Richtlinie für gesetzmäßiges, verantwortungsbewusstes und faires Handeln im Ehrenamt und im Hauptamt der Oldenburgischen IHK

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1 Richtlinie für gesetzmäßiges, verantwortungsbewusstes und faires Handeln im Ehrenamt und im Hauptamt der Oldenburgischen IHK (IHK-Compliance-Richtlinie) Die Oldenburgische IHK vertritt in ihrem Bezirk mehr als Unternehmen, die durch Gesetz Mitglied bei ihr sind. Sie hat nach dem IHK-Gesetz den Auftrag, das Gesamtinteresse der IHK- Zugehörigen wahrzunehmen, für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft zu wirken und dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe abwägend und ausgleichend zu berücksichtigen. Zugleich ist sie als Körperschaft des öffentlichen Rechts Trägerin hoheitlicher Aufgaben. Die Pflichtmitgliedschaft sichert diesen Auftrag. Die Oldenburgische IHK ist Sprachrohr der Wirtschaft ihres Bezirks. Sie ist zu Gesetzestreue, Objektivität und Unabhängigkeit von Einzelinteressen verpflichtet. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen verbindet die Mitarbeiter* unserer IHK ebenso wie die für unsere IHK ehrenamtlich tätigen Unternehmensvertreter*. Legalität, Objektivität, Unabhängigkeit und Integrität sind die tragenden Werte unserer IHK. Sie bilden die Grundlage allen Handelns. Alle Mitarbeiter wie Ehrenamtsträger sind verpflichtet, sich an diese Grundsätze zu halten. Zuwiderhandlungen hiergegen können nicht geduldet werden. Um die Bedeutung dieser Grundsätze für uns zu unterstreichen, haben wir für unsere Mitarbeiter sowie die für uns tätigen Unternehmensvertreter diese IHK-Compliance-Richtlinie erarbeitet. Gert Stuke Präsident Dr. Joachim Peters Hauptgeschäftsführer * Soweit personenbezogene Bezeichnungen im Maskulinum stehen, wird diese Form verallgemeinernd verwendet und bezieht sich auf beide Geschlechter 1

2 Grundsätze Oberstes Gebot der IHK ist es, die gesetzlichen Vorschriften sowie die Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit zu beachten. Sie bilden die Grundlage für alle Handlungen der IHK, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, als Vertreterin des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin im allgemeinen Wirtschaftsverkehr tätig wird. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen folgt aus dem Bewusstsein der besonderen Verantwortung, die der IHK als Körperschaft des öffentlichen Rechts an der Schnittstelle zwischen der Ausübung von Staatsgewalt und Interessenvertretung zukommt. Jeder Mitarbeiter und alle in den Gremien der IHK ehrenamtlich tätigen Unternehmensvertreter sind bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben für die Einhaltung dieser Grundsätze und Prinzipien verantwortlich. Verstöße werden missbilligt; notwendige Abhilfemaßnahmen werden eingeleitet. Der Präsident sowie der Hauptgeschäftsführer und die übrigen Führungskräfte der IHK haben eine Vorbildfunktion und tragen besondere Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden. In diesem Zusammenhang werden Mitarbeiter und die in den IHK-Gremien ehrenamtlich tätigen Unternehmensvertreter ausdrücklich darauf hingewiesen, die Prinzipien dieser IHK-Compliance-Richtlinie zu befolgen. Verantwortung für das Ansehen der IHK Alle unsere Mitarbeiter sowie ehrenamtlich tätige Unternehmensvertreter haben bei der Erfüllung ihrer Aufgaben auf Ansehen und Stellung der IHK zu achten. Gegen Verstöße schreitet die IHK konsequent ein. Dies gilt insbesondere, wenn Name und Stellung der IHK missbräuchlich verwendet werden. Qualität, Glaubwürdigkeit und Integrität kommt bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen höchste Priorität zu. Mitarbeiter und die für die IHK tätigen Unternehmensvertreter achten bei der Ausübung ihrer IHK-Aufgaben auf die Übereinstimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung der IHK beschlossenen Positionen und Forderungen. Verhalten bei Entscheidungen Die Wahrnehmung von Aufgaben für und durch die IHK sowie die Entscheidungsfindung erfolgen in nachvollziehbarer Weise ohne Beeinflussung durch sachfremde Kriterien. Persönliche Interessen oder eigene Vorteile spielen dabei keine Rolle. Hoheitliche Tätigkeiten Die Ausübung hoheitlicher Befugnisse erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften. Hoheitliche Tätigkeiten werden unter klarer Trennung von den sonstigen Tätigkeitsbereichen der IHK durchgeführt. Sämtliche Entscheidungen werden unbeeinflusst von persönlichen Interessen getroffen. 2

3 Vertretung des gesamtwirtschaftlichen Interesses Die IHK berücksichtigt bei der Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft die Belange großer, mittlerer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Brancheninteressen, die im Widerspruch zum gesamtwirtschaftlichen Interesse stehen, sowie persönliche und einzelunternehmerische Belange haben hinter dem Gesamtinteresse der Wirtschaft zurückzustehen. Die IHK ist parteipolitisch neutral. Alle Mitarbeiter und die für die IHK tätigen Unternehmensvertreter haben diese Grundsätze bei jeglicher Positionierung im Namen der IHK sowie bei der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zu beachten. Die Zusammensetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter besonderer Beachtung dieser Grundsätze. IHK als Dienstleisterin ihrer Mitglieder Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie z. B. Veranstaltungen, darf keine überschießende Eigenwerbung des Dritten erfolgen. IHK als Geschäftspartnerin Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK erfolgt unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und der hierfür geltenden gesetzlichen und kammerinternen Regelungen. Bestehende Beschaffungsrichtlinien der IHK sind zu befolgen. Bei der Vergabe von Aufträgen dürfen Ehrenamtsträger, Mitarbeiter oder deren Angehörige nicht unsachgemäß bevorzugt werden. Verhalten gegenüber Politik, Geschäftspartnern und Dritten Jeder Mitarbeiter und jeder für die IHK tätige Unternehmensvertreter ist verpflichtet, seine Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen der geltenden Rechtslage wahrzunehmen. Geschenke und sonstige Vorteile, die über geschäftsübliche Aufmerksamkeiten hinausgehen, dürfen weder gewährt noch angenommen werden. Ein solches Verbot gilt insbesondere dann, wenn die Geschenke und Vorteile im Zusammenhang mit dem Erlass von Hoheitsakten, der gesamtwirtschaftlichen Interessenvertretung sowie der Vermittlung, Vergabe, Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen stehen. Die Teilnahme an Geschäftsessen sowie die Annahme von Einladungen zu sonstigen Veranstaltungen (z.b. Sport- oder Kulturveranstaltungen) ist unbedenklich, wenn diese angemessen und geschäftsüblich sind. Die dabei anfallenden Reise- und Unterkunftskosten sind grundsätzlich von der IHK zu tragen. Im Übrigen haben Mitarbeiter die Regeln über die Entgegennahme oder Gewährung von Geschenken oder anderen Zuwendungen der Oldenburgischen IHK vom 12. August 2009 zu beachten. 3

4 Sponsoringbeiträge für Maßnahmen der IHK dürfen nur nach sorgfältiger Prüfung durch die Hauptgeschäftsführung angenommen werden; die Grundsätze der Wettbewerbsneutralität und unbeeinflussten Entscheidungsfindung sind dabei besonders zu beachten. Entsprechendes gilt für die Gewährung von Sponsoring- oder sonstigen Unterstützungsbeiträgen durch die IHK an Dritte. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK darf nicht zur Erwirkung von wirtschaftlichen Vorteilen für private oder persönliche Zwecke eingesetzt werden; private Interessen und Kammerinteressen sind strikt zu trennen. Bei der Vergabe von Spenden und bei sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, sind die Grundsätze uneigennützigen Handelns zu beachten. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern bedürfen der Genehmigung und sind nur zulässig, wenn keine Interessenskonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK bestehen oder zu befürchten sind. IHK-Finanzen - Umgang mit Mitteln der Mitglieder Die IHK ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Der Umgang erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen. Mittel werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Hierbei werden die Grundsätze sparsamen, wirtschaftlichen und transparenten Mitteleinsatzes eingehalten, über den die IHK jährlich Rechnung legt. Die IHK verfolgt keine eigenen wirtschaftlichen Interessen. Vertraulichkeit Die IHK bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller Informationen und bei ihr vorhandener Daten. Sie nimmt diese Verantwortung unter besonderer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes, der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen und sonstiger betrieblicher Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie stellt sicher, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für Mitarbeiter und für ehrenamtlich für die IHK tätige Unternehmensvertreter über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus. Auf diese Verpflichtungen wird seitens der IHK in geeigneter Form hingewiesen. Wettbewerb Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb ebenso wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Eigene wirtschaftliche Betätigungen der IHK erfolgen nur zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft. Sie verfolgt hierbei keine eigenwirtschaftlichen Interessen. Die IHK setzt sich insbesondere durch die bei ihr 4

5 eingerichteten Schlichtungsstellen bei der Wahrung des Wettbewerbs für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unparteiisch und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen. Verhalten gegenüber Mitarbeitern und Kollegen Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter. Die IHK und auch alle Mitarbeiter sind dazu aufgerufen, eine Atmosphäre respektvollen Miteinanders zu schaffen und Diskriminierungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität entschieden entgegenzutreten. Diskriminierungen und Belästigungen werden sanktioniert. Die Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Die IHK unterstützt intensiv die Fortund Weiterbildung ihrer Mitarbeiter. Information, Meldung und Überwachung Die ehrenamtlich für die IHK tätigen Unternehmensvertreter und alle IHK-Mitarbeiter werden ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Prinzipien dieser IHK-Compliance-Richtlinie zu befolgen sind. Jeder Geschäftsbereich ist dafür verantwortlich, dass die Regelungen in seinem Bereich eingehalten werden. Alle Mitarbeiter und für die IHK tätigen Unternehmensvertreter haben das Recht, auf Verstöße gegen die Compliance-Richtlinie hinzuweisen. Dies kann gegenüber dem Vorgesetzten oder jedem Mitglied der Geschäftsführung geschehen. Zudem wird von der Vollversammlung ein Compliance-Beauftragter benannt, der ebenfalls Hinweise auf Verstöße entgegennimmt. Verstöße werden objektiv und neutral untersucht; soweit erforderlich, werden Abhilfemaßnahmen ergriffen. Der Präsident oder der Hauptgeschäftsführer sind verpflichtet, Hinweisen nachzugehen und ggf. entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Über besondere Vorkommnisse wird die Vollversammlung unterrichtet. Stand: