COMENIUS-Schulpartnerschaften ereports: Hinweise zum Ausfüllen der Berichtsformulare für den Projektzeitraum

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1 Version 1.0 vom COMENIUS-Schulpartnerschaften ereports: Hinweise zum Ausfüllen der Berichtsformulare für den Projektzeitraum Mit diesem Merkblatt möchten wir Ihnen einige Hinweise zum Ausfüllen der elektronischen Berichtsformulare geben. Erläuterungen zum technischen Vorgehen bei der Einreichung Ihres Abschlussberichts finden Sie in einem getrennten PAD-Merkblatt zur Nutzung der elektronischen Berichtsformulare. Beide Dokumente stehen im Downloadcenter im Bereich Service" auf der Website des PAD zur Verfügung (unter COMENIUS-Schulpartnerschaften "). Vorbemerkung Es gibt keine Vorgabe der EU-Kommission, dass das Berichtsformular entsprechend dem Antragsformular von allen Partnern in einer identischen Fassung einzureichen sei. Allerdings ist es sinnvoll, sich innerhalb der Partnerschaft abzusprechen bzw. eine gemeinsame Formulierung für diejenigen Fragen zu verwenden, die sich auf die Partnerschaft als Ganzes beziehen. Sie können bei Bedarf diese Fragen in Ihrem deutschen Berichtsformular auch auf Englisch beantworten, falls Sie den Bericht gemeinsam mit Ihren Partnern vorbereitet haben. Sie finden im Folgenden einige Schritt-für-Schritt Kommentare zum Ausfüllen des Formulars. Es handelt sich bei den Beispielen um fiktive Einzelangaben, nicht um einen zusammenhängenden Musterbericht". Rot umrandete Felder sind Pflichtfelder, die zur Validierung des Formulars ausgefüllt sein müssen. Grau hinterlegte Felder sind Lesefelder, die nicht auszufüllen sind. Die anderen farblich hinterlegten Felder sollten ausgefüllt werden falls zutreffend. Die meisten freien Textfelder sind vom Umfang her begrenzt. Wenn Sie langsam mit der Maus über ein Textfeld fahren, wird die maximale Anzahl von Buchstaben angegeben. Speichern Sie unbedingt während des Ausfüllens Ihren Abschlussbericht hin und wieder ab. Auch bevor Sie am Ende auf Validieren" klicken, sollten Sie noch einmal speichern.

2 Seite 2 von 12 Das Berichtsformular Schritt für Schritt Teil A D Allgemeine Informationen und Daten Die Grunddaten zu Ihrer Partnerschaft wie z.b. der Titel, die Adressangaben zu den beteiligten Partnern etc. sind in den grauen Lesefeldern bereits ausgefüllt. Leere graue Lesefelder können von Ihnen nicht ausgefüllt werden. Bei den Adressangaben kann nur die -Adresse in dem rot umrandeten Feld bei Bedarf korrigiert werden. Falls sich sonstige Änderungen ergeben haben, teilen Sie uns diese bitte formlos bzw. im Anschreiben mit. Die - Adressen Ihrer Partner brauchen von Ihnen nicht korrigiert zu werden

3 Seite 3 von 12 Bei einigen Fragen öffnet sich beim Anklicken ein Dropdown-Feld, aus dem Sie auswählen können. Mit den + und Schaltflächen können Sie Elemente aus der Liste hinzufügen oder löschen. C.4: Es wird erfragt, wie Sie vor der Antragstellung von der Aktion COMENIUS-Schulpartnerschaften erfahren haben. Die Frage brauchen Sie nur für Ihre eigene Einrichtung zu beantworten. Teil E (betrifft die Partnerschaft als Ganzes) E.1: Bitte geben Sie eine kurze, aussagekräftige Zusammenfassung der durchgeführten Partnerschaft in einem Stil, der sich für eine eventuelle Veröffentlichung eignet. In das zweite Kästchen tragen Sie bitte die deutsche Version der Zusammenfassung ein, falls die gemeinsame Arbeitssprache eine Fremdsprache (z.b. auch Französisch) war. E.2: In diesem Teil können Sie die Ergebnisse Ihrer Partnerschaft angeben. Zu jedem Ergebnis sind einige Pflichtfelder auszufüllen. Bei einigen davon öffnen sich lange Listen mit Auswahlmöglichkeiten, die nur zum Teil für Schulpartnerschaften relevant sind. Das liegt daran, dass die Formulare auch für andere Aktionen verwendet werden. Wählen Sie aus der Liste das Element bzw. die Elemente, die Ihrem Projekt am ehesten entsprechen. Zum Eintragen weiterer Ergebnisse benutzen Sie am Ende des Abschnitts die Schaltfläche Ergebnis hinzufügen". Innerhalb der Auswahllisten sind einige Begriffe auf Deutsch, andere auf Englisch. Wir haben nur die Begriffe ins Deutsche übersetzt, die unserer Einschätzung nach als Ergebnis bei COMENIUS- Schulpartnerschaften am häufigsten vorkommen. Sie können selbstverständlich falls zutreffend auch die englischen Aspekte auswählen.

4 Seite 4 von 12 Im Feld Datum können Sie auf einen Kalender klicken, um das Datum auszuwählen. Das Feld lässt sich nur validieren, wenn das richtige Format TT-MM-JJJJ eingegeben wird. Klicken Sie daher in dem Kalender ein konkretes Datum innerhalb der Projektlaufzeit für die Entstehung des betreffenden Ergebnisses an, auch wenn sich dieses nicht mehr genau feststellen lässt. Ausgefülltes Beispiel Der Teil veröffentlicht durch" mit den entsprechenden weiterführenden Fragen muss nur ausgefüllt werden, wenn das entsprechen Ergebnis tatsächlich veröffentlicht worden ist. Für eine Ausstellung in der Schule u.ä. sind hier keine Angaben erforderlich. Bei Reichweite" sollten Angaben wie lokal / national / europaweit o.ä. gemacht werden. Bei verwendete Medien" können Sie auch eintragen, wie Sie ihre Veröffentlichung bekannt gemacht haben, z.b. durch Pressearbeit. Eine Bitte: Wenn sie aussagekräftige Ergebnisse oder Projektdokumentationen wie z.b. Reader, Broschüren, DVDs oder sonstige Materialien erstellt haben, freuen wir uns, wenn Sie dem Bericht ein Belegexemplar beilegen. E.3-E.7: Bei den Pflichtfeldern können Sie sich an den Angaben in Ihrem Antragsformular orientieren. Die Angaben sollten kurz und aussagekräftig sein, stichpunktartige Aufzählungen sind möglich.

5 Seite 5 von 12 Bei Frage E.6 kreuzen Sie eines oder mehrere der vorgegebenen Querschnittsthemen an oder nennen ein eigenes Thema in dem freien Textfeld, falls die Auswahlliste für Ihr Projekt nicht zutrifft. Erläutern Sie bitte kurz die spezifischen durchgeführten Maßnahmen in Bezug auf das angekreuzte Querschnittssthema (bzw. themen) E.7 Falls sich bei den Aktivitäten keine Änderungen gegenüber dem Antrag ergeben haben, sollte dies kurz erwähnt werden. E.8 In diesem freien Textfeld können Sie erläutern, wie Sie die Kommunikation organisiert haben (z.b. durch eine internetbasierte Arbeitsplattform, regelmäßige E- Mail-Rundmails etc.) und wie die Zusammenarbeit funktioniert hat. E.9 Wählen Sie die alle Sprachen aus, die zur Kommunikation innerhalb der Partnerschaft benutzt wurden. E.10 Die Auswahl für Evaluierungsmethoden und Instrumente ist sehr beschränkt. Sie können bei Bedarf aber die Kategorie Sonstige" auswählen und die von Ihnen verwendeten Verfahren in dem sich dann öffnenden freien Textfeld näher erläutern. Geben Sie bitte kurz an, welche Konsequenzen Sie aus den Ergebnissen der Selbstevaluierung gezogen haben.

6 Seite 6 von 12 E E.10.3 Sie können auf einer Skala auswählen, in welchem Maße Ergebnisse realisiert und Ziele erreicht wurden. Legen Sie keinen zu strengen Maßstab an - kleinere Abweichungen und Änderungen müssen nicht berücksichtigt werden. Teil F (Daten und Aktivitäten, die die eigene Einrichtung betreffen) Teil F bezieht sich auf Ihre eigene Einrichtung. Bei Teilnahme an lokalen Aktivitäten können auch Lehrkräfte und Schüler mitgezählt werden, die nur zeitweise (z.b. im Rahmen einzelner Unterrichtseinheiten oder bei Projektwochen) beteiligt waren. Anzahl der Begleitpersonen" bezieht sich auf Begleitpersonen für Schüler mit besonderen Bedürfnissen. Transnationale Mobilitäten: Wenn eine Person zweimal an einer Mobilität teilgenommen hat, wird sie zweimal gezählt. Beispiel: Es haben 3 Lehrerinnen an Mobilitäten teilgenommen, eine von ihnen war zweimal im Ausland => Es werden 4 Mobilitäten eingetragen. Bitte tragen Sie die tatsächliche Anzahl der von Ihrer Einrichtung durchgeführten Mobilitäten ein, auch wenn diese die Anzahl der Mindestmobilitäten übersteigt.

7 Seite 7 von 12 Je nach Sachlage können Sie bei den beteiligten Schüler/innen mehrere Altersgruppen auswählen. Achten Sie bitte darauf, dass die Gesamtzahl der Schüler/innen mit der Tabelle F.1.1 übereinstimmt F.2: Die Partnerschaftsaktivitäten auf lokaler Ebene und bei den Mobilitäten beziehen sich auf Ihre eigene Einrichtung. Orientieren Sie sich beim Ausfüllen am Arbeitsplan in Ihrem Antragsformular. Aktivitäten während der Mobilitäten ins Ausland tragen Sie bei der Beschreibung der einzelnen Mobilitäten in Teil F.6 ein. Falls dagegen ein Projekttreffen / eine Mobilität der ausländischen Partner zu Ihrer eigenen Einrichtung stattgefunden hatte, sollten Sie dies hier als Aktivität aufführen. Beschreibung: Es stehen in diesem Feld nur 250 Buchstaben zur Verfügung. Der Beispieltext links hat die maximale Länge erreicht. Dauer: Es können auch Einheiten angegeben werden, die sich wie im Beispiel über mehrere Monate hingezogen haben Aktivitätstyp: Die angebotenen Auswahlmöglichkeiten in der Liste treffen kaum auf Aktivitäten bei COMENIUS-Schulpartnerschaften zu. Wählen Sie das Nächstliegende oder Sonstiges" am Ende der Liste. Kleinere Abweichungen vom geplanten Aktivitätenkalender müssen nicht aufgeführt werden.

8 Seite 8 von 12 Bei der Bewertung der Auswirkungen haben Sie in den verschieden Bereichen jeweils eine Skala zur Auswahl. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Erläuterung der Auswahl um ein Pflichtfeld handelt. F.4 F.5 Die Auswahlmöglichkeiten bei Verbreitung" sind gering; Sie können aber mehrere davon auswählen und diese im freien Textfeld erläutern. Bitte nutzen Sie das freie Textfeld unbedingt, um die Internet-Adresse Ihres Projekts anzugeben, da in dem Formular keine andere Eingabemöglichkeit dafür besteht. Bitte geben Sie auch in der Datenbank EST die Internetadresse Ihrer Projektpräsentation an. F.6: Es ist bereits die von Ihnen im Antrag gewählte Anzahl von Mindestmobilitäten eingetragen. Nur wenn die Anzahl der Mobilitäten wegen Teilnahme von Personen mit besonderen Bedürfnissen oder Reisen zu genehmigten Partnern in Überseegebieten reduziert wurde, ist die reduzierte Anzahl in dem freien Textfeld anzugeben.

9 Seite 9 von 12 Bitte geben Sie für jede Mobilität die erfragten Einzelheiten an. In den Feldern Gasteinrichtung" und Gastland" sind Ihre Partner in der Auswahlliste bereits aufgeführt. Schüler / Lehrkräfte mit besonderen Bedürfnissen: Dies sind Pflichtfelder tragen Sie ggf. 0 ein, sonst lässt sich das Feld nicht validieren. Anzahl der Beschäftigten" schließt Lehrkräfte / pädagogisches Personal ein. Wenn Sie alle transnationalen Mobilitäten eingetragen haben, erscheint in der Tabelle F.6.1 die Gesamtzahl. Überprüfen Sie bitte, ob die Zahlen mit Ihren Angaben in Tabelle F.1.1 übereinstimmen. Die Bezeichnung Beschäftigte" meint auch Lehrkräfte und pädagogisches Personal. G.1 Zur Angabe eventueller Schwierigkeiten und Probleme finden Sie eine Auswahlliste und darunter ein freies Textfeld für nähere Erläuterungen. Wenn die Buchstaben in diesem Feld nicht ausreichen, können Sie auf einem getrennten Blatt oder im Anschreiben selbstverständlich gerne weitere Kommentare geben. G.2 Auch das Textfeld für Kommentare und Vorschläge ist auf Buchstaben begrenzt, weitere Erläuterungen an die Nationale Agentur im PAD oder an die EU-Kommission können sie ebenfalls bei Bedarf getrennt mit einreichen. Bitte beachten Sie: In dieser Tabelle sind die ursprünglich von Ihnen geplanten Mobilitäten eingetragen. Sie müssen ggf. mit der tatsächlichen Anzahl von Mobilitäten überschrieben werden (bei diesem Feld erfolgt anders als bei F.6.1 keine automatische Addition Ihrer Angaben im Berichtsformular)

10 Seite 10 von 12 Diesen Teil unterschreiben sowohl die Schulleitung als auch der/die Koordinator/in auf dem ausgedruckten Exemplar. Bevor Sie auf Validieren" drücken, speichern Sie bitte das Dokument noch einmal ab. Wenn Sie auf Validieren" gedrückt haben, werden Sie darauf hingewiesen, falls Sie das Ausfüllen eines Pflichtfeldes übersehen haben. Beim Klick auf OK" springen Sie zu dem entsprechenden noch aus-zufüllenden Feld. Sie können statt am Ende des Formulars auch schon auf jeder Seite auf Validieren" gehen. Wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, erhalten Sie bei Validieren" eine entsprechende Nachricht. Nach erfolgreicher Validierung können Sie das Formular einreichen (s. auch die technischen Hinweise im PAD-Merkblatt zur technischen Nutzung der ereport-formulare). So sieht Ihr Formular aus, wenn Sie es online eingereicht haben. Das

11 Seite 11 von 12 Formular enthält dann eine Einreichungs-ID; Sie erhalten keine gesonderte Einreichungsbestätigung per Mail. Nähere Einzelheiten zum Versand des ausgedruckten Berichtsformulars entnehmen Sie bitte dem Merkblatt zur Nutzung der elektronischen Berichtsformulare des PAD (dort finden Sie auch Hinweise zum Umgang mit eventuellen technischen Schwierigkeiten bei der Einreichung).

12 Seite 12 von 12 Berichtsformular für bilaterale COMENIUS-Schulpartnerschaften Bitte beachten Sie: bei bilateralen COMENIUS-Schulpartnerschaften ist die Nummerierung der Frage anders als bei den multilateralen, da hier eine zusätzliche Frage zur sprachlichen Vorbereitung zu beantworten ist. Die Frage bezieht sich auf die Sprache der Partnerschule (in diesem Beispiel Finnisch). Wenn Sie aber zusätzlich Vorbereitungsmaßnahmen in einer gemeinsamen Brückensprache (z.b. Englisch) durchgeführt haben, können Sie dies als weitere Aktivität auch aufführen. Bei konkreten Fragen zu Ihrem Projekt wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n Sachbearbeiter/in beim PAD. Fragen und Kommentare zu diesem Merkblatt bitte an: Tel