Anmeldewesen in DropTours

Transkript

1 SAC Sektion Rossberg Vor der Tour: Anmeldewesen in DropTours Wegleitung für Tourenleiterinnen und Tourenleiter 2016

2 Informationen und Anleitungen Besten Dank für deine Anwesenheit und dein Interesse! Weitere Informationen über DropTours über folgende Links: ( siehe unter Anleitungen ) (Anleitungen von DropNet AG) Bei Unklarheiten bitte melden bei den DropToursMastern über folgende Adresse: droptours@sac-zug.ch Auskunft kann Dir auch der jeweilige Tourenchef geben. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 2

3 Überblick Einloggen DropTours Tourenreport aufrufen Status des Reportes Report ausfüllen: Teilnehmeranzahl kontrollieren Teilnehmer evt. löschen Speichern des Reportes Freigegebener Report löschen Löschen des Reportes Ausdrucken des Reportes Wegleitung Tourenreport in DropTours Seite 3

4 «Einloggen» Variante 1 SAC Webseite aufrufen: Login anklicken Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 4

5 «Einloggen» Variante 1 Login für das verwalten unserer Touren(DropTours) -> wählen Benutzername (SAC Nummer) und Passwort (Geburtsdatum ohne Null, mit Punkt) eintragen.(wenn Standardpasswort!) Es erscheint das Login Fenster von DropTours Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 5

6 «Einloggen» Variante 2 Im Browser Adresse eingeben: Benutzername (SAC Nummer) und Passwort (Geburtsdatum ohne Null, mit Punkt) eintragen.(wenn Standardpasswort!) Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 6

7 «Touren» Der TL kann jederzeit die Anmeldungen seiner Touren einsehen. Anzahl Anmeldungen Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 7

8 «Anmeldungen» I Ein Mitglied hat sich auf eine Tour angemeldet und erhält folgendes . Seine Anmeldung ist erst provisorisch. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 8

9 «Anmeldungen» II Der Tourenleiter erhält folgendes Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 9

10 «Anmeldungen» III Typ: Ganz unten im ist ein Link, klicke auf diesen und du kommst direkt auf «DropTours» in die Anmeldungen dieser Tour. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 10

11 «Touren» Übersicht «Anmeldungen» Durch Klicken auf den roten Punkt öffnet sich die Anmeldung. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 11

12 Anmeldung bearbeiten Neue Anmeldung erfassen, wenn zum Beispiel Anmeldung per Tel. erfolgt ist. an alle bestätigte Anmeldungen. an alle abgelehnte Anmeldungen. Speichern, bewirkt Versand der Mitteilungen. Anmeldeliste als Excel-Datei. Tourenblatt als PDF. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 12

13 Anmeldung manuell erfassen I ALLE Anmeldungen mit sind provisorisch! Sie müssen nun zuerst durch anklicken bestätigt bzw. abgelehnt werden. Die farbige Hinterlegung zeigt den offenen Bearbeitungsstand. Für telefonisch eingegangene Anmeldungen bitte Button «+» anklicken. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 13

14 Anmeldung manuell erfassen II Namen des Mitglieds auswählen. Anmeldeoptionen ausfüllen. Speichern! ( wird automatisch als Bestätigung versandt). Jede Frage muss beantwortet werden Hier klicken und Mitglied suchen. Am besten 1.Buchstabe des Nachnamens eingeben. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 14

15 Anmeldungen bearbeiten I Über den Button «+» erfasste Anmeldung ist automatisch bestätigt! Die farbige Hinterlegung zeigt den offenen Bearbeitungsstand. Durch Klicken auf «bestätigt» oder «abgelehnt» kann der Status verändert werden. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 15

16 Anmeldung bearbeiten II Durch Klicken auf das Speichersymbol wird ein Mail an die bestätigten oder abgelehnten Mitglieder versandt. Entweder mit der Mitteilung Du bist jetzt definitiv angemeldet, oder Alle Plätze sind leider schon vergeben. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 16

17 Anmeldung bearbeiten III an abgelehnten Teilnehmer. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 17

18 Anmeldung bearbeiten IV Klicken auf «Edit». Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 18

19 Anmeldung bearbeiten V Die Anmeldeoptionen können nach der Anmeldung noch angepasst werden. Alle Touren der TN werden abgespeichert und sind bei der Anmeldung einsehbar. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 19

20 Anmeldeliste als PDF erstellen Durch Klicken auf das PDF Symbol wird eine Anmeldeliste als PDF erstellt. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 20

21 Anmeldeliste als PDF erstellen und speichern Nun kannst Du das PDF(Standardmässig wird der Namen anmeldung gesetzt) speichern. Das File wird in diesem Beispiel automatisch im Verzeichniss Downloads gespeichert. Du kannst aber auch einen anderen Namen geben und den Speicherort auf deinem PC frei wählen. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 21

22 Beispiel Tourenblatt als PDF Der TL erhält mit dem Tourenblatt alle notwendigen Angaben zur Tour. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 22

23 Anmeldeliste als Excel File erstellen Durch Klicken auf das Excel Symbol wird eine Anmeldeliste in Excelform erstellt. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 23

24 Anmeldeliste als Excel File erstellen und speichern Nun kannst Du das Excel File(Standardmässig wird der Namen Anmeldungen gesetzt) speichern. Das File wird in diesem Beispiel automatisch im Verzeichniss Downloads gespeichert. Du kannst aber auch einen anderen Namen geben und den Speicherort auf deinem PC frei wählen. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 24

25 Anmeldeliste als Excel-Datei Die Exceldatei beinhaltet alle Angaben Die Excelliste eignet sich jedoch nicht zum ausdrucken! Es müssten sonst noch der Druckbereiche festgelegt werden, um einen einigermassen Übersichtlichen Ausdruck zu erhalten. Besser das PDF Format benutzen. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 25

26 Anmeldungen von Mitgliedern ohne in DropTours gespeicherte Adresse I Durch Eingabe der Mitgliednummer kann sich ein Mitglied anmelden. Ist keine Adresse im System hinterlegt erscheint folgender Hinweis: Bei Ihrer Adresse ist noch keine hinterlegt. Bitte ergänzen Sie unter Adresse bearbeiten noch Ihre -Adresse, damit der Tourenleiter Sie erreichen kann. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 26

27 Anmeldungen von Mitgliedern ohne in DropTours gespeicherte Adresse II Das gelbe Dreieck zeigt an, dass die Adresse des Mitglieds Hans Muster fehlt. Ohne Adresse können keine Bestätigungsmails versandt werden. Die TL sind in diesen Fällen gebeten mit dem Mitglied Kontakt aufzunehmen und nach Möglichkeit die Kontaktdaten zu ergänzen. Muster Hans Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 27

28 Kontaktdaten von Mitgliedern ohne Adresse in DropTours ergänzen I 1. Reiter «Adressen» anklicken. 2. Entsprechende Adresse suchen. 3. Feld «Edit» anklicken. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 28

29 Kontaktdaten von Mitgliedern ohne Adresse in DropTours ergänzen II 1. Adresse Eintragen. 2. Auf speichern mit klicken (Mitglied erhält mit der Adressänderung). Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 29

30 Kontaktdaten von Mitgliedern ohne Adresse in DropTours ergänzen III Bestätigungsmail z.b. nach Adressänderung. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 30

31 Kontaktdaten von Mitgliedern im Zentralverband ergänzen I Besser ist jedoch, wenn die Adressänderungen oder andere Kontaktdaten, wie z.b. -Adressen, direkt auf der Webseite des Zentralverbandes SAC-CAS jeweils durch das Mitglied selbst geändert werden. Der Grund dafür liegt darin, dass die Adress-und Kontaktdaten in DropTours vom Zentralverband in Bern synchronisiert werden. Das heisst also, wenn in DropTours eine Adressänderung gemacht wird und anschliessend eine Synchronisierung mit Bern stattfindet, werden die Daten in DropTours überschrieben!! Die Adressdaten in DropTours werden täglich synchronisiert. Es ist aber möglich das die gemachten Aenderungen in Bern erst nach einigen Tagen dort manuell eingepflegt werden, was wiederum heisst, dass die geänderten Daten erst evt. nach einigen Tagen korrekt in DropTours erscheinen. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 31

32 Kontaktdaten von Mitgliedern im Zentralverband ergänzen II Du findest du die Anleitung um die Daten in Bern zu ändern auf unserer Webseite unter «Unsere Touren». Wähle die Anleitung «Für TeilnehmerInnen: Tourensuche und Onlineanmeldung». Auf Seite 4+5 in dieser Anleitung findest Du die detaillierte Anleitung!! Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 32

33 Kontaktdaten von Mitgliedern im Zentralverband ergänzen III Meine Kontaktangaben im Zentralverband ändern Für die Bestätigung einer Online-Anmeldung und die weitere Kommunikation mit dem Tourenleiter benötigen wir eure -Adresse. Da bei vielen Mitgliedern diese Adresse in der Mitgliederdatenbank nicht vorhanden oder nicht mehr gültig ist, bitten wir die Mitglieder, die sich in online auf unserer Website zu Touren anmelden möchten, ihre -Adresse in der Datenbank des Zentralverbandes zu überprüfen bzw. zu ergänzen. Das geht wie folgt: Die Internet-Seite des SAC-CAS aufrufen: und wie folgt anmelden: Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 33

34 Kontaktdaten von Mitgliedern im Zentralverband ergänzen IV Einloggen mit deiner Mitgliedernummer, wie im weissen Login Fenster beschrieben. Das Passwort in in Form deines Geburtsdatums eingeben: Achtung: Login im Zentralverband mit Nullen: Beispiel: (Login in DropTours ohne Nullen: Beispiel: ) Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 34

35 Kontaktdaten von Mitgliedern im Zentralverband ergänzen V Im Feld Neue Angaben z.b. adresse und /oder Telefonnummer eingeben. Den Knopf Senden anklicken. Sobald diese Daten in der Mitgliederdatenbank angepasst wurden, (normalerweise mit 1-2 Tagen Verzögerung) sind die Daten in DropTours angepasst. Danach sind Anmeldungen zu Touren im neuen Tourensystem ohne Fehlermeldung möglich. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 35

36 Wichtig zu wissen Es gibt 15 Tourtypen mit den entsprechenden Abkürzungen. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 36

37 Wichtig zu wissen Jeder Tourtyp hat andere Anmeldeoptionen. z. B. Skitour oder Hochtour Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 37

38 Wichtig zu wissen Anmeldeoptionen vollständig ausfüllen! unvollständig vollständig Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 38

39 Danke und Ausblick Vielen Dank für Deine Aufmerksamkeit! Für weitere Informationen konsultiere bitte das DropTours-Handbuch über folgenden Link: oder ( siehe unter Anleitungen ) Bei Unklarheiten bitte melden bei den DropToursMastern über folgende Adresse: droptours@sac-zug.ch Auskunft kann Dir auch der jeweilige Tourenchef geben. Wegleitung Anmeldewesen DropTours Seite 39