Leitfaden für Schulen: Der Europass Mobilität im Schulbereich Version 1.1 / Stand April 2012

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1 SEKRETARIAT DER STÄNDIGEN KONFERENZ DER KULTUSMINISTER DER LÄNDER IN DER BUNDESREPUBLIK DEUTSCHLAND PÄDAGOGISCHER AUSTAUSCHDIENST Nationale Agentur für EU-Programme im Schulbereich Leitfaden für Schulen: Der Europass Mobilität im Schulbereich Version 1.1 / Stand April 2012 I Was ist der Europass Mobilität? S. 1 II Für wen kommt der Europass Mobilität in Frage? S. 2 III Wie stellt man einen Antrag auf den Europass Mobilität? S. 3 IV Hinweise zum Ausfüllen des Europass Mobilität S. 12 V Beispiel für einen ausgefüllten Europass Mobilität S. 17 I Was ist der Europass Mobilität? Der Europass Mobilitätsnachweis oder auch kurz Europass Mobilität ist neben dem Europass Lebenslauf, dem Europass Sprachenpass, dem Europass Diploma Supplement und der Europass Zeugniserläuterung eines von derzeit fünf Instrumenten in dem seit Anfang 2005 bestehenden Rahmenkonzept für Transparenz in der europäischen Bildungs- und Ausbildungslandschaft. Der Europass Mobilität dokumentiert einen beliebigen im Ausland absolvierten Lernabschnitt, sofern folgende Qualitätskriterien für den Auslandsaufenthalt erfüllt sind: eine schriftliche Vereinbarung zwischen Entsendeeinrichtung und Gasteinrichtung über Inhalte, Ziele und Dauer des Lernabschnitts im europäischen Ausland eine angemessene sprachliche Vorbereitung der betreffenden Personen die Betreuung durch einen Mentor im Ausland (dies kann bei einem Schüleraustausch auch die betreuende deutsche Lehrkraft sein) die Einhaltung des geographischen Geltungsbereichs (die EU-Mitgliedsstaaten und die EWR-Staaten Island, Liechtenstein, Norwegen; bei EU-Programmen zusätzlich: Kroatien, Türkei, Schweiz). Wir bitten um Verständnis, dass im Interesse einer leichteren Lesbarkeit in diesem Leitfaden i. d. R. männliche Formen verwendet werden.

2 Der Europass Mobilität wird immer von der entsendenden Einrichtung / Schule beantragt und in Zusammenarbeit mit der aufnehmenden Einrichtung / Schule für die einzelnen Passinhaber ausgestellt. Eine Mindestdauer für den Auslandsaufenthalt ist nicht festgelegt. Bei bestimmten Programmen kann der EUROPASS Mobilität auch von Einzelpersonen beantragt werden (s.u.). Jeder europass-teilnehmerstaat hat als koordinierende Einrichtung ein Nationales Europass Center (NEC). In Deutschland wird die Aufgabe des NEC von der Nationalen Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung (NA beim BIBB) wahrgenommen. Daneben gibt es für den Europass Mobilität in Deutschland mehrere Ausgabestellen. Für den schulischen Bereich ist der Pädagogische Austauschdienst (PAD) der KMK als Ausgabestelle zuständig. Nützliche Adressen/ weitere Informationen: Umfangreiche Informationen und die Modalitäten zum Beantragen / Ausfüllen des Europass Mobilität finden Sie auf der Website europass@bibb.de, Tel. +49 (0)228/ , -1645, Informationen zum Europass auf europäischer Ebene, die Adressen der europäischen NECs und Beispieldokumente enthält die mehrsprachige Website: Bei Fragen zum Europass Mobilität im schulischen Bereich können Sie sich auch an den PAD wenden (Frau Lioy, Tel , europass@kmk.org). Internet: (im Bereich "Service") II Für wen kommt der Europass Mobilität in Frage? Anders als sein Vorgänger, der "Europass Berufsbildung", kann der Europass Mobilität grundsätzlich für jeden Bürger gleich welchen Alters einen Lernabschnitt im Ausland dokumentieren, sofern der Auslandsaufenthalt die oben aufgeführten Kriterien erfüllt. Im Schulbereich kommt der Europass Mobilität damit besonders in Betracht für Schüler aller Schulformen, aber auch für Referendare und für angehende Lehrer, die eine Assistenzzeit im Ausland verbringen. Eine Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme für Lehrer wird dagegen in der Regel eher durch ein Kurszertifikat / Teilnahmebescheinigung bestätigt, aber auch hier ist die Beantragung eines Europass Mobilität möglich. Bei einer entsprechenden Vereinbarung zwischen Entsende- und Gastorganisation kann zum Beispiel die Ausstellung eines Europass Mobilität für Lehrer sinnvoll sein, wenn die Fortbildung durch einen Austausch-/Hospitationsaufenthalt an einer Partnerschule im Rahmen einer COMENIUS- Schulpartnerschaft oder COMENIUS Lehrerfortbildungsmaßnahme erfolgt. Der Europass Mobilität kann nicht von den potentiellen Passinhabern selbst beantragt werden erforderlich ist die Antragstellung durch die entsendende Schule bzw. Institution. Eine Ausnahme bilden folgende Programme, bei denen die Beantragung durch die einzelnen Teilnehmer seit Ende 2008 direkt möglich ist: COMENIUS-Assistenzzeiten, bilaterales Fremdsprachenassistenzprogramm des PAD (bei europäischen Zielstaaten) sowie EU- Studienbesuche für Bildungs- und Berufsbildungsfachleute. 2

3 Beispiele für Mobilitätsmaßnahmen im Schulbereich, die durch den Europass Mobilität dokumentiert werden können: ein Aufenthalt eines oder mehrerer Schüler mit konkreter Aufgabenstellung (z.b. Mitwirkung an einem Projekttreffen zur Präsentation / Evaluierung von Ergebnissen) im Rahmen einer COMENIUS-Schulpartnerschaft Einzelaufenthalte von Schülern an europäischen Schulen Aufenthalte im Klassenverband bzw. in einer Gruppe im Rahmen eines Schüleraustausches Assistenzzeiten an einer europäischen Gastschule Berufspraktika im europäischen Ausland Es spielt für die Beantragung eines Europass Mobilität keine Rolle, wie der jeweilige Auslandsaufenthalt finanziert wird. Auch ist Gegenseitigkeit keine Bedingung der Europass Mobilität kann von der entsendenden Seite beantragt werden, gleichgültig, ob ein Gegenbesuch stattfindet oder nicht. Im Rahmen von EU-Programmen gilt der Europass Mobilität für alle EU-Mitgliedsstaaten, die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie für die Kroatien, die Schweiz und die Türkei. Für Maßnahmen außerhalb von EU-Programmen beschränkt sich der Geltungsbereich auf die EU-Staaten und die EWR-Staaten. III Wie stellt man einen Antrag auf den Europass Mobilität? Dieses Kapitel führt Sie Schritt für Schritt durch die Beantragungsmodalitäten des Europass Mobilität. Eine Beantragung in "Echtzeit" dauert normalerweise weniger als zehn Minuten, bei bereits erfolgter Registrierung der Schule geht es noch wesentlich schneller. Für Teilnehmer an den Programmen COMENIUS-Assistenzzeiten, FSA-Programm des PAD und EU-Studienbesuchen für Bildungs- und Berufsbildungsfachleute gilt das Verfahren Typ C für Einzelpersonen, das in einem getrennten Merkblatt (Download auf der Website des PAD) ausführlich beschrieben ist. Der Europass Mobilität kann nur online beantragt werden, die Adresse lautet: Klicken Sie rechts auf das Feld Der europass für Institutionen zu Beantragung (auch als Einzelperson im Fall des oben beschriebenen Verfahrens Typ C). 3

4 Auch später, wenn Sie bereits registriert sind, müssen Sie zunächst immer auf dieses Feld klicken, um Zugang zu Ihrem Account zu bekommen es ist eine Art "Eingangstür" zur Bearbeitung von bestehenden Pässen, zur Beantragung von neuen oder auch nur zur Änderung Ihrer Stammdaten 1) Beim Klick auf das dunkelblaue Kästchen links "Der europass / Mobilität plus Login" erhalten Sie weitere Informationen: Im Untermenüpunkt "Schnell und einfach zum fertigen Dokument" können Sie bei Bedarf zunächst alle notwendigen Schritte zur Beantragung des europass Mobilität ausführlich nachlesen. 2) Um sich zu erstmalig zu registrieren oder um nach bereits erfolgter Registrierung den Europass Mobiliät zu beantragen oder zu bearbeiten, klicken Sie am besten direkt auf den großen Punkt "Hier den Europass Mobilität beantragen / bearbeiten." Es öffnet sich dann folgendes Fenster: 4

5 Bei der Erstregistrierung erscheint folgende Maske: Bitte geben Sie den Namen der Einrichtung sowie eine gültige -Adresse an. In der Regel erhalten Sie bereits einige Minuten, nachdem Sie die Registrierung abgeschickt haben, eine Nachricht an die von Ihnen angegebene Adresse mit einer Anleitung zur Vervollständigung Ihrer Registrierung. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, wird Ihnen Ihr Passwort mitgeteilt. Heben Sie dieses Passwort gut auf, Sie brauchen es später auch zur Bearbeitung der freigeschalteten Europässe. Als nächsten Schritt geben Sie die Stammdaten Ihrer Schule ein. Klicken Sie dazu auf Stammdaten vervollständigen: Diese Daten können, falls nötig, auch zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden. 5

6 Wählen Sie bei den Dropdown-Feldern das, was am ehesten für das konkrete Projekt zutrifft. Wenn an Ihrer Schule zum Beispiel sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitschüler unterrichtet werden, können Sie wahlweise je nach Schwerpunkt bei der spezifischen Mobilitätsmaßnahme "berufsbildende Schule" oder "berufliche Vollzeitschule" anklicken. Sobald Sie Ihre Stammdaten eingetragen und gespeichert haben, öffnet sich ein Fenster "Nächste Schritte". Dort können Sie den Europass Mobilität beantragen, allerdings frühestens zehn Wochen vor dem Auslandsaufenthalt. 6

7 Nach Anklicken der Option "Ich möchte den Europass Mobilität beantragen" werden noch einmal die Bedingungen aufgeführt, deren Anerkennung Sie zum weiteren Vorgehen zunächst bestätigen müssen: Sobald Sie die Bedingungen durch Anklicken des Kästchens akzeptiert haben, erscheint folgender Bildschirm zur eigentlichen Beantragung. Es sind wenige Felder, die Sie entsprechend Ihrer Mobilitätsmaßnahme ausfüllen bzw. anklicken müssen: 7

8 Teilnehmerzahl: Wenn Sie beispielsweise einen Auslandsaufenthalt mit 15 Schülern im Rahmen einer bilateralen COMENIUS-Schulpartnerschaft oder einen sonstigen Austauschaufenthalt mit 30 Schülern durchführen, tragen Sie die entsprechende Teilnehmerzahl ein, d.h.: Sie müssen die Europässe nicht für jeden Teilnehmer einzeln beantragen. Europass-Einlegemappe: Wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, schickt Ihnen die von Ihnen gewählte Ausgabestelle die Folder per Post zu. 8

9 Aufenthaltsbeginn / -ende: Es ist keine Mindest- oder Höchstdauer für die zu dokumentierende Lernerfahrung im Ausland festgelegt. Der Europass Mobilität kann frühestens zehn Wochen vor dem Beginn des Auslandsaufenthalts beantragt werden. Eine rückwirkende Beantragung für Maßnahmen ab dem ist möglich. Ausgabestelle: Schulen egal welcher Schulform oder -stufe sollten in der Regel den PAD als Ausgabestellen wählen (sofern es sich nicht um eine konkrete Maßnahme im Rahmen eines Programms handelt, für die eine der anderen Ausgabestellen zuständig ist) Verfahren Typ A oder Typ B oder Typ C: Verfahren A gilt für EU-Programme oder speziell definierte Programme (im Dropdown-Feld aufgelistet), Verfahren B für alle Lernaufenthalte, die nicht im Rahmen der in A aufgeführten Programme stattfinden. Für Einzelteilnehmer in bestimmten Programmen gibt es seit Ende 2008 das Verfahren C. VERFAHREN TYP A Falls die geplante Mobilitätsmaßnahme im Rahmen eines EU-Programms stattfindet, klicken Sie "Verfahren Typ A" an. Es erscheint dann ein Dropdown-Fenster, in dem Sie das Programm auswählen können, z.b. COMENIUS. Außerdem müssen Sie die Projektnummer (= das Aktenzeichen Ihres laufenden Projekts, das Sie u.a. auf Ihrer Zuschussvereinbarung finden) eintragen. Die Dropdown-Auswahl "Comenius 1" bezieht sich auf Comenius- Schulpartnerschaften. 9

10 Das war es dann schon bei Verfahren A! Nachdem Sie bestätigt haben, dass Sie den Antrag tatsächlich abschicken möchten, können Sie die einzelnen Pässe sofort bearbeiten, sofern die Projektnummer identifiziert werden konnte (in dem gewählten Beispiel wurden Pässe für 15 Teilnehmer angefordert, die dann einzeln zur weiteren Bearbeitung aufgelistet werden): Falls bei Verfahren A die Projektnummer nicht sofort identifiziert werden kann, erhalten Sie folgende Nachricht: VERFAHREN TYP B Auch Verfahren B ist nicht sehr aufwändig. Statt einer Projektnummer geben Sie eine kurze Projektbeschreibung ein, die auch stichwortartig sein kann, zum Beispiel: Außerdem müssen Sie bei Verfahren B ausdrücklich bestätigen, dass bei der Mobilitätsmaßnahme die Qualitätskriterien für den Europass Mobilität erfüllt sind: 10

11 Nach dem Speichern und Abschicken des Antrags erscheint folgende Mitteilung: VERFAHREN TYP C Bei Verfahren C wählen Sie bitte das Programm aus und geben als "Antragsnummer" das Aktenzeichen an, dass der PAD im Schriftverkehr mit Ihnen verwendet: Nach dem Speichern und Abschicken des Antrags erscheint folgende Mitteilung: 11

12 Auf der PAD-Website steht zusätzlich ein eigenes Merkblatt mit ausführlicheren Erläuterungen für Verfahren Typ C zur Verfügung. IV Hinweise zum Ausfüllen des Europass Mobilität Wenn die von Ihnen beantrage Anzahl von Europässen Mobilität freigeschaltet ist, können Sie diese jederzeit bearbeiten. Nach dem Einloggen wählen Sie einfach die entsprechende Option. Es erscheinen dann die Formulare für die Europässe, in dem oben gewählten Beispiel (Auslandsaufenthalt mit 15 Schülerinnen und Schülern) also 15 Pässe: 12

13 Sobald Sie den ersten Pass zum Bearbeiten anklicken, öffnet sich ein Formularblatt ("Person", in das Sie die Daten des betreffenden Schülers eintragen: Wenn die Daten eingetragen sind, gehen Sie mit "Speichern" zum nächsten Formular "Gastorganisation" und tragen die Daten Ihrer Partnerschule ein: Wenn Sie unter der Adresse der Partnerschule die Option "Passwort zuschicken" anklicken, wird an die dort eingetragene Adresse ein Passwort verschickt, das es der Partnerschule erlaubt, die Europässe Ihrer Schüler zu bearbeiten (zum Beispiel, um die im Gastland durchgeführten Aktivitäten einzutragen). Sprechen Sie sich aber vorher unbedingt mit Ihren ausländischen Partnern ab, weil diese sonst eventuell mit der automatisch an sie versandten Nachricht nichts anfangen können. Durch die Option "für alle Europässe übernehmen" können Sie es sich ersparen, die Daten in jeden Pass einzeln einzugeben 13

14 Die folgende Nachricht wird bei Anklicken der Option "Passwort zuschicken" automatisch in deutscher und englischer Fassung an die angegeben Adresse der ausländischen Partnereinrichtung geschickt: Mit "Speichern" kommen Sie zum nächsten Formularblatt, in das Sie die Angaben für die Mobilitätsmaßnahme / das Projekt eingeben: Nach "Speichern" kommen Sie zu dem Formularblatt, in das Sie oder auch Ihre Partnerschule - die Aktivitäten und erworbenen Kompetenzen der Teilnehmer eintragen können. Falls Sie im Dropdown-Feld "Berufsfeld / Studienfach / Ausbildungsberuf" nichts Passendes finden, wählen Sie einfach "Erziehung und Unterricht". 14

15 Das nach "Speichern" erscheinende neue Formularblatt "Studium" bezieht sich nur auf Studenten, Sie können es ignorieren und oben in der Leiste direkt den nächsten Schritt "PDF" anklicken. Im PDF-Fenster klicken Sie auf "Europass Mobilitätsnachweis als PDF anzeigen / herunterladen / ausdrucken" 15

16 und erhalten dann das ausgefüllte Formular als PDF-Datei, die noch ausgedruckt und von beiden Partnerorganisationen unterschrieben und / oder gestempelt werden muss. Die Möglichkeit einer elektronischen Signierung ist in Vorbereitung. Solange dies noch nicht gegeben ist, empfiehlt es sich, die Europässe vor dem Auslandsaufenthalt vorzubereiten, dann in Zusammenarbeit mit der Partnerschule vor Ort zu vervollständigen, auszudrucken und unterschreiben zu lassen. So sieht in dem gewählten Beispiel die ersten Seite des fertigen Dokuments aus: Es ist übrigens möglich, in jedem Europass Mobilität falls erforderlich Änderungen / Korrekturen vorzunehmen und das Dokument dann erneut im PDF-Format zu erstellen und auszudrucken. 16

17 V Beispiel für einen ausgefüllten Europass Mobilität Dieses Beispiel für einen ausgefüllten Europass Mobilität wurde freundlicherweise vom Märkischen Berufskolleg des Kreises Unna zur Verfügung gestellt: 17

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