Aplikácia na riadenie objednávok. Príručka

Transkript

1 Aplikácia na riadenie objednávok Príručka Verzia: 16 Dátum:

2 Tlač Vydavateľ T-Systems Enterprise Services GmbH Neugrabenweg Saarbrücken Názov súboru OrderManagementTool-Manual V16.doc Dátum verzie 16; Autor Tim Ostermann Kontaktný telefón / fax, Tim Ostermann tim.ostermann@t-systems.com Zhrnutie Príručka pre aplikáciu na riadenie objednávok OMT (Order Management Tool ) OrderManagementTool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 2 Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 2

3 Obsah 1 Použité symboly Úvod Funkcie Aplikácie na riadenie objednávok Štandard pre správy Integrácia Konverzia Príklady pre integráciu Spracovanie papierových verzií Konverzia dokumentu pre ERP systém Plne-elektronické spracovanie objednávok s použitím BusinessConnector-a Prvé kroky s OMT Štart Aplikácie pre spracovanie objednávok Prehľad OMT Verzia OTM Prezeranie priečinkov OMT Prezeranie dokumentu Zoznam dokumentov Konfigurácia prehľadu stĺpcov Triedenie stĺpcov Záhlavia stĺpcov Prehľad strany s dokumentami...21 Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 3

4 Tlač Nastavenie tlačiarne Tlač jedného dokumentu Tlač viacerých dokumentov Uloženie dokumentu Proces práce s dokumentami Objednávky Prijatie objednávky Vytvorenie odpovede na objednávku Odpoveď na objednávku Úpravy potvrdenia objednávky Poslanie potvrdenia objednávky Faktúra Umožnenie funkcie fakturácie s kľúčom pre aktiváciu Vytvorenie faktúry Neplánované náklady Políčka faktúry Celková suma Zabudovaná kalkulačka Čiastková faktúra...37 Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 4

5 14.8 Pozície faktúry s rôznymi sadzbami DPH Rôzne Fukcie Celotextové vyhľadávanie Archivovanie Hlavné dáta Obchodné údaje WEEE č. (Odpad z elektrických a elektronických zariadení) a Daň z obratu Preferovaná sadzba DPH Rôzne fakturujúce strany, vrátane č. WEEE a č. pre daň z obratu Kontaktné údaje pre iné strany vystavujúce faktúry Dobropis Umsatzsteuersammelliste Ďalšie dokumenty Zhrnutie Aktualizácia aplikácie Hlásenie chýb Použité symboly Všeobecná informácia alebo pokyn Dôležité! Vysvetlenia týkajúce sa požadovaných vstupov alebo popisov určitých termínov môžete nájsť v modrých a žltých tabuťkách. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 5

6 Option Description Modré adresy URL sú adresy spojenia ovládané stlačním. Môžu vám poskytnúť podrobnejšie informácie o príslušnej téme. 2 Úvod Deutsche Telekom a jeho pridružené spoločnosti (DTAG) sa čoraz viac spoliehajú na elektronickú výmenu dokumentov so svojimi obchodnými partnermi. Keťže elektronická integrácia je často komplikovaný proces pre obchodného partnera, predtým neexistovala možnosť spracovať tieto dokumenty jednoduchým a nákladovo-efektívnym spôsobom. Aplikácia na riadenie objednávok (OMT) je jednoduchým riešením pre male a stredné podniky, poskytovaným bezplatne zo strany DTAG. Umožťuje plnú integráciu pre podniky bez platformy na elektronickú integráciu. OMT môže prijať, spracovať a posielať elektronické dokumenty obchodnému partnerovi. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 6

7 OMT rozhranie automaticky prispôsobuje príslušný formát dokumentu a týmto poskytuje konzistentné pracovné prostredie, eliminujúc potrebu zdťhavého zoznamovania sa s programom. Aplikácia na riadenie objednávok umožťuje aj neskúseným užívateťom ťahkú prácu s elektronickými obchodnými dokumentami. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 7

8 3 Funkcie Aplikácie na riadenie objednávok Automatický prenos obchodných dokumentov založených na XML (rozšíriteťnom značkovacom jazyku) (posielanie/prijímanie) Spracovanie obchodných dokumentov založených na XML Prezeranie a editovanie obchodných dokumentov Konvertovanie obchodných dokumentov na rôzne formáty Obsluha celých reťazcov procesov Objednávka>Odpoveť na objednávku>debet-faktúra>dobropis Tlač ako PDF Výmena dát z dokumentov cez web-službu (Webservice) Export ako CSV súbory (CSV - hodnoty oddelené čiarkou) Možnosť použitia viacerými užívateťmi Spracovanie dávok (tlač a CSV export) Celotextové vyhťadávanie dokumentov Archivácia starších dokumentov Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 8

9 4 Štandard pre správy Aplikácia pre riadenie objednávok spracováva štandardizované XML obchodné dokumenty. OMT používa XML štandard xcbl3.0 Viac informácií o tomto štandarde nájdete na Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 9

10 5 Integrácia Často je potrebné získať aj papierovú verziu elektronických obchodných dokumentov. Preto Aplikácia pre riadenie objednávok poskytuje možnosť zobraziť elektronické dokumenty vo formáte čitateťnom pre ťudí alebo pre čítanie na obrazovke, alebo pre tlačenie. Toto premosťuje priepasť medzi elektronic tronickým a konvenčným papierovým formátom. Spracovanie elektronických dokumentov celé zvládne aplikácia. Keťže integrované web služby ukladajú všetky XML dokumenty v klientskom systéme, je tu tiež možnosť plne elektronickej integrácie. To vyžaduje, aby mechanizmus importu/exportu umožťoval existujúcemu vnútropodnikovému systému spracovávať tieto dokumenty a poskytovať platné XML dokumenty z vnútropodnikového systému do OMT. 5.1 Konverzia Aby sa umožnilo elektronické spracovanie obchodných dokumentov, OMT môže konvertovať dokumenty na nasledujúce formáty: text / CSV formát Pre ťahké spracovanie v existujúcich ERP (Enterprise Resource Planning manažérsky informačný systém) systémoch s možnosťami CSV importu. Adobe PDF-Form Formát Pre ťahké vytlačenie alebo presun prostredníctvom elektronickej pošty. XML formáty Pre ťahké spracovanie v existujúcich ERP systémoch s možnosťami XML importu. 5.2 Príklady pre integráciu Aplikácia pre spracovanie objednávok môže poskytnúť integráciu na rôznych úrovniach. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 10

11 5.2.1 Spracovanie papierových verzií OMT automaticky prijímana digitálne dokumenty prostredníctvom webovej služby. Môžu byť prezerané na obrazovke, vytlačené a potom spracované na papieri. Tento scenár predstavuje najjednoduchší typ integrácie s Aplikáciou pre spracovanie objednávok. Prijaté dokumenty sú vytlačené prijímateťom a spracované tradičným spôsobom Konverzia dokumentu pre ERP systém Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 11

12 OMT automaticky prijímana digitálne dokumenty prostredníctvom webovej služby. Môžu byť prezerané na obrazovke. Po exportovaní objednávky do CSV, je dokument importovaný do ERP systému Plne-elektronické spracovanie objednávok s použitím BusinessConnector-a Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 12

13 Tento posledný scenár ilustruje plnú integráciu s použitím Aplikácie na spracovanie objednávok. Prijaté dokumenty sú automaticky vyžiadané z centrálnych serverov DTAG, konvertované a importované do ERP systému, kde sú ťalej spracované. ERP systém generuje správu s potvrdením, ktorú OMT pošle späť zákazníkovi. 6 Prvé kroky s OMT Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 13

14 Nasledujúce stránky Vás prevedú individuálnymi scenármi a vysvetlia vám použitie Aplikácie pre spracovanie objednávok krok za krokom. 6.1 Štart Aplikácie pre spracovanie objednávok Po inštalácii, menu pre štart vo Windowse bude obsahovať nasledujúce položky: Naštartujte prosím aplikáciu výberom položky Aplikácia pre riadenie objednávok (Order Management Tool). 6.2 Prehľad OMT Po štarte aplikácie bude zobrazené hlavné okno OMT. Keť prebehne štart aplikácie, schránka prijatých správ (inbox) bude obsahovať nové prijaté dokumenty alebo objednávky. Všimnite si prosím, že objednávky mohli byť prijaté pred štartom aplikácie. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 14

15 Nastavenie softvéru inštaluje službu Windows, ktorá automaticky prebehne pri naštartovaní. Táto služba automaticky posiela a prijíma všetky dostupné dokumenty v pevnom intervale (predvolený: 60 minút). Preto sa prosím ubezpečte, že aplikácia nie je inštalovaná niekoťko krát s tými istými dátami pre prihlásenie (užívateťské meno/heslo). Inak sa pri ukladaní dokumentov môžu vyskytnúť nezrovnalosti. Zabráťte prosím neautorizovaným osobám v prístupe k prihlasovacím dátam. ťavý panel zobrazuje existujúce priečinky. Tieto obsahujú obchodné dokumenty príslušného typu (napr. objednávky, odpovede na objednávky, faktúry, atť.). Dokument je uložený v schránke prijatých správ okamžite po tom, ako bol prijatý. Odtiať môže byť dokument presunutý do rôznych priečinkov, v závislosti od vašich úkonov. Pravý panel zobrazí stránku štartu po spustení. Obsahuje najnovšie správy ako aj kontaktné informácie pre softvérovú podporu. Obsahuje tiež adresu na stránku s najčastejšími otázkami (FAQ). 6.3 Verzia OTM Súčasná verzia vašej aplikácie je zobrazená v stavovom riadku v pravom dolnom rohu okna. Pri čísle verzie je značka štandardná alebo pracovná stanica. To špecifikuje, či bola aplikácia inštalovaná ako verzia pre jedného alebo verzia pre viacerých užívateľov. 6.4 Prezeranie priečinkov OMT Po kliknutí na priečinok vťavo vám tento panel zobrazí príslušné dokumenty. Nové dokumenty v schránke prijatých správ sú zvýraznené tučným písmom; počítadlo vám uvádza presný počet neprečítaných dokumentov. Prvý dokument v zozname je načítaný automaticky a potom označený ako "prečítaný. Pre prezeranie iného dokumentu dva-krát kliknite na príslušný riadok a dokument bude zobrazený v paneli vpravo dole. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 15

16 Panel na pravej strane je teraz rozdelený na dve samostatné časti. Vrchná časť zobrazuje zoznam všetkých dokumentov vo vybranom priečinku. Nové a neprečítané dokumenty sú zvýraznené tučným písmom. Ak priečinok obsahuje neprečítané dokumenty, počet neprečítaných položiek bude zobrazený v zátvorkách za názvom priečinka (napr. Poštová schránka (5) to naznačuje, že tam je päť nových dokumentov). Jednotlivé stťpce v zozname dokumentov zobrazujú podrobnosti o daných dokumentoch (napr. identifikačné číslo objednávky, celkovú hodnotu, atť.). Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 16

17 Priečinok Poštová schránka (Inbox) je pred-definovaný priečinok, v ktorom sú všetky nové dokumenty automaticky ukladané (podobne ako v schránke prijatých správ klienta pre elektronickú poštu). Pri štarte bude vždy ukazovať, či sú tam k dispozícii nové dokumenty (napr. objednávky). Dvojitým kliknutím na dokument sa dokument zobrazí v dolnej časti pravého panelu. 6.5 Prezeranie dokumentu Náhťad na dokument zobrazuje podrobnosti o vybranom dokumente. Dokument je rozdelený do rôznych častí, ktoré sú prístupné s použitím "záložiek", ktoré sú hore. Rôzne časti môžu byť rozšírené a zbalené s použitím symbolu so šípkou ( ). Zobrazenie podrobností o dokumente závisí od typu dokumentu, ktorý je prezeraný. Softvér automaticky prispôsobí náhťad príslušnému typu dokumentu. Pre každý dokument sú k dispozícií rôzne úkony. Úkony sú prístupné cez riadok (riadky) s ponukou, ktorý je hore a môžu byť aktivované kliknutím myšou. Okrem všeobecných úkonov, ako sú Uložiť, Ukážka a Tlačiť, je tam tiež množstvo úkonov, ktoré sú špecifické pre istý typ dokumentu. Snímka obrazovky zobrazuje úkony pre objednávku: Uloži žiť do priečinka (vybraná objednávka bude presunutá do priečinka Objednávky ) CSV export (vybraná objednávka bude konvertovaná na CSV) Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 17

18 Prijať (vytvára Odpoveť na objednávku, presúva objednávku do priečinkov Objednávky, nastavuje stav všetkých položiek objednávky na prijaté, vyberá priečinok Odpovede na objednávky a otvára Odpoveť na objednávku kvôli úpravám). Zamietnuť (vytvára Odpoveť na objednávku, presúva objednávku do priečinkov Objednávky, nastavuje stav všetkých položiek,objednávky na zamietnuté, vyberá priečinok Odpovede na objednávky a otvára Odpoveť na objednávku kvôli úpravám). Prijať s úpravami (vytvára Odpoveť na objednávku, presúva objednávku do priečinkov Objednávky, nastavuje stav všetkých položiek objednávky na "prijatá, pridáva značku Prijatá so zmenami do záhlavia objednávky a otvára Odpoveť na objednávku kvôli úpravám). Všimnite si, prosím, proces úprav objednávok prijatých so zmenami: Všetky položky sú automaticky nastavené na "prijat " prijaté. Avšak tento stav znamená, že vo vlastnostiach tejto položky nesmú byť vykonané žiadne zmeny (napr. zmeny dátumu dodania alebo zmeny v množstve). Ak potrebujete zmeniť ť jednu z položiek, stav je potrebné nastaviť na akceptované so zmenami. To môžete spraviť kliknutím na tlačidlo prijať položku so zmenami. Stav sa zmení na prijaté so zmenami. Teraz môžete podťa potreby upraviť položku. Ak chcete položku zamietnuť, kliknite na tlačidlo zamietnuť položku. Stav sa zmení na zamietnuté. To pri posielaní odpovede automaticky zmení množstvo na 0. Potom viac nie je možné položku prijať. V prípade, že ste omylom zamietli položku, musíte vytvoriť novú odpoveť na objednávku z pôvodnej objednávky. Úkony špecifické pre istý typ dokumentu sa líšia v závislosti od práve vybraného dokumentu. Niektoré tlačidlá sú k dipozícii iba v určitých verziách aplikácie. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 18

19 7 Zoznam dokumentov Zoznam dokumentov zobrazuje dokumenty v tabuťkovom prehťade. 7.1 Konfigurácia prehľadu stľpcov Prehťad stťpcov môže byť užívateťsky upravený podťa vášho želania. Kliknutie vpravo otvorí menu s kontextom, kde je možné pridávať nové stťpce alebo odstraťovať stťpce existujúce. Šírku stťpca možno upraviť taktiež kliknutím a ťahaním okrajovej čiary na želanú pozíciu. Poradie stťpcov možno zmeniť kliknutím a potiahnutím záhlavia stťpca (stťpcov) na želanú pozíciu. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 19

20 Ulože prosím tieto nastavenia s použitím položky z menu uložiť náhťad. Inak sa tieto nastavenia nestratia pri opätovnom štarte aplikácie. 7.2 Triedenie stľpcov Opakovaným klikaním na záhlavie stťpca možno triediť dokumenty vo vzostupnom a zostupnom poradí. 7.3 Záhlavia stľpcov Všetky záhlavia stťpcov majú smerovku v podobe veťkého písmena: O pre objednávky (priečinky Poštové správy a Objednávky) R pre odpovede na objednávky (priečinky Odpovede na objednávky a Odoslané odpovede na objednávky) I pre faktúry a dobropisy (priečinky Faktúry, Odoslané faktúry, dobropisy a odoslané dobropisy) Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 20

21 8 Prehľad strany s dokumentami Konečný formát dokumentov si možno pozrieť vopred ako PDF dokument s použitím tlačidla Náhťad. Ten predstavuje lupa vo vrchej lište s nástrojmi. Najskôr si dvojitým kliknutím nať vyberte želaný dokument v hornom paleli vpravo. Potom kliknite na daný symbol na prezeranie dokumentu. Stavový riadok dole zobrazí správu o postupe. Štart Aplikácie Acrobat Reader môže chvíťu trvať, v závislosti od výkonu vášho počítača. Keťže tlačidlo s náhťadom vytvorí PDF dokument, budete potrebovať nainštalovaný Acrobat Reader. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 21

22 9 Tlač 9.1 Nastavenie tlačiarne OMT používa prednastavenú tlačiareť systému. Inú tlačiareť môžete špecifikovať s použitím položky z menu Nastavenie tlačiarne. Túto tlačiareť potom môžete zvoliť z nasledujúceho okienka: Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 22

23 9.2 Tlač jedného dokumentu Vyberte želaný dokument z prehťadu zoznamu. Zvýrazní sa celý riadok. Lišta s nástrojmi hore obsahuje tlačidlo tlačiarne. Alebo môžete použiť príkaz Tlač z menu. Jedno kliknutie na toto tlačidlo naštartuje proces tlačenia. Stavový riadok dole zobrazí správu o postupe. 9.3 Tlač viacerých dokumentov Viacero dokumentov je možné tlačiť zároveť ich výberom v prehťade zoznamu pri stlačenej klávese CTRL a potom výberom tlačidla pre tlač. Pustite klávesu CTRL, akonáhle ste vybrali všetky dokumenty, ktoré si želáte tlačiť. Jedno kliknutie na toto tlačidlo naštartuje proces tlačenia. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 23

24 10 Uloženie dokumentu Aby ste uložili zmeny vykonané v dokumente, použite prosím tlačidlo Uložiť" v hornej lište s nástrojmi. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 24

25 11 Proces práce s dokumentami Nasledujúci príklad ilustruje typický obchodný proces. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 25

26 1. Prijatie objednávky 2. Vytvorenie odpovede na objednávku 3. Prijatie objednávky so zmenami (odpoveť na objednávku) 4. Poslanie potvrdenia objednávky 5. Vytvorenie faktúry z poslanej odpovede na objednávku 6. Editácia faktúry 7. Poslanie faktúry 8. Vytvorenie dobropisu z poslanej faktúry 9. Editácia dobropisu 10. Poslanie dobropisu 12 Objednávky 12.1 Prijatie objednávky Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 26

27 Po štarte Aplikácie pre spracovanie objednávok priečinok Poštová schránka (Inbox) zobrazí počet nových dokumentov. V tejto snímke obrazovky je v poštovej schránke jeden nový dokument. Kliknutím na priečinok sa zobrazí zoznam dokumentov a prvý dokument v zozname bude automaticky načítaný. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 27

28 Objednávka bude zobrazená a označená ako prečítaná, čím sa odstráni počet neprečítaných položiek v priečinku poštovej schránky. Podrobnosti o objednávke možno teraz prezerať, ak sa riadite "záložkami" objednávky v dolnej časti pravého panelu. Záhlavia zobrazujú všeobecné informácie o objednávke. (číslo objednávky, dátum, mena, atť.) Obchodní partneri zobrazuje mená a adresy všetkých strán (zákazníkov, dodávateťov, adresátov, adresátov faktúr) Podmienky zobrazuje podrobnosti o dodávke a platobných podmienkach a obsahuje ťalšie informácie a poznámky k objednávke Položky zobrazuje zoznam jednotlivých položiek Kliknutím na položku v tabuťke bude zobrazený príslušný obsah položky v poliach nižšie. Zhrnutie zobrazuje stručné zhrnutie objednávky. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 28

29 12.2 Vytvorenie odpovede na objednávku Po prehliadke všetkých podrobností objednávky možno vytvoriť Potvrdenie objednávky. To možno vytvoriť s použitím tlačidiel špecifických pre typ dokumentu v lište s nástrojmi: Úkon Prijať bude akceptovať objednávku bez akýchkoťvek zmien a presunie dokument do priečinka Objednávky. Vytvorí tiež Potvrdenie objednávky v priečinku Potvrdené objednávky, ktorá bude otvorená pre úpravy. Potom viac nie je možné jednotlivé položky upraviť. Úkon Zamietnuť zamietne celú objednávku a presunie dokument to priečinka Objednávky. Vytvorí tiež Potvrdenie objednávky v priečinku Potvrdené objednávky, ktoré bude otvorené pre úpravy. Potom viac nie je možné jednotlivé položky upraviť. Pri posielaní odpovede na objednávku budú množstvá pre všetky položky nastavené na 0. Úkon Prijať s zmenami bude akceptovať objednávku, pričom umožní užívateťovi vykonávať zmeny. Presunie dokument do priečinka Objednávky a vytvorí tiež Potvrdenie objednávky v priečinku Potvrdené objednávky, ktoré bude otvorené pre úpravy. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 29

30 13 Odpoveľ na objednávku 13.1 Úpravy potvrdenia objednávky Pre Potvrdenie objednávky sú požadované nasledujúce vstupy v záložke Záhlavia : Dodávatelia identif. číslo odpovede na objednávku: Toto pole (zvýraznené na snímke obrazovky) musí obsahovať číslo. (povinné pole). Použite prosím toto pole pre vaše interné identifikačné číslo potvrdenia objednávky Dátum potvrdenia objednávky dátum, v ktorý bolo Potvrdenie objednávky vytvorené. Toto pole bude automaticky obsahovať aktuálny dátum. Komentár v tomto poli môžete pridávať komentár alebo poznámky týkajúce sa objednávky alebo potvrdenia objednávky. Okrem toho môžu byť ť uskutočnené zmeny každej individuálnej položky: Kliknutím na položku sa otvoria jej detaily. Stav môže byť nastavený pre každú položku osobitne: Prijaté položka bude akceptovaná bez zmien. Prijaté so zmenami položka bude akceptovaná so zmenami (napr. v množstve alebo dátume dodávky) Zamietnuté položka bude zamietnutá Pre zmenu položky môžete použiť príslušné tlačidlo stavu alebo polia pre množstvo a dátum dodania. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 30

31 Po ukončení úprav môžete dokument uložiť použitím príslušného tlačidla v menu Poslanie potvrdenia objednávky Pre poslanie potvrdenia objednávky zákazníkovi kliknite na tlačidlo označené Odoslať potvrdenú objednávku v lište nástrojov špecifických pre typ dokumentu. Toto tlačidlo zavrie momentálne otvorenú potvrdenú objednávku, pošle ju zákazníkovi a uloží ju v priečinku Odoslané potvrdené objednávky. 14 Faktúra Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 31

32 14.1 Umožnenie funkcie fakturácie s kľúčom pre aktiváciu Aby ste mohli vytvoriť faktúry s Aplikáciou pre riadenie objednávok, najskôr sa požaduje jednorazová aktivácia. V lište menu vyberte prosím? a potom Aktivovať fakúru. Budete požiadaný, aby ste zadali váš kťúč pre aktiváciu. Ak nemáte kťúč pre aktiváciu, ešte ste neboli registrovaný/á ako oprávnená strana pre fakturáciu. Ak máte záujem o vytváranie fakturačných dokladov, obráťte sa prosím na vašu kontaktú osobu v DTAG. Po úspešnom ukončení aktivácie bude k dispozícii celá funkcia fakturácie Vytvorenie faktúry Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 32

33 Faktúru možno vytvoriť iba z už odoslanej potvrdenej objednávky. Pre položky v priečinku Potvrdené objednávky bude k dispozícii tlačidlo Vytvoriť faktúru. Kliknite prosím na toto tlačidlo po vybratí požadovanej potvrdenej objednávky. OMT vytvorí koncept faktúry z potvrdenej objednávky. Priečinok s faktúrami bude zvolený automaticky a bude zobrazený koncept faktúry. Zadajte prosím identif. číslo vašej faktúry do políčka číslo faktúry. Identifikačné číslo faktúry je overené s ohťadom na jedinečnosť (existujúce čísla, pozn. prekl.). Dátum faktúry je nastavený na deť vytvorenia a nemôže byť zmenený so spätnou platnosťou. Záložka obchodní partneri obsahuje všetky strany potvrdenej objednávky. Predávajúci je obvykle aj fakturujúcou stranou. Ak potrebujete zmeniť fakturujúcu stranu, musí byť prítomná v hlavných dátach OMT (viť. príslušná kapitola) Neplánované náklady. Ak potrebujete vypočítať neplánované náklady (napr. nakládku a manipuláciu), môžete ich zadať v záložke Podmienky ako čisté hodnoty. Nezabudnite prosím zahrnúť tieto hodnoty v záložke Suma. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 33

34 14.4 Políčka faktúry Špecifikujte prosím pre každú pozíciu faktúry: množstvo dodávky identifikačné číslo dodávky dátum poskytnutia služby. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 34

35 čistá hodnota položky príslušná sadzba DPH a množstvo Príslušná sadzba DPH môže byť pridelená ku každej pozícii výberom záznamu z výberového zoznamu. Uistite sa prosím, že použijete bodku (.) namiesto čiarky (,) na oddelenie desatinných miest pri špecifikovaní hodnôt faktúry. Nepoužívajte žiadne oddeťovacie znamienko pre tisícky. SPRÁVNE: NESPRÁVNE: 6.000, Celková suma Po výbere záložky Suma zadajte prosím príslušné súčty pre čisté a hrubé hodnoty. Na výpočet príslušných hodnôt môže byť použitá zabudovaná kalkulačka aplikácie. Faktúra môže mať položky s najviac dvoma rôznymi sadzbami DPH. Vyberte prosím celkovú sadzbu DPH z príslušnej rozbaťovacej ponuky. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 35

36 Ak nepotrebujete špecifikovať druhú sadzbu DPH, nezadávajte prosím do príslušného poťa žiadnu hodnotu Zabudovaná kalkulačka Vedťa políčok so vstupmi je ikona, ktorá otvorí zabudovanú kalkulačku. Kliknutím na tlačidlo OK možno vypočítané hodnoty automaticky previesť do príslušného políčka pre vstupy. Kliknutím ťavým tlačidlom myši na tlačidlo DPH+ bude automaticky pridaných 19%. Kliknutím ťavým tlačidlom myši na tlačidlo DPH+ bude automaticky pridaných 8,5%. Kliknutím ťavým tlačidlom myši na tlačidlo DPH- bude automaticky odčítaných 19%. Kliknutím ťavým tlačidlom myši na tlačidlo DPH- bude automaticky odčítaných 8,5%. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 36

37 14.7 Čiastková faktúra Aby ste vytvorili čiastkovú faktúru, je možné vymazať jednotlivé pozície vytvorené z príslušnej potvrdenej objednávky. Pozíciu možno vymazať výberom príslušného riadku a kliknutím na ikonu s červeným krížikom vpravo. Čiastkový účet s odlišným množstvom možno vytvoriť zmenou hodnoty množstvo dodávky. Nie je možné so spätnou platnosťou pridať pozíciu alebo obnoviť predtým vymazanú pozíciu. Ak bola pozícia omylom vymazaná, je potrebné vytvoriť novú faktúru z príslušnej potvrdenej objednávky s množstvom dodávky Pozície faktúry s rôznymi sadzbami DPH Ak máte pozície faktúry s rôznymi sadzbami DPH, vytvorte prosím samostatné faktúry pre každú sadzbu DPH. 15 Rôzne Fukcie 15.1 Celotextové vyhľadávanie OMT poskytuje celotextové vyhťadávanie dokumentov; prehťadá všetky políčka s obsahom z príslušného prehťadu so zoznamom (vrátane skrytých stťpcov). Zadajte výraz, ktorý hťadáte, do políčka pre vyhťadávanie, potom stlačte vyhťadávanie. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 37

38 Výsledky vyhťadávania budú zobrazené v prehťade so zoznamom. Dokument možno načítať dvojitým kliknutím na príslušný riadok. Pre návrat do kompletného náhťadu na priečinok odstráťte hťadaný termín z políčka vyhťadávania (to sa vykoná automaticky pri výbere iného priečinka) Archivovanie Funkcia archivácie automaticky skrýva staré a nepoužívané dokumenty. Pre aktiváciu funkcie archivovania vyberte príkaz Archivovanie z? menu. Po vybratí funkcie archivovanie sa objaví nové okno, v ktorom môžete aktivovať túto funkciu aktivovaním príslušnej kontrolnej značky (zaškrtnutím, pozn. prekl.). Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 38

39 V rozbaťovacom zozname nižšie môže byť špecifikovaný minimálny vek; všetky dokumenty staršie ako toto nastavenie (rátajúc od času prijatia) budú automaticky skryté. V ťavom dolnom paneli sa objavia dve ťalšie ikony: Výberom príkazu na archiváciu budú zobrazené iba dokumenty zodpovedajúce veku pre archiváciu. 16 Hlavné dáta Sprievodca (wizard) pre hlavné dáta zjednodušuje vstup často sa objavujúcich dát. Zo záložky zoznamu možností s nápovedou (?) vyberte Hlavné dáta : Môžu tu byť uložené nasledujúce údaje: Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 39

40 16.1 Obchodné údaje Tu môžete zadať vaše základné obchodné údaje. Tieto dáta budú použité pri tlačení potvrdených objednávok a faktúr WEEE č. (Odpad z elektrických a elektronických zariadení) a Daľ z obratu Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 40

41 Ak je to potrebné, zadajte prosím číslo WEEE vašej spoločnosti (viť.: Zadajte tiež európske č. dane z obratu vašej spoločnosti Preferovaná sadzba DPH Tu môžete špecifikovať preferované sadzby DPH, ktoré budú použité ako štandardné hodnoty v záložkách s pozíciami a záložkách s celkovou sumou Rôzne fakturujúce strany, vrátane č. WEEE a č. pre daľ z obratu Ak je to vhodné, zadajte prosím dáta pre inú stranu vystavujúcu faktúru. Môžete špecifikovať, či tieto dáta budú použité, keť vyberiete príslušný záznam z okienka s výberom: Kontaktné údaje pre iné strany vystavujúce faktúry Ak je to vhodné, zadajte prosím kontaktné dáta pre inú stranu vystavujúcu faktúru. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 41

42 Informácia: Zmeny hlavných dát budú účinné ú len pri vytváraní novej faktúry. Predtým vytvorené faktúry nebudú spätne zmenené. 17 Dobropis Dobropis možno vytvoriť iba z už odoslanej faktúry. Tlačidlo Vytvoriť faktúru bude k dispozícii pre položky v priečinku Odoslané faktúry. Vyberte prosím požadovanú faktúru a kliknite na toto tlačidlo. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 42

43 Aplikácia vytvorí koncept dobropisu z dát potvrdenej objednávky. Priečinok s dobropismi bude zvolený automaticky a bude zobrazený nový dobropis. Tento proces zodpovedá vytvoreniu faktúry. 18 Umsatzsteuersammelliste Da das Tool in der jetzigen Version keine qualifizierte Signatur nach 14 UstG der Rechnungsdokumente zulässt, sind Sie zur Lieferung einer Sammelliste in Papierform verpflichtet. Ak neexistujú žiadne konkrétne dohody, mali by byť dodávané mesačne. Nasledujúca ilustrácia je vzorkou toho, ako by to malo vyzerať: Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 43

44 Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 44

45 19 ľalšie dokumenty Momentálne OMT nepodporuje posielanie ťalších dokumentov. Posielajte ich prosím obvyklou cestou. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 45

46 20 Zhrnutie S Aplikáciou na riadenie objednávok môžu byť elektronické dokumenty veťmi ťahko prijaté, upravené a odoslané naspäť. Dômyselné konverzie umožťujú prepis do rôznych formátov (napr. CSV špecifické pre ERP programy alebo iné textové formáty) alebo transformáciu na rôzne typy dokumentov (napr. vytvorenie Potvrdení na objednávku z objednávky). Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 46

47 21 Aktualizácia aplikácie Aplikácia pre riadenie objednávok má integrovaný aktualizačný program. Pri každom štarte, ako aj každých šesť hodín aplikácia automaticky kontroluje aktualizácie. Stiahnute a inštalácia aktualizácií môžu byť tiež plne automatizované. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 47

48 22 Hlásenie chýb Keť sa v aplikácii vyskytne chyba, bude odoslaná správa o chybe vývojovým pracovníkom Storeservera. Dostanete pokyn, aby ste zadali svoje meno, ovú adresu a popis, kedy sa chyba stala. Vaše údaje pomôžu odstrániť chybu. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 48

49 23 Vytváranie záloh DTAG nearchivuje vaše dokumenty. Uistite sa prosím, že úplný adresár programu (C:\Program Files\Storeserver BusinessConnector 2.0) je zahrnutý vo vašom firemnom procese zálohovania. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 49

50 24 Archivácia dokumentov Aby sa optimalizoval výkon aplikácie, dokumenty, ktoré nie sú viac priamo potrebné, by mali byť uložené na osobitnom mieste a odstránené z adresára OMT. Nasledujúce operácie so súbormi by mali byť vykonávané iba skúsenými užívateťmi. Varovanie: Chyby počas tejto operácie môžu viesť k nestabilite aplikácie. Vytvorte prosím zálohu pred tým, ako budete pokračovať. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 50

51 Požiadavky: 1. Je potrebné dočasne deaktivovať Windows službu Služba klienta pre súbory Aplikácie na riadenie objednávok (Order Management Tool File Client Service). 2. Reštartujte aplikáciu OMT. (To je potrebné, aby ste zabezpečili, že dočasné súbory budú správne registrované). 3. Zavrite aplikáciu. Automaticky bude vytvorená nasledujúca štruktúra priečinka inštaláciou v C:\Program Files\Storeserver BusinessConnector 2.0\FileStore $Inbox predstavuje poštovú schránku 1_ORDERS sú objednávky 2_ORDRSP sú neodoslané potvrdené objednávky 3_ORDRSP_SENT sú odoslané potvrdené objednávky 4_INVOICE sú neodoslané faktúry 5_INVOICE_SENT sú odoslané faktúry 6_CREDITINVOICE sú neodoslané dobropisy 7_CREDITINVOICE_SENT sú odoslané dobropisy Dokumenty, nachádzajúce sa v rôznych priečinkoch, môžu byť presunuté na požadované miesto kvôli archivovaniu. Vyhnite sa prosím vytvoreniu priečinka s archívom vo vnútri priečinka veťkokapacitnej pamäte (filestore directory) s uloženými OMT súbormi, čo by mohlo mať za následok kolaps programu. Preto je potrebné uchovať už spomenutú štruktúru priečinkov. Pre každý priečinok nesmie byť presunutá príslušná ikona súboru, súbor folders.xml a priečinok vyrovnávacej pamäte. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 51

52 Potom prosím reštartujte Windows službu a OMT aplikáciu. Prvý štart môže trvať dlhšie ako obvykle, lebo vyrovnávacia pamäť obsahujúca zoznam dokumentov musí byť opätovne vytvorená. Koniec. Order Management Tool-Manual V16.doc Verzia 16, Strana 52