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1 MO03-H 1 Klinikkopf / KKS / Studienzentrale ing-besuch während der klinischen Prüfung Inhaltsverzeichnis Seite 1 Ziel Hintergrund Prozesse Festlegung des Besuchszeitpunktes Vorbereitung Durchführung Allgemeine Aufgaben Originaldatenabgleich (Source Data Verification) Datenkorrektur Beantwortung von Queries Bilanzierung der Prüfpräparate (falls zutreffend) Dokumentation des ing-besuchs Statusaktualisierung zwischen den ing-besuchen Referenzen...5 Änderung Beschreibung der Änderung Version: Datum Funktion Unterschrift Erstellt Geprüft Freigegeben 1 Quelle: TMF Technologie- und Methodenplattform für die vernetzte medizinische Forschung e.v MO03-H, ing, Quelle: TMF 1/5

2 1 Ziel Ziel dieser SOP ist es, das Verfahren des KKS-Netzwerks / des vom Sponsor beauftragten s zur Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung von regelmäßigen ing-besuchen während einer klinischen Prüfung festzulegen. Der damit definierte Qualitätsstandard gilt für alle klinischen Prüfungen, die nach den Vorgaben von ICH-GCP durchgeführt werden. Dabei sind die jeweils zutreffenden Gesetze und Regularien zu beachten und die nachfolgend beschriebenen Prozesse ggf. zu adaptieren. 2 Hintergrund Gemäß der Good Clinical Practice-Leitlinie ICH-GCP E6 (Kapitel: 5.1 und 5.18) stellt das kontinuierliche ing ein unverzichtbares Instrument der Qualitätskontrolle in klinischen Prüfungen dar. Die regelmäßigen Besuche im Prüfzentrum, sowie die telefonischen und schriftlichen Kontakte mit den Prüfzentrumsmitarbeitern sollen eine prüfplan- und GCP-konforme Arbeitsweise, eine angemessene, anhand von Quelldaten verifizierbare Dokumentation der Studiendaten, die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen und v.a. die Wahrung der Sicherheit und der Rechte der Studienteilnehmer verifizieren. Zentrumsspezifische Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden. Sofern die Studiendaten papierbasiert erhoben werden und kein Postversand mit dem Prüfzentrum vereinbart ist, wird durch regelmäßiges Einsammeln der Dokumentationsbögen (Case Report Forms) eine kontinuierliche Dateneingabe in die studienspezifische Datenbank und der termingerechte Fortgang der klinischen Prüfung gewährleistet. 3 Prozesse Das KKS bzw. der vom Sponsor beauftragte kann Verpflichtungen im Rahmen der klinischen Prüfung für den Sponsor wahrnehmen, wenn dies im Vorfeld schriftlich geregelt wurde (z.b. Vertrag, Vollmacht). Leiter/in KKS Sponsor Bei komplexen klinischen Prüfungen sowie bei multizentrischen klinischen Prüfungen, die von mehr als einem überwacht werden, ist es empfehlenswert ein ing Manual zu erstellen (siehe SOP MO05-H). Hier können im Vorfeld z.b. Umfang und Art des ings, die für das ing gültigen SOPs, und studienspezifische Besonderheiten beschrieben sowie zusätzlich für die klinische Prüfung entwickelte Formblätter angehängt werden. 3.1 Festlegung des Besuchszeitpunktes Zeitpunkt und Frequenz der Besuche erfolgen studien- und prüfzentrumsspezifisch (z.b. abhängig von der Rekrutierungsrate / Datenqualität) bzw. in Abhängigkeit von vertraglichen Vereinbarungen, dem Prüfplan und evtl. Festlegungen im ing Manual. Es bietet sich an, den ersten Besuch des s nach Prüfzentrumsinitiierung zu einem möglichst frühen Zeitpunkt durchzuführen, i.d.r. nach Einschluss und Dokumentation der ersten Patienten. So können zentrumsspezifische Probleme und Schwierigkeiten bei der Studiendurchführung frühzeitig identifiziert und Fehler vermieden werden. 3.2 Vorbereitung Während der Terminvereinbarung müssen folgende Punkte geklärt werden: Anwesenheit mindestens einer Person, die an der Durchführung der klinischen Prüfung im Prüfzentrum beteiligt ist und zur Korrektur / Ergänzung von Daten im CRF berechtigt ist. Zeitbedarf für die reine ing-tätigkeit / Zeitbedarf für die Rücksprache mit dem Prüfer / Prüfzentrumsmitarbeiter Aktueller Zentrumsstatus (eingeschlossene / abgebrochene / abgeschlossene Patienten) und aktuelle prüfzentrumsspezifische Probleme Bedarf an Studienmaterial, einschließlich Prüfpräparat (falls zutreffend) Bereitzustellende Unterlagen / Dokumente seitens des Prüfzentrums (Prüfarztordner, Originaldokumente: Patientenakte, maschinelle Ausdrucke, Einwilligungserklärung etc.) Bereitzustellender Raum / Arbeitsplatz Der vereinbarte Termin wird dem Prüfzentrum schriftlich bestätigt, ggf. auch ein zweites Mal kurz vor dem tatsächlichen Termin. Um sich auf die zentrumsspezifischen Besonderheiten / Anforderungen vorzubereiten, muss sich der die Inhalte folgender Dokumente vergegenwärtigen: MO03-H, ing, Quelle: TMF 2/5

3 ing-bericht des vorangegangenen Besuchs Ggf. Follow-up Brief, Mängelliste des vorangegangenen Besuchs Korrespondenz seit dem letzten Besuch Berichte Schwerwiegender Unerwünschter Ereignisse, für die ein Follow-up notwendig ist oder für die bestimmte zeitliche Vorgaben zur Weitermeldung (EK / BOB) vorgeschrieben sind. Status der Dokumentation (CRF, Queries) durch Rücksprache mit dem Datenmanagement Alle Unterlagen und Materialien, die dem Prüfer ausgehändigt werden sollen, werden zusammengestellt 3.3 Durchführung Allgemeine Aufgaben Anhand der Checkliste (siehe Anlage A1) werden folgende Punkte während des ing-besuches überprüft: Einwilligungserklärungen Dokumentation des Patientenstatus CRFs (Review und CRF-Status) Einhaltung des Prüfplans personelle Veränderungen Dokumentation unerwünschter und schwerwiegender unerwünschter Ereignisse sowie Einhaltung der entsprechenden Meldeverpflichtungen Dokumentation der Quelldaten Prüfpräparate (falls zutreffend) Logistik von Laborproben (falls zutreffend) Dokumentation des Prüfzentrumsstatus Prüfarztordner Status der noch offenen Punkte aus vorherigen ing-besuchen Dokumentation der Prüfplanabweichungen Falls von diesen allgemeinen Aufgaben abgewichen wird, wird dies studienspezifisch schriftlich fixiert, i.d.r. im ing Manual. Die Dokumentation von Prüfplanabweichungen muss geregelt werden Originaldatenabgleich (Source Data Verification) Gedeckt durch die schriftliche Zustimmung des Prüfers (i.d.r. durch Unterzeichnung des Prüfplans und / oder des Prüfervertrages) sowie des Patienten (durch Unterzeichnung der Einwilligungserklärung) zur Einsichtnahme in die Originalunterlagen, erfolgt durch den ein Abgleich der CRF-Eintragungen mit Originaldokumenten, wie der Patientenakte, Laborausdrucken, EKG, Tagebüchern etc. Umgekehrt muss die vollständige Übertragung aller relevanten Quelldaten in die CRFs sichergestellt werden. Die Quelldaten werden vor Studienbeginn in der Regel im Prüfplan definiert (siehe SOP SP01-H). Für Quelldaten, die nur in elektronischer Form vorliegen, muss ein Prozess zur Verifizierung und Dokumentation der Daten festgelegt und vom überwacht werden (z.b. Ausdruck der Patientenakte und Unterschrift durch und Prüfer). In der Regel wird dies im ing Manual (siehe SOP MO05-H) festgelegt. Im Vorfeld müssen der Umfang des Originaldatenabgleichs und die abzugleichenden Daten studienspezifisch und schriftlich festgelegt worden sein (z.b. im ing Manual). Die Dokumentation für welchen Patienten in welchem Umfang ein Datenabgleich durchgeführt wurde, erfolgt im ing-bericht (vgl. MO03-H-A1) Datenkorrektur Werden im Rahmen der tätigkeit Fehler im CRF oder den Originaldaten identifiziert, die Korrekturen oder Ergänzungen / Streichungen notwendig machen, werden diese mit dem Prüfer oder einem anderen autorisierten Prüfzentrumsmitarbeiter geklärt. Der ist für die Anleitung MO03-H, ing, Quelle: TMF 3/5

4 des Prüfers / der Prüfzentrumsmitarbeiter zur Durchführung einer GCPkonformen Korrektur verantwortlich. Für RDE Studien muss dies analog geregelt werden. Eintragungen / Korrekturen in den CRF erfolgen nur durch den Prüfer oder autorisierte Prüfzentrumsmitarbeiter. Die Autorisierung muss dokumentiert sein (Unterschriftenliste) Ursprünglichen Eintrag mit einer einfachen Linie durchstreichen (Lesbarkeit muss noch gewährleistet sein) Korrekten Eintrag daneben schreiben Korrektur(en) / Ergänzung(en) von autorisiertem Prüfzentrumsmitarbeiter abzeichnen und datieren lassen Begründung in den Fällen, in denen kein eindeutiger Grund für die Korrektur anhand der bisherigen Dokumentation identifizierbar ist Wurde eine Visite bereits vor den durchgeführten Korrekturen vom Prüfer unterzeichnet und die Korrekturen nicht von ihm selber durchgeführt, so ist die Unterschrift des Prüfers mit aktuellem Datum erneut einzuholen. Ist der Original-CRF bereits eingesammelt worden und im Zentrum nur noch eine Durchschrift bzw. Kopie vorhanden, ist nach dem i.d.r. im ing Manual festgelegten Prozedere zur Korrektur der Daten zu verfahren (z.b. über ing-queries). Bei RDE-Studien muss für Korrekturen im e-crf ein entsprechendes Verfahren studienspezifisch bzw. in Abhängigkeit von den Möglichkeiten der Software festgelegt worden sein Beantwortung von Queries Für unklare Einträge, die erst durch das Datenmanagement identifiziert werden, werden Queries erstellt. Sie können zum ing-besuch mitgenommen oder per Post, oder Fax an das Prüfzentrum gesandt bzw. im e-crf gesetzt werden. Der muss eine Übersicht über die noch offenen Queries des Prüfzentrums haben. Die durch den Prüfer oder autorisierte Prüfzentrumsmitarbeiter (Dokumentation siehe Unterschriftenliste) schriftlich beantworteten Queries müssen vom Prüfer unterzeichnet und datiert werden. Eine Kopie der beantworteten und unterschriebenen Queries ist Bestandteil des CRFs. Weitere Details werden studienspezifisch geregelt (z.b. im ing Manual) Bilanzierung der Prüfpräparate (falls zutreffend) Um eine sachgerechte Handhabung der Prüfpräparate während der klinischen Prüfung sicherzustellen sowie deren Verbleib zu kontrollieren, prüft der die Richtigkeit und Vollständigkeit der vom Prüfzentrum und/oder Apotheke im ISF gemachten Angaben anhand der Checkliste (siehe Anlage A1). Der Empfang der Prüfpräparate im Prüfzentrum und die Rückgabe müssen vom Prüfer oder einer autorisierten Person (z. B. Apotheker) schriftlich bestätigt werden. Dies ist durch den zu kontrollieren. 3.4 Dokumentation des ing-besuchs Zur Dokumentation des zentrumsspezifischen Status (Patientenstatus, Einwilligungserklärungen, Prüfplanabweichungen, Probleme / Schwierigkeiten, zu klärende Fragen, benötigtes Studienmaterial etc.), sowie der Aktivitäten des s im Prüfzentrum, muss zeitnah nach jedem Besuch ein ausführlicher ing- Bericht verfasst werden (siehe Anlage 1, ggf. Anlage 2 und 3). Der ing-bericht dokumentiert die erfolgte Überprüfung und den Status des Prüfzentrums nach Abschluss des ing-besuches. Vor Beginn des ings muss für den Review und die Freigabe des ing-berichtes ein Verantwortlicher benannt werden. Dies erfolgt i.d.r. im ing Manual MO03-H, ing, Quelle: TMF 4/5

5 Der Review und die Freigabe des ing-berichtes erfolgt durch den für die klinische Prüfung benannten Verantwortlichen. Um die Einleitung evtl. notwendiger Maßnahmen sicherzustellen, muss der Bericht den Studienverantwortlichen entsprechend zur Kenntnis gebracht werden (benannt z.b. im ing Manual, siehe MO05-H). In kritischen Fällen müssen Findings des ing-besuches bereits vor Finalisierung des Berichtes schriftlich an die benannten Verantwortlichen weitergeleitet werden. Die entsprechende Meldekette bzw. das Eskalationsschema werden, z.b.im ing-manual beschrieben. Projektmanager Die ing-berichte spiegeln den Verlauf der klinischen Prüfung wider und sind als Originaldokumente Bestandteil des Trial Master Files (TMF). Die im ing-bericht aufgeführten beobachteten Mängel, sowie die vom Prüfzentrum innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu erledigenden Punkte sind dem Prüfzentrum zeitnah als Follow-up -Brief nach dem ing-besuch zu übermitteln. 3.5 Statusaktualisierung zwischen den ing-besuchen Wenn vereinbart, wird zwischen den ing-besuchen der Status im Prüfzentrum regelmäßig telefonisch erfragt und schriftlich aktualisiert. Folgende Punkte sind beim Telefonkontakt mindestens zu erfragen: Patientenstatus Schwerwiegende Unerwünschte Ereignisse Personelle Änderungen im Prüfzentrum (Wechsel der Verantwortlichkeiten) Probleme / Fragen / Schwierigkeiten Der Telefonkontakt ist zu dokumentieren. 4 Referenzen (1) Gesetz über den Verkehr mit Arzneimitteln (Arzneimittelgesetz - AMG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 12. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3394), zuletzt geändert durch Art. 1 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 I 1990, in Kraft getreten am 23. Juli (2) Zweites Gesetz zur Änderung arzneimittelrechtlicher und anderer Vorschriften (2. AMGuaÄndG) Artikel 8 des 2. AMGuaÄndG ändert mwv. 26. Oktober 2012 GCP-V 5, 7, 9, 10, 12, 13, 14, 15 Querverweise zu bestehenden SOPs SOP-ID MO05-H SP01-H Titel ing Manual Prüfplanerstellung Datum Unterschrift Leitung MO03-H, ing, Quelle: TMF 5/5