetzungen). Qualifizierung Das für diese Aufgaben erforderliche Know-how zur methodischen Anwendung der Organisationstechniken soll bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch zusätzliche Qualifizierung aufgebaut werden. Für die Gestaltung von Geschäftsprozessen in den Behörden wird es darauf ankommen, standardisierte Lösungen anzubieten, die in großer Breite akzeptiert und angewendet werden. Unterstützung des Konzentrationsprozesses im BMF Die aufgezeigte Weiterentwicklung des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen wird den im Bundesministerium der Finanzen begonnenen Prozess der Konzentration auf ministerielle Kernaufgaben unterstützen. Meilensteine der Realisierung 1. Stufe ab 2004 Übernahme weiterer Aufgaben aus dem Bereich offener Vermögensfragen in das Bundesamt zur Regelung offener Vermögensfragen mit einer Personalbindung von ca. 400 Beschäftigten an verschiedenen Standorten 40

14 Ressortübergreifende Aufgabenkonzentration in den Bereichen Personalleistungen, Personalnebenleistungen und Familienleistungsausgleich im Rahmen der Initiative Bürokratieabbau 2. Stufe ab 2006 Einrichtung des Bundesamts für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen am 1. Januar 2006 und Ausbau der Behörde zu einem zentralen Dienstleister mit entsprechender Anpassung der organisatorischen und personalwirtschaftlichen Strukturen 41