Ostschweizer Veranstaltungen einmal erfassen, vielfach publizieren mit der Erfassungmaske der IGO

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1 Seite 1 Inhaltsverzeichnis Einzelveranstaltung erfassen S. 2 Erfassung mit Login S. 2 Regelmässige Veranstalter Stammdaten, Veranstalter, S. 3 Veranstaltungsorte Veranstaltungen erfassen S. 4 Bild hinzufügen S. 5 Veranstaltungen verwalten, S. 5 freischalten, löschen Daten beziehen S Januar 2015 Ostschweizer Veranstaltungen einmal erfassen, vielfach publizieren mit der Erfassungmaske der IGO Seit 2002 fördert der Verein Interessengemeinschaft ostevents.ch (IGO) in der Ostschweiz den Gedanken des «Veranstaltungen einmal erfassen und automatisch mehrfach publizieren». Das bietet die IGO-Erfassungmaske für Veranstalter Die Website ostevents.ch bietet eine einfache Eingabemaske für Veranstalter von Events in der Ostschweiz. Einmalige Veranstaltungen können direkt in einen frei zugänglichen Raster erfasst werden. Es sind kein Login und keine Vorkenntnisse notwendig, um eine einzelne Veranstaltung zu melden. Regelmässige Veranstalter registrieren sich, um von Vorteilen zu profitieren, wie z.b. Anlegen von Stammdaten (Veranstaltungsorte, Kontaktnamen), kontrollierte Freischaltung: eine Veranstaltung kann erst als Entwurf gespeichert und dann gezielt veröffentlicht werden. Das bietet die IGO-Erfassungsmaske für Medien und Content-Anbieter Die erfassten Daten stehen Medien und Content-Anbietern für die Verwendung zu Verfügung. Es bestehen keine Restriktionen für die Weitergabe der Rohdaten. Alle interessierten Medien und Contentanbieter können eine Zustellung der Daten beantragen. Der Datenexport erfolgt per oder per Export aus der IGO-Datenbank (siehe Seite 6/7) Auf der Website finden Sie Die aktuelle Liste der angeschlossenen Medien Die Allgemeinen Geschäfsbedingungen der IGO Hilfsmittel zur Datenerfassung

2 Seite 2 Einzelveranstaltungen ohne Login Direkte Erfassung Auf der Website ostevents.ch können Veranstalter ihre Veranstaltungen ohne Login einfach erfassen, kontrollieren und zur Weiterleitung an Medien und Datenbezüger freischalten. Die Freischaltung erfolgt via . Falls Sie kein entsprechendes Mail von uns erhalten, prüfen Sie bitte auch Ihren Spam-Ordner. Mit der Freischaltung der Veranstaltungsdaten werden die AGB der IGO akzeptiert. Regelmässige Erfassungen mit Login Anmeldung Auf der Website ostevents.ch können sich regelmässig Veranstaltende registrieren, um ihre Veranstaltungen einfacher zu publizieren. Mit der Registrierung werden die AGB der IGO akzeptiert. Ein Bestätigungsmail mit einem Bestätigungslink wird zugestellt. Das Anklicken des Links schaltet das Konto frei. Login Nach der Registrierung können Sie sich mit -Adresse und dem gewählten Passwort einloggen. Passwort ändern Durch Anklicken des Befehlsfelds «Passwort ändern» kann das eigene Passwort geändert werden. Sie finden diese Funktion bei den Stammdaten.

3 Seite 3 Stammdaten, Veranstalter, Veranstaltungsorte für mehrfache und regelmässige Veranstaltungen erfassen Stammdaten Bevor eine erste Veranstaltung erfasst werden kann, muss mindestens ein Veranstaltungsort erfasst werden. Dies geschieht im Menu «Stammdaten». Die Bezeichnung der Veranstaltungsorte wird nicht vorgegeben. Verwenden Sie möglichst die Bezeichnungen, wie sie in schon bestehenden Publikationen verwendet werden. Veranstalter Mit dem Formular «Veranstalter» können die Kontaktdaten angepasst werden. Änderungen im jeweiligen Textfeld werden sofort gespeichert, wenn die Eingabe mit der Entertaste bestätigt wird, wenn das Feld mit der Tabulatortaste verlassen wird oder wenn ein anderes Feld angeklickt wird. Die Änderung wird in der Menuzeile mit einer Bestätigungsmeldung quittiert. Veranstaltungsorte Ein neuer Veranstaltungsort wird erfasst durch Anklicken des [+]-Befehls. Damit wird ein Formular angezeigt, das mit den entsprechenden Daten auszufüllen ist. Die Daten werden durch Anklicken der OK-Taste gespeichert. Es können mehrere Veranstaltungsorte erfasst werden. Ein bereits erfasster Veranstaltungsort kann durch Anklicken des Schraubschlüssel- Symbols editiert werden. Damit wird ein Formular geöffnet, in dem die Daten angepasst werden können. Analog zum Veranstalterformular werden alle Änderungen sofort automatisch gespeichert. Zum Löschen eines Veranstaltungsorts muss das Bomben-Symbol angeklickt werden. Löschen ist nur möglich, wenn keine Veranstaltungen für diesen Ort erfasst wurden. Andernfalls wird eine Fehlermeldung «Objekt wird noch referenziert» angezeigt. Mit der Zurück-Taste gelangt man wieder zu den Stammdaten.

4 Seite 4 Veranstaltungen Das Menu «Veranstaltungen» ist nach dem Login automatisch aktiv. Hier können neue Veranstaltungen erfasst oder bestehende Veranstaltungen administriert werden. Veranstaltung hinzufügen. Durch Anklicken des Untermenüs «Veranstaltungen hinzufügen» wird ein Formular zur Datenerfassung geöffnet. Der Typ bestimmt, ob es sich bei der zu erfassenden Veranstaltungen um einen Einzelanlass oder eine Dauerveranstaltung (z.b. eine Ausstellung) handelt. Für eine Einzelveranstaltung ist das jeweilige Datum und die Uhrzeit einzufügen, für eine Dauerveranstaltung das Beginn- und das Enddatum. Aus der Liste der Veranstaltungsorte ist der gewünschte Ort auszuwählen. Die Veranstaltungsorte sind vorgängig in den Stammdaten zu erfassen. Der Titel bezeichnet die Veranstaltung gegen aussen und ist zwingend zu setzen. Fakultativ kann im Feld URL ein Link zu einer Veranstaltungswebsite gesetzt werden. Mit der letzten Auswahlliste ist die gewünschte Rubrik auszuwählen. Die Liste ist vorgegeben und kann durch den Veranstalter nicht geändert werden. Die aufgeführten Rubriken werden nicht zwingend von allen Datenbezügern genutzt. Weitere Informationen finden sich allenfalls auf der Website Die neue Veranstaltung wird durch Betätigung der OK-Taste gespeichert. Liste der Veranstaltungen Im Hauptbereich wird eine Liste aller erfassten Veranstaltungen angezeigt. Die Tabelle zeigt den Status der Veranstaltung (grau = Veröffentlichung pendent, grün = veröffentlicht), Datum, Titel und Veranstaltungsort. Durch Anklicken des Schraubschlüssel-Symbols kann eine Veranstaltung administriert werden. Das Bild-Symbol zeigt, dass der Veranstaltung ein Foto beigefügt wurde. Durch Anklicken des Symbols wird die Bildverwaltung direkt geöffnet.

5 Seite 5 Bild hinzufügen Die Bildtaste oberhalb des Veranstaltungsformulars öffnet die Bildverwaltung. Hier kann ein Veranstaltungsbild hochgeladen oder ein bereits hochgeladenes Bild ersetzt oder gelöscht werden. Mit der Zurücktaste gelangt man wieder zur Veranstaltungsverwaltung. Veranstaltung verwalten Nach Anklicken des Schraubschlüssel-Symbols werden im rechten Bildschirmteil die entsprechenden Daten angezeigt. Diese können verändert werden, solange die Veranstaltung nicht veröffentlicht ist. Änderungen der Veranstaltungs- und Vorführdaten werden sofort gespeichert, wenn die Eingabe mit der Entertaste bestätigt wird, wenn das Feld mit der Tabulatortaste verlassen wird oder wenn ein anderes Feld angeklickt wird. Mit dem Formular Vorführungen können zusätzliche Vorführungen der aktuellen Veranstaltung erfasst werden. Einzelne Vorführungen können durch Anklicken des Bomben-Symbols gelöscht werden. Veranstaltung löschen Eine Veranstaltung kann durch Anklicken der Taste «Löschen» gelöscht werden. Der Löschbefehl muss bestätigt werden, kann danach aber nicht mehr rückgängig gemacht werden. Veranstaltung veröffentlichen Damit die Veranstaltungsdaten an die angeschlossenen Datenbezüger weitergeleitet werden, muss die Veranstaltung durch Anklicken der entsprechenden Taste veröffentlicht werden. Nach der Veröffentlichung können die Daten nicht mehr direkt geändert werden. Sind später doch noch Änderungen nötig, muss zuerst die Ändern-Taste angeklickt werden. Damit die geänderten Daten publiziert werden, muss die Veranstaltung wieder veröffentlicht werden.

6 Seite 6 MANUAL Daten beziehen Bezüger der Veranstaltungsdaten Die Veranstaltungsdaten sind frei beziehbar. Medien und wichtige Multiplikatoren registrieren sich bei der IGO. Die IGO stellt die Schnittstellen sicher (korrekter Versand der Daten, Kontakt zu zuständigen Personen, etc.). Mit dem Bezug von Daten anerkennen die Nutzer die AGB der IGO. Auslieferungsvarianten Es sind zwei Auslieferungsvarianten möglich: die Auslieferung per oder über einen Download. 1. Auslieferung per Mail: a) Einzelauslieferung: Die Datenbezüger erhalten ein sobald eine Veranstaltung publiziert oder später geändert wurde. Die Daten werden nach der gewünschten Rubrik gefiltert. b) Sammelauslieferung Die Datenbezüger erhalten täglich ein mit einem gezippten XML-File als Anhang. Im XML-File sind alle aktiven Veranstaltungen erfasst. Auch in diesem Fall werden die Daten nach Rubrik gefiltert. 2. XML Download: Ohne Registrierung: Download eines XML-Files mit allen aktuellen (ungefliterten) Veranstaltungen über einen allgemeinen Downloadlink. Es werden immer alle aktuellen Veranstaltungen exportiert. Mit Registrierung: analog zu a) Hier ist auf Wunsch ein individueller Rubrikfilter möglich.

7 Seite 7 Individuelle Struktur XML Download Das XML-File sieht von der Struktur her für Benutzer gleich aus. Wünscht eine Datenbezüger ein spezielles Format, ist dies gegen Bezahlung des Programmieraufwandes möglich.

8 Seite 8 IG-ostevents.ch Postfach 1203 CH-9001 St. Gallen Tel. +41 (0) info@ostevents.ch Schulungen Erfassung Rubel U. Vetsch Tel. +41 (0) info@ostevents.ch Kontakt Datenbezug, Medien Urs B. Andermatt Tel. +41 (0) datenbezug@ostevents.ch