IXOS SOFTWARE AG - Hauptversammlung IXOS Corporate Governance. Peter Rau. Vorstand Finanzen IXOS SOFTWARE AG IXOS SOFTWARE AG

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1 IXOS SOFTWARE AG - Hauptversammlung IXOS Corporate Governance Peter Rau Vorstand Finanzen IXOS SOFTWARE AG IXOS SOFTWARE AG Technopark 1 Bretonischer Ring 12 D Grasbrunn/München Tel.: +49.(0) Fax: +49.(0) IXOS SOFTWARE

2 Agenda Corporate Governance in Deutschland und den USA Corporate Governance Umsetzung bei IXOS: Deutscher Corporate Governance Kodex Frankfurter Erklärung Sarbanes Oxley Act 2003 IXOS SOFTWARE page 2

3 Corporate Governance Entwicklung KonTraG TransPuG 2002 Corporate Governance Kodex NASDAQ/NYSE Empfehlungen Sarbanes-Oxley Act Europäische Empfehlungen Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmens- Bereich Auswirkungen auf Risikomanagement und Berichtspflichten 1998 Durch Aktiengesetz., Transparenz- und Publizitätsgesetz Zwang zur Berichterstattung über Konformität mit dem Corporate Governance Code (erweitert) Weitreichende Gesetze, Vorschriften und Empfehlungen in den USA, die in der EU und Deutschland ebenfalls Einzug halten IXOS SOFTWARE page 3

4 Corporate Governance bei IXOS Grundsätze: Proaktive Einstellung: Vorstand und Aufsichtsrat befürworten gute Corporate Governance Hohe Corporate Governance Standards erhöhen den Wert des Unternehmens (materiell und immateriell) Voraussetzungen: Konsens und effektives Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat Aktionsplan zur Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen (z.b. Satzungsänderungen, Änderungen der Geschäftsordnung für Vorstand und Aufsichtsrat, interne Unternehmensrichtlinien, interne Kontroll- und Berichtssysteme) 2003 IXOS SOFTWARE page 4

5 Umsetzung des Deutschen Corporate Governance Kodex bei IXOS (1) Aktionäre und Hauptversammlung: Erleichterung der Stimmrechtsausübung der Aktionäre in der Hauptversammlung durch Bereitstellung eines unabhängigen Vertreters Übertragung wesentlicher Teile der Hauptversammlung im Internet Veröffentlichung aller wesentlichen Finanzinformationen im Internet 2003 IXOS SOFTWARE page 5

6 Umsetzung des Deutschen Corporate Governance Kodex bei IXOS (2) Vorstand und Aufsichtsrat: Individualisierter Ausweis von Vorstands- und Aufsichtsratsbezügen nach fixen und variablen Bestandteilen Veröffentlichung der Grundzüge der Vergütungsstruktur Erweiterte Aufgaben für den Bilanz- und Prüfungsausschuss (Risikomanagement, Beauftragung der Wirtschaftsprüfer für Prüfungs- und andere Beratungsleistungen) Abgabe der Unabhängigkeitserklärung der Wirtschaftsprüfer 2003 IXOS SOFTWARE page 6

7 Umsetzung des Deutschen Corporate Governance Kodex bei IXOS (3) Transparenz: Veröffentlichung strukturierter Quartalsberichte Veröffentlichung der Director s Holdings (Aktienund Optionsbesitz von Vorständen und Aufsichtsrat) Rechnungslegung und Abschlussprüfung: Prüferische Durchsicht der Quartalsberichte durch die Wirtschaftsprüfer und Berichterstattung an das Audit Committee Ausweis von Prüfungs- und Beratungshonoraren im Geschäftsbericht zweitbester Geschäftsbericht im TecDAX -Auszeichnung des manager magazins im Sep IXOS SOFTWARE page 7

8 Freiwillige Selbstverpflichtung zu internationalen Standards: Frankfurter Erklärung IXOS und neun weitere Technologiekonzerne verpflichteten sich im November 2002 zur Einhaltung wichtiger Sollte-/Kann-Vorschriften des Kodex und weiterer international anerkannter Corporate Governance Standards: Verkürzung der Berichtspflicht auf 45 Tage für Quartalsberichte Veröffentlichung von Insider Regeln & Richtlinien auf der IXOS Website Veröffentlichung der für Mitarbeiter geltenden Handelszeiten (Trading Windows) für IXOS-Aktien 2003 IXOS SOFTWARE page 8

9 Umsetzung des Sarbanes Oxley Acts bei IXOS Zertifizierung des Jahresabschlusses der IXOS SOFTWARE AG im Rahmen des Form 20-F (Jahresbericht an die US Securities and Exchange Commission SEC): Gewährleistung der Richtigkeit, Genauigkeit und Vollständigkeit der geprüften Jahresabschlüsse Zertifizierung durch den IXOS-Vorstandsvorsitzenden und Finanzvorstand gemäß Section 906 und 302 des Securities and Exchange Acts - bereits mit dem Jahresabschluss 2001/2002 umgesetzt Aufbau und Dokumentation effektiver Kontrollmechanismen/-prozesse: Subzertifizierung des Jahresabschlusses 2002/2003 Ausweitung der Verantwortung des Prüfungsausschusses ( Audit Committee ) im Aufsichtsrat: Überwachung der Arbeit des Wirtschaftsprüfers Auswahl und Sicherstellen der Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfer 2003 IXOS SOFTWARE page 9

10 Entsprechenserklärung Entsprechungserklärung gemäß 161 Aktiengesetz Vorstand und Aufsichtsrat der IXOS SOFTWARE AG erklären, dass den Verhaltensempfehlungen der von der Deutschen Bundesregierung eingesetzten Kodex- Kommission zur Unternehmensleitung und überwachung in der jeweils gültigen Fassung im abgelaufenen Geschäftsjahr entsprochen wurde und auch in Zukunft entsprochen werden soll. Gezeichnet Vorstand und Aufsichtsrat Grasbrunn, den 17. Juli IXOS SOFTWARE page 10