Outlook 2002 einrichten

Transkript

1 Outlook 2002 einrichten Haben Sie alle Informationen? Outlook 2002 starten Für die Installation eines Kontos in Microsoft Outlook 2002 benötigen Sie die entsprechenden Konto-Daten, welche Ihnen von den Stadtwerken Kitzbühel bei der Anmeldung überreicht worden sind. Für die Einrichtung benötigen Sie Ihre Adresse Benutzername Kennwort Pop3-Server Smtp-Server klaus.mustermann geheim mail.kitz.net smtp1.kitz.net Starten Sie Microsoft Outlook 2002 auf Ihrem Desktop. Microsoft Outlook Beginnen Sie hier Installation als POP3 oder IMAP4 Konto Diese Anleitung stellt Ihnen ausschließlich Informationen für die Einrichtung Ihres Kitz.Net Kontos in Microsoft Outlook 2002 zur Verfügung, wenn Sie dieses als POP3 oder IMAP4 Konto einrichten möchten. Wenn Sie Ihr Konto in einem Microsoft Exchange Server einrichten möchten um über Microsoft Outlook darauf zugreifen zu können, kontaktieren Sie bitte Ihren System-Administrator. Wählen Sie den Hauptmenüpunkt 'Extras' und das Untermenü ' - Konten ' um zur Kontoverwaltung zu kommen. Stadtwerke Kitzbühel Seite 1

2 Wählen Sie Hinzufügen eines neuen -Kontos Wählen Sie die Option 'Ein neues -Konto hinzufügen' aus, wenn Sie Ihr Kitz.Net Konto neu einrichten möchten. POP3 oder IMAP4 Das ist hier die Frage? Ihr Kitz.Net Konto unterstützt beide gängigen Protokolle zum Zugriff auf Ihr Konto. Entscheiden Sie sich deshalb für eines der beiden Protokolle. Verwenden Sie POP3, wenn Sie Ihre s nur auf Ihrem Computer benötigen. Durch dieses Protokoll werden die s jeweils von Ihrem Konto auf Ihren Computer übertragen und stehen Ihnen auch zur Verfügung, wenn Sie nicht online mit dem Internet verbunden sind. Verwenden Sie das IMAP4 Protokoll, wenn Sie auf Ihre s auch von einem anderen Computer bzw. aus dem Internet zugreifen möchten. Dabei werden die s am Server der Stadtwerke belassen und es kann damit auch von mehreren Computern und/oder aus dem Internet darauf zugegriffen werden. Wählen Sie deshalb aus dem Fenster 'Servertyp' entweder die Option 'POP3' oder 'IMAP' aus und klicken auf die Schaltfläche 'Weiter'. Stadtwerke Kitzbühel Seite 2

3 Ihre Einstellung eingeben (POP3) Füllen Sie jetzt in das obige Fenster die erforderlichen Daten lt. Anmeldung der Stadtwerke ein. Dies beinhaltet Ihre Adresse, den POP3 und den SMTP-Server sowie Ihren Benutzernamen und Ihr persönliches Kennwort. Schließen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche 'Weiter' und dann mit 'Fertigstellen' ab. Danach können Sie Ihr Konto verwenden. Wenn Sie IMAP als Protokoll gewählt haben, wird Ihnen ein annähernd ähnliches Fenster zur Eingabe Ihrer Daten angezeigt. Ihre Einstellungen eingeben (IMAP4) Auch in diesem Fall sind die erforderlichen Daten in die obigen Felder einzugeben. Dabei sind die Eingaben grundsätzlich identisch mit den Eingaben des POP3-Protokolles. Der Posteingangsserver lautet dabei auf 'mail.kitz.net', der Postausgangsserver auf 'smtp1.kitz.net'. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der 'Weiter' Schaltfläche und schließen Sie die Einrichtung mit der 'Fertig stellen' Schaltfläche ab. Danach steht Ihnen Ihr eingerichtetes Konto zur Verfügung. Stadtwerke Kitzbühel Seite 3

4 Sie wollen Daten zu Ihrem Konto ändern? Wenn Sie Änderungen an Ihrem Konto bzw. an Ihren Konten vornehmen möchten, klicken Sie nochmals im Hauptmenü auf 'Extras' und danach auf das Untermenü ' -Konten '. Diesmal wählen Sie bitte im nachfolgenden Fenster die Option 'Vorhandene -Konten anzeigen oder bearbeiten' aus um Daten zu ändern bzw. um auch Konten löschen zu können. Dabei werden Ihnen im nachfolgenden Fenster alle eingerichteten Konten angezeigt. Mittels der Schaltflächen 'Ändern', 'Hinzufügen ' oder 'Entfernen' können Sie die gewünschte Operation durchführen. Wählen Sie das gewünschte Konto und die entsprechende Operation Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Fertig stellen' wenn Sie alle erforderlichen Änderungen durchgeführt haben. Stadtwerke Kitzbühel Seite 4

5 SMTP Authentifizierung Wieso eine zusätzlich Authentifizierung? Damit Ihr Konto nicht missbräuchlich verwendet werden kann, wird das Versenden von s über den SMTP Server in bestimmten Fällen zusätzlich mit einer SMTP Authentifizierung geprüft bzw. mit einer SSL Verschlüsselung geschützt. Diese zusätzlichen Sicherheitseinstellungen werden nicht angewendet, wenn Sie sich gerade im Internet-Kabelnetz der Stadtwerke Kitzbühel befinden, wodurch die vorherige Einrichtung des E- Mail Kontos im Normalfall ausreichend ist. Wenn Sie jedoch auf Ihr Konto von auswärts (z.b. von einem anderen Provider aus) zugreifen wollen, werden diese Prüfungen und Verschlüsselungen durchgeführt. Das Versenden von s ist in diesem Fall ohne SMTP Authentifizierung und SSL nicht durchführbar. Bearbeiten Sie ein bestehendes Kitz.Net Konto Gehen Sie in Outlook nochmals auf den Menüpunkt 'Extras' und dann auf den Unterpunkt ' Konten'. Wählen Sie zuerst, dass Sie bestehende Konten ändern und bearbeiten möchten. Wählen Sie das betreffende Konto Es werden Ihnen jetzt alle eingerichteten Konten aufgelistet. Stadtwerke Kitzbühel Seite 5

6 Ändern Sie die zusätzlichen Einstellungen zu diesem Konto Wählen Sie jetzt das betreffende Kitz.Net Konto und klicken rechts auf die Schaltfläche 'Ändern ' um einen neues Dialogfenster zu öffnen. In diesem Dialogfenster werden Ihnen alle Einstellungen, welche Sie zuerst mit dem Installationsassistent von Outlook ausgefüllt haben angezeigt. Für einige Einstellungen hat Outlook selbst Vorgabewerte eingefügt die SMTP Authentifizierung sowie SSL wurde z.b. nicht aktiviert. Klicken Sie rechts unten jetzt auf die Schaltfläche 'Weitere Einstellungen ' Klicken Sie jetzt oben auf das Register 'Postausgangsserver' und aktivieren Sie unten das Kontrollkästchen 'Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung'. Dadurch sollte auch die weiteren Eingabefelder auf dieser Dialogseite aktiviert werden. Authentifizierung aktivieren Persönlicher Kontoname und Kennwort angeben Wählen Sie die Option 'Anmelden mit' wodurch die beiden Eingabefelder 'Benutzername' und 'Kennwort' aktiviert werden. Tragen Sie dort nochmals die korrekten Anmeldedaten ein und aktivieren Sie ebenfalls das Kontrollkästchen 'Kennwort speichern' um eine erneute Abfrage zu vermeiden. Klicken Sie jetzt oben auf das Register 'Erweitert'. Stadtwerke Kitzbühel Seite 6

7 Aktivieren Sie SSL damit Ihre Nachrichten noch besser geschützt sind Aktivieren Sie auf dieser Registerseite das Kontrollkästchen 'Dieser Server erfordert eine sichere Verbindung (SSL)' um einen zusätzlichen Schutz Ihrer Nachrichten zu gewährleisten. Bestätigen Sie eventuelle Sicherheitshinweise wegen dem Stammzertifikat mit Ja In einigen Fällen erhalten Sie beim Zugriff auf Ihr Konto einen Sicherheitshinweis betreffend der Verifizierung des Sicherheitszertifikates. Sie können diese Meldung mit 'Ja' bestätigen es hat keine Auswirkungen auf die Verschlüsselung bzw. die Sicherheit mit welcher Ihre Daten übertragen werden. Stadtwerke Kitzbühel Seite 7

8 Nachrichtenregeln für SPAM SPAM s eine Plage für den Empfänger In den letzten Jahren sind verstärkt auch Nachteile der kostenlosen Versendung von Nachrichten per aufgetreten, welche für den Empfänger oft unangenehm und ärgerlich sind. Diese Massenversendungen von s mit oft dubiosen Inhalten sind leider nur schwer in den Griff zu bekommen. Die Stadtwerke Kitzbühel investieren in diesem Zusammenhang immer wieder in neue Technologien und Möglichkeiten um Ihre Kunden wirkungsvoll vor Viren und Spam-Nachrichten zu schützen. Das Löschen oder Identifizieren solcher Nachrichten ist jedoch technisch aufwändig und leider nicht immer erfolgreich durchführbar. Nachrichten werden mit SPAM markiert Mit einer Regel können Sie diesen Vorgang automatisieren Viele unerwünschte Nachrichten können wir direkt am Server löschen, einige Nachrichten sind jedoch nicht exakt erkennbar und werden daher als 'SPAM' markiert. Sie können dann selbst entscheiden, ob Sie diese Ansehen oder Löschen möchten. Falls Sie diese Nachrichten sofort Löschen möchten, dann verwenden Sie am Besten eine Regel in Outlook. Gehen Sie dazu im Hauptmenü auf 'Extras' und dann auf Punkt 'Regel-Assistent'. Es öffnet sich ein neues Dialogfeld für das Erstellen von Regeln. Wählen Sie in diesem Dialog rechts die Schaltfläche 'Neu ' Darauf hin startet der Outlook Regel-Assistent, welcher Sie durch den Einrichtungsvorgang leitet. Stadtwerke Kitzbühel Seite 8

9 Wählen Sie das Erstellen einer Regel ohne Vorlage aus Sie können aus bestehenden Regelvorlagen auswählen oder auch eine neue Regel nach eigenen Angaben erstellen. Wählen Sie deshalb die Option 'Regel ohne Vorlage erstellen' aus und klicken Sie auf die 'Weiter' Schaltfläche. Identifizieren Sie SPAM Mails anhand Ihrer Betreffzeile Im nächsten Schritt wählen Sie die Option 'mit bestimmten Wörtern im Betreff', da alle Spam-Nachrichten vom Stadtwerke Mail Server mit einem eindeutigen Merkmal versehen werden. Unterhalb das Auswahloptionen wird für Sie die Regel als "leserliche" Klartextmeldung angezeigt. Klicken Sie dabei auf den blau unterlegten Link mit dem Namen 'bestimmten Wörtern' um die entsprechenden Suchbegriffe eingeben zu können. Dabei wird ein neues Dialogfenster geöffnet, wo Sie ein oder mehrere Suchbegriffe eingeben können. Stadtwerke Kitzbühel Seite 9

10 Setzen Sie den Suchbegriff SPAM als Bedingung Geben Sie in diesem Fall 'SPAM' ein und klicken dann auf die 'Hinzufügen' und auf die 'Ok'-Schaltfläche unten. Der Dialog wird wieder geschlossen. Klicken Sie auf die 'Weiter' Schaltfläche um zum nächsten Schritt zu kommen. Wählen Sie die Option Löschen Jetzt müssen Sie die Aktion 'diese löschen' auswählen und haben damit die Regel komplett eingeben. Beenden Sie den Assistenten mit der 'Fertig stellen' Schaltfläche. Sie kehren zur Übersicht der Regeln zurück und können weitere Regeln erstellen oder den Dialog mit der 'Ok' Schaltfläche beenden. Zukünftig sollten SPAM-Mails durch diese Regel automatisch gelöscht werden. Stadtwerke Kitzbühel Seite 10

11 Webmail Client Kann ich auch von auswärts auf meine s zugreifen? Sie können natürlich auch auf Ihr Konto zugreifen, wenn Sie nicht zu Hause sind, jedoch an diesem Ort einen Internetzugang haben. Abhängig davon, ob Ihr Konto jetzt als POP3-Konto oder IMAP4-Konto eingerichtet ist, können Sie entweder nur jene s sehen, welche Sie in Microsoft Outlook 2002 noch nicht abgerufen haben oder auf alle Ihre Mails zugreifen (im Falle von IMAP4). Melden Sie sich beim Webmail Client an. Starten Sie den Browser und geben Sie in der Adresszeile die URL 'webmail.kitz.net'. Sie benötigen für Ihre Anmeldung den Benutzernamen sowie das Kennwort des jeweiligen -Kontos. (siehe Anmeldung) Sie können jetzt Mails lesen, erstellen, löschen und vieles mehr Stadtwerke Kitzbühel Seite 11

12 AutoResponder Was ist das? Melden Sie sich wiederum beim Webmail Client an und folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie z.b. unterwegs sind oder im Urlaub, wird wahrscheinlich niemand eine Antwort auf Ihre Post senden. Eine gute Lösung in diesem Fall ist die Verwendung eines AutoResponders, welcher sofort eine Antwortmail an den Absender zusenden. Dabei können Sie selbst bestimmen, welcher Inhalt als Antwort verwendet wird. Starten Sie den Browser und geben Sie in der Adresszeile die URL 'webmail.kitz.net'. Klicken Sie im rechten Bildschirmbereich auf die Schaltfläche 'Jetzt aktivieren'. Folgen Sie der Anweisung und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Jetzt anmelden'. Sie benötigen für die Anmeldung wieder Ihre Adresse sowie Ihr persönliches Kennwort. Danach gelangen Sie zur Übersich des AutoResponder Dienstes. Sie können hier den Status abfragen, den Dienst ein- oder ausschalten und die Antwortmail bearbeiten. Erstellen Sie Ihr persönliches Antwortmail Bearbeiten Sie zuerst das Antwortmail. Hier können Sie den Grund Ihrer Abwesenheit sowie weitere Informationen angeben. Aktivieren Sie den Dienst. Damit der AutoResponder für Sie arbeitet, müssen Sie diesen in der Übersicht aktivieren. Erst danach ist die Funktion aktiv. Sie können diesen Dienst selbstverständlich jederzeit wieder deaktivieren. Stadtwerke Kitzbühel Seite 12