Begrüßung. Herzlich willkommen zu. portier VISION,

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1 portier VISION Version 3.xx Begrüßung Herzlich willkommen zu portier VISION, der Software zur Verwaltung von Schließanlagen. Sie haben sich damit für eine moderne und zukunftsweisende Lösung entschieden. Um schnell mit den Möglichkeiten der neuen Software vertraut zu werden, hier ein Überblick, wie wir Sie unterstützen: Dieses Handbuch selbst gibt Auskunft auf die meisten Fragen und Vorgehensweisen. Lesen Sie es nicht wie ein Buch! Bitte benutzen Sie dieses Handbuch als Nachschlagewerk! Neben dem Handbuch haben Sie jederzeit innerhalb des Programms eine Hilfe über die Taste F1 zur Verfügung (oder über das entsprechende Symbol). Weiterhin können Sie Hilfe erhalten über Telefon in Deutschland unter portier (entspricht ), kostenpflichtig. Diese er Rufnummern entsprechen den strengen gesetzlichen Regelungen der Regulierungsbehörde und dürfen ausschließlich für technische Dienstleistungen vergeben werden. Lassen Sie sich durch Ihren Arbeitgeber ggfls. diese Nummer frei schalten, wenn Sie den gesetzlichen Wortlaut der Verfügung benötigen, so finden Sie ihn auf jeder portier CD. Gerne schicken wir Ihnen den Text auf Wunsch auch zu. Wartungsverträge mit monatlichen Fix-Kosten haben wir nicht. In anderen Ländern gelten andere Nummern, fragen Sie Ihren Händler! Zusätzlich bieten wir Ihnen kostenfreie Hilfe per unter Im Internet unter finden Sie Antwort auf häufig gestellte Fragen (FAQ frequently asked questions) Zu guter Letzt können Sie innerhalb des Programm einstellen, dass portier selbstständig bei bestehender Internetverbindung nach evtl. Neuerungen sucht und Sie automatisch darüber unterrichtet. 1

2 Version 3.xx portier VISION Wir empfehlen Ihnen, vor dem Einsatz unserer technischen Software eine klare Strategie festzulegen. Gerne helfen wir Ihnen dabei; fragen Sie nach unseren Strategietagen. Darüber hinaus können Sie auch für eine Schulung einen Trainer direkt in Ihre Firma kommen lassen. Die Konditionen erfahren Sie unter portier (entspricht ) oder per unter Nun noch ein Wort in eigener Sache: portier VISION möchten Ihnen im Alltag ein helfendes Instrument sein. Sie wissen jedoch stets genauer als wir, was nötig ist und wie portier VISION noch besser helfen könnte. Bitte geben Sie uns doch Ihre Wünsche und Ideen weiter auf diese Weise wächst portier und alle Benutzer profitieren von Ihren Ideen. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen. Schreiben Sie uns eine unter im Betreff das Wort: Idee oder nutzen Sie das Kontaktformular direkt aus dem Programm heraus. Mit den besten Wünschen auf eine gute Zusammenarbeit und mit vielem Dank vorab für das ganze portier Team Georg M. Stüer & Axel Baruschke 2

3 portier VISION Version 3.xx Thema Seitenzahl Begrüßung... 1 Allgemeine Hinweise zur Benutzung:... 5 Ansichten im Programm... 6 Die Menüleiste und die Menüs... 7 Der Navigator... 7 Anlagen und Gebäude... 9 Anlegen, wechseln und löschen einer Anlage...10 Einlesen von Daten aus einer Datei / von einem Datenträger...11 Zylinder und ihre Verwaltung...13 Das Erfassen neuer Zylinder...15 Zylinder einem Gebäude zuordnen...13 Das Bearbeiten vorhandener Zylinder...15 Zylinder im CAD-Plan...17 CAD- Pläne (Gebäudepläne) nutzen...18 CAD-Pläne einbinden...18 Zylinder im CAD Plan verankern...21 Arbeiten direkt aus dem CAD-Plan...23 Schlüssel und ihre Verwaltung...24 Schlüssel bearbeiten...26 Die Reiter und ihre Bedeutung...26 Defekte Schlüssel oder Schlüssel vernichten...28 Schlüsselbunde anlegen...29 Gruppenschlüssel...30 Transponder...30 Personalverwaltung...31 Schlüsselträger erfassen...31 Neue Schlüsselträger bei der Ausgabe anlegen...32 Personaldaten importieren...32 Automatischer Abgleich von Personaldaten:...32 Schlüsselbewegung...33 Die Ausgabe von Schlüsseln und Bunden...33 Die Rücknahme von Schlüsseln und Bunden

4 Version 3.xx portier VISION Der Verlust und der Defekt...38 Die pendente Ausgabe...38 Die Depotverwaltung...39 Schlüssel-Exemplare in Depots verteilen...40 Depot-fremde Rückgaben handhaben...41 Der Schließplan...42 Besondere Schließungsarten...44 Zentralzylinder + Mitschließungen...44 Gleichschließung...44 Schnelles Arbeiten...45 Die Suche in Portier...46 Die komplexe Suche - Auskunfts-/Listenmenü...48 Das Bestellwesen...49 Händlerverwaltung...49 Die Nachbestellung...49 Sicherungskarten...51 Die Erweiterung neue Schließungen und/oder Gruppenschlüssel ordern...53 Funktionen zuweisen...54 Erweiterungs-Bestellung durchführen...55 Das Drucken...56 Der Schließplandruck...57 Sicherheit Rollen und die dazugehörigen Rechte...58 Zeitzonen nutzen...61 Der Reminder fällige Rückgaben und Zeitzonen kontrollieren...63 Datensicherung...64 Die Installation...65 Systemvoraussetzungen...65 Installieren...65 Grundeinstellungen im Programm...67 Unterstützung und Support...68 Übersicht aller Tastenkombinationen und Funktionstasten...69 Übersicht aller Rollen mit ihren Rechten

5 portier VISION Version 3.xx für Ihre Notizen: 5

6 Version 3.xx portier VISION Allgemeine Hinweise zur Benutzung: Nach der erfolgreichen Installation (s.u.) melden Sie sich bitte an unter Benutzer: START Kennwort: START Achten Sie bitte auf die korrekte Schreibweise; das heißt, alle Buchstaben beide Male in Großschrift. In portier können Sie alle Aktionen mit der Maus durchführen. Insbesondere die rechte Maustaste ist innerhalb portier VISION sehr oft hilfreich. Viele Aktionen werden zusätzlich durch Funktionstasten (die so genannten F-Tasten) unterstützt, so z.b. die Schlüsselausgabe durch F5 oder auch durch Tastenkombinationen, z.b. Strg+E für Bearbeiten (auch Editieren genannt). Eine Übersicht aller verfügbaren Tastenkombinationen finden Sie am Ende des Handbuchs. Orientierung: Das Fenster des Programms teilt sich in mehrere Bereiche: Ganz oben finden Sie die Menübefehle von Datei bis Hilfe, darunter und rechts die Symbolleisten, die Sie ein- und ausblenden und verschieben können. Links finden Sie senkrecht den Navigator. Hier wechseln Sie zwischen den Modulen und Möglichkeiten in den Modulen. Der mittlere und größte Teil des Bildschirms ist die eigentliche Arbeitsfläche des Programms. Ganz unten dann die Statuszeilen mit aktuellen Informationen zu Benutzer, Anlage oder Gebäude sowie Version. 6

7 portier VISION Version 3.xx Im Navigator finden Sie verschiedene Module. Auf diese Weise haben wir zusammengehörige Programmfunktionalitäten jeweils dem passenden Modul zugeordnet. Modul Verwaltung: Auswahl der aktiven Anlage / des aktives Gebäudes Anlegen von neuen Anlagen und Gebäuden Personalverwaltung Schlüsselverwaltung (Einzel- und Gruppenschlüssel) Zylinderverwaltung Schlüsselbundverwaltung Modul Schlüsselbewegung Ausgabe Rückgabe Verlustmeldung Defektmeldung Pendente Ausgaben (schwebende Ausgaben) Modul Selektierte Auskunft Detaillierte Personensuche Detaillierte Schlüsselsuche Detaillierte Zylindersuche Massenbearbeitung von Exemplaren (z.b. Depoteinlagerungen) Detaillierte Auskunft über alle bisherigen Bewegungen 7

8 Version 3.xx portier VISION Modul Bestellwesen Nachbestellungen Anlagenerweiterungen Händlerverwaltung Modul System Benutzerverwaltung Rollenzuordnung Einstellungen (customizing, Begriff abgeleitet von customer=kunde) Depotverwaltung Verwaltung von Zeitzonen Modul Supervisor Übergeordnete Verwaltung von Anlagen Übergeordnete Verwaltung von Gebäuden Sie wechseln zwischen den einzelnen Modulen durch einen einfachen Klick in die jeweilige Modulbezeichnung (Überschrift). Anschließend rufen Sie die gewünschte Aktion ebenfalls durch einen Einfach-Klick in das entsprechende Symbol auf. Stets können Sie fast alle diese Aktionen in vielfältiger Weise auch durch Funktionstasten und aus anderen Modulen heraus quer aufrufen. Dazu finden Sie an den entsprechenden Stellen im Handbuch Hinweise und Tipps. Eine Übersicht aller verfügbaren Tastenkombinationen finden Sie am Ende des Handbuchs. 8

9 portier VISION Version 3.xx Anlagen und Gebäude In portier VISION entscheiden Sie durch das erste Symbol im Modul Verwaltung, ob Sie aktuell mit einer Anlage oder einem Gebäude arbeiten möchten. Dazu eine kleine Erklärung: alle Schließanlagen und sonstigen Schließsysteme bezeichnet portier VISION als Anlagen, ebenso elektronische Zugangssysteme, jede Sammlung zusammengehöriger Schlüssel, wie z.b. von Vitrinen oder Vorhängeschlössern oder auch von Sonderschließungen, wie z.b. alle Stromkästen etc.. Sie selbst bestimmen, wie welche Schließungen zusammengehören. Üblicherweise ist eine Anlage eine Schließanlage mit Schließzylindern und dazugehörigen Schlüsseln, oft auch Funktions- bzw. Gruppenschlüssel. In modernen Schließanlagen sind zusätzlich Transponder und/oder mechatronische Schlüssel enthalten. Fast immer existiert ein Plan, wo welche Schlüssel schließen, der so genannte Schließplan. Diese Anlagen werden in einem oder mehreren Gebäuden verbaut. In portier VISION ist es möglich, reine Anlagen zu verwalten und hierzu Informationen einzugeben, z.b. Benutzerrechte etc., aber auch Gebäude zu verwalten. Gebäude sind im wörtlichen Sinne die Häuser, die Sie verwalten. Es ist egal, welche Zylinder aus welcher Anlage hier verbaut sind. Wählen Sie eine Anlage zur Bearbeitung aus (= aktive Anlage), so spielt es keine Rolle, in welchen Gebäuden die zugehörigen Zylinder zu finden sind. Sie haben Zugriff auf alle Zylinder dieser Anlage (sofern Sie das Recht dazu haben). Aktivieren Sie ein Gebäude (= aktives Gebäude), so haben Sie Zugriff auf alle Zylinder, die hierin verbaut sind, egal aus welcher Anlage und von welchem Hersteller (sofern Sie das Recht dazu haben). Bei jedem Neu-Start des Programms ist Ihre letzte Auswahl -Anlage oder Gebäude- nach wie vor aktiv. Um das zu ändern, nutzen Sie das erste Symbol im Menü Verwaltung. Konsequenzen aus dieser Unterscheidung In der täglichen Benutzung können Sie Benutzern des Programms Rechte für ein Gebäude geben (Rolle zuweisen). Damit hat der Benutzer bestimmte festgelegte Rechte für alle Schließungen aus allen Anlagen, die im entsprechenden Gebäude verbaut sind. Andersherum können Sie einem Programmbenutzer Rechte in einer Anlage geben (ebenfalls Rolle zuweisen); damit hat dieser Benutzer auf alle Zylinder dieser Anlage festgelegte Rechte, egal, in welchem Gebäude Zylinder daraus verbaut sind. Benutzer können somit verschiedene Rollen in unterschiedlichen Anlagen und Gebäuden haben. 9

10 Version 3.xx portier VISION Das Anlegen bzw. Erfassen neuer Anlagen Der Supervisor und der Administrator sind die beiden Benutzerrollen, die neue Anlagen und Gebäude anlegen dürfen. (s.u., Rollen und die zugehörigen Rechte). Wählen Sie im Navigator das Modul VERWALTUNG -> ANLAGEN/GEBÄUDE durch einfachen Klick in die entsprechenden Symbole. In der Bildschirmmitte zeigt portier VISION eine Übersicht aller bereits vorhandenen Schließanlagen, wenn Sie kurz auf Suche starten, rechts außen klicken. Sie können auch gezielt nach vorhandenen Anlagen suchen, s.u., Suche. Ebenso können Sie über das Symbol direkt in die Anlagenbearbeitung wechseln. Bei der Erstbenutzung des Programms gibt es nur die Anlage START, ein leerer Datensatz. Durch einen Doppelklick in diese Zeile öffnen Sie das Objektfenster zur Bearbeitung genau dieser Anlage. Hinweis: Im ganzen Programm portier VISION gilt: um einen Datensatz zu bearbeiten, Einträge zu ändern oder hinzuzufügen, muss der Datensatz geöffnet werden (editieren). Dazu klicken Sie auf das Symbol mit dem Blatt und dem Bleistift oder die Tastenkombination Strg.+E. 10

11 portier VISION Version 3.xx Nun können Sie die Daten Ihrer Anlage eingeben. Pflichtfelder sind stets an der fett gedruckten Feldbezeichnung zu erkennen. In der Anlagenmaske benötigt portier VISION die Pflichtfelder Hersteller und Anlagennummer, um spätere Importe korrekt zu behandeln. Wenn Sie alle Daten erfasst haben, klicken Sie auf das Symbol ZURÜCK, und Sie kommen wieder in die Hauptmaske. Ihre Daten werden dabei automatisch gespeichert, wenn Sie die Sicherheitsabfrage, ob Sie speichern möchten, mit Ja beantworten. Löschen einer Anlage / eines Objektes Um eine Anlage zu löschen, klicken Sie doppelt auf den Listeneintrag und klicken auf das Symbol LÖSCHEN. Es erfolgt zunächst eine Sicherheitsabfrage: Aber Achtung: Sind noch Schlüssel zum Objekt vergeben, oder Zylinder dieser Anlage einem Gebäude zugeordnet, so wird ein Löschen verhindert; Sie erhalten eine entsprechende Meldung. Einlesen von Daten aus einer Datei / von einem Datenträger Sie können die Daten von nahezu allen bekannten Herstellern in portier VISION einlesen. Bei Zweifeln fragen Sie uns vorher an. Einige Hersteller liefern die Daten in einem für portier VISION optimierten Format (XML-Format). In allen anderen Fällen müssen die gelieferten Daten erst für portier aufbereitet werden. Dazu wird ein kleines Hilfsprogramm mitgeliefert. fehlt! 11

12 Version 3.xx portier VISION Für den Import gelieferter Daten wählen Sie den Menüpunkt SYSTEM -> DATENIMPORT -> PORTIER XML SCHNITTSTELLE Es öffnet sich das Importfenster: Suchen Sie nun das Verzeichnis, in dem sich die zu importierenden Daten befinden; klicken Sie dazu auf das von Windows bekannte Symbol Ordner und wählen Sie die gelieferten Datei durch Doppelklick aus. portier VISION zeigt zur Kontrolle Pfad und Dateiname noch einmal an: Starten Sie dann den eigentlichen Import durch Klick auf das Symbol. portier VISION prüft nun die Daten und weist ein Protokoll aus. Evtl. zu erwartende Fehler würden hier bereits vor der Speicherung angezeigt. Mit der Speicherung werden die Daten dann endgültig übernommen. Bis dahin können Sie jederzeit die Aktion über abbrechen. Mit dem Zurück-Pfeil verlassen Sie das Importfenster. Ihre Daten sind nun eingelesen und stehen direkt zur Verfügung. Wird durch das Einlesen eine komplett neue Anlage angelegt, so muss portier zunächst neu gestartet werden. Hinweis: Bei großen Anlagen kann dieser Prozess durchaus eine Zeit dauern. Direkt danach stehen Ihnen die Daten dann zur weiteren Arbeit zur Verfügung. 12

13 portier VISION Version 3.xx Zylinder und ihre Verwaltung Wählen Sie im Navigator das Modul Verwaltung und dort das Symbol Zylinder. Sie erhalten rechts im Arbeitsfenster die Zylinderverwaltungsmaske. Im oberen Teil sehen Sie die Möglichkeit, Zylinder zu suchen. Im unteren Teil werden alle vorhandenen Zylinder in Listenform angezeigt. Achtung: normalerweise ist diese Liste leer (siehe Bild), da die Daten auf dem Server verwaltet werden und nur der Abfrage entsprechend geholt und angezeigt werden. So behält portier VISION seine Geschwindigkeit, egal, ob Sie mit 500 oder mit über Zylindern arbeiten! Die Schließung Ein Zylinder und der zugehörige Schlüssel zusammen bilden die Schließung. Jedem Zylinder ist üblicherweise ein Einzelschlüssel zugeordnet; diese Zuordnung erfolgt über die Schlüsselnummer (die heißt manchmal auch Schloss- und Schlüsselnummer, oder Schließungsnummer). Jeder Zylinder hat damit eine Schlüsselnummer! In portier VISION verwalten wir Schlüssel und Zylinder getrennt. Darum ist bei Schlüsseln und Zylinder eine Schlüsselnummer zwingend erforderlich; nur so kann das Programm den richtigen Schlüssel auch dem richtigen Zylinder zuordnen. Auch die Definition, welcher Gruppenschlüssel welche Zylinder schließt, erfolgt über die Schlüsselnummer. D.h., auch wenn ein Zylinder ohne Einzelschlüssel geliefert wurde, die Schlüsselnummer ist die eindeutige Angabe, wie dieser Zylinder schließt. So können mehrere bauart-verschiedene Zylinder (z.b. Länge, Typ) den gleichen Schlüssel haben und damit die gleiche Schlüssel-/Schließungsnummer. In portier VISION gibt es jedoch stets pro Zylinder einen Datensatz! 13

14 Version 3.xx portier VISION Die Zylindermaske Wenn Sie einen Zylinder im Detail betrachten möchten, so klicken Sie ihn in der Liste doppelt an. Es öffnet sich die Zylindermaske: Die meisten Felder sind selbsterklärend. Bei einem Import sorgt die Schnittstelle für die korrekte Zuordnung. Bitte beachten Sie: o Das Feld Position hat nur Einfluss auf die Darstellung im Schließplan. o Steht im Feld Einbaustatus Auf Lager, so werden die Felder Tür-Nummer und Raumbezeichnung gelöscht. o Das Feld Gebäude sollte sorgfältig gefüllt werden. Nur hierüber sind die Rollen und damit die Rechte gesteuert! (siehe dazu auch: Zylinder einem Gebäude zuordnen, weiter unten) o Das Feld Vorschlag wird bei Nachbestellungen ausgelesen. Bei einigen Feldern finden Sie ein kleines Dreieck rechts. Diese Felder erlauben es, dass Sie hier fertige Inhalte hinterlegen. Bitte schauen Sie dazu im Kapitel Schnelles Arbeiten: Auswahlfelder nutzen! Über alle Feldinhalte kann später gesucht werden! 14

15 portier VISION Version 3.xx Die Reiter und ihre Bedeutung In der Zylindermaske finden Sie so genannte Reiter, die hintereinander gestapelt sind. Dahinter verbergen sich weitere Informationen; über diese Reiter holen Sie diese Informationen nach vorne in den Blick. Der erste Reiter Maske hat die Überschrift EINBAUDATEN und ist regelmäßig ausgewählt, damit ist diese Karteikarte sofort sichtbar. Der Reiter FOLGENDE SCHLÜSSEL SCHLIEßEN zeigt auf einen Blick, welche anderen Schlüssel in diesen Zylinder schließen, sei es Gruppenschlüssel aber auch andere Einzelschlüssel (z.b. bei Zentral- und Mitschließungen, s.u.). Der Reiter FOLGENDE PERSONEN HABEN ZUGANG zeigt Ihnen mit einem Klick, wer aktuell alle diesen Zylinder schließen kann, mit welchem Schlüssel und seit wann. Der Reiter FOLGENDE PERSONEN HATTEN ZUGANG zeigt Ihnen, wer jemals mit welchem Schlüssel Zugang hatte sowie weitere Daten zu Ausgabe und Rücknahme des verwendeten Schlüssels. Der Reiter ZYLINDERHISTORIE zeigt alle Einbauorte der Vergangenheit dieses Zylinders (nicht den aktuellen). Um die Zylindermaske wieder zu verlassen, klicken Sie auf Speichern und speichern Sie Ihre Änderungen oder klicken Sie direkt auf Zurück. portier VISION merkt, ob Sie etwas geändert haben und fragt Sie ausdrücklich, ob Sie speichern möchten. Das Anlegen neuer Zylinder Um eine neue Schließung (Zylinder und Schlüssel, s.o.) anzulegen, klicken Sie in der Zylinderliste (Zylinderübersicht) auf das Symbol Hinzufügen. Füllen Sie dann die Felder entsprechend aus. Je genauer Sie hier arbeiten, umso mehr Such- und Verwaltungsmöglichkeiten haben Sie später. 15

16 Version 3.xx portier VISION Im Bereich Schlüssel zum Zylinder sollten Sie besonders sorgfältig arbeiten; über die Schlüsselnummer wird das Schließverhalten des Zylinders bestimmt. Das Feld Anzahl veranlasst portier VISION, genauso viele Schlüsselexemplare automatisch anzulegen. Auch wenn der Zylinder ohne Schlüssel geliefert wurde, füllen Sie diese Felder korrekt aus und setzen lediglich den Bestand auf 0. Zylinder einem Gebäude zuordnen Neben der Möglichkeit, einen Zylinder direkt in seiner Maske einem bestimmten Gebäude zuzuordnen, können Sie auch mehrere Zylinder oder gar alle Zylinder einer Anlage einem bestimmten Gebäude zuordnen. Wählen Sie dazu den Menübefehl: EXTRA- >ZYLINDER IN GEBÄUDE VERSCHIEBEN Es öffnet sich ein Dialogfenster. Sie sehen die aktuelle Anlage, die Sie auch ändern können. Sie sehen daneben das Zielgebäude, welches Sie ebenfalls auswählen können. In der Liste sehen Sie permanent, in welchen Gebäuden bisher schon Zylinder aus dieser Anlage verbaut worden sind. Über den Reiter Zylinder zur Anlage können Sie in einen Filterbereich wechseln, um nur bestimmte Zylinder zu verschieben, z.b. alle Zylinder, die auf Lager sind. Lösen Sie zum Schluss die Zuordnung aus, entweder für die gefilterten Zylinder über das Einzel-Zylinder-Symbol oder alle Zylinder der Anlage über das Symbol. Fertig. 16

17 portier VISION Version 3.xx Das Bearbeiten vorhandener Zylinder Innerhalb der Liste der angezeigten Zylinder machen Sie einfach einen Doppelklick auf den gewünschten Zylinder. Oder Sie wählen ihn mit einem einfachen Klick mit der linken Maustaste aus und klicken dann in der Symbolleiste auf das Symbol BEARBEITEN. Hinweis: Bei einer Vielzahl von Zylindern werden Sie Ihren Zylinder nur schwer aus der Liste heraussuchen können. Dazu sollten Sie die Suchfunktionen benutzen. Wenn Sie in der Zylindermaske sind, schalten Sie durch einen Klick in das Bearbeitungssymbol den Datensatz frei, ändern die Daten wie gewünscht und verlassen Sie die Maske. Auf diese Weise werden auch Zylinder von einem Einbauort in einen anderen verlagert: einfach den neuen Einbauort eintragen. Zylinder im CAD-Plan portier VISION erlaubt Ihnen, Gebäude-Pläne zu benutzen. Sie ordnen einmal dem Zylinder einen Gebäude-Plan zu und portier VISION findet diesen Plan und Einbauort stets wieder. Nutzen Sie CAD-Pläne, und haben Sie den Zylinder in einem Plan verankert, so können Sie über das Symbol CAD-Plan direkt in den richtigen Gebäudeplan wechseln. Sie sehen in der Maske anhand des CAD-Plan-Bildes sofort, ob bereits ein Plan zugeordnet wurde, denn dieses Bild erscheint nur bei hinterlegtem Plan. Ohne hinterlegten CAD-Plan ist diese Fläche leer. 17

18 Version 3.xx portier VISION Um einen Plan zu hinterlegen, ihn aufzurufen oder auch um den Zylinder wieder vom CAD-Plan zu lösen bedienen Sie sich bitte der drei CAD-Symbole: Über das erste Symbol können Sie den hinterlegten Plan aufrufen. 2. Das zweite Symbol (mit dem Schloss) verbindet den Zylinder mit einem Plan. 3. Das dritte Symbol löscht die Zuordnung des Zylinders im CAD-Plan. Vom Umgang mit CAD Plänen handelt das nächste Kapitel CAD Pläne nutzen. CAD- Pläne (Gebäudepläne) nutzen CAD-Pläne einbinden portier VISION bietet Ihnen die einzigartige Möglichkeit, jegliche Gebäudepläne mit der verwalteten Schließanlage zu verknüpfen. Dabei werden nahezu alle möglichen Datenformate in der Anzeige unterstützt: Achtung: Nur die beiden von allen Architekten unterstützen Formate aus so genannten Auto CAD-Programmen, DXF und DWG, können Sie verwenden, um auch Zylinder zu verankern. Haben Sie Gebäudepläne hinterlegt, so können Sie direkt aus dem Plan heraus Schlüssel ausgeben Schlüssel zurücknehmen Zylinderauskünfte jeglicher Art erhalten Zylinder einbauen und ausbauen Zylinder vernichten 18

19 portier VISION Version 3.xx Jederzeit springen Sie mit einem Mausklick wieder zurück in die Verwaltung. Es ist völlig egal, wie groß oder klein Ihre Liegenschaften und damit die Pläne sind; Sie können beliebig viele Pläne für beliebig viele Gebäude und Geschosse hinterlegen. portier VISION weiß immer genau, welcher Plan zu welchem Zylinder gehört. Und das Schönste für Ihre tägliche Arbeit: die Zuordnung der Zylinder zu bestimmten Räumen erfolgt im wahrsten Sinne durch drag & drop, d.h., Sie ziehen einen Zylinder mit der Maus auf den Raum, in den er gehört: FERTIG! Nun, wie bindet man Pläne ein? Sie haben in portier VISION zwei Möglichkeiten: generell einen Plan einer Anlage zuordnen (oder natürlich mehrere) einem Zylinder einen Plan zuordnen Alle so hinterlegten Pläne werden direkt in die Datenbank von portier VISION kopiert und stehen damit allen Anwendern zur Verfügung. Möglichkeit 1- Sie klicken im Hauptmenü auf den Button und wählen in dem kommenden Fenster die Datei, die den Plan enthält (Formate siehe oben). Alternativ können Sie auch die Taste F2 drücken oder im Menü den Befehl Extra->CAD auswählen. Sie gelangen in die CAD-Verwaltung: Mit einem Doppelklick im Listeneintrag öffnen Sie den gewünschten CAD- Plan zur Bearbeitung. Um neue CAD-Pläne hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Hinzufügen. Wählen Sie den gewünschten Plan. Nach der Auswahl gelangen Sie direkt in die CAD-Plan Bearbeitung, wo Sie nähere Informationen und Bezeichnungen hinterlegen können. 19

20 Version 3.xx portier VISION Jeder neue Plan wird anschließend in der Übersichtsliste angezeigt. Möglichkeit 2- (in portier VISION einen CAD-Plan zuordnen) In der Zylindermaske wählen Sie das Symbol CAD PLAN verbinden: Das folgende Vorgehen ist identisch mit dem soeben beschrieben in Variante 1. Erst wenn der Zylinder im Plan verankert worden ist (s.u.), wird durch das linke Symbol CAD PLAN sofort auch gleich der dazugehörige, richtige Plan geöffnet. CAD Pläne löschen Rufen Sie den entsprechenden Plan auf und Klicken Sie auf das Symbol Papierkorb. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage: Achtung: Dadurch werden alle evtl. Zuordnungen von Zylindern auch gelöscht. 20

21 portier VISION Version 3.xx Zylinder im CAD Plan verankern Rufen Sie die CAD-Planverwaltung auf, entweder aus dem Hauptmenü (auch F2) oder aus einer beliebigen Zylindermaske. Wählen Sie mit einem Doppelklick in die Zeile den Plan aus, in den Sie Zylinder verankern wollen. Zoomen Sie den Plan in eine Größe, in der Sie einen guten Überblick haben. Das können Sie am besten mit dem Scroll-Rad der Maus, aber auch über die Symbole Lupe + und Lupe -. Blenden Sie dann die Liste der Zylinder ein. Dazu klicken Sie auf das letzte Symbol rechts außen, das Buch mit einem Stift: Rechts im Bildschirm erscheint nun die Zylindersuche. Suchen Sie nun gezielt einen Zylinder oder mehrere, die Sie verankern wollen. Die angezeigten Zylinder werden dann schnell und einfach per drag & drop im Plan verankert. Wie gehen Sie vor? Klicken Sie in der Zeile des gewünschten Zylinders und führen Sie bei gedrückter Maustaste den Mauszeiger auf den Raum, in den der Zylinder zugeordnet werden soll. Hier lassen Sie den Mauszeiger einfach los. Fertig. Es spielt keine Rolle, ob Sie die Schließungsnummer mitten in den Raum ablegen, vor eine Tür oder sonst wie einem Raum zuordnen. In der späteren Arbeit klicken Sie einfach in diese Schlüsselnummer. 21

22 Version 3.xx portier VISION In den Fällen, in denen der Zylinderdatensatz keinen Eintrag weder im Feld Türnummer noch im Feld Raumbezeichnung hat, erfragt portier VISION die nötigen Ergänzungsdaten. Aber auch diese Eingabe können Sie auf eigenen Wunsch leer lassen. Die Schriftgröße der Schlüsselnummer im CAD-Plan können Sie selbst bestimmen, bzw. manchmal müssen Sie das korrigieren: Probieren Sie aus, welche Schriftgröße für Ihren Plan die beste ist. Sie gilt stets für alle verankerten Nummern und macht diese deutlich sichtbar. Hinweis: Bei sehr großen Plänen ist hier teilweise ein Faktor von über bis erforderlich. Die Schriftgröße sollte unbedingt dem Plan angepasst sein, so dass die Schlüsselnummern stets gut erkennbar sind. Hier zwei Beispiele mit guter Wahl der Schriftgröße. und ein schlechtes Beispiel In diesem schwer überschaubaren Plan sind die Nummern zu klein. Wie gesagt: Sie können mit den Größen spielen! Probieren Sie es aus. Werte zwischen Faktor 25 und sind durchaus normal! 22

23 portier VISION Version 3.xx Arbeiten direkt aus dem CAD-Plan Wenn Sie es möchten, können Sie nahezu alle Arbeiten Ihrer Schließanlage auch aus dem Plan heraus vornehmen. Rufen Sie den passenden Plan auf, z.b. mit einer Tastenkombination F2, Suche & Planwahl (mit Doppelklick). Nun suchen Sie durch Zoomen (Scrollen etc.) die Schließung, mit der Sie arbeiten möchten. Ist der Planausschnitt bei z.b. großen Plänen nicht direkt sichtbar, können Sie den ganzen Plan mit gedrückter rechter Maustaste auf dem Bildschirm verschieben. Klicken Sie dann in die gesuchte Schließungsnummer und Sie erhalten ein Menü: So gelangen Sie nun direkt in die zugehörigen Module in portier VISION. Aus den Modulen gelangen Sie über ZURÜCK immer wieder in den aktivierten Plan. Arbeiten mit geänderten Plänen Wurden durch Umbauarbeiten etc. CAD-Pläne und Gebäude verändert, so können Sie den betroffenen Plan auswählen und dann über das Symbol Hinzufügen den neuen Plan laden. Bei gleichem Maßstab sind sodann alle bestehenden Zylinderzuordnungen übernommen worden. 23

24 Version 3.xx portier VISION Schlüssel und ihre Verwaltung Klicken Sie im Navigator auf das Modul VERWALTUNG und auf das Symbol SCHLÜSSEL. Alternativ nutzen Sie das kleine Schlüsselsymbol unterhalb der Menüleiste oder die Tastenkombination Strg.+S. Sie erhalten im rechten Teil das Arbeitsfenster der Schlüsselverwaltung. Wie in allen anderen Fenstern des Moduls Verwaltung finden Sie oben wieder die Suchmöglichkeit. Im Hauptteil des Fensters sehen Sie alle vorhandenen Schlüssel aufgelistet (normalerweise leer, da die Daten auf dem Server verwaltet werden und nur der Abfrage entsprechend geholt und gezeigt werden). portier unterscheidet bei dieser Listendarstellung nicht zwischen Einzel- und Gruppenschlüssel. Zu jeder Zeit können Sie durch einen Klick in die Spaltenüberschriften die Liste neu sortieren. Ein Klick in Überschrift Schlüsselnummer sortiert die Schlüssel aufsteigend, ein zweiter Klick sortiert die Schlüssel absteigend nach Schlüsselnummern. Das Erfassen neuer Schlüssel Einzelschlüssel sind stets Teil einer Schließung und daher nur über die Zylindermaske zu erfassen (s.o.). Um Gruppenschlüssel neu zu erfassen, klicken Sie auf das Symbol HINZUFÜGEN und Sie erhalten die Detailmaske für Schlüssel 24

25 portier VISION Version 3.xx Die Gruppenschlüsselmaske Die richtige Schlüsselnummer entnehmen Sie bitte jeweils dem Schließplan. Die Beschreibung und den Schlüsselnamen können Sie frei wählen. Über das Feld Position im Schließplan können Sie Einfluss auf die Reihenfolge nehmen, in der die Gruppenschlüssel in den Schließplanspalten erscheinen. Bei der Schlüsselart legen Sie fest, ob es sich um einen Gruppenschlüssel handelt oder ob Sie im späteren Verlauf eine Gleichschließung definieren wollen; wie gesagt, Einzelschlüssel werden über die Zylindermaske erfasst. (siehe auch Kapitel Schließplan). Legen Sie dann noch fest, ob es sich bei diesem Schlüsseltyp um eine mechanische, eine elektronische oder eine Kombischließung elektromechanisch handelt. Bei Schlüsselbeständen bestimmen Sie zuerst, wie viele Exemplare von diesem Schlüssel gesamt vorhanden sind. Im dritten Kästchen können Sie eine Mindestzahl verfügbarer Exemplare festlegen. Diese Mindestzahl wird berücksichtigt bei der Schlüsselausgabe. Wenn der Mindestbestand erreicht wird, erhalten Sie eine Warnung. Die restlichen Kästchen werden im Laufe der Benutzung durch das Programm ausgefüllt und können grundsätzlich von Ihnen nicht verändert werden. Die weiteren Felder in der Schlüsselmaske dienen dem Bestellwesen und der Sicherheit (siehe unten). Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button SPEICHERN oder klicken Sie direkt auf ZURÜCK und beantworten Sie die kommende Speicherabfrage mit Ja. 25

26 Version 3.xx portier VISION Schlüssel bearbeiten Der neu erfasste Schlüssel taucht nun in der Liste der Schlüssel auf. Zum Ändern einmal erfasster Schlüssel suchen Sie den Schlüssel in der Liste, klicken ihn doppelt an und gelangen so in die Bearbeitungsmaske. Nun wechseln Sie nun in den Bearbeitungsmodus mit Klick auf das Symbol oder drücken die Tastenkombination Strg.+E. Speichern Sie Ihre Änderungen. Exemplare bearbeiten In portier VISION können Sie jedes einzelne Exemplar einer Schließung separat bearbeiten; wechseln Sie dazu in die Exemplarbearbeitung über das Symbol: Hier können Sie z.b. Sondernummerierungen und bezeichnungen erfassen aber auch einzelne Exemplare in andere Depots verlagern. Es ist jedoch genauso möglich, dass bei kombinierten Schlüsseln mit integriertem Transponder in das Feld Exemplarbezeichnung durch den Hersteller bereits die Transponder-Nummer erfasst wurde. Schlüsselmaske: die Reiter und ihre Bedeutung Hinter dem Reiter Zugehörige Zylinder sehen Sie sofort, welche Zylinder alle zu dieser Schließung gehören, was für eine Art Zylinder das sind und wo sie eingebaut sind. 26

27 portier VISION Version 3.xx Der Reiter Exemplarübersicht zeigt schnell Details zu jedem einzelnen Schlüssel dieser Schließung (siehe auch Exemplarbearbeitung, s.o.) Der Reiter wird geschlossen von ersetzt den Blick in den Schließplan: Der Reiter schließt auch in ersetzt ebenfalls die Suche im Schließplan. Hier erhalten Sie Auskunft in anderer Richtung, also wo dieser Schlüssel selbst auch noch schließt. Bei einigen Herstellern wird dieser andere Zylinder Zentral- oder Mitschließung genannt. Unter dem Reiter Schlüsselträger finden Sie alle Personen, die diesen Schlüssel aktuell haben, seit wann und durch wen: Unter dem Reiter Historie finden Sie alle Schlüsselträger, die ein Schlüsselexemplar irgendwann einmal hatten, welches, von wann bis wann und durch wen. 27

28 Version 3.xx portier VISION Defekte Schlüssel oder Schlüssel vernichten Im Menü der Schlüsselmaske oben findet sich der Punkt EXEMPLARE. Ein Klick in dieses Symbol öffnet die Exemplarverwaltung mit der Übersicht aller einzelnen Schlüssel zu dieser Schließung: Markieren Sie das zu vernichtende / defekte Exemplar, und wählen Sie Strg.+E oder das Symbol EDITIEREN. Legen Sie nun fest, was mit diesem Exemplar ist: Speichern Sie Ihre Änderung und verlassen Sie dieses Fenster mit ZURÜCK. portier VISION korrigiert selbst die Zahl der verfügbaren Schlüssel. Alternativ können Sie Schlüssel direkt bei der Rücknahme als DEFEKT eintragen. Dazu wählen Sie unter VERWALTUNG -> SCHLÜSSELBEWEGUNG statt Rücknahme den Punkt DEFEKT (Details siehe unten, Schlüsselbewegungen). 28

29 portier VISION Version 3.xx Schlüsselbunde anlegen In portier VISION können Sie mit Schlüsselbunden arbeiten. Um einen Bund anzulegen wählen Sie im Hauptmenü von portier den Befehl bearbeiten oder drücken Sie Strg. + B oder klicken Sie im Modul Verwaltung auf das Symbol Bunde: Es öffnet sich die Liste für die Übersicht vorhandener Bunde. Um einen neuen Bund hinzuzufügen, wählen Sie das entsprechende Symbol HINZUFÜGEN und Sie erhalten die Maske für Bunde: Vergeben Sie für den neuen Bund eine Nummer und einen Namen bzw. eine Beschreibung. Füllen Sie die weiteren Felder nach Bedarf. Nun müssen Sie diesem neu erfassten Schlüsselbund auch Schlüssel zuordnen. Über die beiden Symbole können Sie Schlüssel hinzufügen oder auch wieder lösen. Sie können Schlüssel aus verschiedenen Anlagen an den Bund binden. Speichern Sie Ihren neuen Schlüsselbund und wechseln Sie mit ZURÜCK wieder in die Hauptmaske. Der neu erfasste Bund steht in der Liste der Schlüsselbunde. 29

30 Version 3.xx portier VISION Gruppenschlüssel Gruppenschlüssel (oder auch Funktionsschlüssel genannt) werden in portier VISION genauso behandelt wie die Einzelschlüssel. Es gibt ebenfalls eine Exemplarverwaltung und nahezu die gleichen Masken. Wo Gruppenschlüssel schließen, wird erst durch den Schließplan definiert (siehe unten). Man nennt dies auch Funktionen zuweisen. In portier VISION können Sie dies selbst im Schließplan tun. Das macht jedoch nur Sinn, wenn Sie die Daten Ihrer Anlage selbst erfasst haben. Wurden die Daten -wie in den meisten Fällen- eingelesen, so sind die Funktionen ebenfalls mit eingelesen worden. Der Schließplan ist dann bereits fertig. Wo überall ein solcher Gruppenschlüssel schließt, sehen Sie in portier VISION am schnellsten hinter dem Reiter SCHLIEßT AUCH IN: Hier werden alle Schließungen aufgeführt, die von diesem Gruppenschlüssel geschlossen werden können. Transponder Mehr und mehr werden in Schließanlagen auch elektronische Möglichkeiten genutzt. So gibt es Anlagen, bei denen statt Schlüssel Transponder genutzt werden. Wo und auch wann diese Transponder schließen, wird in einer zugehörigen Software programmiert. Regelmäßig sind solche Transponder einzeln nummeriert. Damit können Sie in portier VISION verwaltet werden. Wie erfasse ich Transponder? Legen Sie eine neue Anlage an, Name z.b. Transponder-Anlage. Die Transponder erfassen Sie als Gruppenschlüssel. Sie können bei Bedarf (CAD-Pläne) auch die elektronischen Zylinder mit Schlüsselbestand =0 erfassen, benötigen dann aber in jedem Fall je Zylinder eine eigene Schließungsnummer. Über diese Schlüsselnummer bestimmen Sie dann im Schließplan, wo welcher Transponder schließt (s.u.). So kann portier VISION stets die richtige Auskunft zu Ihren Abfragen geben. Transponder als Aufsatz auf mechanische Schlüsseln: tragen Sie die Individualnummer der Transponderkappe in dem Feld EXEMPLARNUMMER SONDERBEZEICHNUNG ein (s.o., Schlüssel und ihre Verwaltung). 30

31 portier VISION Version 3.xx Personalverwaltung Klicken Sie im Menü VERWALTUNG auf das Symbol PERSONAL, erhalten Sie rechts die Personalverwaltung. Im oberen Feld erscheint die Ihnen bekannte, darunter sehen Sie die Liste der vorhandenen Personen (normalerweise leer, da die Daten auf dem Server verwaltet werden und nur der Abfrage entsprechend geholt und gezeigt werden). Personal (=Schlüsselträger) erfassen Zum Erfassen einer neuen Person klicken Sie auf das Symbol HINZUFÜGEN und füllen Sie die Detailmaske Personal aus: Es gibt keine Pflichtfelder bei portier, jedoch sollten Sie zumindest im Feld Name- 1- den Familiennamen eintragen. Wie Sie die Felder füllen, sollten Sie verbindlich für die ganze Firma festlegen. Sie haben bei der vorgegebenen Maske alle Möglichkeiten: Das Feld Name 2 bietet sich an für den Vornamen. Sie können aber auch im Feld Name 1- den Nachnamen und durch Komma getrennt dahinter den Vornamen eintragen. Im Feld Name 2- erscheint dann der Firmenname (z.b. bei Fremdfirmen). In unserem Beispiel haben wir den Firmennamen in das Feld Suchbegriff gelegt. Im unteren Teil der Maske sehen Sie verschiedene Reiter, die nähere Auskünfte ü- ber die Person und evtl. Schlüssel geben. 31

32 Version 3.xx portier VISION Neue Schlüsselträger bei der Ausgabe anlegen Auch während einer aktuellen Schlüsselausgabe können Sie einen Schlüsselträger neu erfassen. Wird während der Ausgabe festgestellt, dass eine Person noch nicht erfasst ist, so gelangen Sie direkt über einen Button PERSON ANLEGEN wieder in die soeben beschriebene Personalverwaltung. Erfassen Sie dann diesen neuen Schlüsselträger; über zurück gelangen Sie dann jedoch gleich wieder in den Ausgabevorgang (siehe unten, Schlüsselbewegung). Personaldaten importieren Sie können jederzeit Personaldaten aus vorhandenen Dateien importieren. Dazu müssen diese Daten eine bestimmte Form haben. Auf der CD und auch im Internet finden Sie die genaue Datensatzbeschreibung (DEFINITION PERSONALDATEI.XLS). Sie können damit beispielsweise die vorhandenen Personaldaten problemlos einlesen und sich die Eingabe über Tastatur sparen. Wählen Sie EXTRA ->ADD ON PERSONALDATENIMPORT. Das Vorgehen ist selbsterklärend, Sie müssen lediglich wissen, wo sich die Datei mit den Personaldaten befindet. Achtung: portier liest stets aus der externen Datei die Daten vorrangig ein und ändert ohne Rückfrage die im Programm portier vorhandenen Daten! Automatischer Abgleich von Personaldaten: Sie können das Zusatzprogramm zum Abgleich von Personaldaten auch außerhalb von portier Parameter gesteuert starten und so einen automatischen wiederkehrenden Abgleich in Gang setzen; lesen Sie dazu die Hinweise auf der CD (liegen im PDF-Format vor). 32

33 portier VISION Version 3.xx Schlüsselbewegung In portier VISION können Sie auf vielfältige Weise Schlüsselbewegungen protokollieren. Hinter dem Modul Schlüsselbewegung finden Sie die Möglichkeiten, Schlüssel auszugeben, Rückgaben zu steuern sowie Verluste zu vermerken. In der Liste der Personen können Sie einfach einen Namen rechts auf das Symbol Schlüsselausgabe und/oder Rückgabe ziehen (drag & drop) Ebenso geht das aus den Listen der Schlüssel, Zylinder und Bunde Jederzeit können Sie mit der Taste F5 können eine Ausgabe starten, mit F6 die Rücknahme usw. Drücken Sie die Taste F5 in einer Personenmaske, einer Zylindermaske oder eine Schlüsselmaske, gelangen Sie mit dem entsprechenden Datensatz ebenfalls direkt in die Ausgabe. direkt aus dem CAD-Plan des Gebäudes: Raum anklicken -> SCHLÜSSELAUS- GABE (entspricht dem Start einer Ausgabe aus der Zylindermaske) In jedem Fall gelangen Sie in eine Bewegungsmaske; zuerst die Ausgabe: Kommen Sie direkt von einer Person, sind die entsprechenden Felder bereits gefüllt und der Reiter für die Personensuche ist ausgeblendet (Schlüssel analog) 33

34 Version 3.xx portier VISION Kommen Sie von einem Zylinderdatensatz, so werden Ihnen direkt alle hier schließenden Schlüssel angezeigt: Sie müssen nun nur noch die Auswahl bestätigen, von welchem Schlüssel Sie ein Exemplar ausgeben möchten. In allen Fällen gilt: Im rechten Bildteil suchen Sie die nötigen Angaben, also die Person, den Schlüssel - direkt über die Schlüsselnummer, oder über den Raum- oder einen Schlüsselbund. Eine gefundene Person klicken Sie in der Liste an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen diesen Datensatz nach links oben in den Bereich Schlüsselträger. Dort lassen Sie die Maus los (drag & drop, d.h. aufnehmen und fallen lassen). Damit ist die Person für eine Ausgabe übernommen. Sofort zeigt portier VISION zudem an, welche Schlüssel diese Person bereits hat. 34

35 portier VISION Version 3.xx Nun suchen Sie den auszugebenden Schlüssel, z.b. über die Nummer: ~~~ Im Bild brachte die Suche nach der Nummer 2 gleich zwei Ergebnisse. Wählen Sie im mittleren Fenster den gewünschten Schlüssel durch Anklicken aus; im untersten Fenster werden dann die verfügbaren Exemplare angezeigt (zu denen Sie das entsprechende Recht haben, z.b. Depotrecht, s.u.). Schieben Sie nun das Exemplar Ihrer Wahl mittels drag & drop in den linken Bereich Schlüssel zur Ausgabe. Bei Bedarf können Sie eine geplante Rückgabe direkt im entsprechenden Feld vermerken: Fertig! Speichern Sie diese Ausgabe und portier VISION druckt sofort eine Quittung; das können Sie verhindern durch einen Klick auf Abbruch. Die Ausgabe ist trotzdem korrekt verbucht. 35

36 Version 3.xx portier VISION Suchen Sie einen Schlüssel über eine Raumbezeichnung und/oder Türnummer, so werden Ihnen ggfls. mehrere Treffer Ihrer Suche und darunter alle in Frage kommenden Schlüssel gezeigt. Arbeiten Sie in diesem Fall die Fenster von oben nach unten ab, d.h., erst den richtigen Raum bestätigen, dann den gewünschten Schlüssel und dann das auszugebende Exemplar. Um Schlüssel aus einer anderen Anlage oder einem anderen Gebäude auszugeben, wählen Sie im oberen Bereich die jeweilige Schließ-Anlage bzw. das richtige Gebäude für die Suche aus. Auf diese Weise können Sie in einer Ausgabe einer Person mehrere Schlüssel geben, auch aus verschiedenen Anlagen und Gebäuden. Kopie der Quittung Eine Kopie des Ausgabebelegs können Sie später nicht mehr drucken; jedoch können Sie jederzeit einen Ausgabebeleg drucken, der im unteren Bereich alle Schlüssel mit Ausgabedatum aufführt. Gehen Sie dazu genauso vor wie bei der Ausgabe, ohne jedoch einen Schlüssel zu wählen. Klicken Sie dann nur das Speichern - Symbol, die Diskette. Fertig. 36

37 portier VISION Version 3.xx Die Rücknahme von Schlüsseln und Bunden Auch hier haben Sie wieder mehrere verschiedene Möglichkeiten. Wählen Sie im Modul SCHLÜSSELBEWEGUNG das Symbol RÜCKNAHME oder nutzen Sie die Taste F6. Suchen Sie den Schlüssel für die Rückgabe und portier VISION zeigt Ihnen alle Personen an, die einen solchen Schlüssel haben. Klicken Sie doppelt auf die Person, die den Schlüssel zurückgibt oder ziehen Sie des Schlüssels (gleich mit der Person) in den Bereich: Schlüssel zur Rückgabe. portier VISION Sie können nun weitere Schlüssel der Person für die Rücknahme bestimmen, indem Sie einfach aus der unteren Liste die entsprechenden Datensätze einfach in den Rückgabebereich ziehen (drag & drop). Zum Schluss speichern Sie die Rückgabe durch Klick auf die Diskette, fertig. Wenn Sie die Ausgabe verlassen haben, ist keine Kopie des Rückgabebelegs mehr möglich! Aber: Ein Schlüsselbund kann stets nur komplett zurückgenommen werden. 37

38 Version 3.xx portier VISION Jederzeit können Sie zudem Schlüssel über die rechte Maustaste zurücknehmen; sei es in der Auskunft zu einer Person, zu einem Schlüssel oder Zylindern, einfach den gewünschten Schlüssel anklicken und mit der rechten Maustaste das Optionsmenü einblenden: portier VISION führt Sie mit den entsprechenden Daten direkt in die oben beschriebene Rücknahme. Der Verlust und der Defekt Gehen Sie analog zur Rückgabe vor. Beginnen Sie diesmal jedoch mit dem Symbol Verlust (oder Funktionstaste F7) bzw. Defekt (oder Funktionstaste F8). Sie erhalten zum Schluss eine Verlust- bzw. eine Defektmeldung. Die pendente Ausgabe In vielen Firmen ist es üblich, dass Mitarbeiter Schlüssel nicht mit aus dem Haus nehmen dürfen. Sie empfangen jeden Morgen die nötigen Schlüssel oder Schlüsselbunde und geben sie abends wieder zurück. Der Zustand dieser Schlüssel ist somit schwebend; sie sind nicht im Lager und auch nicht dauerhaft ausgegeben. Wir bezeichnen dies als pendent. In portier VISION können Sie diese Situation auch verwalten: bei der ersten Rückgabe des in Frage kommenden Schlüssels bzw. Schlüsselbundes haken Sie das Wort pendent an: 38

39 portier VISION Version 3.xx Was passiert im Programm? Diese Rückgabe erfolgt völlig normal; portier VISION merkt sich jedoch diesen Vorgang für später, also Ausgabe und Rücknahme genau dieses Exemplars. Das oder die Schlüsselexemplare bleiben trotz Rücknahme nicht frei verfügbar, sondern erhalten den Status pendent (schwebend) bis zur nächsten Ausgabe an genau diese Person. Um eine so definierte pendente Ausgabe zu nutzen, wählen Sie das Modul SCHLÜS- SELBEWEGUNG und dort PENDENT. Oder Sie drücken F9. Suchen Sie die Person, die den Schlüssel erhalten soll und portier VISION bietet Ihnen direkt die Ausgabe oder die Rückgabe per Mausklick an. Nichts weiter ist nötig eine Quittung gibt es nicht. Im Programm werden selbstverständlich die Aus- und Rückgaben korrekt geführt. Die Depotverwaltung Über die Depotverwaltung können Sie: - Schlüsselexemplare an verschiedenen Stellen lagern und verwalten (der Ort der Lagerung und Verwaltung heißt in portier = Depot) - verhindern, dass Benutzer auf Schlüssel in fremden Depots zugreifen; jeder Benutzer kann Schlüssel zwischen Depots nur dann hin- und herschieben, wenn er für alle in Frage kommenden Depots Rechte besitzt - steuern, dass Benutzer nur erlaubte Exemplare bewegen: bei der Ausgabe von Schlüssel erhält der Programmbenutzer nur Exemplare angeboten, die in seinem Depot liegen. - bei der Rückgabe sicherstellen, dass Schlüssel an den richtigen Platz zurückkommen (siehe auch nächster Abschnitt) Um die Depotverwaltung zu nutzen, klicken Sie unter SYSTEM->EINSTELLUNGEN die entsprechende Box an: Wenn Sie auch die Box Depotfremde Rückgabe aktivieren anklicken, so können Schlüssel auch an anderen Orten als dem festgelegten Depot zurückgenommen werden, was ansonsten verweigert wird. Bis zu diesem Zeitpunkt haben alle Benutzer nach wie vor Zugriff auf alle Schlüssel! 39

40 Version 3.xx portier VISION Unter System-Depotverwaltung legen Sie nun die neuen Depots an. Dabei kann ein Depot an einer anderen Adresse liegen oder auch einfach an einer anderen Stelle innerhalb Ihrer Firma, z.b. an der Pforte. Über das Symbol Rollenzuordnung dieses Depot. erlauben Sie Benutzern den Zugriff auf Schlüssel-Exemplare in Depots verteilen Sie können einzelne Exemplare einer Schließung verschieben oder auch große Mengen von Schließungen durch entsprechende Filterung. Möglichkeit 1- einzelne Exemplare Rufen Sie den betroffenen Schlüssel auf. Wechseln Sie über den Button EXEMPLAR- VERWALTUNG zu der Exemplarübersicht. Markieren Sie das zu verschiebende Exemplar und klicken Sie dann auf EDITIEREN (oder auch Strg.+E). Es öffnet sich eine weitere Eingabeleiste. Klicken Sie hier in das Dreieck rechts im Feld Depot und wählen Sie das Zieldepot. 40

41 portier VISION Version 3.xx Mit SPEICHERN wird das Exemplar in das Depot verschoben. Möchten Sie Schlüssel in ein Depot verschieben, zu dem Sie keinen Zugang haben, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung: Um Schlüsselexemplare aus einem Depot zu entfernen (=depotlos), so gehen Sie genauso vor wie soeben beschrieben. Wählen Sie nun aber kein Depot aus sondern klicken den DEPOTLOS-BUTTON ; der Depoteintrag wird gelöscht. Möglichkeit 2- viele Exemplare verschiedener Schlüssel Über den Menüpunkt ABFRAGE EXEMPLARE können Sie gezielt Schließungen heraussuchen und dann alle oder ausgewählte Exemplare in einem Zug in Depots verschieben. Im Beispiel die Schließungen mit der Nummer 1 oder 3: Alle angezeigten Exemplare können Sie nun gemeinsam oder gegen Einzelbestätigung in ein neues Depot verschieben. Depot-fremde Rückgaben handhaben Die Depotverwaltung kann so eingestellt werden, dass Schlüssel nur am richtigen Depot zurückgenommen werden können, also dort, wo sie hingehören. Möchten Sie dies, so lassen Sie in den Systemeinstellungen den Haken neben dem Wort depotfremde Rückgabe leer: ist der Haken gesetzt, so können Schlüssel auch an fremden Stellen zurückgenommen werden, also bei Benutzern, die kein Recht auf das richtige Depot haben. In diesem Fall erfolgt ein Hinweis und dieses Exemplar wird in der Verwaltung als depotfremd im Bestand geführt. Bereits bei der Rückgabe erscheinen die ersten Warnungen. Kann der Schlüssel aufgrund der Systemeinstellung doch zurückgenommen werden, so wird angezeigt, wo er hingehört: In den Bestandsdaten dieses Schlüssels findet sich ein Schlüssel als depotfremd. Um einen depotfremden Schlüssel wieder korrekt ins Depot zurückzubuchen, brauchen Sie natürlich die Rechte für das korrekte Depot! 41

42 Version 3.xx portier VISION Der Schließplan ACHTUNG: Jede unbedachte Änderung der Schließfunktionen bringt das gesamte Programm durcheinander. Die Schließfunktionen in portier werden regelmäßig durch den Hersteller bestimmt und mittels Datendiskette geliefert. Nur wenn Sie eine Anlage selbst erfassen, müssen Sie überhaupt Schließfunktionen definieren. Rufen Sie den Schließplan durch Klick in das Symbol Schließplan auf: Hinweis: In der Regel werden Sie in diesem Schließplan keine Rechte besitzen und Sie können auch keine Funktionsänderungen vornehmen (Administratorrechte, siehe dort). Das Aussehen dieses Schließplans können Sie beeinflussen: In dem Modul SYSTEM - > EINSTELLUNGEN -> SCHLIESSFUNKTIONEN bestimmen Sie, welche Informationen Sie mit welchen Symbolen im Plan angezeigt bekommen wollen: 42

43 portier VISION Version 3.xx Im Plan können selbst Sie sehen, welche Gruppenschlüssel welche Räume schließen. Wählen Sie den Gruppenschlüssel durch einfaches Anklicken aus und die entsprechende Spalte wird blau hinterlegt. In jeder Zeile, in der ein X steht, wird der dazugehörige Zylinder (ganz links angezeigt) durch diesen gewählten Gruppenschlüssel geschlossen. Bei Erweiterungen oder bei manueller Erfassung von Schließungen kommt der folgende Abschnitt in Betracht ändern Sie niemals Funktionskreuze bei eingelesenen Plänen!! Um selbst Funktionen zu setzen, bestimmen Sie im Schließplan oben quer, für welchen Gruppenschlüssel Sie Funktionen zuordnen wollen. Mit einem einfachen Klick hinterlegen Sie den gewählten Gruppenschlüssel blau. In der linken Seite des Schließplans finden Sie alle Zylinder, die Sie erfasst haben. Klicken Sie auf den gewünschten Zylinder in der Spalte Einbauort. Im Schließplan erscheint nun an der Schnittstelle zwischen dem Gruppenschlüssel und diesem Zylinder ein dunkelblaues Kästchen. Nun müssen Sie bestimmen, ob der Gruppenschlüssel diesen Zylinder schließt oder nicht. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten: Steht das blaue Kästchen in der Schnittstelle zwischen Gruppenschlüssel und richtigem Zylinder, können Sie in der Symbolleiste auf das Symbol Funktion setzten bzw. Funktion löschen klicken. Im Plan erscheint bzw. verschwindet der Buchstabe. Ebenso können Sie in der Schnittstelle mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü die Funktion setzen oder löschen. Sie machen einen Doppelklick in das dunkelblaue Kästchen. Sie drücken den Buchstaben V (für verbinden) oder L (für löschen). Finden Sie mehrere Zylinder untereinander, die alle von diesem Gruppenschlüssel geschlossen werden, können Sie mit gedrückter Maustaste mehrere Zylinder markieren. Auf diese Weise lassen sich sehr schnell die Funktionen eines Gruppenschlüssels definieren. Wichtiger Hinweis portier prüft mit jeder Verbindung die Schlüsselnummern des Zylinders. In vielen Fällen ist es so, dass eine Schlüsselnummer mehrfach vergeben ist. portier nimmt Ihnen die Arbeit ab, jeden Zylinder mit gleicher Nummer aufzuspüren. Gleiche Schlüsselnummern erhalten in portier automatisch auch gleiche Funktionen. Dadurch werden Fehler vermieden und Ihnen viel Arbeit abgenommen. 43